網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下學(xué)院檔案管理創(chuàng)新探討

胡敏

當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在社會各個領(lǐng)域都得到了普及與應(yīng)用，也為以傳統(tǒng)文獻為主的血緣檔案管理工作帶來了更大的機遇與挑戰(zhàn)。新形勢下學(xué)院檔案管理人員應(yīng)加強工作方法的創(chuàng)新，跟上時代發(fā)展步伐，不斷提升學(xué)院檔案管理工作質(zhì)量與效率，為學(xué)院檔案事業(yè)穩(wěn)定長遠發(fā)展創(chuàng)造良好條件，真正確定檔案在高校中的關(guān)鍵地位。筆者結(jié)合實際工作經(jīng)驗，談一談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下學(xué)院檔案管理的創(chuàng)新策略。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下學(xué)院檔案管理的特點分析

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，學(xué)院檔案管理主要呈現(xiàn)以下特點：一是檔案在收集效率上有了大幅度提升。在應(yīng)用計算機技術(shù)以后，讓檔案收集顯得更加便捷，利用網(wǎng)絡(luò)能夠獲取各部門所存儲的信息，從而有效減少了文件轉(zhuǎn)為檔案的時間。二是檔案信息記錄形式發(fā)展的更加多元化。以往學(xué)院檔案信息主要采取文字的方法記錄，并通過手工方式完成。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，在學(xué)院檔案管理中應(yīng)用錄音與攝像技術(shù)，從而讓聲音與圖像對信息進行記錄，且可以更加生動、直觀和形象的呈現(xiàn)檔案信息，為今后的利用創(chuàng)造了良好條件。三是檔案內(nèi)容更加完整可靠。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下可以對辦公文件、檔案等實行一體化管理，讓電子文件能夠直接轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，讓檔案信息的完整性得到有效保證，防止出現(xiàn)檔案信息丟失與遺漏的現(xiàn)象。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下學(xué)院檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）增加檔案信息化管理資金投入

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下要提升學(xué)院檔案管理信息化水平，這需要逐步增加資金投入，讓檔案管理信息化發(fā)展得到可靠保障。當(dāng)前科學(xué)技術(shù)發(fā)展速度很快，在學(xué)院檔案管理中也要注重對新型技術(shù)成果的應(yīng)用，讓檔案管理所以技術(shù)、設(shè)備都得到及時更新，讓軟硬件水平處于高新狀態(tài)，這樣學(xué)院檔案管理才能跟上時代發(fā)展步伐。從現(xiàn)階段學(xué)院檔案管理技術(shù)上看，仍然處于較為落后的狀態(tài)，對此學(xué)院應(yīng)該高度重視檔案管理的信息化建設(shè)，專門開展相關(guān)經(jīng)費預(yù)算工作，讓檔案管理工作信息化和規(guī)范化水平得到提升。只有在資金上得到保障，才能將計算機、打印機、復(fù)印件、除濕柜、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)置配置齊全，為開展檔案信息化管理工作創(chuàng)造良好條件，真正讓學(xué)院檔案管理工作適應(yīng)當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

（二）建立數(shù)字檔案提升信息化水平

數(shù)字檔案的建設(shè)離不開信息技術(shù)，將數(shù)字化手段應(yīng)用到學(xué)院檔案收集和整理中，能夠讓大規(guī)模資源實現(xiàn)共享。這要求我們注重學(xué)院檔案管理的信息化建設(shè)，盡快將數(shù)字檔案建立起來，這是一項復(fù)雜、艱巨的任務(wù)，需要做好以下幾點工作：一是應(yīng)用局域網(wǎng)加快檔案管理辦公自動化建設(shè)步伐，并注重建立電子政務(wù)工程，做好對電子文檔的管理工作。要將檔案目錄信息中心盡快建設(shè)起立，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，完成信息查詢和資源等共建工作。二是通過對廣域網(wǎng)的應(yīng)用，建設(shè)有自身特色的檔案網(wǎng)站，從而讓學(xué)院檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)資源互享，讓檔案管理信息化目標(biāo)順利實現(xiàn)。這樣才能將數(shù)字化檔案建設(shè)起來，滿足新形勢下對學(xué)院檔案管理工作的要求，讓檔案信息管理工作與信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境充分融合在一起。

（三）創(chuàng)新學(xué)院檔案基礎(chǔ)服務(wù)

學(xué)院要在檔案管理服務(wù)上加強創(chuàng)新，不斷改進檔案服務(wù)方式、內(nèi)容和手段，要從檔案利用者層面進行研究和分析，要結(jié)合他們的實際需求，改進檔案管理工作方式，確保每個檔案利用者的需求都能夠得到滿足。在計算機和網(wǎng)絡(luò)多媒體發(fā)展過程中，學(xué)院檔案管理工作也要主動適應(yīng)當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，因地制宜開設(shè)網(wǎng)絡(luò)、在線咨詢和移動服務(wù)等?？梢栽趯W(xué)院網(wǎng)站上制作檔案信息查看網(wǎng)頁，在其中設(shè)置相應(yīng)的信息專欄和個人信息等，為檔案利用者提供自主查詢服務(wù)，讓檔案利用更加簡捷和方便。為了實現(xiàn)這些目標(biāo)，應(yīng)該在學(xué)院檔案收集、歸檔、管理和服務(wù)等方面加強創(chuàng)新，逐步建立起完善的檔案收集歸檔管理機制，通過做好學(xué)院檔案基礎(chǔ)服務(wù)，確保將檔案信息的價值真正體現(xiàn)出來。

（四）培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人員

一是加強對學(xué)院檔案管理人員培訓(xùn)工作，讓他們掌握豐富計算機網(wǎng)絡(luò)通訊知識，主要有網(wǎng)絡(luò)文化、網(wǎng)絡(luò)術(shù)語和網(wǎng)絡(luò)郵件收發(fā)使用等，同時在檔案信息資源分布、檔案刪選查找使用方法上加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，從而學(xué)習(xí)到網(wǎng)絡(luò)引擎使用和檔案數(shù)據(jù)庫搜索范圍知識。檔案人員在培訓(xùn)中還要懂得檔案信息發(fā)布、檔案主頁建設(shè)、多媒體檔案信息檢索等知識。二是提升檔案管理人員英語水平，在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下經(jīng)常遇到很多英文信息，如果檔案管理人員英語水平不高，將為學(xué)院檔案管理工作順利進行帶來阻礙，這要求加強英語培訓(xùn)和學(xué)習(xí)工作。三是檔案管理人員要有較強的檔案信息能力，在整理好分散的網(wǎng)絡(luò)信息后向用戶提供。四是，檔案管理人員要有較強的網(wǎng)絡(luò)檔案開發(fā)能力，提升自己的服務(wù)水平，只有建立起一支專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍，才能有效提升學(xué)院檔案管理工作效率。

總之，學(xué)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，目的在于讓不斷增多的檔案信息得到有效處理，提升檔案管理工作質(zhì)量與效率，提供更加全面、準(zhǔn)確和快速的服務(wù)。這是一項系統(tǒng)而復(fù)雜的工程，以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)發(fā)展起來，除了要進行檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)以外，還要注重打造檔案數(shù)據(jù)庫。對此我們要具備較強的檔案意識，轉(zhuǎn)變自身思想觀念，不斷推進檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)高效開展，逐步實現(xiàn)學(xué)院檔案管理水平的提升。

（作者單位：430000湖北交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院）