如何提高農(nóng)機監(jiān)理檔案規(guī)范化管理水平

張建光

摘 要：農(nóng)機監(jiān)理檔案對于農(nóng)業(yè)機械化發(fā)展具有重要作用，因此相關部門必須保證農(nóng)機監(jiān)理檔案管理的規(guī)范化，提升工作標準，提出加強農(nóng)機監(jiān)理檔案管理工作的具體措施。根據(jù)目前各地相關部門農(nóng)機監(jiān)理檔案存在檔案基礎管理不規(guī)范、標準低、管理混亂等問題，提出加強該項工作的具體工作內容、程序和相關要求。

關鍵詞：農(nóng)機監(jiān)理;檔案;管理

中圖分類號：F322 ???????文獻標識碼：A

doi：10.14031/j.cnki.njwx.2019.12.037

1 要有序開展基礎業(yè)務工作

1.1 農(nóng)機監(jiān)理檔案編號

指保管的農(nóng)機監(jiān)理檔案案卷的排列次序體現(xiàn)的號碼。是檔案室用來體現(xiàn)檔案分類層次和保管業(yè)務科室檔案排列順序的一組序號。檔案庫房檔案架上的檔案的排列順序應與案卷編號保持一致。起著固定檔案整理成果，反映分類和排列次序，便于檔案的科學有序高效管理的作用。

1.2 農(nóng)機監(jiān)理案卷排架

檔案室接收的全部農(nóng)機監(jiān)理檔案案卷，需進行系統(tǒng)的分門別類的排架，既要確定每類案卷的前后次序和存放位置，又要保持案卷與案卷之間的內在聯(lián)系。將不同門類的檔案分別排架，如農(nóng)業(yè)機械檔案、駕駛人員檔案、事故檔案等，確定各類檔案位置后，將同一類別的檔案按案卷特點編號。在工作實踐中，案卷的排列問題也是管理中面臨的突出問題，案卷只有經(jīng)過系統(tǒng)分門別類的排列，才能使案卷和案卷之間保持有機聯(lián)系。此外還要按照農(nóng)機監(jiān)理檔案的保管期限永久、 長期（30年）順序依次排列。實踐證明，按照年度順序排列案卷既方便查找利用，也能系統(tǒng)地反映農(nóng)機監(jiān)理工作原貌，不失為一種有效的排列方法。

1.3 農(nóng)機監(jiān)理目錄號

指每一案卷目錄的編號?！獋€全宗內案卷按阿拉伯數(shù)字順序編號?？梢詫仍O機構都設代號，將代號作為目錄號。還可以按年度時間順序編號，1年為1號目錄，依次類推。農(nóng)機監(jiān)理檔案室應具備《農(nóng)機監(jiān)理全引目錄》 《農(nóng)機監(jiān)理案卷目錄》《農(nóng)機監(jiān)理移交案卷目錄》和《農(nóng)機監(jiān)理分類目錄》等最基本的目錄。

1.4 農(nóng)機監(jiān)理檔案移交入庫

應按照檔案工作相關規(guī)定，每年底前向各業(yè)務科室收集檔案。制訂《農(nóng)機監(jiān)理檔案室移交案卷目錄》，清點各類檔案內容和數(shù)量，核對檢查檔案內容。確定案卷數(shù)量、案卷標題、卷內文件件數(shù)、盒裝檔案件數(shù)與《移交案卷目錄》是否一致，經(jīng)核對無誤后，具體雙方責任人在《移交清單》上簽字，檔案正式入庫保管。

1.5 農(nóng)機監(jiān)理檔案鑒定銷毀

一要按照上級檔案管理部門的權威專業(yè)依據(jù)，制訂鑒定銷毀標準，對已經(jīng)失去保存價值或保管期限已滿的檔案進行銷毀處理;二是成立鑒定銷毀工作的領導小組。銷毀檔案須經(jīng)過嚴格鑒定分析后出具報告，登記清冊，經(jīng)組長批準后銷毀，銷毀檔案時派監(jiān)銷人監(jiān)銷。

1.6 農(nóng)機監(jiān)理檔案庫房保管

庫房要有通風、防潮、防塵、防光 、防蟲、防火、防鼠、取暖等設施和必要的設備。檔案庫房的裝具、器具、材質、形式、結構，本著有利于保護檔案，有利于防潮、防蟲，取送方便，經(jīng)濟耐用美觀的原則選用。

1.7 農(nóng)機監(jiān)理檔案檢索

通常檢索用的是《案卷目錄》《全引目錄》《卷內文件目錄》《重要的文件目錄》等 ，還應有一些文字敘述式的檢索工具，如編制《農(nóng)機監(jiān)理檔案室指南》《農(nóng)機監(jiān)理檔案專題指南》等。在當前檔案信息化管理的形勢下，應建立農(nóng)機監(jiān)理檔案電子數(shù)據(jù)庫，建立電子目錄檢索系統(tǒng)，提高檢索利用效率。

1.8 農(nóng)機監(jiān)理檔案應建立健全的工作規(guī)章制度

主要包括：《農(nóng)機監(jiān)理檔案工作管理辦法》《農(nóng)機監(jiān)理檔案歸檔范圍和保管期限一覽表》 《農(nóng)機監(jiān)理檔案相關管理人員工作職責劃分》《農(nóng)機監(jiān)理檔案庫房規(guī)范化管理制度》《農(nóng)機監(jiān)理檔案提供利用查閱制度》《農(nóng)機監(jiān)理檔案鑒定銷毀制度》等。

2 要對檔案管理工作提出規(guī)范化要求

一是農(nóng)機駕駛員辦理相關業(yè)務時必須本人親自到場，并親自履行手續(xù)，認真填寫相關表格，本人親自簽名畫押，杜絕其他人代簽或偽造簽字現(xiàn)象，如在檢查中發(fā)現(xiàn)或有相關人員舉報等問題，一律追責，嚴格給予相應處罰。檔案管理人員要嚴格按照《農(nóng)機駕駛員登記工作規(guī)范》及農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務流程的要求，規(guī)范管理農(nóng)機監(jiān)理檔案工作。

二是農(nóng)機監(jiān)理檔案根據(jù)農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務流程的要求，拖拉機辦理牌照必須有合格證、購車發(fā)票，購車人身份證復印件、拖拉機照片等材料。享受政府補貼政策的農(nóng)機具，同時必須有購機補貼合同、鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)機站所開具的證明方可辦理業(yè)務。農(nóng)機駕駛員檔案中除了業(yè)務需要的表格外，要求駕駛員出具的駕駛員體檢表格必須有縣級以上（包括縣級）的醫(yī)院體檢印章。

三是上級檔案管理部門和農(nóng)機監(jiān)理單位要不斷提升農(nóng)機監(jiān)理檔案專職檔案管理人員的業(yè)務水平，根據(jù)時代發(fā)展的要求定期對參與檔案管理的人員進行培訓，使其熟練掌握必要的農(nóng)機業(yè)務知識和檔案管理的專業(yè)知識，以此推動農(nóng)機監(jiān)理檔案工作上檔晉級，在干好農(nóng)機監(jiān)理檔案管理工作的同時，使農(nóng)機監(jiān)理檔案在提供利用、發(fā)揮作用上實現(xiàn)其促進農(nóng)機監(jiān)理工作開展的應有貢獻。

四是有條件的農(nóng)機監(jiān)理檔案室要安裝煙感系統(tǒng)、噴淋系統(tǒng)、滅火器等以預防火災事故。要購買、使用除濕機、空調、打孔裝訂機、切紙刀、防磁音像柜、計算機及檔案軟件、掃描儀等現(xiàn)代化管理器材推進農(nóng)機監(jiān)理檔案規(guī)范化管理。