學(xué)生檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與創(chuàng)新

張婧雯

（北華大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)學(xué)院，吉林省吉林市 132000）

從《檔案室管理員崗位職責(zé)》可知，檔案管理的基本性質(zhì)是集管理性、政治性及服務(wù)性為一體的工作，并且具有相對(duì)的社會(huì)獨(dú)立性。一方面，各個(gè)人員的檔案管理，服務(wù)于社會(huì)企業(yè)或?qū)W校，最終服從于政治，因此具有政治性。隨著AI技術(shù)的不斷升級(jí)，學(xué)生檔案管理系統(tǒng)也將在高科技的發(fā)展下，不斷進(jìn)行設(shè)計(jì)的革新流變及數(shù)據(jù)完善。

1 新課改視域下學(xué)生檔案管理系統(tǒng)

1.1 學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的基本性質(zhì)

學(xué)生檔案管理模式的系統(tǒng)化及管理過(guò)程的服務(wù)意識(shí)，又決定了其服務(wù)性及管理性特征。學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的基本性質(zhì)與檔案管理相同，其從對(duì)社會(huì)大眾的針對(duì)性管理縮小到學(xué)生，具有推進(jìn)人文教育及維持校園秩序的基本作用。另一方面，檔案管理系統(tǒng)中的工作人員或系統(tǒng)設(shè)計(jì)自身，具有相對(duì)的獨(dú)立性，其無(wú)法被檔案管理人員自身進(jìn)行利用，僅能服務(wù)于管理者。因此，作為獨(dú)立于學(xué)校與學(xué)生的第三方，檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)需根據(jù)其性質(zhì)，朝著安全性、監(jiān)察性及公正性的管理方向開(kāi)展。

1.2 學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀

不同于社會(huì)企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，學(xué)生的檔案管理系統(tǒng)作為連接學(xué)生入校前及出校后的橋梁，具有流動(dòng)性。目前，大部分學(xué)校依舊采取傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案入庫(kù)、人工檔案記錄的形式進(jìn)行系統(tǒng)管理，無(wú)法負(fù)載大批量的學(xué)生檔案工作。2008《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確了檔案管理的重要性及必要措施，為其他各階段學(xué)校的檔案管理發(fā)展提供范例參考?；诖?，我國(guó)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)開(kāi)始升級(jí)，但仍存在升級(jí)不統(tǒng)一的現(xiàn)象。因地域性（一線、二線、三線等不同城市）及學(xué)校性質(zhì)（私立、公立、義務(wù)教育、民辦）等不同，各個(gè)學(xué)校的檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)規(guī)格也不同，學(xué)校檔案管理軟件無(wú)法互相使用調(diào)整，信息編輯過(guò)程滯緩，阻礙電子檔案系統(tǒng)的發(fā)展。

1.3 學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的價(jià)值意義

一方面，從短期價(jià)值來(lái)看學(xué)生檔案管理系統(tǒng)具有維持校園人員秩序、規(guī)劃校園活動(dòng)運(yùn)作的具體作用。除在學(xué)校進(jìn)行班級(jí)劃分、寢室管理等，根據(jù)學(xué)生檔案中對(duì)學(xué)生品行的考察記載及學(xué)生自身的特長(zhǎng)所在，校園在舉辦重大賽事活動(dòng)時(shí)，檔案的調(diào)動(dòng)及梳理具有參考價(jià)值。學(xué)生的檔案系統(tǒng)，對(duì)于學(xué)生自身成長(zhǎng)及校園運(yùn)作具有重要推動(dòng)作用。另一方面，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看檔案的證據(jù)性及情報(bào)性價(jià)值，在宣傳教育素材、記錄文化創(chuàng)造的過(guò)程中具有重要的歷史價(jià)值。綜上，由學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的價(jià)值可知，學(xué)生檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)創(chuàng)新的研究，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)探究

2.1 數(shù)據(jù)錄入存儲(chǔ)模式探究

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代化的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，多以人工手動(dòng)機(jī)器錄入、自動(dòng)上傳存儲(chǔ)作為檔案管理及存儲(chǔ)的基本方式。一方面，手動(dòng)機(jī)器輸入，能夠節(jié)約紙質(zhì)記錄中字跡不清晰、紙質(zhì)老化等問(wèn)題，增強(qiáng)信息記錄的準(zhǔn)確性。針對(duì)機(jī)器中錄入錯(cuò)誤的檔案信息，線上可直接實(shí)時(shí)修改。但隨著學(xué)生基數(shù)的增大，信息錄入工作對(duì)檔案管理人員的要求加大，手動(dòng)輸入的錯(cuò)誤率較以往有所上升。另一方面，目前各個(gè)學(xué)校的檔案存儲(chǔ)管理系統(tǒng)，在自動(dòng)上傳后沒(méi)有細(xì)化分類的層級(jí)設(shè)計(jì)，僅以區(qū)域或年級(jí)作為學(xué)生檔案劃分的依據(jù)。并且，許多學(xué)校以磁盤(pán)或光盤(pán)作為文件資料的最終存儲(chǔ)方法，這類與智能系統(tǒng)分離的非一體化管理模式，不利于學(xué)校檔案智能存儲(chǔ)、自動(dòng)上傳后的設(shè)計(jì)細(xì)化。

2.2 檔案價(jià)值鑒定系統(tǒng)設(shè)計(jì)

在學(xué)生檔案管理分類及錄入時(shí)，檔案價(jià)值鑒定是鑒別檔案重要性、處理檔案存毀去向的重要步驟。目前，對(duì)于檔案價(jià)值鑒定系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，依舊以人工鑒定下的雙保險(xiǎn)系統(tǒng)為主。針對(duì)已經(jīng)超過(guò)學(xué)校館藏保管期限的檔案，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及鑒定委員會(huì)或相關(guān)機(jī)關(guān)人員進(jìn)行可視化鑒定工作。面對(duì)需要繼續(xù)保存的檔案直接保存，對(duì)于需要重視且重點(diǎn)保存的學(xué)生卷宗需由專家組委會(huì)進(jìn)行批準(zhǔn)，而針對(duì)需要銷毀或轉(zhuǎn)移的檔案，則需以“雙人監(jiān)銷制度”進(jìn)行核查銷毀，保障檔案卷宗的正常去留。學(xué)校的檔案價(jià)值鑒定系統(tǒng)十分嚴(yán)謹(jǐn)，但機(jī)構(gòu)冗雜、經(jīng)手人員較多，檔案鑒定及核查效率慢。在檔案價(jià)值鑒定中，經(jīng)常出現(xiàn)核查專家主觀意見(jiàn)不一的情況，檔案的去留問(wèn)題探討時(shí)間反復(fù)、系統(tǒng)臃腫。

2.3 拓展類檔案分系統(tǒng)探究

目前，學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案管理的系統(tǒng)錄入，大多僅錄入學(xué)生的基本信息。例如學(xué)生的基本身體信息、學(xué)習(xí)就業(yè)信息、基本家庭信息及學(xué)習(xí)情況等?，F(xiàn)階段已經(jīng)有學(xué)校開(kāi)始通過(guò)家訪及實(shí)地調(diào)查的形式，調(diào)查學(xué)生的實(shí)際家庭關(guān)系及交友關(guān)系，以便更好的了解學(xué)生個(gè)體、輔助學(xué)生人格得以健康成長(zhǎng)。我國(guó)《關(guān)于加強(qiáng)心理健康服務(wù)的指導(dǎo)意見(jiàn)》明確指出要加強(qiáng)青少年的心理健康教育，針對(duì)學(xué)生的心理建檔方面，還需學(xué)校的檔案系統(tǒng)進(jìn)行更新升級(jí)，添加非基礎(chǔ)信息的拓展類檔案。

3 學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新設(shè)計(jì)路徑

3.1 人工智能演算存儲(chǔ)

針對(duì)自動(dòng)化存儲(chǔ)系統(tǒng)的功能單一性，以AI技術(shù)融入學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)設(shè)計(jì)上的智能化升級(jí)。在系統(tǒng)檔案錄入時(shí)添加智能掃描技術(shù)，省去大量的人工錄入時(shí)間，并提高信息錄入的精準(zhǔn)度。智能掃描技術(shù)下的機(jī)械復(fù)檢功能，在檢查信息的同時(shí)可更正信息時(shí)效性，保障學(xué)生信息錄入及信息存儲(chǔ)的實(shí)時(shí)性。信息錄入后的人工智能演算存儲(chǔ)系統(tǒng)，根據(jù)不同年齡階段及不同班級(jí)的學(xué)生進(jìn)行信息分類，根據(jù)不同興趣愛(ài)好及成績(jī)進(jìn)行二次細(xì)化分類，自動(dòng)劃分各個(gè)學(xué)生的檔案走向，為學(xué)生選擇專業(yè)、走向社會(huì)時(shí)的檔案查找及規(guī)劃提供范例。鑒于此，學(xué)生檔案管理系統(tǒng)得以在人工智能的自動(dòng)演算下，進(jìn)行層級(jí)細(xì)化，便于學(xué)校對(duì)于檔案的組織管理與篩查。

3.2 人工復(fù)檢檔案宗群

為解決學(xué)校學(xué)生檔案價(jià)值鑒定的繁雜工作，以智能系統(tǒng)融入檔案監(jiān)察工作，以人工復(fù)檢作為人文再檢的保險(xiǎn)手段，并設(shè)置特殊文件存儲(chǔ)系統(tǒng)，作為重要檔案的系統(tǒng)分支。首先，劃分檔案價(jià)值評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，并將標(biāo)準(zhǔn)錄入智能檔案系統(tǒng)中，由智能系統(tǒng)進(jìn)行初步的篩選核查。智能核查后需要銷毀后重點(diǎn)存放的檔案，進(jìn)行單獨(dú)入庫(kù)處理。其次，鑒于智能系統(tǒng)的人文性缺失，學(xué)生的檔案去留需由人工復(fù)檢判斷，而非單一由機(jī)器進(jìn)行處理。對(duì)于部分具有校園歷史文化價(jià)值的檔案，進(jìn)行檔案宗群建設(shè)，重點(diǎn)存儲(chǔ)在校園檔案管理系統(tǒng)中。最后，基于“高齡檔案卷宗應(yīng)當(dāng)受到尊重”的標(biāo)準(zhǔn)，部分建校時(shí)間較長(zhǎng)的學(xué)生檔案，在進(jìn)行價(jià)值鑒別時(shí)還需先進(jìn)行檔案修復(fù)，以免漏缺重要學(xué)生人物的基礎(chǔ)檔案。

3.3 心理檔案建設(shè)平臺(tái)

為契合我國(guó)教育部對(duì)現(xiàn)代學(xué)生心理健康教育的重視程度，及現(xiàn)代青少年心理障礙及行為事故的增多，必須拓展基礎(chǔ)檔案種類，建設(shè)心理檔案系統(tǒng)，實(shí)時(shí)關(guān)心及監(jiān)測(cè)青少年的心理狀況，對(duì)于進(jìn)入社會(huì)后的青少年，心理檔案入庫(kù)可方便企業(yè)進(jìn)行人員考察。一方面，針對(duì)學(xué)生進(jìn)行統(tǒng)一的基礎(chǔ)心理測(cè)試，并收錄學(xué)生的具體心理構(gòu)成指標(biāo)列表。其作為基礎(chǔ)的心理檔案平臺(tái)建設(shè)方式，能夠初步判定及核查學(xué)生的心理健康狀況。另一方面，對(duì)于在校園中產(chǎn)生特殊心理表現(xiàn)的學(xué)生及行為進(jìn)行檔案入庫(kù)，并對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行重點(diǎn)標(biāo)記，便于教師引導(dǎo)教育。

4 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)智能建檔存儲(chǔ)設(shè)計(jì)、人工復(fù)檢鑒定系統(tǒng)及心理檔案建設(shè)平臺(tái)等多元路徑，學(xué)生檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的廣度及深度都有所完善。學(xué)生檔案系統(tǒng)不僅朝著科技化的創(chuàng)新方向發(fā)展，還將學(xué)校的人文教育性考量其中，添加心理建檔系統(tǒng)，推進(jìn)學(xué)校素質(zhì)教育發(fā)展下的檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)。隨著AI技術(shù)的不斷升級(jí)，學(xué)生檔案管理系統(tǒng)也將在高科技的發(fā)展下，不斷進(jìn)行設(shè)計(jì)的革新流變及數(shù)據(jù)完善。