企業(yè)檔案的收集歸檔及整理分析

王鋒麗

摘要本文首先分析了企業(yè)檔案的收集歸檔及整理工作中存在的問題，對企業(yè)有待加大對檔案收集及整理工作的力度和檔案管理人員的管理意識有待提高兩方面的問題進行了詳細的闡述，然后根據(jù)其中存在的問題指出了解決企業(yè)檔案收集歸檔及整理工作中應(yīng)該采取的措施，全面總結(jié)了規(guī)范檔案管理工作、加強對檔案管理工作人員的培訓以及創(chuàng)新工作渠道等方面的措施，旨在為企業(yè)檔案歸檔及整理工作提供有效的理論依據(jù)，從而為企業(yè)建設(shè)與發(fā)展日常工作的正常開展提供報站，促進企業(yè)的全面發(fā)展。

關(guān)鍵詞檔案收集 檔案整理 問題 措施

一、企業(yè)檔案的收集歸檔及整理工作中存在的問題

（一）企業(yè)有待加大對檔案收集及整理工作的力度

近幾年，很多企業(yè)并沒有重視對企業(yè)檔案收集及整理工作，對企業(yè)建設(shè)與發(fā)展過程中的檔案管理工作產(chǎn)生的嚴重影響，也對企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了一定的影響。因為很多企業(yè)忽視了對企業(yè)檔案的收集歸檔與整理，導致企業(yè)中相關(guān)文件缺失的情況非常嚴重，斷檔問題已經(jīng)成為企業(yè)建設(shè)中比較常見的問題，對企業(yè)日常工作的正常發(fā)展產(chǎn)生了不利影響，同時，很多企業(yè)在進行檔案的收集與整理工作中，仍然是依靠傳統(tǒng)的文字資料形式，導致檔案管理工作的效率比較低下，并且檔案管理工作中檔案管理存在安全威脅。還有一些企業(yè)在檔案收集歸檔及整理工作中，沒有按照規(guī)范化的檔案整理秩序開展工作，影響了檔案管理工作的秩序，導致檔案管理工作處于無序化的狀態(tài)，如果檔案不能在規(guī)定的時間內(nèi)完成歸檔工作，就會對公司日常的運作產(chǎn)生不利影響。還有一些企業(yè)的檔案管理中可靠性較低，和企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展速度不協(xié)調(diào)。

（二）檔案管理人員的管理意識有待提高

隨著企業(yè)建設(shè)體系越來越完善，企業(yè)對檔案收集歸檔和整理工作也越來越重視，因此給企業(yè)中檔案管理人員的工作帶來了更重的任務(wù)和更高的要求，但是企業(yè)在整體上的檔案管理工作還需要加強落實，這主要是由于企業(yè)中的相關(guān)檔案管理人員在管理意識上還較差，不能適應(yīng)檔案管理工作中工作資料多、任務(wù)量大的情況?；跈n案管理工作人員自身的管理問題主要有以下幾個方面。一是因為檔案管理人員自身管理能力較差，在檔案的收集歸檔與整理工作中不全面、不細致，導致檔案管理比較混亂，需要檔案資料的人不能快遞找到相關(guān)的檔案資料，對企業(yè)中正常工作產(chǎn)生不利影響。二是檔案的可靠性有待提高，很多企業(yè)在檔案資料的收集與整理，為了省事，偽造相關(guān)的檔案資料，導致檔案資料并不能發(fā)揮其效用。

二、解決企業(yè)檔案收集歸檔及整理問題的措施

（一）規(guī)范檔案管理工作

首先要促進我國企業(yè)對檔案管理工作的認識，保證企業(yè)能夠充分認識到檔案管理工作在整個企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中的作用，建立完善的檔案收集歸檔及整理制度，建立完善的檔案管理規(guī)范操作流程，避免檔案管理工作中出現(xiàn)混亂的情況。另外，企業(yè)中要定期對檔案管理工作進行檢查，針對檔案管理工作中檔案存在缺失的問題進行有效補充，保障檔案的完整性，同時應(yīng)該改變傳統(tǒng)的檔案管理形式，利用現(xiàn)代化科學技術(shù)，采用新的檔案管理模式，提高檔案收集歸檔及整理的效率，提高檔案管理的安全性。

（二）加強對檔案管理工作人員的培訓

企業(yè)需要提高檔案管理工作人員的管理意識，提高檔案管理的能力，保障工作人員在檔案管理工作中能夠做到全面全方位的開展工作，為檔案管理工作提供人才保障。同時企業(yè)應(yīng)該制定相應(yīng)的激勵機制，促進檔案管理人員自身要不斷僅檔案管理工作技能的學習，提高自身的工作能力，認真對待檔案管理工作，保障檔案的可靠性。同時企業(yè)需要主要加強對檔案管理工作重要性的宣傳，促進檔案管理工作人員在工作中能夠提高自己的服務(wù)水平和意識，提高檔案管理工作人員的工作積極性。

（三）創(chuàng)新工作渠道

隨著水現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案收集歸檔及整理工作方式已經(jīng)不能適應(yīng)新的檔案管理工作，因此企業(yè)在建設(shè)中需要利用新技術(shù)實現(xiàn)促進檔案管理工作的信息化，改變原先比較落后的紙質(zhì)檔案管理模式，為相關(guān)工作人員在檔案查找工作效率提供保障。實現(xiàn)檔案管理工作的信息化，提高檔案管理工作的效率，同時為檔案管理工作的安全提供技術(shù)支撐。并且利用先進技術(shù)和設(shè)備為檔案的安全提供保障，利用先進的加密技術(shù)提高檔案管理工作的安全性。

三、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)的檔案收集歸檔及整理工作對企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展具有重要的作用，企業(yè)的檔案是企業(yè)建設(shè)與發(fā)展的重要依據(jù)，也是企業(yè)在發(fā)展中存在問題的重要體現(xiàn)形式，是企業(yè)日常工作開展的主要表現(xiàn)形式，通過對檔案的利用，能夠為企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展提供可靠的依據(jù)，因此需要加強對企業(yè)中檔案收集歸檔及整理工作的重視，利用現(xiàn)代化科學技術(shù)手段的支撐提高檔案管理工作效率，提高檔案的安全勝，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。