智能化在檔案管理工作中的應(yīng)用

【摘要】對于檔案管理工作來說，智能化的應(yīng)用是一種必然的發(fā)展趨勢。本文結(jié)合智能化發(fā)展現(xiàn)狀及多年工作經(jīng)驗，對智能化在檔案管理工作中的應(yīng)用價值、優(yōu)勢進(jìn)行分析，提出幾點促進(jìn)智能化檔案管理深化應(yīng)用的建議，為檔案管理工作的高質(zhì)高效開展提供參考。

【關(guān)鍵詞】智能化；檔案管理；應(yīng)用

【中圖分類號】G270.7 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，將智能化滲透到了社會經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)生活各領(lǐng)域中，推動了智能時代的到來和發(fā)展，成為當(dāng)前各組織管理機(jī)構(gòu)提升辦公效率，為相關(guān)人員提供更加便捷高、效服務(wù)的重要途徑。面對繁雜龐大的檔案管理內(nèi)容，順應(yīng)智能時代發(fā)展趨勢，借助信息技術(shù)優(yōu)勢，不斷更新完善檔案管理各項事務(wù)，有助于提高檔案管理各項工作的效率、質(zhì)量，為其他工作的全面開展奠定堅實的信息數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。目前，我國檔案智能管理系統(tǒng)研發(fā)使用工作正在深入探索和發(fā)展階段，顯著推動了檔案管理工作的智能化、便利化，成為一項具有劃時代意義的重要事項之一，也是當(dāng)前檔案管理工作研究中的重要課題。本文結(jié)合檔案管理工作實際，對智能化應(yīng)用進(jìn)行簡要介紹，并提出幾點促進(jìn)檔案管理工作高效高質(zhì)、智能化應(yīng)用的建議，以推動檔案管理工作開展。

一、智能化檔案管理內(nèi)涵

通過對智能化技術(shù)發(fā)展應(yīng)用現(xiàn)狀，以及現(xiàn)有檔案管理智能化應(yīng)用實際情況分析來看，智能化檔案管理內(nèi)涵主要包含兩個層面的含義：一方面指的是檔案管理平臺載體的智能化。傳統(tǒng)的檔案管理工作基本上是對于檔案實體內(nèi)容以及相關(guān)信息進(jìn)行的收集管理等系列工作，其中的數(shù)據(jù)載體基本上是檔案具體內(nèi)容。而智能化檔案管理，是通過智能信息技術(shù)和相關(guān)設(shè)備將紙質(zhì)、實體檔案信息進(jìn)行電子化信息轉(zhuǎn)換，并通過特定的檔案管理信息系統(tǒng)，將這些檔案內(nèi)容進(jìn)行自動化智能分類管理，能夠為檔案管理和查閱等工作提供較大的便利；另一方面指的是檔案管理工作流程和具體工作的智能化。智能化檔案管理工作是對傳統(tǒng)人工手動檔案管理工作的一種創(chuàng)新。通過特定的檔案智能管理系統(tǒng)，在人工操作指導(dǎo)下，運(yùn)用特定的智能軟件、設(shè)備，實現(xiàn)檔案保存、分類、歸檔和調(diào)閱等不同工作環(huán)節(jié)的智能化、自動化，在提升檔案管理工作效率的同時，有助于最大程度保存好檔案實體信息資源質(zhì)量，避免人為過度翻閱等因素造成不必要的損壞。所以，綜合來看，智能化檔案管理就是利用先進(jìn)的無線射頻識別技術(shù)和云儲存等智能技術(shù)，將檔案管理工作數(shù)字化、信息化、智能化的一種管理方式的變革與運(yùn)用。

二、智能化在檔案管理工作中應(yīng)用價值體現(xiàn)

（一）提高檔案管理工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作需要相關(guān)工作人員不斷錄入、裝訂、整理檔案實體信息內(nèi)容，工作量大，耗費時間和精力。如對于新聞單位檔案信息管理來說，需要人工錄入成千上萬新聞報道信息內(nèi)容，并且因為主客觀等因素的影響，容易在錄入過程中出現(xiàn)差錯，傳統(tǒng)的檔案管理工作費時費力，并且效率低下。而智能化技術(shù)的運(yùn)用，可以通過特定的軟件設(shè)備一次性處理眾多檔案信息，可以應(yīng)用自然語言處理、模式識別和機(jī)器學(xué)習(xí)的相關(guān)科學(xué)技術(shù)對數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行智能分類，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)算法來讓計算機(jī)進(jìn)行檔案開放鑒定，然后自動化將其中的數(shù)據(jù)信息按照軟件程序中設(shè)定好的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理、排序，通過模仿人腦的機(jī)制來解釋和處理數(shù)據(jù)，建立大腦神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳遞信息，分析圖像、聲音和文本，其差錯率幾乎為零。也就是說，人工智能技術(shù)的運(yùn)用不僅降低了檔案管理的工作成本，還能夠顯著提升檔案管理工作效率。

（二）拓展信息存儲空間

和傳統(tǒng)檔案管理工作開展方式對比，智能化技術(shù)的運(yùn)用能夠顯著拓展檔案信息存儲空間，這是其較為直觀、具體的應(yīng)用優(yōu)勢。智能化在檔案管理工作中的應(yīng)用改變了曾經(jīng)檔案實體、信息，諸如書本、紙張、圖片等內(nèi)容的實體庫存保存形式，轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^射頻識別技術(shù)對需要儲存的信息進(jìn)行掃描，將其存儲在智能管理軟件設(shè)備空間中，實現(xiàn)了虛擬檔案信息空間，并且這種存儲空間的一大優(yōu)勢是海量存儲。如此，即可節(jié)省傳統(tǒng)檔案信息管理的實地存儲空間，將信息通過壓縮的方式，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)虛擬海量化儲存。如以報社媒體機(jī)構(gòu)為例，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，需要占用大量的實地空間，將每天公開發(fā)行的報紙進(jìn)行整理裝訂保存，隨著時間的推移，其需要的空間范圍必將不斷擴(kuò)大，進(jìn)而形成空間成本壓力。智能化檔案管理信息則消除了存儲空間不足的問題，可以將線下實體空間轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上虛擬空間，實現(xiàn)空間的最大化。

（三）提升檢索安全便捷性

檔案信息的保存一方面是對曾經(jīng)發(fā)生事實的一種記錄，也是為了日后相關(guān)信息查閱運(yùn)用提供保障，這就需要檔案信息保護(hù)工作要具有一定的安全便捷性。但是在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，因為信息錄入及檢索查閱過程中相關(guān)主體較多，尤其是在信息檢閱過程中，不僅限于快速查詢，也不利于檔案信息存儲保護(hù)的安全性，較易發(fā)生檔案信息泄露、丟失等問題。而在智能化的檔案管理工作中，檔案管理的全過程包括錄入、查閱、檢索等每個環(huán)節(jié)都可以實現(xiàn)有效監(jiān)控，并且其中的檢索、查閱痕跡都能夠被有效追蹤，能夠和信息查閱個人情況實現(xiàn)有效對接，如此，就能夠最大程度保護(hù)檔案信息存儲的安全性。同時，用戶需要檢索相關(guān)檔案信息內(nèi)容時，可以通過輸入簡單關(guān)鍵詞等方式實現(xiàn)便捷性，改變了傳統(tǒng)檔案管理中繁重翻閱查找的落后方式，實現(xiàn)了檔案信息檢索的智能化。

三、推動智能化在檔案管理工作中全面應(yīng)用的建議

（一）完善智能化基礎(chǔ)設(shè)施

智能化、信息化基礎(chǔ)設(shè)施的完善，是檔案管理工作中智能化應(yīng)用全面深入開展的基礎(chǔ)工作。所以，為了推動智能化在檔案管理工作中的應(yīng)用，各檔案管理組織機(jī)構(gòu)應(yīng)該加大對智能化信息基礎(chǔ)設(shè)備的投入，加大財力、物力支持，購入并完善包括計算機(jī)、智能化檔案管理軟件系統(tǒng)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等設(shè)備，將基本硬件設(shè)施準(zhǔn)備到位。同時，要建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫、電子目錄及其接收中心，為檔案信息的智能化采集與錄入做好基礎(chǔ)性保障工作。其中需要注意的是，作為智能化檔案管理工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，為了最大程度保障檔案管理工作的高質(zhì)、智能化開展，在基礎(chǔ)設(shè)備購入上應(yīng)該以組織機(jī)構(gòu)的檔案管理工作性質(zhì)以及檔案信息安全性為主。

（二）健全檔案信息安全保障系統(tǒng)

雖然智能化檔案管理為信息的安全便捷性提供了有效的保障，但是面對錯綜復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，以及其他不可預(yù)見的多重要素，檔案信息安全顯得更加重要。相關(guān)組織機(jī)構(gòu)一定要構(gòu)建全面的安全保障系統(tǒng)，將安全性和信息化、智能化有效連接到一起。為此，首先要做好數(shù)據(jù)安全備份工作，以防數(shù)據(jù)丟失或者損害，以及黑客入侵等行為造成檔案信息破損；其次，要構(gòu)建安全保障責(zé)任制度，將檔案信息安全與相關(guān)工作人員責(zé)任、職業(yè)生涯發(fā)展緊密結(jié)合到一起，強(qiáng)化內(nèi)部管理，避免檔案信息的人為破壞。

（三）提高智能化檔案管理認(rèn)識

對于任何一個檔案管理組織機(jī)構(gòu)來說，智能化的應(yīng)用首先要得益于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。所以，要推動智能化在檔案管理工作中的應(yīng)用，應(yīng)該提高相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員對于智能化應(yīng)用優(yōu)勢、價值的認(rèn)知。為此，檔案管理人員要以身作則，全面了解智能化檔案管理工作開展現(xiàn)狀、應(yīng)用優(yōu)勢，然后將其傳達(dá)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以獲得應(yīng)有的支持。同時，檔案管理領(lǐng)域也應(yīng)該注重智能化應(yīng)用的宣傳，從上到下，不斷普及智能化應(yīng)用信息知識，提高相關(guān)人員的智能化應(yīng)用操作水平，為智能化在檔案管理工作中的全面應(yīng)用奠定人才和技術(shù)基礎(chǔ)。

四、結(jié)論

智能時代，是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)背景下的一大發(fā)展趨勢，隨著大數(shù)據(jù)、云計算以及互聯(lián)網(wǎng)海量綜合信息平臺的發(fā)展，人工智能技術(shù)的運(yùn)用將逐漸廣泛。對于檔案管理工作發(fā)展來說，智能化的運(yùn)用能夠提升檔案管理工作效率，提高檔案管理工作的準(zhǔn)確度、安全性，為其他工作開展和檔案信息資源查閱提供較大的便利。所以，在未來的檔案管理工作中，隨著智能化信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，應(yīng)該逐漸突出智能化管理應(yīng)用，從人員素質(zhì)、智能化設(shè)備購置等層面推動智能化檔案管理工作更加深入、全面展開。

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作者簡介：李平（1963-），北京人，大學(xué)本科，檔案館員，研究方向：經(jīng)濟(jì)管理。