高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的路徑選擇研究

周潔

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，智能、便捷、高效已經(jīng)成為了時代的代名詞，高校檔案館作為擁有穩(wěn)定、龐大用戶群的信息寶庫，其在數(shù)字化建設(shè)道路上必須緊跟時代步伐，以智能化設(shè)備武裝自己，形成一整套檔案管理，為用戶服務(wù)的現(xiàn)代化數(shù)字化建設(shè)體系。

高校檔案館中珍藏的都是從高校建立之初的一些重要資料，其中的部分資料有著非常重要的歷史文化價值，所以必須小心保護(hù)。通過對傳統(tǒng)檔案館的分析和研究，筆者發(fā)現(xiàn)，以數(shù)字化建設(shè)為核心，不僅能讓高校檔案館擺脫“尾大不掉”的問題，還能進(jìn)一步節(jié)約管理和服務(wù)成本。下面，筆者將從高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的重要性及相關(guān)路徑兩個方面進(jìn)行分析，具體如下。

一、制度化建設(shè)為數(shù)字化建設(shè)開綠燈

（一）完善和優(yōu)化檔案管理制度

管理制度好不好，關(guān)鍵就是要看它是否符合現(xiàn)實的工作需要和時代發(fā)展的要求，高校檔案館要實現(xiàn)數(shù)字化管理和服務(wù)，其管理制度必然要推陳出新，在其中加入對數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)要求、具體指標(biāo)等一些在傳統(tǒng)的檔案管理制度中是不存在的內(nèi)容。

（二）增強(qiáng)管理制度與數(shù)字化建設(shè)的契合度

數(shù)字化建設(shè)為核心，高校檔案館就不能再以原來的管理制度為工作指導(dǎo)，而是要增強(qiáng)管理制度與數(shù)字化建設(shè)的契合度，從制度細(xì)節(jié)入手為數(shù)字化建設(shè)常開綠燈，敢于大刀闊斧的改進(jìn)和優(yōu)化，這樣才能保障數(shù)字化建設(shè)之路平順且通暢。

二、大規(guī)模引入智能化管理設(shè)備

（一）配置較高的計算機(jī)

數(shù)字化建設(shè)的第一步就是要大批量的引入配置較高的計算機(jī)，這很好理解，因為所有的管理軟件都需要占用很大的內(nèi)存，要實現(xiàn)便捷、高效的目的，就必須以配置較高的計算機(jī)打底，夯實數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)。

（二）功能強(qiáng)大的檔案管理系統(tǒng)

功能強(qiáng)大的檔案管理系統(tǒng)也是數(shù)字化建設(shè)中必不可少的配置之一。采用了該系統(tǒng)之后，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)量將進(jìn)一步減少，許多檔案都可以入網(wǎng)存儲，不必?fù)?dān)心年限問題，而一些非常重要的檔案資料可以在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行備份，防止檔案丟失或損壞。

（三）智能化的檔案調(diào)閱和歸還系統(tǒng)

解決檔案調(diào)閱和歸還過程中的一系列問題是數(shù)字化建設(shè)中必須攻克的難關(guān)，所以就需要智能化的檔案調(diào)閱和歸還系統(tǒng)，這套系統(tǒng)的功能就是以計算機(jī)代替人工記錄調(diào)閱和歸還過程中涉及的各種信息（例如時間信息、借閱人信息、資料信息等等），而且在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，這些信息還能被深度挖掘，從而幫助檔案管理員確定檔案的類別、安全等級。

（四）完備的權(quán)限管理系統(tǒng)

檔案不是圖書，不是每個人都能隨意調(diào)閱的，所以引入完備的權(quán)限管理系統(tǒng)的檔案館數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵。該系統(tǒng)可以對借閱人的身份進(jìn)行識別，如果有權(quán)限則開放查詢和調(diào)閱端口，反之則不開放，可以有效防止重要的檔案資料外泄，最大限度的保障高校信息安全。

三、提高檔案管理人員的信息素養(yǎng)

（一）熟練操作智能化管理設(shè)備

再好的設(shè)備也是人來操作，作為新時代的檔案管理人員，為配合檔案館的數(shù)字化建設(shè)工作，也必須要掌握所有智能化設(shè)備的使用方法。這就需要建設(shè)團(tuán)隊在考慮設(shè)備更新問題的同時也考慮人員培訓(xùn)問題，最好的方法是進(jìn)行“原廠工程師培訓(xùn)”，即讓原廠的安裝人員和程序設(shè)計人員親自培訓(xùn)，按部就班的教給檔案管理人員操作步驟，從而有效避免因操作失誤而產(chǎn)生的檔案安全問題。

（二）具備較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)信息安全意識

檔案的數(shù)字化管理也并未有百利而無一害，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，本身也只是將信息安全威脅進(jìn)行了轉(zhuǎn)化。當(dāng)下，網(wǎng)絡(luò)黑客、病毒橫行，作為檔案管理員，必須要具備非常強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)信息安全意識，日常工作過程中嚴(yán)格按照工作流程，杜絕因人為干預(yù)而造成的網(wǎng)絡(luò)信息安全問題。

（三）以人為本的工作服務(wù)意識

現(xiàn)在的高校檔案館的工作職能已經(jīng)發(fā)生了變化，除卻傳統(tǒng)的檔案管理之外，更重要的是秉持“人本”工作理念，給予用戶最好的服務(wù)體驗。尤其是在數(shù)字化檔案館建成之后，檔案管理已經(jīng)變得智能可靠，不會占用管理人員太多的工作時間，但相對的，如何提升檔案管理的智能化水平，從而讓用戶獲得更好的服務(wù)體驗，就成為了主要工作。因此在新時期，必須要培養(yǎng)檔案管理人員以人為本的工作服務(wù)意識，由“管理型”向“服務(wù)型”過渡，從用戶角度出發(fā)不斷優(yōu)化檔案管理工作。

四、結(jié)語

綜上所述，高校檔案館要實現(xiàn)自身的穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展，就必須在管理制度的指導(dǎo)下，依托智能化設(shè)備、管理人員實現(xiàn)檔案信息的安全、高效、便捷流轉(zhuǎn)，在省去不必要的中間環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步降低成本提升管理和服務(wù)質(zhì)量。當(dāng)然，上述分析只是筆者的個人淺見，不足之處還請各位讀者朋友批評指正。（作者單位：四川大學(xué)錦城學(xué)院）