大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理方法探析

許 佳

（四川大學(xué)華西臨床醫(yī)學(xué)院（華西醫(yī)院）信息中心，四川成都 610000）

2015年8月31日，國(guó)發(fā)〔2015〕50號(hào)印發(fā)的《促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動(dòng)綱要》中首次從國(guó)家層面提出并部署了大數(shù)據(jù)相關(guān)工作，其中主要任務(wù)之一便是利用大數(shù)據(jù)推動(dòng)健康醫(yī)療的發(fā)展，構(gòu)建出以人為本、惠及全民的民生服務(wù)新體系[1]。檔案作為醫(yī)院信息資源的重要組成部分，隨著大數(shù)據(jù)在醫(yī)療行業(yè)的不斷推進(jìn)，檔案的形式與種類(lèi)也日益多樣化，逐漸從單一的紙質(zhì)病歷過(guò)渡到圖片、文件、報(bào)表、MRI影像、CT影像等多種形式，這使得傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足現(xiàn)有的管理需求，這就要求醫(yī)院檔案管理方面必須加快步伐，不斷改進(jìn)與創(chuàng)新管理辦法，以求適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代下醫(yī)療健康行業(yè)對(duì)檔案信息化、數(shù)字化、高效化的要求[2]。

1 醫(yī)院檔案的重要性

醫(yī)院檔案是經(jīng)過(guò)處理的醫(yī)院重要資料，能為患者提供詳細(xì)的屢次就診記錄數(shù)據(jù)，能為醫(yī)生提供診療記錄以便精準(zhǔn)化治療，能為醫(yī)院提供治療記錄且為醫(yī)患糾紛提供重要依據(jù)，能為教學(xué)提供事實(shí)資料與數(shù)據(jù)支撐、能為科研提供參考指標(biāo)與標(biāo)本、能為醫(yī)院進(jìn)行健康教育宣傳提供有效素材，能為醫(yī)院的改革與發(fā)展提供高質(zhì)量參考信息與溯源資料，不斷為健康醫(yī)療提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)?？偠灾?，醫(yī)院檔案是醫(yī)院在大數(shù)據(jù)時(shí)代不斷優(yōu)化自身建設(shè)過(guò)程中不可或缺的部分，醫(yī)院檔案是實(shí)施健康戰(zhàn)略、深化醫(yī)療改革中不可或缺的部分、是推動(dòng)全民醫(yī)療、健康醫(yī)療不可或缺的部分。由此可見(jiàn)，醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)十分重要且不容有錯(cuò)的工作。

2 目前醫(yī)院檔案管理的主要內(nèi)容

目前大多數(shù)醫(yī)院是集醫(yī)療、教學(xué)、科研、行政等為一體，因此其檔案管理主要有：人事檔案的管理、科學(xué)研究檔案的管理、醫(yī)療檔案的管理以及支撐部門(mén)檔案的管理。

人事檔案管理主要是對(duì)從事醫(yī)療相關(guān)工作的醫(yī)生、護(hù)士、醫(yī)技等醫(yī)療人員、從事教學(xué)的老師、行政醫(yī)技后勤服務(wù)的相關(guān)人員的人事檔案的管理，主要用于對(duì)人員的管理與考評(píng)，同時(shí)可以通過(guò)對(duì)人員學(xué)歷層次、年齡等數(shù)據(jù)進(jìn)行分析以獲得醫(yī)院的資源保障水平，亦可通過(guò)學(xué)術(shù)水平、技術(shù)水平等數(shù)據(jù)進(jìn)行分析以獲得醫(yī)院的學(xué)科情況，可為醫(yī)院未來(lái)發(fā)展提供建設(shè)性意見(jiàn)與建議。

科學(xué)研究檔案管理主要是指對(duì)醫(yī)院中醫(yī)生或老師承擔(dān)的科研課題、科研結(jié)果、科研獲獎(jiǎng)、專(zhuān)利專(zhuān)著、學(xué)術(shù)論文進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性管理，以便各個(gè)部門(mén)能隨時(shí)可對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行橫向與縱向分析、對(duì)比以獲得建設(shè)性數(shù)據(jù)，為醫(yī)院未來(lái)的規(guī)劃與發(fā)展提供有效與科學(xué)的支撐。

醫(yī)療病歷管理主要是指對(duì)患者的診療信息進(jìn)行有效管理?；颊咴\療信息的管理主要是對(duì)患者的入院時(shí)間、入院次數(shù)、手術(shù)過(guò)程與次數(shù)、護(hù)理記錄、醫(yī)療質(zhì)量等進(jìn)行管理，包括記錄與統(tǒng)計(jì)，分析與建議。醫(yī)院的根本是為患者服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)，是以臨床工作為主要核心，因此對(duì)醫(yī)療病歷的管理與分析是評(píng)估醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵依據(jù)。

支撐部門(mén)的文件管理主要是指對(duì)為醫(yī)院提供服務(wù)的設(shè)備部、后勤部、圖書(shū)館、實(shí)驗(yàn)室、院辦等相應(yīng)后備力量科室往來(lái)文件與設(shè)備物資的登記管理。醫(yī)院的高效運(yùn)轉(zhuǎn)肯定是離不開(kāi)強(qiáng)有力的后備力量，檔案的管理是規(guī)范和保障醫(yī)院后備力量穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)不可或缺的環(huán)節(jié)。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案面臨困境

大數(shù)據(jù)一般是指通過(guò)現(xiàn)有的軟件、設(shè)備等無(wú)法進(jìn)行捕捉、管理和處理的海量數(shù)據(jù)，其主要特點(diǎn)：大量、高速、多樣、低價(jià)值密度、真實(shí)性。這五大特點(diǎn)也是醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)所具備的，由此可見(jiàn)醫(yī)院檔案管理已進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，但現(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理卻已不能滿足需求[3、4]。

3.1 醫(yī)院檔案管理體制不足

目前醫(yī)院的管理資源普遍集中在醫(yī)療與教學(xué)科研方面，在檔案方面的投入十分少。大多數(shù)醫(yī)院也沒(méi)有按照《檔案法》第五條關(guān)于檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”原則執(zhí)行[1]對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，而是將檔案分布在檔案科、人事科、病理科等，這種管理模式會(huì)導(dǎo)致檔案前期容易丟失，后期數(shù)據(jù)利用率不足。同時(shí)，醫(yī)院在檔案管理制度方面也存在欠缺，很多醫(yī)院在檔案管理方面沒(méi)有定制統(tǒng)一的管理制度與標(biāo)準(zhǔn)，以致檔案管理無(wú)法做到全流程記錄與管理，易導(dǎo)致數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)的丟失或數(shù)據(jù)無(wú)法溯源，這不利于醫(yī)院的長(zhǎng)線發(fā)展。

3.2 醫(yī)院檔案管理信息化程度不足

醫(yī)院檔案的管理目前多數(shù)是依賴(lài)于低水平的檔案管理軟件，或半紙質(zhì)半電子的方式進(jìn)行歸檔，隨著智慧醫(yī)院以及電子病歷的不斷推進(jìn)，此類(lèi)管理方式已不能滿足社會(huì)的發(fā)展需求，與新時(shí)代、與大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)醫(yī)院的要求相去甚遠(yuǎn)，制約了醫(yī)院的發(fā)展。

3.3 醫(yī)院檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性不足

醫(yī)院的檔案管理人員多數(shù)是非專(zhuān)業(yè)出身，雖具備一定的管理能力，但缺乏對(duì)檔案精細(xì)化管理的能力，使得檔案的管理局限于整理歸檔，沒(méi)有合理科學(xué)的布局與后期數(shù)據(jù)分析，影響了醫(yī)院的發(fā)展。同時(shí)醫(yī)院檔案尤其是診療檔案包含了大量的患者隱私，這也要求檔案管理人員需要具備專(zhuān)業(yè)的管理能力與素質(zhì)，避免數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)。

3.4 醫(yī)院內(nèi)部資源共享性不足

醫(yī)院檔案作為教學(xué)、醫(yī)療、科研、行政管理等的重要支撐材料，是各個(gè)平臺(tái)、各個(gè)部門(mén)相互借鑒學(xué)習(xí)的重要資料。隨著互聯(lián)網(wǎng)+的推進(jìn)，醫(yī)療會(huì)診、遠(yuǎn)程診療在醫(yī)院中越來(lái)越普及，這就要求醫(yī)院必須提高數(shù)據(jù)的共享性，但目前大多數(shù)醫(yī)院沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)和信息檢索平臺(tái)，雖然隨著電子病歷的不斷推廣使得在病歷檔案方面的數(shù)據(jù)共享得到了很大提升，但是該數(shù)據(jù)僅限于醫(yī)院內(nèi)部，對(duì)外數(shù)據(jù)的共享性依然低，同時(shí)很多檔案查詢(xún)?nèi)砸蕾?lài)于人工紙質(zhì)查詢(xún)，耗時(shí)長(zhǎng)、使用不便、利用率低，尤其數(shù)據(jù)的有效利用率低，這對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)線發(fā)展，尤其是科研發(fā)展十分不利。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案管理方法

4.1 緊跟大數(shù)據(jù)發(fā)展步伐，不斷完善醫(yī)院管理體制

按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”原則制定檔案管理制度，形成科學(xué)的管理體系，用以適應(yīng)數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)資料管理的精細(xì)化、電子化要求。一是要從醫(yī)院層面建立檔案管理制度，形成檔案管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)責(zé)任到人的管理考核機(jī)制；二是健全檔案管理部門(mén)，將檔案的分散管理集中到統(tǒng)一部門(mén)，并進(jìn)行分層細(xì)化，逐步落實(shí)“大檔案”管理理念。

4.2 合理利用大數(shù)據(jù)服務(wù)優(yōu)勢(shì)，加快推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)

醫(yī)院檔案的管理關(guān)系到醫(yī)療的決策與醫(yī)院的管理。醫(yī)院檔案是大數(shù)據(jù)的體現(xiàn)，具備大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)：全數(shù)據(jù)、相關(guān)性，因此合理利用大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)不斷推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，是有利于為醫(yī)療決策提供高效的、全面的綜合信息，有利用提高醫(yī)療決策的質(zhì)量，有利于在醫(yī)療過(guò)程中快速而精準(zhǔn)的進(jìn)行干預(yù)與預(yù)防，有利用為醫(yī)療管理科學(xué)化與客觀性數(shù)據(jù)，有利于管理決策。大數(shù)據(jù)在醫(yī)院檔案管理方面信息化建設(shè)主要是：一是構(gòu)建醫(yī)院檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案是事實(shí)更新與；二是建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的檢索與利用；三是合理利用網(wǎng)絡(luò)，在保護(hù)數(shù)據(jù)安全性的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)交互，護(hù)航會(huì)診與遠(yuǎn)程診療，推動(dòng)醫(yī)聯(lián)體建設(shè)；四是加大軟硬件投入，確保檔案安全性。

4.3 匹配大數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢(shì)，努力提升醫(yī)院檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性

大數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢(shì)主要有大數(shù)據(jù)與人工智能的融合、跨學(xué)科領(lǐng)域交叉的數(shù)據(jù)分析應(yīng)用、利用大數(shù)據(jù)構(gòu)建大規(guī)模、有序化開(kāi)放式的知識(shí)體系、大數(shù)據(jù)與云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等的綜合應(yīng)用幾個(gè)方面[5]。智慧醫(yī)院以及電子病歷系統(tǒng)的不斷推進(jìn)使得醫(yī)院的診療與管理也越來(lái)越人工智能化、學(xué)科交叉化，對(duì)醫(yī)院檔案的管理要求越來(lái)越嚴(yán)苛，這必然要求檔案管理人員要具備更專(zhuān)業(yè)的能力，因此提升醫(yī)院檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平是必然的趨勢(shì)，主要方法：一是通過(guò)培訓(xùn)、進(jìn)修、繼續(xù)教育等方式提升目前管理人員水平與能力；二是從高校引進(jìn)檔案管理方面專(zhuān)業(yè)性人才，逐漸完善檔案管理人員層次；三是對(duì)檔案相關(guān)人員進(jìn)行職業(yè)教育，通過(guò)實(shí)踐不斷創(chuàng)新檔案管理辦法，開(kāi)發(fā)適應(yīng)醫(yī)院的檔案管理的新模式；四是對(duì)涉及檔案的醫(yī)生、護(hù)士、職工進(jìn)行檔案知識(shí)教育，從源頭上規(guī)范檔案管理模式。

4.4 借鑒大數(shù)據(jù)模式，深化醫(yī)院檔案共享與服務(wù)建設(shè)

大數(shù)據(jù)的模式主要有企業(yè)數(shù)據(jù)自營(yíng)模式、數(shù)據(jù)平臺(tái)模式、數(shù)據(jù)外包模式等。目前多數(shù)醫(yī)院數(shù)據(jù)都外包給合作公司代處理，但外包模式會(huì)影響醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力，因此醫(yī)院要不斷深化改革，提升共享與服務(wù)能力。提升檔案共享與服務(wù)建設(shè)方式主要有：一是在保障數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)上，開(kāi)放部分?jǐn)?shù)據(jù)接口，提供開(kāi)發(fā)環(huán)境，或租賃云平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)的建設(shè)；二是通過(guò)購(gòu)買(mǎi)或開(kāi)發(fā)醫(yī)院檔案采集與分析軟件，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的在線初處理，為后續(xù)數(shù)據(jù)共享進(jìn)行服務(wù)；三是提供檔案數(shù)據(jù)倉(cāng)，借助社會(huì)數(shù)據(jù)提升自身創(chuàng)新與科研實(shí)力，從而加強(qiáng)共享能力，提升服務(wù)質(zhì)量。