物聯(lián)網(wǎng)在高校檔案管理中的應(yīng)用探索

王 娟， 鄭 川

(1.湖南鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 株洲 412001； 2.中南大學(xué) 檔案技術(shù)研究所，湖南 長沙 410083)

對多數(shù)高校檔案館來說，檔案管理全面完成“存量數(shù)字化、增量電子化”尚有難度，實體檔案管理在今后較長一段時間內(nèi)仍是重要任務(wù)。實物檔案的傳統(tǒng)管理方式存在管理利用效率低、安全保障能力弱等問題，而物聯(lián)網(wǎng)能將實體檔案接入互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)特點可以解決這些問題。

1 高校檔案管理現(xiàn)狀與面臨的問題

1.1 紙質(zhì)檔案管理仍是重要任務(wù)

我國高校檔案館于1989年國家教育委員會6號令發(fā)布后陸續(xù)開始建立，經(jīng)過90年代的高等教育管理體制改革，大量高校重組合并之后，高校檔案館才逐漸趨于穩(wěn)定。相比于各級各類國家綜合檔案館，高校檔案館發(fā)展相對落后。根據(jù)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》發(fā)展目標，到2020年初步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，全面推進檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化。

對多數(shù)高校而言，實現(xiàn)這一目標存在一定難度：一方面存量紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工需要大量經(jīng)費投入，對經(jīng)費有限的高校檔案館來說，無法在短時間內(nèi)完成，部分檔案也不便于數(shù)字化加工，如實物檔案等；另一方面增量電子化需要檔案系統(tǒng)的建設(shè)與校內(nèi)其他部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)協(xié)同進行，對學(xué)校信息化頂層設(shè)計和推進的要求較高，大多數(shù)高校目前難以全面實現(xiàn)電子檔案歸檔，前期電子檔案歸檔嘗試基本以O(shè)A公文歸檔和教學(xué)檔案歸檔為主。即便全面實現(xiàn)檔案資源存量數(shù)字化和增量電子化以后，原有歷史實體檔案也需妥善保管，因此，在將來較長一段時間內(nèi)，紙質(zhì)檔案管理仍是高校檔案館的重要工作。

1.2 高校實體檔案管理面臨的問題

在存量紙質(zhì)檔案未全部完全數(shù)字化加工時，必然會對實體檔案進行出入庫利用，傳統(tǒng)的人工檔案管理和利用存在一些問題：

(1)檔案管理效率低。人工管理實物檔案模式下，檔案工作人員出入庫房記錄、檔案出入庫記錄和檔案庫房溫濕度檢查記錄等工作耗時耗力，直接拉低了整個檔案利用工作的效率。

(2)錯位檔案定位查找困難。紙質(zhì)檔案一般按固定的檔號規(guī)則放置，長期管理利用過程中難免出現(xiàn)錯放等情況，一旦在原位置無法找到原檔案，查找定位工作將非常困難。

(3)館藏庫存順架盤點麻煩。館藏庫存盤點是高校檔案館的常規(guī)工作，傳統(tǒng)的人工盤點模式不僅耗費大量時間與人力資源，盤庫的準確度也難以保證。另外由于歸檔量難以準確預(yù)估，需要定期對檔案進行順架也非常麻煩。

(4)檔案安全保障存在短板。無論是內(nèi)部管理不當(dāng)還是外部入侵造成的檔案丟失等安全問題都難以及時發(fā)現(xiàn)，待進行庫存盤點時發(fā)現(xiàn)則為時已晚，難以追蹤被盜檔案的蹤跡。

2 物聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)原理和特點

2.1 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的概念和發(fā)展

美國麻省理工學(xué)院(MIT)的自動識別中心(Auto-ID Labs)在1999年提出“把所有物品通過射頻識別(Radio Frequency Identification,RFID)等信息傳感設(shè)備與互聯(lián)網(wǎng)連接起來，實現(xiàn)智能化識別和管理”，產(chǎn)生了最初的物聯(lián)網(wǎng)(Internet of Things,IoT)概念。2005年國際電信聯(lián)盟(ITU)發(fā)布《ITU 互聯(lián)網(wǎng)報告2005：物聯(lián)網(wǎng)》正式確定了物聯(lián)網(wǎng)的概念，指出物聯(lián)網(wǎng)將可以使我們在任何時間、任何地點連接到任何物品。

物聯(lián)網(wǎng)的本質(zhì)在于物聯(lián)和感知，通過傳感器、通信、自動控制、信息等多種技術(shù)把“物體”接入互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)人到物體和物體到物體的連接和通訊，它是互聯(lián)網(wǎng)的擴展和延伸，可實現(xiàn)對物品的智能化識別、定位、跟蹤和管理。世界發(fā)達國家和地區(qū)非常重視物聯(lián)網(wǎng)的戰(zhàn)略地位，美國、歐盟、日本等國不斷通過政策和經(jīng)濟措施推進物聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，我國政府也高度重視物聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。目前物聯(lián)網(wǎng)典型應(yīng)用領(lǐng)域有安全管理、商業(yè)零售、物流管理、醫(yī)藥醫(yī)療等。

2.2 RFID技術(shù)和WSN技術(shù)的原理和特點

檔案行業(yè)應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的關(guān)鍵技術(shù)是RFID和無線傳感器網(wǎng)絡(luò)(Wireless Sensor Networks,WSN)。

典型的RFID系統(tǒng)硬件由電子標簽、天線、讀寫器組成，當(dāng)電子標簽通過天線接收到讀寫器的無線射頻信號后獲得感應(yīng)電流，驅(qū)動讀取芯片中的數(shù)據(jù)通過天線返回相關(guān)信號，讀寫器再通過軟件做出相應(yīng)處理。RFID的技術(shù)特點非常適合檔案管理運用：

(1)非接觸式讀寫。電子標簽所用的射頻信號可以穿透塑料、木材、各種紙張等不透明非金屬材質(zhì)，不同頻率的射頻信號通信距離范圍在幾厘米到十幾米之間，這一特性便于在不搬動檔案的情況下對其進行讀寫操作。

(2)快速識別。讀寫器可以同時識別有效通信區(qū)域內(nèi)的多個電子標簽，并且識別速度快、正確率高，便于對檔案進行批量操作，提高工作效率。

(3)可移動識別。讀寫器可以識別有效通信區(qū)域內(nèi)處于移動狀態(tài)的電子標簽，便于檔案出入庫的檢測與檔案位置的跟蹤監(jiān)測。

(4)使用壽命長。電子標簽的信息存儲在封裝好的芯片中，有防水、防磁、防高溫、防污染、抗干擾等優(yōu)勢，可以長期使用。

(5)可反復(fù)擦寫。電子標簽內(nèi)存儲的信息可以反復(fù)擦寫和修改，便于更新記錄檔案相關(guān)信息和更改檔案存儲狀態(tài)。

無線傳感器網(wǎng)絡(luò)由許多微型傳感器節(jié)點構(gòu)成，這些節(jié)點能協(xié)作實時檢測、感知和采集網(wǎng)絡(luò)分布區(qū)域內(nèi)的監(jiān)測對象信息，并對這些信息進行處理，以供上層應(yīng)用利用。使用無線傳感器網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可對檔案所處環(huán)境和檔案信息進行實時的感知、采集、傳輸、控制和處理。

3 物聯(lián)網(wǎng)在高校檔案管理中的應(yīng)用

3.1 基于物聯(lián)網(wǎng)的高校檔案庫房環(huán)境管理

庫房溫濕度管理。在檔案庫房安裝分布式溫濕度傳感器網(wǎng)絡(luò)，實時測量庫房溫度和濕度并定時自動記錄，提高檔案工作效率。溫濕度監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)與空調(diào)和除濕機聯(lián)動進行閉環(huán)控制，可實現(xiàn)檔案庫房溫濕度自動調(diào)節(jié)功能。

火警監(jiān)測與消防聯(lián)動。在檔案庫房安裝煙感器監(jiān)測火警情況，發(fā)生火災(zāi)時自動報警?；鹁盘柵cRFID門禁系統(tǒng)聯(lián)動，在氣體滅火設(shè)備啟動之前提示庫房內(nèi)是否有人，避免使用氣體滅火設(shè)備造成庫房內(nèi)人員傷亡。

庫房光照監(jiān)測。在檔案柜內(nèi)安裝光照傳感器實時監(jiān)測檔案所處環(huán)境的光照情況，若光照長時間超標或發(fā)生其他異常情況，向檔案工作人員發(fā)出提醒，避免忘記關(guān)窗關(guān)燈等意外對檔案造成破壞。

庫房空氣檢測。在檔案庫房內(nèi)安裝空氣檢測傳感器，檢測粉塵、硫化物和氮化物等酸性有害氣體，與空氣凈化器和新風(fēng)設(shè)備聯(lián)動可自動改善檔案庫房內(nèi)空氣質(zhì)量。

3.2 基于物聯(lián)網(wǎng)的高校實體檔案管理

虛擬三維庫房。在檔案柜、柜內(nèi)層架上粘貼RFID標簽并寫入其對應(yīng)的位置信息，與紙質(zhì)檔案上的電子標簽進行位置匹配，通過軟件生成虛擬三維庫房，查閱檔案時可直觀地看到待查檔案的具體三維位置信息，實現(xiàn)對每一卷檔案的精確定位。

檔案出入庫管理。在檔案上粘貼RFID電子標簽，庫房出入口設(shè)置通道式讀寫器，對檔案的出入庫情況進行規(guī)范化的自動記錄。系統(tǒng)與門禁系統(tǒng)聯(lián)動可記錄出入的人員和攜帶的檔案信息；與檔案系統(tǒng)聯(lián)動可簡化檔案出入庫流程，對檔案系統(tǒng)授權(quán)出入庫的檔案自動放行，監(jiān)測到檔案非法出庫時發(fā)出報警并聯(lián)動攝像頭抓拍。

檔案盤點統(tǒng)計。使用集成大功率讀寫器的RFID盤點車對館藏檔案逐柜掃描盤點，可快速掌握館藏案卷數(shù)、錯位檔案、丟失檔案等情況，自動生成報表簡化人工操作。

無序存放有序管理。電子標簽的引入為實體檔案數(shù)據(jù)化管理創(chuàng)造了條件，在檔案柜內(nèi)覆蓋讀寫器信號網(wǎng)絡(luò)，通過軟件實時更新檔案所處位置。

3.3 基于物聯(lián)網(wǎng)的高校檔案安全保障

門禁系統(tǒng)。為檔案工作人員配備射頻門禁卡，通過刷卡出入各檔案庫房大門，既可保障庫房出入安全，又能自動生成報表規(guī)范出入庫記錄。

監(jiān)控安防報警。使用網(wǎng)絡(luò)攝像頭對重要區(qū)域進行24小時監(jiān)控錄像，在出入通道口和窗戶等部位安裝紅外線探測器，通過圖像分析和紅外報警提示非法闖入信息，提升檔案館安全系數(shù)。

實物檔案跟蹤。對于價值較高的貴重檔案，在其整個存放區(qū)域覆蓋讀寫器信號網(wǎng)絡(luò)，可以實時監(jiān)控跟蹤每一件貴重檔案的位置和移動軌跡，提高貴重檔案安全等級。

4 總結(jié)

隨著物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷成熟和普及應(yīng)用，RFID系統(tǒng)已有很多成熟的商業(yè)產(chǎn)品和解決方案，電子標簽的性能不斷提升，價格逐步下降，為檔案行業(yè)應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)造了條件。國內(nèi)一些綜合檔案館已經(jīng)采用RFID系統(tǒng)進行檔案管理，如深圳市檔案館、青島市檔案館，一些高校檔案館也完成了檔案RFID系統(tǒng)的建設(shè)，如同濟大學(xué)檔案館。實體檔案通過RFID接入信息網(wǎng)絡(luò)后，在云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的融合和協(xié)同作用下，高校檔案管理將朝著智慧化的方向發(fā)展。