關(guān)于優(yōu)化物業(yè)企業(yè)檔案管理的問題探討

張春榮

摘 要 檔案管理是企業(yè)的一項(xiàng)基本工作，其管理水平的高低直接影響了企業(yè)的服務(wù)工作。因此，管理層一定要對物業(yè)檔案管理工作高度重視起來，并且要對如何優(yōu)化物業(yè)企業(yè)檔案管理進(jìn)行研究。本文主要分析了物業(yè)企業(yè)檔案管理現(xiàn)存的一些問題，以及一些改善措施，希望能對物業(yè)管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞 物業(yè)企業(yè) 檔案管理 優(yōu)化

一、引言

生活水平不斷提高的同時(shí)，人們對服務(wù)質(zhì)量的要求也越來越高。在物業(yè)服務(wù)中，這個(gè)法則依然適用，而物業(yè)管理水平的提高離不開物業(yè)企業(yè)檔案的高效管理。優(yōu)化物業(yè)企業(yè)的檔案管理問題對提高物業(yè)企業(yè)的管理水平有很大的幫助，下面我們將對優(yōu)化物業(yè)企業(yè)檔案管理問題進(jìn)行探討，并且展開具體的研究。

二、檔案管理現(xiàn)存問題

（一）管理層不夠重視

目前，在各企業(yè)辦公室工作中，檔案管理工作普遍地位不高。管理層對檔案管理工作存在誤區(qū)或者偏差，主觀認(rèn)為檔案管理工作只是收集和整理一下資料，把檔案管理工作想得較為簡單，對檔案管理工作的投入也比較少，甚至對物業(yè)檔案管理人員的人才引進(jìn)也是持著無所謂的態(tài)度，對其不夠重視;再加上檔案管理工作不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，即使對其投入也很難在短時(shí)間內(nèi)顯現(xiàn)效果，所以在大多數(shù)物業(yè)企業(yè)中，管理層通常都將檔案管理工作作為次要工作，對檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視。這種情況將非常影響檔案管理人員的工作態(tài)度，因?yàn)樗麄儗n案管理工作的態(tài)度是否端正在很大一個(gè)程度上是受管理層人員的影響。因此，提高企業(yè)管理層對檔案管理工作的重視程度，在企業(yè)檔案管理工作顯得非常重要。

（二）管理制度存在漏洞

就目前的檔案管理工作來看，檔案管理的制度還是存在著很多的問題。比如在整理企業(yè)檔案的時(shí)候缺乏一個(gè)分類的標(biāo)準(zhǔn)，對一些比較重要的檔案或者文件就進(jìn)行歸檔管理，卻對一些陳年老舊的物業(yè)檔案置之不理。這種做法將會(huì)破壞物業(yè)檔案管理的完整性，使得檔案的管理得不到統(tǒng)一。另外，很多物業(yè)檔案管理人員在整理檔案的時(shí)候比較隨意，沒有對檔案進(jìn)行分類，對不同年限的檔案也是摻雜的放在一起。這會(huì)導(dǎo)致以后在利用檔案的時(shí)候無法快速找到，進(jìn)一步影響物業(yè)企業(yè)的辦事效率。這種情況如果一直持續(xù)將會(huì)嚴(yán)重影響檔案的統(tǒng)一管理，不僅僅會(huì)造成檔案信息的丟失，而且在檔案利用過程中效率也是特別的低下。這種檔案管理制度，嚴(yán)重影響了物業(yè)企業(yè)檔案的高效管理，還有可能會(huì)對物業(yè)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展產(chǎn)生不利的影響。所以，我們可以看到一個(gè)企業(yè)檔案管理工作做得好不好，與高層管理人員對檔案管理制度的完善是息息相關(guān)的。

三、優(yōu)化對策

（一）完善管理制度

物業(yè)檔案的管理工作在開展的過程中必須要有強(qiáng)大的管理制度做支撐，這樣才能對管理工作形成一種約束力。對如何建立管理制度，可以從以下這幾個(gè)方面進(jìn)行完善：第一，對物業(yè)檔案建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，不能單純以文件存在時(shí)間的長短進(jìn)行區(qū)分對待。第二，對不同類型的物業(yè)企業(yè)檔案進(jìn)行分類，方便利用的時(shí)候及時(shí)查找，這樣也不會(huì)造成物業(yè)檔案的雜亂無章。第三，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展情況，選擇適合的檔案管理方式。明確物業(yè)管理人員的職責(zé)，才能方便物業(yè)管理層對檔案的高效管理。一個(gè)企業(yè)地檔案的高效管理離不開這些條件的具體實(shí)施，只有檔案管理做得到位，才更有利于企業(yè)長遠(yuǎn)的發(fā)展。

（二）提升管理人員素質(zhì)

物業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)對優(yōu)化檔案的管理問題起著尤為重要的作用。物業(yè)企業(yè)高層在進(jìn)行檔案管理人員面試的時(shí)候就應(yīng)該對他們的專業(yè)知識、處理問題的能力作出要求，其次一定要能夠熟練的使用計(jì)算機(jī)，對管理軟件能夠進(jìn)行操作。這也是現(xiàn)代物業(yè)企業(yè)檔案管理人員必須具備的技能。對通過了面試的人員一定要對他們進(jìn)行統(tǒng)一的集中培訓(xùn)，進(jìn)一步加強(qiáng)他們的專業(yè)知識和專業(yè)能力，為上崗做好準(zhǔn)備。在培訓(xùn)的過程中一定要提高他們對突發(fā)事故的處理能力，以備不時(shí)之需。只有具備了應(yīng)對突發(fā)事故的能力，他們才能在以后的工作當(dāng)中面對突發(fā)事件臨危不懼，穩(wěn)定住大局。檔案的第一經(jīng)手人就是檔案管理人員，所以檔案管理人員的綜合素質(zhì)對提高物業(yè)企業(yè)檔案管理工作是很有影響力的。只有提高檔案管理人員的管理水平，檔案管理當(dāng)中遇到的問題才能迎刃而解，檔案管理工作才有望得到進(jìn)一步的發(fā)展。

（三）提升管理層意識

企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對檔案管理工作的重視與否將直接影響到物業(yè)企業(yè)檔案管理水平的高低。所以，在提高物業(yè)企業(yè)檔案管理工作水平的同時(shí)一定要先加強(qiáng)物業(yè)企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的意識。要讓他們意識到提高檔案管理水平對促進(jìn)物業(yè)服務(wù)水平提高的重要性。所以，物業(yè)企業(yè)檔案管理人員一定要加強(qiáng)對檔案管理工作的宣傳，通過對檔案管理工作的宣傳來提高高層領(lǐng)導(dǎo)的管理意識。只有高層領(lǐng)導(dǎo)重視了檔案的管理工作，對物業(yè)企業(yè)檔案的管理才能帶來推動(dòng)的作用。與此同時(shí)，管理層一定要用發(fā)展的眼光去長遠(yuǎn)看待問題，才能更有利于物業(yè)企業(yè)的不斷向前發(fā)展。

四、結(jié)語

物業(yè)企業(yè)檔案管理工作效率的高低對現(xiàn)代物業(yè)服務(wù)來說有著很重要的作用。所以物業(yè)企業(yè)一定要對檔案管理工作引起重視，對目前物業(yè)企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中還存在不足進(jìn)行改善。以此來提高物業(yè)檔案工作的管理水平，讓整個(gè)物業(yè)服務(wù)工作的質(zhì)量得到進(jìn)一步的提高。只有物業(yè)服務(wù)的水平得到提升，才能增強(qiáng)物業(yè)企業(yè)在市場上的競爭力，企業(yè)的發(fā)展才能更加久遠(yuǎn)。

（作者單位為珠海電力德勤物業(yè)管理有限公司）

參考文獻(xiàn)

[1] 遲小光.淺析物業(yè)企業(yè)檔案管理的重要性[J].黑龍江檔案，2019（04）：87.

[2] 吳靜.物業(yè)檔案管理探究[J].安徽電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，9（04）：93-95.