大型國(guó)企跨國(guó)經(jīng)營(yíng)檔案工作創(chuàng)新與實(shí)踐

趙 娟

（金川集團(tuán)股份有限公司，甘肅金昌737100）

1 引言

走國(guó)際化發(fā)展道路，實(shí)施跨國(guó)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，參與國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，是我國(guó)大型國(guó)有企業(yè)在發(fā)展壯大中的必由之路，也是世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

黨的十八大后，樹立新發(fā)展理念，轉(zhuǎn)變發(fā)展方式，以供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革為主線，國(guó)有企業(yè)發(fā)展進(jìn)入了由國(guó)內(nèi)生產(chǎn)向全球化、國(guó)際產(chǎn)能合作、開放型產(chǎn)業(yè)發(fā)展的新時(shí)代?！笆濉逼陂g，隨著國(guó)家“一帶一路”倡議,我國(guó)國(guó)有企業(yè)“走出去”的腳步堅(jiān)實(shí)穩(wěn)妥地向前邁進(jìn)，紛紛參與國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)，利用國(guó)內(nèi)及國(guó)外兩種資源，打開國(guó)際與國(guó)內(nèi)兩個(gè)市場(chǎng)，促進(jìn)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

在這個(gè)過(guò)程中，對(duì)于企業(yè)國(guó)際化、市場(chǎng)化、集團(tuán)化管理體系的要求越來(lái)越高。檔案管理工作作為企業(yè)基礎(chǔ)管理工作之一，也面臨巨大的挑戰(zhàn)。固有的企業(yè)檔案管理機(jī)制已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)代企業(yè)跨國(guó)經(jīng)營(yíng)的要求，亟待創(chuàng)新工作機(jī)制。本文以某大型國(guó)企為例，探討了跨國(guó)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的檔案管理工作的創(chuàng)新與實(shí)踐。

2 創(chuàng)新檔案工作的意義

2.1 服務(wù)企業(yè)健康發(fā)展，健全企業(yè)檔案管理體系的需要。

檔案管理工作是大型國(guó)有企業(yè)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性管理工作，基本都伴隨著企業(yè)的發(fā)展，歷經(jīng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的變革，經(jīng)歷了工廠制到公司制的轉(zhuǎn)變，檔案管理工作的體制機(jī)制也在不斷更新。

隨著企業(yè)走出國(guó)門，實(shí)施跨國(guó)經(jīng)營(yíng)，企業(yè)發(fā)展的內(nèi)涵和外延不斷擴(kuò)大，管理體系向著國(guó)際化、市場(chǎng)化、集團(tuán)化不斷邁進(jìn)，作為基礎(chǔ)性管理工作的檔案管理的內(nèi)涵和外延也在不斷發(fā)展和變化，企業(yè)檔案管理體系也要及時(shí)健全完善，以適應(yīng)新時(shí)代企業(yè)健康發(fā)展、管理提升的需要。

2.2 助力企業(yè)跨國(guó)經(jīng)營(yíng)，加強(qiáng)企業(yè)境外檔案管理的需要。

隨著海外業(yè)務(wù)不斷拓展和國(guó)際化經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略穩(wěn)步實(shí)施，很多企業(yè)已經(jīng)形成了國(guó)際化經(jīng)營(yíng)格局。因此，作為企業(yè)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，企業(yè)檔案管理工作也跨出國(guó)門，越來(lái)越多地涉及到包括企業(yè)在境外設(shè)立的分支機(jī)構(gòu)、全資公司、合資公司在內(nèi)的各種機(jī)構(gòu)。

按照企業(yè)檔案分級(jí)管理的總體要求，多數(shù)企業(yè)國(guó)內(nèi)經(jīng)營(yíng)主體均能夠貫徹落實(shí)檔案集中統(tǒng)一管理的原則，各類檔案收集完整、歸檔科學(xué)，檔案案卷質(zhì)量符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求。但這種檔案管理工作機(jī)制體制并不能完全適合境外不同國(guó)家和地區(qū)的管理要求，企業(yè)境外經(jīng)營(yíng)主體需要進(jìn)行探索創(chuàng)新符合境外不同管理要求的檔案工作模式，通過(guò)實(shí)踐加以固化。

2.3 融入企業(yè)屬地管理，規(guī)范企業(yè)境外投資工作的需要。

企業(yè)在跨國(guó)經(jīng)營(yíng)中不斷探索實(shí)踐，在中西方兩種不同管理體制、運(yùn)作機(jī)制互動(dòng)中尋求契合點(diǎn)，借鑒吸收國(guó)際成熟有效經(jīng)驗(yàn)和制度成果，發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢(shì)和創(chuàng)新動(dòng)能，緊盯市場(chǎng)化、國(guó)際化、集團(tuán)化方向，持續(xù)優(yōu)化檔案管理的原則，以屬地化管理為抓手，將檔案管理工作納入跨國(guó)經(jīng)營(yíng)的全流程管理中，確保各項(xiàng)工作各個(gè)環(huán)節(jié)按照制度體系管理流程實(shí)施到位、有據(jù)可查。

一攬子推進(jìn)跨國(guó)經(jīng)營(yíng)中檔案管理理念、管理模式的創(chuàng)新改造，建立具有企業(yè)特色的且行之有效的境外投資檔案管理體系。

3 內(nèi)涵和主要做法

3.1 建立全員檔案管理文化培育

檔案管理文化是企業(yè)文化的重要組成部分，首先要堅(jiān)持將檔案管理文化融入公司企業(yè)文化之中，同部署同考核同宣貫，不斷加強(qiáng)從領(lǐng)導(dǎo)決策層到普通員工的培訓(xùn)和宣傳。其次，采用正確的檔案管理理念，把檔案管理思想貫穿于企業(yè)的整個(gè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理過(guò)程，內(nèi)化為所有員工的自覺意識(shí)和行為習(xí)慣。最后，建立統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理語(yǔ)言，融入企業(yè)日常管理之中，開展流程化設(shè)計(jì)，加強(qiáng)日常溝通、交流和運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化運(yùn)作。

3.2 充分發(fā)揮各級(jí)檔案管理組織體系作用

一是要強(qiáng)化企業(yè)總部檔案主管部門的職能發(fā)揮，對(duì)企業(yè)檔案工作總體進(jìn)行規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、服務(wù)和監(jiān)督。構(gòu)建檔案管理體系框架，制定檔案管理相關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)、方法和流程等管理機(jī)制板，指導(dǎo)并開展企業(yè)檔案管理日常工作，監(jiān)督和考核企業(yè)檔案管理體系運(yùn)行效果和質(zhì)量，提升檔案統(tǒng)籌管理能力和檔案管理的有效性。在具體業(yè)務(wù)流程中將資料整理歸檔固化，引導(dǎo)各經(jīng)營(yíng)主體快速、準(zhǔn)確、合理的掌握檔案管理工作流程和方法，結(jié)合各自不同屬地特點(diǎn)開展檔案管理體系建設(shè)工作。

二是要發(fā)揮業(yè)務(wù)歸口管理部門專業(yè)管理優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)專業(yè)檔案管理。業(yè)務(wù)歸口管理部門負(fù)責(zé)建立本業(yè)務(wù)的檔案管理子系統(tǒng)，持續(xù)開展專業(yè)檔案日常業(yè)務(wù)。把專業(yè)檔案管理融入到戰(zhàn)略管理、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、營(yíng)銷貿(mào)易、期貨管理、安全環(huán)保、投資管理、財(cái)務(wù)管理、質(zhì)量管理、項(xiàng)目建設(shè)等各項(xiàng)管理工作之中。

三是要強(qiáng)化經(jīng)營(yíng)主體責(zé)任，推動(dòng)檔案管理體系向縱深延伸。經(jīng)營(yíng)主體構(gòu)筑檔案管理體系，既要體現(xiàn)企業(yè)系統(tǒng)性、一體化原則，更要結(jié)合本單位的實(shí)際情況，體現(xiàn)個(gè)性化、差異化，并通過(guò)實(shí)踐做好對(duì)體系的改進(jìn)提升，進(jìn)一步提升檔案管理體系的健全性和有效性。

3.3 完善檔案管理制度體系建設(shè)

一是要修訂企業(yè)層面的檔案管理制度，強(qiáng)化制度執(zhí)行力。按照國(guó)家及行業(yè)對(duì)企業(yè)檔案管理的要求，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略發(fā)展方向和境外檔案管理開展情況，持續(xù)健全檔案管理制度體系。

二是要完善業(yè)務(wù)歸口管理部門內(nèi)部制度體系。業(yè)務(wù)歸口管理部門遵照?qǐng)?zhí)行企業(yè)的檔案管理相關(guān)制度,落實(shí)細(xì)化與本單位（部門）相關(guān)的檔案管理制度建設(shè)，按照內(nèi)部控制流程開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。

三是要建設(shè)各經(jīng)營(yíng)主體檔案管理制度體系。各經(jīng)營(yíng)主體應(yīng)結(jié)合本單位的實(shí)際業(yè)務(wù)需要，根據(jù)本單位經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際和職責(zé)分工，依據(jù)企業(yè)檔案管理制度的要求，按照流程梳理并制定本單位檔案管理制度，開展內(nèi)部控制體系建設(shè)，完善檔案管理制度體系。重點(diǎn)規(guī)范業(yè)務(wù)的合規(guī)性和有效性，將相關(guān)的管理要求和控制點(diǎn)嵌入流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，明確崗位職責(zé)和人員，并建立相應(yīng)的管控、復(fù)核手段。在實(shí)際管理工作中，境外經(jīng)營(yíng)主體可結(jié)合自身特點(diǎn)和屬地化管理需要，另行制定本單位的專項(xiàng)檔案管理制度,或者在其他業(yè)務(wù)制度中體現(xiàn)檔案管理要求、流程和方法。

3.4 完善檔案管理工作機(jī)制

一是要以信息化手段促進(jìn)企業(yè)各級(jí)檔案管理能力提升。檔案管理信息化以檔案業(yè)務(wù)需求為導(dǎo)向，以優(yōu)化檔案管理業(yè)務(wù)流程為出發(fā)點(diǎn)，構(gòu)建高效、便捷、一體化的企業(yè)檔案管理信息化平臺(tái)。

二是要加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，構(gòu)建企業(yè)檔案管理全員參與模式，建立風(fēng)險(xiǎn)管理人員信息庫(kù)。建立以各組織層級(jí)的專兼職檔案管理人員為基礎(chǔ)，以具體業(yè)務(wù)管理人員為主體，發(fā)揮歸口管理部門和經(jīng)營(yíng)主體單位的檔案管理主體作用。各部門、經(jīng)營(yíng)主體應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際、管理要求，配備專兼職的檔案管理人員，形成總部與經(jīng)營(yíng)主體單位二元的檔案管理人員隊(duì)伍。

三是打造學(xué)習(xí)型檔案管理組織，建立企業(yè)檔案管理工作交流機(jī)制。通過(guò)召開檔案管理工作會(huì)議，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作理解和落實(shí)執(zhí)行的效果；通過(guò)檔案管理專題講座和培訓(xùn)等形式，通過(guò)檔案從業(yè)人員業(yè)務(wù)水平；鼓勵(lì)和促進(jìn)各部門和各單位的對(duì)外交流，主動(dòng)向外部?jī)?yōu)秀企業(yè)取經(jīng)。

3.5 加強(qiáng)監(jiān)督評(píng)價(jià)和考核問(wèn)責(zé)機(jī)制

一是要加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)督評(píng)價(jià)檢查，確保各級(jí)檔案管理工作及時(shí)高效。經(jīng)營(yíng)主體應(yīng)加強(qiáng)本單位檔案管理的監(jiān)督檢查，形成檔案管理的閉環(huán)運(yùn)行；業(yè)務(wù)歸口管理部門加強(qiáng)對(duì)專業(yè)檔案管理工作評(píng)估、管理和監(jiān)督等，查找存在的不足和隱患，提出合理化管理建議；檔案管理職能部門加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)督檢查，著力落實(shí)檔案管理的主體責(zé)任。

二是建立檔案管理考核問(wèn)責(zé)體系，加大對(duì)檔案管理過(guò)程中存在的違規(guī)行為考核問(wèn)責(zé)的力度。按照檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)、程序、步驟和方法，對(duì)各責(zé)任主體的檔案管理工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，并提出考核意見。

4 思考

新時(shí)代的國(guó)有企業(yè)檔案管理工作，必須適應(yīng)和符合企業(yè)開展跨國(guó)經(jīng)營(yíng)的需要，這就需要相關(guān)企業(yè)在走出去實(shí)施跨國(guó)經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中，結(jié)合自身行業(yè)特點(diǎn)、屬地管理需要和我國(guó)國(guó)企檔案管理的要求，經(jīng)過(guò)不斷從創(chuàng)新到實(shí)踐，在實(shí)踐基礎(chǔ)上再創(chuàng)新，不斷摸索出了一套具有企業(yè)特色的且行之有效的跨國(guó)經(jīng)營(yíng)檔案管理體系。

這套體系的建設(shè)是在企業(yè)改革發(fā)展不斷取得重大進(jìn)展，初步構(gòu)建起適應(yīng)跨國(guó)經(jīng)營(yíng)的海外管控體系的過(guò)程中形成的，是整個(gè)管控體系不可分割的一部分。企業(yè)通過(guò)海外管控體系的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通、深度融合，提升了跨國(guó)經(jīng)營(yíng)新高度，為創(chuàng)建主業(yè)突出、治理規(guī)范、技術(shù)領(lǐng)先、管理先進(jìn)、績(jī)效卓越，全球資源配置能力強(qiáng)的世界一流企業(yè)奠定了基礎(chǔ)。