金蝶專業(yè)版的存貨核算流程解析

張學(xué)偉　沈瑜

摘 要：存貨核算是企業(yè)業(yè)財(cái)一體化體系中的樞紐。存貨核算模塊并不是一個(gè)獨(dú)立模塊，而是與其他模塊緊密聯(lián)系的流程，整個(gè)核算流程包括了采購模塊、銷售模塊、庫存模塊和生產(chǎn)模塊。從先后順序來看，大致可分為原材料入庫和出庫，產(chǎn)成品入庫和出庫，必須先核算出相應(yīng)的入庫成本，然后再核算出庫成本。在存貨核算中必須注意以下幾個(gè)：出入庫單據(jù)審核、過大的暫估差異、紅字出庫單、總倉和分倉核算。

關(guān)鍵詞：存貨核算;成本核算;KIS專業(yè)版;金蝶

存貨是企業(yè)的核心資產(chǎn)之一，存貨核算又是會計(jì)核算的主要工作。在業(yè)財(cái)一體化中，存貨核算流程涉及到購銷存等環(huán)節(jié)，任務(wù)繁重而且復(fù)雜。但在實(shí)踐和教學(xué)中，存貨核算模塊卻不被重視。很多企業(yè)購買了總帳模塊、采購模塊、庫存模塊和銷售模塊，但不購買存貨模塊，認(rèn)為軟件核算存貨成本流程復(fù)雜、不靈活便捷，導(dǎo)致存貨成本必須人工計(jì)算。在教學(xué)中，很多學(xué)生反映存貨核算模塊看起來簡單，但是如果想完全掌握核算流程并不簡單。單獨(dú)從存貨核算模塊來看，成本核算并不困難，但是與其他模塊聯(lián)系在一起的時(shí)候，存貨核算模塊的流程就會變得復(fù)雜很多。很多會計(jì)從業(yè)人員和學(xué)生證使用和學(xué)習(xí)中只知道簡單操作步驟，而對整個(gè)流程沒有概念，出現(xiàn)核算問題時(shí)往往束手無策。針對這些問題，本文用金蝶（KIS）專業(yè)版14.1為演示軟件，針對存貨核算流程進(jìn)行系統(tǒng)說明。

一 金蝶KIS專業(yè)版存貨核算模塊介紹

KIS專業(yè)版企業(yè)管理軟件秉承讓“管理更簡單”和“規(guī)范企業(yè)管理、降低經(jīng)營成本”的設(shè)計(jì)理念，是金蝶系列產(chǎn)品中面向中小企業(yè)的管理軟件。相較于只有財(cái)務(wù)模塊的KIS標(biāo)準(zhǔn)版，KIS專業(yè)版是擁有供應(yīng)鏈和生產(chǎn)管理模塊的小型ERP軟件。金蝶K3是適用于大中型企業(yè)的ERP軟件，相較之下KIS專業(yè)版要簡單很多，特別是在業(yè)務(wù)模塊KIS專業(yè)版只有基本的業(yè)務(wù)流程，不如K3細(xì)化和復(fù)雜。從教學(xué)看，KIS專業(yè)版適用于課時(shí)安排少的會計(jì)信息系統(tǒng)類課程教學(xué)使用，K3則需要大量課時(shí)，而KIS標(biāo)準(zhǔn)版則過于簡單且沒有ERP系統(tǒng)，已不能滿足教學(xué)需要。在同類的主流軟件中，KIS專業(yè)版相當(dāng)于用友的T系列（T3到T8），都包含了供應(yīng)鏈、生產(chǎn)和存貨核算模塊，除專用術(shù)語、側(cè)重點(diǎn)稍有不同，具體模塊的功能相似。

存貨核算模塊是業(yè)財(cái)一體化中連接業(yè)務(wù)和帳務(wù)的樞紐，是成本管理子系統(tǒng)。管理者在存貨核算模塊核算出所有原材料和產(chǎn)品成本之后，然后生成業(yè)務(wù)系統(tǒng)的帳務(wù)憑證并傳遞到總帳系統(tǒng)。在整個(gè)進(jìn)銷存系統(tǒng)中，與存貨核算緊密聯(lián)系的模塊有采購模塊、庫存模塊、生產(chǎn)模塊和銷售模塊。存貨核算模塊與這些模塊之間的關(guān)系如圖1所示。根據(jù)先后順序，其中流程①是入庫材料的核算，包括采購模塊和庫存模塊，流程②是材料出庫核算和產(chǎn)品入庫核算，包括生產(chǎn)模塊和委外模塊，流程③是產(chǎn)品出庫的核算，包括銷售模塊。相對流程①和③來講，流程②的生產(chǎn)模塊是整個(gè)存貨核算的核心和難點(diǎn)，包括原材料的出庫、半成品和產(chǎn)成品的入庫，中間涉及到人工、水電、折舊費(fèi)用的分配。特別是在多步驟生產(chǎn)情況下，中間半成品的成本需要多次出入庫核算，成本會計(jì)中的分步法的具體運(yùn)用。根據(jù)圖1的流程①②③，下面分三個(gè)部分進(jìn)行解析。

二 存貨核算一般流程

（一）流程①的核算

原材料的入庫管理主要發(fā)生在采購模塊和庫存模塊，使用的主要單據(jù)有采購訂單、采購入庫單、采購發(fā)票、其他入庫單和自制產(chǎn)品入庫單。其中入庫單是關(guān)鍵單據(jù)，代表貨物所有權(quán)轉(zhuǎn)移進(jìn)來或產(chǎn)品完工的實(shí)際標(biāo)志。只有在采購模塊和庫存模塊填寫相應(yīng)的入庫單，才會有入庫的存貨核算。入庫核算包括原材料核算和產(chǎn)品核算。原材料入庫在采購模塊中完成，其中核心單據(jù)是采購入庫單。按照有無采購發(fā)票分為兩種情況討論：如果有采購發(fā)票，則入庫單與其相互勾稽核算，實(shí)際成本包括采購發(fā)票上的買價(jià)和手工錄入的采購費(fèi)用（應(yīng)計(jì)入采購成本的）。如果本期采購發(fā)票沒有送到的情況，則對應(yīng)的入庫單采取暫估的方式進(jìn)行核算，等到下期采購發(fā)票到達(dá)時(shí)再進(jìn)行差異處理。

庫存模塊涉及兩種類型的入庫核算：非采購類型的其他入庫核算和沒有生產(chǎn)任務(wù)單的自制入庫核算。在處理獲贈物料等時(shí)用到其他入庫單，其他入庫單的成本核算需要會計(jì)人員比照前期和行業(yè)水平估價(jià)輸入。自制入庫在本質(zhì)上也是產(chǎn)品或半成品生產(chǎn)完工之后的入庫，但在生產(chǎn)過程中沒有關(guān)聯(lián)生產(chǎn)任務(wù)單，因此無法通過流程②生產(chǎn)模塊進(jìn)行核算。自制入庫核算需要會計(jì)人員手工匯總分配后計(jì)算出產(chǎn)品或半成品的材料、人工等的耗費(fèi)，加總之后在自制入庫單中填寫相應(yīng)的成本數(shù)據(jù)。自制入庫核算在整個(gè)核算流程中應(yīng)放在流程②中，但因?yàn)樽灾迫霂靻问窃趲齑婺K管理的，故在此討論。

（二）流程②的核算

流程②包括原材料出庫核算和產(chǎn)品的入庫核算，根據(jù)加工方式的不同，分為生產(chǎn)模塊和委外模塊。在流程①原材料的入庫成本核算完成之后，原材料的出庫成本是很容易得到的。生產(chǎn)核算的難點(diǎn)在于產(chǎn)品的入庫成本，不僅包括原材料的出庫成本，還包括人工水電等加工費(fèi)用，另外還涉及到完工產(chǎn)品和在產(chǎn)品的成本分配。委外核算的流程與生產(chǎn)核算基本一致，包括委外發(fā)料的核算和委外產(chǎn)品入庫的核算，但不涉及在產(chǎn)品的成本分配問題。

生產(chǎn)任務(wù)單是生產(chǎn)模塊的核心單據(jù)，生產(chǎn)領(lǐng)料單與產(chǎn)品入庫單必須與其關(guān)聯(lián)，才能進(jìn)行產(chǎn)品完工的入庫核算?？偟膩碚f，出庫成本核算之前，相應(yīng)的入庫成本核算必須完成。我們使用到的主要單據(jù)有生產(chǎn)領(lǐng)料單、產(chǎn)品入庫單和銷售出庫單。由生產(chǎn)任務(wù)單下推出生產(chǎn)領(lǐng)料單，其主要記錄制造產(chǎn)品或半成品而領(lǐng)用的各類原材料，此單上領(lǐng)用材料的成本由存貨核算系統(tǒng)按照設(shè)定的計(jì)價(jià)方式計(jì)算，原材料出庫成本由系統(tǒng)自動填入生產(chǎn)領(lǐng)料單。產(chǎn)品入庫單記載著生產(chǎn)完工的產(chǎn)品或半成品的入庫數(shù)量和成本，產(chǎn)品的入庫成本由原材料成本和相應(yīng)的人工、制造費(fèi)用等組成，在生產(chǎn)模塊中完成核算，核算好的產(chǎn)品入庫成本由系統(tǒng)自動填入產(chǎn)品入庫單。

上述核算流程就是成本會計(jì)學(xué)中的品種法。除品種法之外，成本會計(jì)中還有分批法和分步法兩種基本方法。如果采用分批法，則需要在產(chǎn)品屬性設(shè)置上必須選擇“業(yè)務(wù)批次管理”，則在產(chǎn)品入庫單和銷售出庫單上需填寫相應(yīng)的批次，系統(tǒng)將根據(jù)“產(chǎn)品+生產(chǎn)批號”進(jìn)行成本歸集。如果采用分步法，則前兩步需要反復(fù)進(jìn)行，即半成品入庫之后會被繼續(xù)領(lǐng)用，用來作為下一步驟生產(chǎn)的原材料。

（三）流程③的核算

銷售出庫單是流程③的關(guān)鍵單據(jù)，財(cái)務(wù)人員根據(jù)銷售出庫單進(jìn)行成本核算。產(chǎn)品出庫核算由存貨核算模塊完成，不僅有生產(chǎn)模塊的完工產(chǎn)品，還包括委外產(chǎn)品和自制產(chǎn)品等途徑的完工產(chǎn)品，按照設(shè)定好的計(jì)價(jià)方式計(jì)算出銷售產(chǎn)品成本后，自動填入銷售出庫單。在銷售出庫單中有“單位成本”和“成本”兩欄，期末進(jìn)行存貨出庫核算后由系統(tǒng)自動填入。這里成本一般不包括銷售中發(fā)生的運(yùn)輸費(fèi)用、報(bào)關(guān)費(fèi)用的問題，這些在銷售中發(fā)生的費(fèi)用計(jì)入當(dāng)期損益。

三 存貨核算中的注意事項(xiàng)

（一）總體核算流程

成本核算之前必須審核相應(yīng)單據(jù)，所有的入庫單和出庫單只有在審核之后，才會參與存貨核算。入庫成本是出庫成本的基礎(chǔ)，在核算出庫成本之前，相應(yīng)的入庫核算必須先完成。例如核算生產(chǎn)領(lǐng)料出庫前，入庫原材料的成本必須核算完成，否則會導(dǎo)致領(lǐng)料成本核算錯(cuò)誤。入庫單和出庫單的成本可以進(jìn)行反復(fù)多次核算，每次核算之后都會將最新的核算成本填入入庫單和出庫單。只有相應(yīng)的出庫單和入庫生成憑證之后，單據(jù)上面的成本才不會隨每次核算發(fā)生變化。因此在系統(tǒng)自動生成業(yè)務(wù)憑證之前，所有的入庫單和出庫單上面的成本必須反復(fù)檢查，確保準(zhǔn)確無誤后，才可以生成賬務(wù)憑證。

（二）暫估業(yè)務(wù)處理

一般情況下，暫估業(yè)務(wù)并不會影響到存貨核算，但在特殊情況下需要進(jìn)行出入庫的成本調(diào)整，否則將影響成本核算的準(zhǔn)確性。一般情況是指上期采購入庫單的暫估成本和本期勾稽之后的采購發(fā)票上入庫成本差異很小，此時(shí)可以不做成本調(diào)整。特殊情況指如果暫估和采購發(fā)票上的實(shí)際成本差異很大，就必須進(jìn)行相應(yīng)處理，以提高在成本跨期核算的準(zhǔn)確性。如果上期暫估成本遠(yuǎn)小于本期實(shí)際成本，且所購材料已經(jīng)銷售出庫或轉(zhuǎn)為庫存商品，則暫估差異將會由庫存原材料分?jǐn)?，?dǎo)致以后期間的原材料成本高于正常水平。存貨核算模塊中的成本調(diào)整單可以解決這個(gè)問題，將暫估差異從“原材料”轉(zhuǎn)入“庫存商品”、“其他業(yè)務(wù)成本”或“主營業(yè)務(wù)成本”。如果上期暫估成本遠(yuǎn)大于本期實(shí)際成本，且所購材料已經(jīng)銷售出庫或轉(zhuǎn)為庫存商品，則暫估差異是負(fù)值，導(dǎo)致本期原材料單位成本遠(yuǎn)低于正常水平，嚴(yán)重時(shí)可能為零或負(fù)值導(dǎo)致存貨核算無法正常進(jìn)行。解決方法也是采用成本調(diào)整單，只是方向相反。

（三）紅字出庫單

紅字出庫單常用于處理生產(chǎn)過程中的退料、銷售過程中的退貨等業(yè)務(wù)。紅字出庫單（或紅字生產(chǎn)領(lǐng)料單）有兩種錄入方式：一種是手工直接錄入紅字出庫單（或紅字生產(chǎn)領(lǐng)料單），即沒有關(guān)聯(lián)的藍(lán)字出庫單（或藍(lán)字生產(chǎn)領(lǐng)料單），此時(shí)紅字出庫單的出庫成本須用戶手工維護(hù);另一種是關(guān)聯(lián)原來的藍(lán)字出庫單（或藍(lán)字生產(chǎn)領(lǐng)料單）生成，此時(shí)紅字出庫單（或紅字生產(chǎn)領(lǐng)料單）成本直接取藍(lán)字出庫單（或藍(lán)字生產(chǎn)領(lǐng)料單）上的成本。

（四）總倉與分倉

總倉與分倉區(qū)別在于存貨核算的取數(shù)范圍。若選擇總倉核算，系統(tǒng)在存貨核算時(shí)不區(qū)分倉庫，計(jì)算出入庫成本;若分倉核算時(shí)，則區(qū)分入庫單和出庫單上的倉庫，分別建立收發(fā)序列，分別核算入庫成本和出庫成本。以加權(quán)平均法為例，若某物料從多個(gè)倉庫收發(fā)，則采用總倉核算，同一物料只有一個(gè)加權(quán)平均出庫單價(jià)，所有該物料的出庫單均取此單價(jià);而分倉核算，則有多少個(gè)倉庫，則可能有多個(gè)加權(quán)平均出庫單價(jià)，該物料在各個(gè)倉庫的出庫單均對應(yīng)取不同的出庫單價(jià)。

四 結(jié)語

在當(dāng)前實(shí)踐和教學(xué)中，財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)往往是分模塊學(xué)習(xí)，導(dǎo)致學(xué)生無法從整體系統(tǒng)上掌握KIS專業(yè)版。存貨核算是整個(gè)供應(yīng)鏈體系最復(fù)雜的部分。本文針對存貨核算的整體流程進(jìn)行分析，沒有涉及到核算細(xì)節(jié)和具體操作。存貨核算模塊是實(shí)施業(yè)財(cái)一體化的關(guān)鍵之處，整個(gè)核算流程大致可分為：原材料入庫、生產(chǎn)領(lǐng)料（或原材料出庫）、產(chǎn)成品入庫（或半成品入庫）、產(chǎn)成品銷售出庫（或半成品出庫），反映了企業(yè)整個(gè)進(jìn)銷存流程。存貨核算模塊不是單獨(dú)使用，需要與采購管理、銷售管理、生產(chǎn)管理和庫存管理集成使用，才能順利進(jìn)行核算。

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