電子檔案OFD格式轉(zhuǎn)換的若干要務(wù)

周 楓 呂東偉 鄧晶京 黃麗萍/上海證券交易所

2016年10月，國家正式頒布《電子文件存儲與交換格式 版式文檔》（Open Fixed-layout Document，簡稱OFD），該標(biāo)準(zhǔn)提出以O(shè)FD格式作為版式電子文件存儲與交換格式。OFD格式具有自主性、安全性、技術(shù)先進性等優(yōu)勢，目前正在電子公文、電子證照、電子檔案、電子票據(jù)等領(lǐng)域推廣應(yīng)用。在檔案領(lǐng)域，OFD格式的一個主要應(yīng)用場景為格式轉(zhuǎn)換。應(yīng)當(dāng)注意的是，OFD格式轉(zhuǎn)換絕非簡單地將源格式轉(zhuǎn)換為OFD格式，它需要綜合考慮格式類型、檔案價值、轉(zhuǎn)換時間數(shù)量等諸多要素。當(dāng)前加強OFD格式轉(zhuǎn)換的研究，將有效促進OFD格式的推廣應(yīng)用。

1 OFD格式轉(zhuǎn)換意義

一是長期保存。由于技術(shù)、認知等多方面原因，早先歸檔的電子文件或多或少存在不適合長期保存的問題。對于檔案館而言，一旦保存的電子檔案不完整、不可讀，那么電子檔案將成為“數(shù)據(jù)垃圾”，其承載的數(shù)字記憶將被抹去。為實現(xiàn)電子檔案的長期保存，需要對不符合長期保存要求的文件格式進行格式轉(zhuǎn)換，而電子檔案轉(zhuǎn)換成OFD格式，能夠滿足長期保存的需要。

二是共享利用。OFD格式能夠有效防止文件被篡改，并能根據(jù)用戶的操作習(xí)慣提供視圖、注釋、工具等功能，滿足利用過程中的文檔處理需要，因此以O(shè)FD格式作為利用格式，可以促進電子檔案的共享利用，確保檔案的安全與利用的便捷。

三是自主可控。OFD格式的出現(xiàn)，使我國第一次有了自主可控的國家級版式格式。為推動OFD格式在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，國家檔案局相繼頒布了《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》等文件。盡管OFD格式的全面應(yīng)用尚有待時日，但當(dāng)前將歸檔文件轉(zhuǎn)換為OFD格式，以O(shè)FD格式文件作為一種檔案備份，也具有戰(zhàn)略意義。

2 OFD格式轉(zhuǎn)換要點

2.1 轉(zhuǎn)換格式選擇：區(qū)分格式。進行OFD格式轉(zhuǎn)換，并不意味著所有的電子檔案都要轉(zhuǎn)換，在實踐中要區(qū)分其格式。具體來說，有些電子檔案源格式本身就是長期保存格式，而且包含了文件形成過程中的相關(guān)信息，統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為其他的長期保存格式?jīng)]有必要，而且如果轉(zhuǎn)換將會丟失相關(guān)信息；有些電子檔案源格式本身不適合轉(zhuǎn)換，如文檔代碼，如果轉(zhuǎn)換，之后的利用將極為不便；最后，有些文件格式目前還不支持轉(zhuǎn)換為OFD格式，也無法進行有效轉(zhuǎn)換，如caj、xmind、vsd等。因此，在進行OFD轉(zhuǎn)換時應(yīng)優(yōu)先選擇那些不適合長期保存的流式文檔，如doc、xls、ppt等格式的文件。

2.2 轉(zhuǎn)換對象選擇：區(qū)分價值。如某一批word格式的電子檔案，因為價值相對較低、保管期限較短且利用較少，且若轉(zhuǎn)換，需同時保留源文件和新增的OFD副本，必將極大地增加存儲成本，因此沒有轉(zhuǎn)換必要。

2.3 轉(zhuǎn)換時間選擇：及時轉(zhuǎn)換。OFD格式轉(zhuǎn)換應(yīng)及時進行。對于紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本，應(yīng)在數(shù)字化的同時直接轉(zhuǎn)換；對于已入庫的電子檔案，可按批次逐步轉(zhuǎn)換；對于增量電子檔案，在歸檔的同時進行轉(zhuǎn)換。

2.4 轉(zhuǎn)換數(shù)量選擇：分批分類轉(zhuǎn)換。一方面，當(dāng)某一批次格式轉(zhuǎn)換文件較多時，為保證轉(zhuǎn)換質(zhì)量，可分批次進行；另一方面，進行OFD格式轉(zhuǎn)換時需要讀取文件內(nèi)容，由于不同格式文件的構(gòu)成各不相同，如txt格式以純文本形式存在，而ppt格式一般包含圖形圖像和文本，因此轉(zhuǎn)化的效果也不相同，這就需要綜合考慮各類格式文件的特性，有針對性地制定轉(zhuǎn)換策略。

2.5 格式轉(zhuǎn)換集成：OCR識別、添加水印、元數(shù)據(jù)嵌入。對各類圖像文件進行OCR識別，便于對檔案內(nèi)容進行檢索；轉(zhuǎn)換時添加文字或圖片水印，便于后續(xù)文檔利用過程中的安全控制；進行元數(shù)據(jù)嵌入，將檔案系統(tǒng)中的相關(guān)元數(shù)據(jù)信息嵌入到轉(zhuǎn)換后的OFD文件中，實現(xiàn)OFD文件與其相關(guān)元數(shù)據(jù)的集成。

2.6 轉(zhuǎn)換格式處理：“各司其職”。OFD格式轉(zhuǎn)換后，一般會形成源格式和OFD格式兩種格式。其中源格式最能體現(xiàn)電子檔案的“四性”特征，應(yīng)繼續(xù)妥善保存，但一般不建議作為利用格式；OFD格式作為版式文檔，主要用于發(fā)布利用和長期保存。如果單位OFD應(yīng)用條件還不成熟，可同時轉(zhuǎn)換為OFD和PDF格式，將OFD格式作為長期保存格式、PDF格式作為利用格式。