事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題的探討

摘 要：隨著信息化技術的發(fā)展，我國事業(yè)單位的檔案管理工作也進入到嶄新的發(fā)展階段，由傳統(tǒng)的人工操作的檔案管理模式轉變?yōu)樾畔⒒瘷n案管理模式。因此，要充分認識和利用事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢，在計算機信息化技術的應用條件下實現(xiàn)對檔案的收集、整理、開發(fā)和利用，較好地提升事業(yè)單位檔案管理的效能，發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理的價值，實現(xiàn)高效、快速的檔案管理和應用，更好地推動事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和信息化建設。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

中圖分類號：D630.1 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）27-0018-01

1 檔案信息化建設的相關概述

顧名思義，檔案信息化建設就是指國家檔案行政機構對檔案的統(tǒng)一規(guī)劃管理，通過對現(xiàn)代化信息技術的應用來整理檔案，從而使檔案管理工作更加的現(xiàn)代化。目前，在信息化時代背景下，檔案管理的模式已經(jīng)由紙質的實體模式逐漸向電子信息模式轉變。因此，事業(yè)單位在檔案的信息化建設過程中，應該積極的轉變思想，創(chuàng)新發(fā)展檔案管理工作，加強對現(xiàn)代化的信息技術的使用，提高信息系統(tǒng)化水平，從而不斷的提高自身的檔案管理水平。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展趨勢

2.1 檔案信息一體化管理

在信息化時代，事業(yè)單位的檔案管理工作逐漸呈現(xiàn)出一體化的管理方式。主要是通過建立一些綜合的信息管理中心來實現(xiàn)。具體來說，在信息管理中心的一體化管理過程中，一方面需要經(jīng)常的使用各種電子文件，另一方面要注意信息的超前性、預測性。除此之外，這種一體化的管理方式需要借助現(xiàn)代化的計算機管理系統(tǒng)，從而增強對信息資源的有效利用。

2.2 檔案管理體制、模式的轉變

當下，隨著信息技術的不斷發(fā)展，使得事業(yè)單位的檔案管理工作也逐步向著數(shù)字化、網(wǎng)絡化的方向發(fā)展。①在形式上檔案管理逐漸由原來的可視記錄識別型轉變?yōu)橐蕾嚈C器識別的電子檔案。②在管理模式上，主要是在傳統(tǒng)的管理方式上，不斷對其進行發(fā)展和創(chuàng)新，逐漸向著知識管理模式的方向發(fā)展，并且其管理流程、手段也在不斷的完善優(yōu)化，不斷實現(xiàn)了事業(yè)單位檔案的一體化管理。

2.3 管理行為科學化

在信息化時代，事業(yè)單位的檔案管理工作也逐步呈現(xiàn)出了管理行為科學化的趨勢。具體來說：①組織形式不斷多樣化，特別是對于檔案的信息中心，綜合的檔案室等等，都呈現(xiàn)了集檔案、圖書一體化的形式，并且其在事業(yè)單位的檔案管理工作中將發(fā)揮著不可或缺的作用。②管理方法不斷法制化。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，在基于“依法治檔”的基礎上，逐漸使得管理方法更加具有法制意義。一方面，建立健全事業(yè)單位檔案管理的規(guī)章制度，增強對事業(yè)單位檔案管理的監(jiān)督和檢查，并且國家還要加強對事業(yè)單位檔案管理工作的間接指導。另一方面，在事業(yè)單位內部要建立健全完善的檔案標準化體系，增強檔案管理的可操作性。最后是要管理手段現(xiàn)代化，隨著現(xiàn)代信息技術的不斷應用，其在事業(yè)單位中的應用范圍也在不斷擴大，特別是“無紙”檔案的管理。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設與應用策略

3.1 增強事業(yè)單位檔案信息化建設的重視程度

單位領導和相關人員要關注和重視檔案的信息化建設工作，將其作為事業(yè)單位的重要工作內容和舉措，列入到事業(yè)單位的議事日程和規(guī)劃之中，成為事業(yè)單位的核心管理工作內容之一，較好地形成檔案信息化管理的意識和氛圍。同時，加大對檔案信息化管理的資金投入，從資金方面給予足夠的支持，積極引入先進的、現(xiàn)代化的計算機管理設備，包括計算機、掃描儀、打印機、信息化管理平臺建設等，有效地實現(xiàn)檔案信息化管理內容的分類和整合，并在人員配置、物力調配等方面給予大力支持，以推動事業(yè)單位檔案信息化管理建設。另外，還要重視檔案信息化管理建設進程中的安全性問題，要在利用信息化管理設備的前提下，關注對檔案信息化管理系統(tǒng)平臺的安全防衛(wèi)管理，要采用科學先進的網(wǎng)絡安全技術，保障事業(yè)單位檔案信息的完整性和安全性，避免檔案信息的遺失、泄露等問題。

3.2 提升事業(yè)單位檔案信息化管理工作人員的素質

由于事業(yè)單位檔案信息化管理建設工作是一項長期的、系統(tǒng)化的工程，這就對事業(yè)單位檔案信息化管理工作人員的素質提出了更高的要求和標準，單位要在投入資金、調配物力的過程中，重視對人員的培訓，要定期對單位的檔案信息化管理工作人員進行培訓，要求其掌握先進的、專業(yè)的檔案信息化管理知識，并以考核的方式檢驗管理工作人員的學習成果，較好地將自己的所學遷移和應用于工作實踐之中。還可以引入外來的專業(yè)檔案管理人才，提升事業(yè)單位檔案信息化管理的專業(yè)性和高素質。同時，還要提升事業(yè)單位檔案信息化管理工作人員的服務意識，更好地為檔案利用者服務。

3.3 完善事業(yè)單位檔案信息化管理基礎設施

為了更好地推動事業(yè)單位檔案信息化管理，還要加大資金投入，完善和升級事業(yè)單位檔案信息化管理基礎設施硬件和軟件設施，淘汰老舊的檔案管理設備，實現(xiàn)檔案管理設備的更新和改造，切實做好事業(yè)單位檔案管理軟硬件設施的維護和保養(yǎng)工作，較好地保證檔案信息化管理工作的順利進行。

3.4 建立統(tǒng)一、規(guī)范的檔案信息化管理標準

事業(yè)單位檔案信息化管理標準體系應當有針對性地加以完善和優(yōu)化，要形成統(tǒng)一化、規(guī)范化的檔案信息化管理標準，較好地約束和規(guī)范檔案管理工作，并以配套的獎懲制度、績效激勵制度激發(fā)檔案信息化管理人員的工作積極性和熱情，并以嚴密的檔案監(jiān)督管理制度，確保檔案信息的科學性、安全性和合理性。

4 結 論

綜上所述，通過本文對信息化時代下事業(yè)單位檔案管理工作的相關介紹，我們了解了事業(yè)單位檔案管理信息化建設的相關概述，檔案管理信息化的趨勢，包括，檔案信息一體化管理、檔案管理體制、模式的轉變、管理行為科學化，信息化技術在事業(yè)單位檔案管理工作中的優(yōu)勢，例如，提高檔案管理的工作效率、促進檔案文件信息的交流和分享，以及加強事業(yè)單位檔案管理工作的措施。

參考文獻

[1]李 娟.事業(yè)單位檔案管理信息化建設探討[J].城建檔案，2017（11）：24～25.

[2]丁會峰.事業(yè)單位檔案管理信息化建設探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2017，16（18）：242～243.

[3]蘇繼紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設有效策略淺述[J].江西建材，2017（15）：262～263.

[4]周麗君.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設[J].黑龍江科技信息，2017（05）：148.

收稿日期：2018-8-15