關(guān)于醫(yī)院人事檔案管理新模式的思考

摘要：在醫(yī)院人事檔案管理工作中，增強(qiáng)檔案管理方法，加快人事檔案管理工作信息化建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)，對(duì)醫(yī)院開(kāi)發(fā)人才資源、促進(jìn)醫(yī)院快速發(fā)展也將起著積極和重要的作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；管理

中國(guó)已經(jīng)進(jìn)入新時(shí)代。隨著醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，人事檔案管理工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要性越來(lái)越突出。傳統(tǒng)的人事檔案管理已不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院對(duì)人才的需求。因此，建立完善醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)不僅是醫(yī)院人事管理的重要內(nèi)容和組成部分，而且可以體現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的整體水平。

1.當(dāng)前醫(yī)院傳統(tǒng)人事檔案代理管理模式存在的主要問(wèn)題

隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理已不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院對(duì)人才的需求。其主要問(wèn)題表現(xiàn)在以下4個(gè)方面：

1.1 人事代理機(jī)構(gòu)與醫(yī)院職責(zé)模糊、銜接不緊。人事代理機(jī)構(gòu)與醫(yī)院工作職責(zé)不明確。在具體操作實(shí)施時(shí)沒(méi)有落實(shí)協(xié)調(diào)機(jī)制，造成銜接工作的斷層，工作職責(zé)模糊。對(duì)代理人員檔案重接收、輕開(kāi)發(fā)利用，不同程度上影響了代理人的人事檔案管理，導(dǎo)致利用不方便，未能充分發(fā)揮人事檔案的重要作用。

1.2 不便于代理人員檔案材料收集。人事代理機(jī)構(gòu)對(duì)代理人員檔案補(bǔ)充、收集、更新緩慢，未能全面、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映代理人員的經(jīng)歷不斷變化。其人事檔案的內(nèi)容也需要連續(xù)不斷地得到補(bǔ)充與更新，才能真實(shí)地反映其現(xiàn)實(shí)面貌。醫(yī)務(wù)人員在科研教學(xué)、職稱考評(píng)、繼續(xù)教育、業(yè)績(jī)考核等方面形成的材料十分豐富，收集不到位、不及時(shí)，導(dǎo)致許多歸檔范圍內(nèi)的材料流失，破壞人事檔案完整性。查閱新招收有工作經(jīng)驗(yàn)的醫(yī)務(wù)人員人事檔案中，常缺少轉(zhuǎn)正申請(qǐng)、工資晉升表、年度考核表、資格考試報(bào)名表等原單位材料，直接影響了代理人員在新單位的工資調(diào)整、職稱評(píng)定及聘用。

1.3“人檔分離”存在突出矛盾。在實(shí)行人事代理前，職工人事檔案由人力資源局保管。從2003年起，新錄用人員實(shí)行人事檔案代理制度，導(dǎo)致人檔分離嚴(yán)重，醫(yī)院要了解人員情況，要到人事代理機(jī)構(gòu)查閱或借閱，對(duì)檔案的利用帶來(lái)不便，容易造成人檔不統(tǒng)一，有時(shí)甚至出現(xiàn)人事檔案與人員脫節(jié)，即原代理機(jī)構(gòu)有檔無(wú)人，新代理機(jī)構(gòu)有人無(wú)檔的人檔分離現(xiàn)象，這是造成“人檔分離”的重要原因。

1.4 檔案管理者專業(yè)技術(shù)不強(qiáng)。由于檔案管理人員多數(shù)都是非專業(yè)人員，加上醫(yī)院培訓(xùn)工作沒(méi)有及時(shí)跟上，造成管理水平不高的現(xiàn)象，從而嚴(yán)重影響管理工作的進(jìn)行。

2.現(xiàn)代化醫(yī)院人事檔案管理模式應(yīng)具備的特點(diǎn)

醫(yī)院在人事檔案管理方面采用新的管理模式勢(shì)在必行。由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)信息化技術(shù)發(fā)展推動(dòng)，新模式必須與現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)密切相連，具有較強(qiáng)的社會(huì)性和開(kāi)放性。其特點(diǎn)如下：

2.1性質(zhì)的社會(huì)性。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)影響下，社會(huì)產(chǎn)生許多新的組織形式，這與一些傳統(tǒng)制度相悖，這就促使人事管理中的檔案管理工作變得社會(huì)化，人事檔案代理的對(duì)象也具有較強(qiáng)的社會(huì)性。

2.2內(nèi)容的復(fù)雜性。檔案的廣泛和其內(nèi)容的復(fù)雜是由人事檔案管理的社會(huì)化特點(diǎn)決定的，這種模式下的人事檔案來(lái)源比較廣，人員身份、學(xué)歷和工作狀況均不同，集中一起顯得比較復(fù)雜，內(nèi)容也較多樣。

2.3需求的多樣性。不同的人事檔案利用者和多種用途決定著多樣化的人事檔案內(nèi)容、載體和傳遞方式。

3.轉(zhuǎn)變醫(yī)院人事檔案管理模式的對(duì)策

3.1規(guī)范檔案管理操作規(guī)程，實(shí)現(xiàn)以制管檔和有序流轉(zhuǎn)。醫(yī)院與檔案代理機(jī)構(gòu)要搞好銜接，主要是要積極配合人事檔案代理機(jī)構(gòu)做好檔案材料收集工作。雙方都要在檔案管理方面做好協(xié)調(diào)工作，制定切實(shí)可行的人事檔案代理工作制度，明確醫(yī)院和人事檔案代理機(jī)構(gòu)的職責(zé)范圍，在規(guī)范工作程序等方面下功夫。著力是要解決職責(zé)不清、關(guān)系不順、程序不規(guī)范、信息反饋不及時(shí)等問(wèn)題。建立健全一套包括人事檔案收集、保管與保護(hù)、鑒別、查（借）閱、轉(zhuǎn)遞、與代理人員和醫(yī)院定期聯(lián)系等方面的規(guī)章制度，做到有章可循、有法可依、規(guī)范運(yùn)作。使醫(yī)院人事代理人員的人事檔案目標(biāo)管理方向逐步達(dá)到法制化、規(guī)范化、科學(xué)化。

3.2重視人事檔案材料收集，實(shí)現(xiàn)及時(shí)收集和適時(shí)更新。注意溝通信息渠道，建立健全人事檔案信息交換聯(lián)系制度，人力資源信息的收集就是為了充分使用資源。人事檔案代理機(jī)構(gòu)與醫(yī)院建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，達(dá)到一方收集、多方共享，把需歸檔材料的內(nèi)容及范圍以書(shū)面形式發(fā)到醫(yī)院，定期聯(lián)系，醫(yī)院對(duì)代理人員在工作中形成的人事材料及時(shí)收集、鑒定、登記，年終由人事代理機(jī)構(gòu)和醫(yī)院進(jìn)行檔案移交，以保證代理人員的人事檔案真實(shí)性和完整性。逐步理順和疏通檔案材料的收集渠道，以提升人事檔案的利用價(jià)值。

3.3推進(jìn)人事檔案管理信息化，實(shí)現(xiàn)電子管理和資源共享。人事檔案信息開(kāi)發(fā)是促進(jìn)人力資源合理配置的重要手段。人事檔案代理機(jī)構(gòu)在處理好開(kāi)發(fā)利用和保密的前提下，建立代理人員人事檔案管理信息系統(tǒng)和相應(yīng)的信息連接，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共聯(lián)。憑借網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，以現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)化管理模式。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分析系統(tǒng)，實(shí)行個(gè)人基本信息的聯(lián)機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，向醫(yī)院人事部門提供人事檔案代理人員基本信息，快速、方便查閱人事代理人員的社會(huì)保險(xiǎn)繳納、學(xué)歷、職稱、履歷等信息，既減少了檔案工作人員工作量，又使人事檔案信息資源得到充分利用，為促進(jìn)人力資源的合理配置提供有效的途徑，為醫(yī)院在發(fā)展、培養(yǎng)、選拔實(shí)用人才上提供堅(jiān)實(shí)可靠的材料。

3.4加強(qiáng)檔案人員教育培訓(xùn)力度，實(shí)現(xiàn)專業(yè)管檔和職業(yè)做事。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，造就一支具有新時(shí)代思維、大數(shù)據(jù)意識(shí)和職業(yè)化特征的現(xiàn)代化管理水平的專業(yè)隊(duì)伍。鼓勵(lì)支持檔案管理人員參加學(xué)歷教育、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過(guò)在職學(xué)習(xí)，短期培訓(xùn)等方式，有計(jì)劃、有針對(duì)性地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全面系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。醫(yī)院的專職檔案人員應(yīng)有檔案管理專業(yè)的技術(shù)職稱資格。

通過(guò)以上措施，在醫(yī)院人事檔案管理工作中，增強(qiáng)檔案管理方法，加快人事檔案管理工作信息化建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)，對(duì)醫(yī)院開(kāi)發(fā)人才資源、促進(jìn)醫(yī)院快速發(fā)展也將起著積極和重要的作用。

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作者簡(jiǎn)介：

第一作者：周濤（1976.2— ），女，土家族，湖北省恩施市中心醫(yī)院，副主任護(hù)師，二級(jí)心理咨詢師，碩士研究生，主要研究方向：護(hù)理學(xué)、思想政治教育。

第二作者：萬(wàn)雨涵（1986.8— ），女，漢族，湖北省恩施市中心醫(yī)院，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師，大學(xué)本科，主要研究方向：經(jīng)濟(jì)學(xué)、人力資源管理。

第三作者：李斯琪（1985.8— ），女，土家族，湖北省恩施市中心醫(yī)院，檔案館員，湖北民族學(xué)院碩士研究生，主要研究方向：檔案管理、民族社會(huì)學(xué)。