協(xié)同式智慧檔案信息服務(wù)模式研究
——以麗水市智慧檔案建設(shè)為例

王思婕/上海大學(xué)圖書情報(bào)檔案系

傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)是一種以檔案室、檔案館為中心向機(jī)構(gòu)內(nèi)部或社會(huì)提供服務(wù)的單向線性的“孤立式”服務(wù)模式，是基于集中式檔案管理體制及檔案保管范式發(fā)展而來的。當(dāng)前隨著人工智能應(yīng)用與發(fā)展，很多城市開展了“智慧檔案”或“智慧檔案館”建設(shè)，以提高檔案服務(wù)社會(huì)的能力，這一新業(yè)態(tài)沖擊著傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)模式。本文結(jié)合德國物理學(xué)家赫爾曼·哈肯創(chuàng)立的協(xié)同理論，提出了協(xié)同式智慧檔案信息服務(wù)這一理念，并將其定義為：各協(xié)同主體之間按照一定的方式相互作用、協(xié)調(diào)配合，借助互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)通信和大數(shù)據(jù)等技術(shù)，以共同的價(jià)值目標(biāo)為指向，實(shí)現(xiàn)協(xié)同服務(wù)效應(yīng)最大化的過程。本文對(duì)麗水市檔案部門智慧檔案信息化服務(wù)方式進(jìn)行分析，進(jìn)一步討論了協(xié)同式智慧檔案信息服務(wù)模式，并系統(tǒng)地論述了該模式的內(nèi)涵和實(shí)現(xiàn)條件。

1 麗水市智慧檔案服務(wù)方式信息化建設(shè)

1.1 內(nèi)部協(xié)同服務(wù)：基于“檔案室+檔案室”的“云檔案”服務(wù)

這里的內(nèi)部協(xié)同服務(wù)指機(jī)關(guān)檔案室之間實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)信息的同步互動(dòng)，包括檔案信息資源、支撐技術(shù)、利用服務(wù)等方面的有效集成，提升各機(jī)關(guān)內(nèi)部智慧服務(wù)活動(dòng)的協(xié)同效應(yīng)。2013年，按照“智慧麗水”建設(shè)要求，麗水市檔案局依托協(xié)同辦公系統(tǒng)，自主研發(fā)集機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室、檔案登記備份和云檔案信息共享系統(tǒng)“三位一體”的“1+9+N檔案系統(tǒng)管理系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)了開放檔案信息資源管理與共享利用得轉(zhuǎn)型升級(jí)[1]。在該系統(tǒng)建成的云檔案信息共享平臺(tái)，使得全市所有機(jī)關(guān)部門都能在各自權(quán)限范圍內(nèi)，查詢到使用該系統(tǒng)的任何一個(gè)縣的任何一個(gè)部門的開放或不開放的檔案信息?；谠茩n案的信息服務(wù)模式，打破了傳統(tǒng)的市、縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)三級(jí)檔案室信息服務(wù)壁壘，促進(jìn)了全市各部門之間開放檔案的在線共享。

1.2 外部協(xié)同服務(wù)：基于“檔案館+檔案室”的“一站式”服務(wù)

這里的外部協(xié)同服務(wù)是指市、縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)三級(jí)的檔案室協(xié)同檔案館共同面向社會(huì)提供檔案信息的服務(wù)方式。在外部協(xié)同服務(wù)模式下，社會(huì)公眾可以既可以通過檔案館的聯(lián)合查閱中心、也可以通過各級(jí)檔案室獲取檔案信息服務(wù)，檔案室的服務(wù)對(duì)象不再局限于機(jī)關(guān)內(nèi)部或機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)之間，而是擴(kuò)展到社會(huì)公眾。當(dāng)前，麗水市檔案部門將涉及婚姻、公證、社保等民生檔案的信息查閱點(diǎn)進(jìn)行整合，并在市檔案館建設(shè)了檔案聯(lián)合查閱中心，提供“一站式”服務(wù)[2]。也就是說，社會(huì)公眾不需要到檔案形成單位去查閱檔案，在檔案聯(lián)合查閱中心或是就近的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室中，就可以查閱到所有市、縣、鄉(xiāng)機(jī)關(guān)檔案室內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)。

1.3 區(qū)域協(xié)同服務(wù)：基于“檔案館+檔案館”的“聯(lián)合檔案館”

區(qū)域協(xié)同服務(wù)模式是指區(qū)域智慧檔案館之間開展協(xié)同合作，建立立體化的智慧服務(wù)共享體系，形成智慧檔案館集群效應(yīng)，強(qiáng)化智慧檔案館之間的有效分工和協(xié)作。當(dāng)前，麗水市按照“統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫格式”的聯(lián)網(wǎng)共建原則建設(shè)市數(shù)字檔案館，這為實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案館跨館查詢打下了基礎(chǔ)；此外市本級(jí)和縣、市（區(qū)）國家綜合檔案館數(shù)據(jù)共享的接口也已經(jīng)打開[3]，這為跨館查詢和跨館出證提供了技術(shù)支撐。與此同時(shí)，市檔案局還制定了《“最多跑一次”改革“一證通辦”事項(xiàng)電子歸檔數(shù)據(jù)交換信息規(guī)范（試行）》，該規(guī)范的制定為“聯(lián)合檔案館”的跨館協(xié)同服務(wù)提供了可參考標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字檔案館之間實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域協(xié)作，不僅避免了各級(jí)數(shù)字檔案館智慧化建設(shè)工作中資源浪費(fèi)，還實(shí)現(xiàn)了各檔案館（室）之間數(shù)據(jù)共享，破解了原先存在的“數(shù)據(jù)煙囪”和“數(shù)據(jù)鴻溝”。

1.4 泛在協(xié)同服務(wù)：基于“檔案+手機(jī)”的“移動(dòng)檔案查閱中心”

泛在協(xié)同服務(wù)是指基于移動(dòng)互聯(lián)信息技術(shù)的泛在接入環(huán)境和多終端協(xié)同應(yīng)用場(chǎng)景提供的一種服務(wù)方式，其核心理念在于獲取“泛在服務(wù)”[4]。移動(dòng)互聯(lián)信息技術(shù)的發(fā)展為開展智慧檔案信息服務(wù)創(chuàng)造了更多的可能。麗水市檔案局運(yùn)用移動(dòng)辦公技術(shù)，開放了檔案信息移動(dòng)查詢系統(tǒng)，把各機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室開放的檔案信息資源移植到手機(jī)“移動(dòng)檔案查閱中心”，開通了“掌中檔”。用戶經(jīng)過注冊(cè)后隨時(shí)可以用手機(jī)終端，登錄“掌中檔”，查閱各級(jí)機(jī)關(guān)開放的檔案信息[5]。“掌中檔”的開通打破了檔案信息服務(wù)的時(shí)空界限，真正實(shí)現(xiàn)了智慧檔案建設(shè)服務(wù)民生的目標(biāo)。

2 麗水市智慧檔案服務(wù)方式的亮點(diǎn)分析

2.1 立足技術(shù)創(chuàng)新：資源集成

麗水市智慧檔案建設(shè)的亮點(diǎn)之一在于通過技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了資源分布式保管和集中統(tǒng)一利用。麗水市開展智慧檔案建設(shè)的直接動(dòng)力是服務(wù)“最多跑一次”改革，為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，必須對(duì)部門內(nèi)的有效信息資源進(jìn)行整合。檔案部門作為政府機(jī)關(guān)部門實(shí)體文件、電子文件和相關(guān)政府?dāng)?shù)據(jù)的保管中心，能夠?yàn)檎畔⒌募薪y(tǒng)一管理提供有效保障。為保障檔案實(shí)體安全和檔案數(shù)據(jù)有效管理，市檔案局創(chuàng)新使用無線射頻技術(shù)和云存儲(chǔ)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案智慧化管理和檔案信息資源集成化利用。而云檔案信息共享平臺(tái)的構(gòu)建，破除了各機(jī)構(gòu)之間的“信息煙囪”，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源跨界集成共享。

2.2 立足實(shí)踐創(chuàng)新：民生服務(wù)

麗水市智慧檔案建設(shè)亮點(diǎn)之二在于通過實(shí)踐創(chuàng)新滿足了多元化的社會(huì)需求。麗水市開展智慧檔案建設(shè)的目標(biāo)在于服務(wù)民生、服務(wù)大眾，其“1+9+N檔案協(xié)同管理系統(tǒng)”為就智慧檔案建設(shè)服務(wù)民生提供了重要支撐?！?+9+N檔案協(xié)同管理系統(tǒng)”是一種分級(jí)式建設(shè)系統(tǒng)的實(shí)踐創(chuàng)新，“1”指麗水市，“9”指麗水市所轄的9個(gè)縣（市、區(qū)），“N”指多個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)。該系統(tǒng)集機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室、檔案登記備份和云檔案信息共享系統(tǒng)于一體，實(shí)現(xiàn)了開放檔案信息資源管理與共享利用轉(zhuǎn)型升級(jí)。同時(shí)，為了順應(yīng)社會(huì)需求，市檔案局還開通了移動(dòng)檔案查閱服務(wù)，用戶在規(guī)定范圍內(nèi)能夠隨時(shí)隨地獲取檔案信息服務(wù)。

2.3 立足管理創(chuàng)新：電子政務(wù)

麗水市智慧檔案建設(shè)亮點(diǎn)之三在于依托電子政務(wù)創(chuàng)新管理的方式方法。針對(duì)檔案信息化建設(shè)投入少、OA系統(tǒng)內(nèi)文件缺乏整理以及系統(tǒng)安全存在隱患等現(xiàn)狀，市檔案局創(chuàng)造性地建設(shè)了“1+9+N協(xié)同檔案管理系統(tǒng)”，通過云檔案共享系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的分布式管理和集中統(tǒng)一利用。此外通過將“1+9+N協(xié)同檔案管理系統(tǒng)”的“檔案云”遷入政務(wù)云中，實(shí)現(xiàn)了電子文件的在線歸檔；當(dāng)電子文件自動(dòng)歸檔時(shí)，檔案員還可進(jìn)行智能化操作，即自動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案號(hào)編排、打印歸檔章等。

2.4 立足智慧服務(wù)：人文關(guān)懷

麗水市智慧檔案建設(shè)亮點(diǎn)之四在于智慧服務(wù)中彰顯的人文主義價(jià)值情懷，主要體現(xiàn)在以下三方面。一是民生服務(wù)的價(jià)值取向。智慧檔案建設(shè)極大程度上提高了民生檔案信息服務(wù)的質(zhì)量和水平，為公眾獲取民生檔案信息資源提供了便捷高效的服務(wù)方式。二是對(duì)個(gè)人隱私的保護(hù)。市檔案局在數(shù)字檔案館系統(tǒng)上開發(fā)了檔案自主查閱平臺(tái)，公眾只要在自助平臺(tái)上刷第二代身份證，就可以查到相關(guān)檔案信息。三是根據(jù)智慧服務(wù)的要求，對(duì)檔案工作人員的進(jìn)行多渠道、多方式的培訓(xùn)，提升其業(yè)務(wù)水平。

3 協(xié)同式智慧檔案信息服務(wù)模式的實(shí)現(xiàn)條件

3.1 以技術(shù)創(chuàng)新為起點(diǎn)的內(nèi)部協(xié)同服務(wù)模式

內(nèi)部協(xié)同服務(wù)模式的內(nèi)涵涉及兩方面內(nèi)容：一是協(xié)同服務(wù)，指向以檔案室集群為核心的協(xié)同效應(yīng)；二是內(nèi)部服務(wù)，檔案室集群內(nèi)非公開檔案信息的服務(wù)對(duì)象僅限于所有文件形成部門，不直接面向社會(huì)。實(shí)現(xiàn)內(nèi)部協(xié)同的目的在于破除舊有的部門之間的“信息孤島”，通過統(tǒng)一的智慧共享平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案室內(nèi)部、檔案室與業(yè)務(wù)部門之間、檔案室與檔案室之間業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)信息的互動(dòng)共享，實(shí)現(xiàn)技術(shù)層面的資源集成、管理集成和服務(wù)集成，發(fā)揮檔案室集群內(nèi)部各項(xiàng)智慧服務(wù)活動(dòng)的協(xié)同效應(yīng)。內(nèi)部協(xié)同服務(wù)模式的首要實(shí)現(xiàn)條件在于技術(shù)創(chuàng)新。以云檔案智慧共享平臺(tái)為例，各機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一使用檔案協(xié)同管理系統(tǒng)登記和管理檔案，通過云檔案智慧共享平臺(tái)，所有機(jī)關(guān)部門都可以在規(guī)定范圍內(nèi)獲取系統(tǒng)內(nèi)任意一個(gè)檔案室的開放或不開放的檔案信息服務(wù)。

3.2 以實(shí)踐創(chuàng)新為驅(qū)動(dòng)的外部協(xié)同服務(wù)模式

智慧檔案外部協(xié)同服務(wù)模式是指檔案室集群與檔案館之間構(gòu)建協(xié)同關(guān)系，并以檔案館為“窗口”或通過機(jī)關(guān)檔案室面向社會(huì)提供智慧化信息服務(wù)的模式，其中檔案信息服務(wù)的內(nèi)容不再局限于某一服務(wù)提供者所擁有的信息資源，而是以檔案館與檔案室集群內(nèi)的所有檔案信息作為服務(wù)資源。在智慧檔案外部協(xié)同服務(wù)模式下，檔案館（室）不僅是所藏資源服務(wù)“窗口”，更是系統(tǒng)范圍內(nèi)所有檔案信息資源提供利用的“窗口”。而要實(shí)現(xiàn)外部協(xié)同，實(shí)踐創(chuàng)新是主要驅(qū)動(dòng)力。為提高檔案信息化水平，麗水市檔案局根據(jù)自身發(fā)展現(xiàn)狀，創(chuàng)造性地建設(shè)了“1+9+N檔案協(xié)同管理系統(tǒng)”，使系統(tǒng)內(nèi)所有的部門都能實(shí)現(xiàn)信息共享。

3.3 以管理創(chuàng)新為保障的區(qū)域協(xié)同服務(wù)模式

智慧檔案區(qū)域協(xié)同服務(wù)模式旨在構(gòu)建區(qū)域間的檔案館網(wǎng)，打破“中心化”的信息服務(wù)模式，強(qiáng)化館際之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)立體多維多向度的智慧檔案服務(wù)協(xié)同效應(yīng)。在區(qū)域協(xié)同服務(wù)模式下，智慧檔案館是協(xié)同的主體，并通過內(nèi)外部的協(xié)同作用構(gòu)成了緊密聯(lián)系的動(dòng)態(tài)資源層，包括檔案數(shù)據(jù)庫、檔案知識(shí)庫、檔案智庫等。檔案信息資源不僅能夠在智慧檔案館內(nèi)部流通，還能夠在基于共識(shí)的檔案館網(wǎng)中安全流動(dòng)。區(qū)域內(nèi)的檔案館也不再是唯一的信息服務(wù)中心，檔案館之間的信息共享方式，將由傳統(tǒng)的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)信息共享模式和基于信息資源管理中心信息共享模式，拓展為一種協(xié)同共享的方式。智慧檔案區(qū)域協(xié)同服務(wù)模式將實(shí)現(xiàn)一定范圍內(nèi)的“去中心化”服務(wù)。這就意味著，智慧檔案館應(yīng)該及時(shí)調(diào)整自身的功能定位，實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新。

3.4 以智慧共享為核心的泛在協(xié)同服務(wù)模式

泛在協(xié)同服務(wù)模式是智慧檔案信息服務(wù)的終極模式，它通過泛在互聯(lián)實(shí)現(xiàn)智慧共享，其主要內(nèi)容包括：一是“去中心化”的服務(wù)理念。泛在協(xié)同服務(wù)下用戶不再關(guān)心服務(wù)內(nèi)容來源于“誰”，而是關(guān)注服務(wù)的內(nèi)容、質(zhì)量以及獲取服務(wù)的方式，這就要求檔案機(jī)構(gòu)徹底改變“以我為主”的中心化服務(wù)理念，積極融入泛在化服務(wù)環(huán)境，擴(kuò)大協(xié)同效應(yīng)。二是數(shù)據(jù)化的服務(wù)內(nèi)容。數(shù)據(jù)是信息的載體，信息內(nèi)化形成知識(shí)，知識(shí)創(chuàng)造智慧。由此可見，數(shù)據(jù)是智慧的邏輯起點(diǎn)。三是交互式的服務(wù)方式。泛在協(xié)同服務(wù)模式下，人機(jī)互動(dòng)將大范圍取代人人互動(dòng)，而智能交互式的互動(dòng)方式能在一定程度上彌補(bǔ)技術(shù)在情感上的缺失。四是靈活的反饋機(jī)制。多場(chǎng)景互動(dòng)為用戶帶來多樣化的服務(wù)體驗(yàn)，為提升服務(wù)質(zhì)量，需要構(gòu)建立靈活多樣的反饋機(jī)制。