信息化發(fā)展形勢(shì)下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

周楠

摘要：隨著我國(guó)檔案事業(yè)的創(chuàng)新性發(fā)展，其能夠促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，是我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的中重要組成內(nèi)容，讓人們充分認(rèn)識(shí)到信息化推進(jìn)的重要作用。因此，需要建立信息化管理模式，做好服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新，全面提高我國(guó)檔案管理效率。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;創(chuàng)新;發(fā)展

隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化管理已成為了各個(gè)領(lǐng)域發(fā)展過(guò)程中不可或缺的重要內(nèi)容，檔案管理工作的開(kāi)展只有建立在做好信息化應(yīng)用的基礎(chǔ)上，才能夠更好地實(shí)現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量的提升?，F(xiàn)如今檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中存在著很多問(wèn)題，因此，需要全面提高相關(guān)管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

一、信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

在信息化條件下的檔案建立大多數(shù)是以電子文件的形式呈現(xiàn)的，這種文件形式主要是通過(guò)數(shù)字化方式來(lái)進(jìn)行記錄的文件，從電子文件的本質(zhì)上來(lái)看，其與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件存在著明顯的差異性，因此管理形式也需要進(jìn)行改變，檔案管理過(guò)程中需要給予足夠的重視，更好地適應(yīng)信息化發(fā)展為行業(yè)形式所帶來(lái)的變化，滿足社會(huì)發(fā)展的客觀要求。實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的模擬形式向著數(shù)字化進(jìn)行轉(zhuǎn)變，在信息化檔案管理的進(jìn)程中需要解決三個(gè)問(wèn)題：一是電子文件具有一定的復(fù)雜性，這一特性主要體現(xiàn)在編碼格式、載體材料和讀寫(xiě)方法上，這也讓電子文件的保存面臨著很大的風(fēng)險(xiǎn);二是電子文件所具有的法律效力問(wèn)題，數(shù)字化信息的真實(shí)性存在著風(fēng)險(xiǎn)，想要實(shí)現(xiàn)對(duì)管理方式的創(chuàng)新，需要結(jié)合獲取到的信息內(nèi)容來(lái)實(shí)現(xiàn)可行性的要求;同時(shí)數(shù)字化信息的檔案建立主要通過(guò)編碼形式來(lái)形成的，所以人們?cè)谶M(jìn)行信息處理、傳輸?shù)倪^(guò)程中，需要完成數(shù)字化信息存儲(chǔ)的根本目標(biāo)。為了實(shí)現(xiàn)這一要求就要充分運(yùn)用好信息技術(shù)設(shè)備來(lái)進(jìn)行編碼處理，數(shù)字化信息的發(fā)展，主要是依賴源數(shù)據(jù)內(nèi)容的整理，結(jié)合數(shù)據(jù)的具體格式，通過(guò)軟件、硬件設(shè)施進(jìn)行系統(tǒng)化地處理，實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)和顯現(xiàn)的雙重要求。

為了確保電子文件數(shù)字化信息內(nèi)容的真實(shí)性，能夠長(zhǎng)期進(jìn)行保存，隨時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的便利性進(jìn)行查詢，在管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，做到以下幾個(gè)層面：首先需要結(jié)合當(dāng)前的相關(guān)法規(guī)規(guī)定來(lái)對(duì)電子文件的格式和類型進(jìn)行合理的劃分，并且在這一過(guò)程中要盡可能地選擇一些便于通行的文件格式，能夠從根本上降低格式種類的復(fù)雜性，全面提高電子文件保存時(shí)長(zhǎng)。相關(guān)管理人員要做好對(duì)電子文件系統(tǒng)的規(guī)范化管理，對(duì)整個(gè)流程進(jìn)行合理化控制，并以此作為依據(jù)提高電子文件應(yīng)用的真實(shí)性，建立系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)管理形式。全面提高電子材料的使用壽命是完成電子文件管理、存儲(chǔ)、傳遞的基礎(chǔ)性要求，結(jié)合信息化應(yīng)用的軟硬件環(huán)境來(lái)對(duì)數(shù)字化的信息內(nèi)容進(jìn)行備份。電子文件的主要載體是光盤，光盤具有記錄密度高，信息存儲(chǔ)量大的特點(diǎn)，能夠?qū)崿F(xiàn)非接觸式的記錄，數(shù)據(jù)傳輸?shù)男矢?，存取和閱讀的速度快，文件內(nèi)容更具有安全性，保存好的文檔不會(huì)被修改，但是要應(yīng)用這種儲(chǔ)存形式就要建立優(yōu)秀的管理機(jī)制。

二、數(shù)字化信息的檔案化發(fā)展趨勢(shì)

企業(yè)在運(yùn)用信息系統(tǒng)時(shí)，會(huì)不定期地進(jìn)行清理，這些數(shù)據(jù)也會(huì)遭到銷毀，還有一些企業(yè)工作人員會(huì)將這些數(shù)據(jù)遷移到臨時(shí)載體上。為了保證數(shù)據(jù)的管理有效化，需要建立合理的管理系統(tǒng)，落實(shí)新的管理原則。

和傳統(tǒng)的管理形式相比，數(shù)字化信息的出現(xiàn)能夠大大節(jié)省工作人員的數(shù)據(jù)收集時(shí)間，近幾年在我國(guó)不同發(fā)展領(lǐng)域的應(yīng)用，人們已經(jīng)逐漸習(xí)慣了新型數(shù)字化信息管理的方式，但還存在很多管理人員受到紙質(zhì)文件檔案化管理體系的影響，會(huì)在完成業(yè)務(wù)時(shí)，將重要的文件進(jìn)行歸檔，并通過(guò)科學(xué)技術(shù)來(lái)將其輸入到檔案系統(tǒng)中，為以后相關(guān)工作的查考提供依據(jù)。數(shù)字化信息的不同之處就在于其不能直接地納入到傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程中，一旦業(yè)務(wù)流程因信息化建設(shè)的影響出現(xiàn)變化時(shí)，可能會(huì)造成電子文件缺失的問(wèn)題。非文本型數(shù)據(jù)是信息化發(fā)展過(guò)程中逐漸衍生出來(lái)的一種數(shù)據(jù)形式，電子文件的數(shù)量會(huì)隨著相關(guān)機(jī)構(gòu)的發(fā)展變得越來(lái)越多，但檔案機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中更加注重對(duì)文本型文件的收集和整理，一些非文本型數(shù)據(jù)會(huì)受到忽視，并且沒(méi)有檔案化管理的標(biāo)準(zhǔn)。這些數(shù)據(jù)從嚴(yán)格意義上來(lái)講屬于業(yè)務(wù)系統(tǒng)的重要資源，能夠完成支撐起機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)的運(yùn)行，因此，對(duì)數(shù)據(jù)的管理工作實(shí)施迫在眉睫。網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展讓檔案文件的類型變得更加多樣化，其中網(wǎng)頁(yè)文件是伴隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及而產(chǎn)生的，具有數(shù)量眾多的特點(diǎn)，但網(wǎng)頁(yè)文件的具體內(nèi)容會(huì)存在較高的重復(fù)率，檔案化管理變得十分困難，基于當(dāng)前的發(fā)展情況，需要采取相關(guān)的措施來(lái)對(duì)檔案漏洞進(jìn)行彌補(bǔ)。

三、檔案管理服務(wù)工作網(wǎng)絡(luò)化

當(dāng)前我國(guó)的很多企業(yè)單位都建立了檔案館來(lái)進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)上服務(wù)的開(kāi)展，隨著長(zhǎng)期的社會(huì)實(shí)踐現(xiàn)已成為檔案服務(wù)工作開(kāi)展的重要形式，為了更好地適應(yīng)管理要求，需要相關(guān)工作者將網(wǎng)站的客觀要求作為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。在網(wǎng)站構(gòu)成的過(guò)程中還需要全面加強(qiáng)電子文件的管理工作，讓檔案信息資源能夠向著數(shù)字化發(fā)展，檔案管理的相關(guān)服務(wù)信息來(lái)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的運(yùn)用，以此作為實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化發(fā)展的根本目的，同時(shí)需要健全檔案信息管理的相關(guān)法律法規(guī)。

四、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建

檔案館的工作要與企業(yè)的信息管理部門進(jìn)行密切的合作，以此作為電子檔案數(shù)據(jù)管理工作開(kāi)展的重要內(nèi)容。想要實(shí)現(xiàn)工作的順利開(kāi)展需要將工作中心放在檔案館的建立和完善上，這也是為信息資源庫(kù)內(nèi)容的充實(shí)和發(fā)展提供助力。電子檔案數(shù)據(jù)管理中心主要的工作內(nèi)容是對(duì)管理網(wǎng)站中積累的電子文件進(jìn)行分類歸檔，并能夠通過(guò)網(wǎng)站平臺(tái)來(lái)打破原有的內(nèi)容限制性，讓一些非保密類的電子文件能夠更好地進(jìn)行查詢，通過(guò)不同服務(wù)形式來(lái)滿足電子文件資源共享的客觀要求。同時(shí)企業(yè)還能夠利用電子檔案的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行在線錄入，實(shí)時(shí)傳輸電子文件，系統(tǒng)自動(dòng)判別數(shù)據(jù)的類型，同時(shí)還能夠在數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)整理的過(guò)程中自動(dòng)進(jìn)行重復(fù)標(biāo)注，系統(tǒng)能夠自動(dòng)識(shí)別接收的電子文件類型，這種自動(dòng)化的信息檔案管理系統(tǒng)的建立能夠充分節(jié)約電子文件的存儲(chǔ)空間，減少網(wǎng)絡(luò)帶寬占用率。

五、實(shí)現(xiàn)文件自動(dòng)化管理機(jī)制

想要全面提高管理質(zhì)量就需要改變傳統(tǒng)的電子文件收集形式，制定合理的解決方案來(lái)對(duì)管理內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，檔案管理受數(shù)據(jù)復(fù)雜化的影響，想要通過(guò)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化信息的深入開(kāi)展就需要人們有效地解決其與人們的檔案內(nèi)容需求之間的矛盾。電子文件數(shù)據(jù)收集困難的問(wèn)題之所以會(huì)影響到檔案工作的穩(wěn)定開(kāi)展，成為檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展和信息化建設(shè)的攔路虎，是因?yàn)槿藗儗?duì)檔案管理工作提出了更高要求，同時(shí)還需要享受到具有創(chuàng)新意識(shí)的服務(wù)，現(xiàn)已逐漸發(fā)展為檔案管理部門亟待解決的重要問(wèn)題。

因此，相關(guān)工作人員需要明確信息電子文件和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理之間存在的區(qū)別，很多電子文件的使用都是通過(guò)下載和上傳兩個(gè)步驟來(lái)完成的，所以各單位需要結(jié)合這一特點(diǎn)建立相關(guān)規(guī)章制度，培養(yǎng)管理人員的崗位意識(shí)，對(duì)整個(gè)數(shù)據(jù)使用流程進(jìn)行全方位監(jiān)督，有效進(jìn)行具體內(nèi)容的控制和管理，保證電子文件的真實(shí)性，避免出現(xiàn)電子文件因技術(shù)要求和運(yùn)作管理形式改變等原因出現(xiàn)文件丟失和泄密的問(wèn)題。與此同時(shí)，檔案管理部門需要進(jìn)行工作模式的創(chuàng)新優(yōu)化，能夠直接在網(wǎng)頁(yè)構(gòu)成的過(guò)程中提供一個(gè)專屬于電子文件上傳的自動(dòng)化工作窗口，保證能夠在第一時(shí)間滿足群眾的查詢需求，并且將重要的文件信息進(jìn)行收集，通過(guò)檔案館（室）服務(wù)器終端操作進(jìn)行文件歸檔。

六、結(jié)束語(yǔ)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和普及應(yīng)用，信息服務(wù)的內(nèi)容也開(kāi)始向著更高層次邁進(jìn)，使其內(nèi)容變得更趨于專業(yè)化，從原有的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)樾聲r(shí)代下的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式，讓檔案信息服務(wù)變得更加具有開(kāi)放性，能夠切實(shí)滿足社會(huì)信息化發(fā)展的客觀要求。

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