信息化背景下高校出國(guó)成績(jī)證明的新模式探討

吳婷

20世紀(jì)八十年代初期，中國(guó)經(jīng)濟(jì)還很落后，外部信息也很閉塞，出國(guó)留學(xué)主要依靠國(guó)家公派，有幸踏入國(guó)外大學(xué)深造的學(xué)子鳳毛麟角。進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的不斷深入，高等教育也越來(lái)越趨向國(guó)際化。據(jù)統(tǒng)計(jì)，近十年來(lái)，中國(guó)出國(guó)留學(xué)人數(shù)翻了兩番，中國(guó)已成為世界上第一大留學(xué)輸出國(guó)。

華中科技大學(xué)是國(guó)家教育部直屬的綜合性重點(diǎn)大學(xué)，國(guó)家“211工程”“985工程”首批重點(diǎn)建設(shè)高校。學(xué)校以工科和醫(yī)科為特色，同時(shí)包含哲學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、教育學(xué)、文學(xué)、理學(xué)、管理學(xué)、藝術(shù)學(xué)等8大學(xué)科門類，每年招收本科生和研究生各近8000名。學(xué)校堅(jiān)持開放式辦學(xué)理念，目前已與世界上35個(gè)國(guó)家和地區(qū)的100多所大學(xué)建立了良好的校際交流關(guān)系。在高等教育國(guó)際化、國(guó)際交流與合作日益頻繁的背景下，學(xué)生因個(gè)人深造、交流互換、工作需要、出國(guó)移民等原因，需要辦理出國(guó)成績(jī)證明的總?cè)藬?shù)，近年來(lái)一直保持較高的增長(zhǎng)速度。筆者所在的檔案館，每年接待各類檔案查詢利用近萬(wàn)人次，其中出國(guó)成績(jī)證明業(yè)務(wù)占近三成。下圖為2011-2016年我館受理出國(guó)成績(jī)證明業(yè)務(wù)人數(shù)統(tǒng)計(jì)：

不斷增加的工作量和越來(lái)越高的服務(wù)要求之間的矛盾，對(duì)我們的檔案服務(wù)水平提出新的挑戰(zhàn)，同時(shí)也對(duì)學(xué)校的綜合管理能力提出新的考驗(yàn)。如何在信息化背景下，順應(yīng)時(shí)代潮流，改革傳統(tǒng)服務(wù)模式，為學(xué)生提供更規(guī)范快捷的出國(guó)成績(jī)證明服務(wù)，我們一直在努力探索。

一、出國(guó)成績(jī)證明傳統(tǒng)模式

（一）統(tǒng)一模板，保證證明的規(guī)范性

制定清晰的出國(guó)成績(jī)證明辦理流程，并根據(jù)全校學(xué)生不同的學(xué)歷層次，按普通本科、碩士、博士、成人教育專科/本科、輔修二學(xué)位、高考成績(jī)等分門別類制作了規(guī)范的中英文成績(jī)和證書模板，上傳至檔案館網(wǎng)站。這樣既能保證檔案館出具證明的嚴(yán)肅性和統(tǒng)一規(guī)范性，同時(shí)也展示了學(xué)校良好的校園文化，成為世界了解學(xué)校的一個(gè)窗口。

（二）委托翻譯和自行翻譯并行

受理學(xué)生的出國(guó)成績(jī)證明業(yè)務(wù)，分為兩種形式：

（1）委托翻譯：學(xué)生前來(lái)檔案館提取原始成績(jī)后，委托檔案館進(jìn)行翻譯。工作人員利用成績(jī)翻譯軟件逐條錄入學(xué)生的姓名、學(xué)號(hào)、中文課程名稱、成績(jī)、學(xué)分等個(gè)人信息，最后生成中英文對(duì)照的成績(jī)報(bào)表。證書翻譯則根據(jù)檔案館制作的統(tǒng)一模板，手工逐條錄入中文證書上對(duì)應(yīng)的個(gè)人信息。 由于受理的稿件比較多，而翻譯工作又很耗費(fèi)時(shí)間，所以一般需要5個(gè)工作日才能取件。這種方式適合對(duì)時(shí)間要求不高的學(xué)生。

（2）自行翻譯：學(xué)生前來(lái)檔案館提取原始成績(jī)后，登錄檔案館網(wǎng)站下載標(biāo)準(zhǔn)模板，自行完成成績(jī)、證書的翻譯，再到檔案館進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核蓋章。自行翻譯的優(yōu)勢(shì)在于現(xiàn)場(chǎng)辦理，學(xué)生可以節(jié)省時(shí)間和金錢。

（三）網(wǎng)上代辦，提供人性化服務(wù)

學(xué)生畢業(yè)離校后，專程從外地回到母校辦理出國(guó)成績(jī)證明，甚至等5天左右才能拿到所需要的證明材料，這對(duì)于大部分有需求的外地校友來(lái)說(shuō)，是一件很困擾的事情。開通網(wǎng)上代辦服務(wù)，是我們深化檔案服務(wù)的人性化舉措。凡不方便前來(lái)現(xiàn)場(chǎng)辦理的校友，可登錄檔案館網(wǎng)站，通過(guò)官方郵箱提交申請(qǐng)，由工作人員代為完成翻譯蓋章工作，并郵寄到學(xué)生指定的地址。

二、傳統(tǒng)模式的局限性

傳統(tǒng)的出國(guó)成績(jī)翻譯，主要依靠人工完成，不論是在管理模式上，還是在工作效率和服務(wù)水平上，存在一定的局限性：

（一）委托翻譯

（1）課程翻譯數(shù)據(jù)庫(kù)不完整

課程翻譯數(shù)據(jù)庫(kù)，是由檔案館工作人員根據(jù)教務(wù)部門公布的培養(yǎng)計(jì)劃，對(duì)英文課程翻譯進(jìn)行手工收錄。經(jīng)過(guò)十多年的積累，課程數(shù)據(jù)已經(jīng)相當(dāng)豐富。但是在后期的翻譯過(guò)程中，依然不時(shí)會(huì)遇到數(shù)據(jù)庫(kù)里沒(méi)有收錄的少數(shù)課程，需要翻譯人員自行翻譯。因?yàn)樯婕暗膶I(yè)范圍太廣，受專業(yè)外語(yǔ)水平限制，對(duì)課程名稱的英文翻譯難以做到十分準(zhǔn)確規(guī)范。

（2）過(guò)程繁瑣，制作周期長(zhǎng)

傳統(tǒng)的翻譯軟件，雖然能夠?qū)⒅饤l錄入的中文課程名稱，對(duì)應(yīng)生成英文翻譯，但是整個(gè)成績(jī)報(bào)表上需要人工錄入的分?jǐn)?shù)、學(xué)分等其他信息點(diǎn)太多，耗時(shí)費(fèi)力并且容易出錯(cuò)。同時(shí)因?yàn)槭芾淼姆g稿件多，學(xué)生往往需要等待五到十個(gè)工作日左右才能拿到證明材料，高峰期需要等待的時(shí)間更長(zhǎng)。另一方面，工作人員盡管承擔(dān)著繁重的壓力，但是工作效率依然不高，影響學(xué)生的申請(qǐng)時(shí)間，同時(shí)也影響檔案館對(duì)外服務(wù)形象。

（二）自行翻譯

（1）課程翻譯缺乏一致性

在對(duì)學(xué)生自行翻譯材料的審核工作中，我們嚴(yán)格把關(guān)成績(jī)報(bào)表的真實(shí)性與規(guī)范性。但是對(duì)于學(xué)生有意無(wú)意出現(xiàn)的翻譯小錯(cuò)誤，受專業(yè)外語(yǔ)水平的限制，難以一一及時(shí)發(fā)現(xiàn)。因此，不得不說(shuō)自行翻譯中，存在一定的管理漏洞。

（2）過(guò)程復(fù)雜耗時(shí)

學(xué)生自行翻譯的稿件，從格式到內(nèi)容上都難免會(huì)出現(xiàn)一些小錯(cuò)誤。本著嚴(yán)格把關(guān)，規(guī)范辦理的原則，每個(gè)學(xué)生平均需要經(jīng)過(guò)三次左右的反復(fù)審核修改，才能最后完全符合要求。這樣不僅耗費(fèi)學(xué)生時(shí)間，同時(shí)也無(wú)形中增加了審核老師的工作強(qiáng)度。

（三）網(wǎng)上代辦成績(jī)證明

外地校友通過(guò)郵箱委托檔案館辦理成績(jī)證明的，通常需要經(jīng)過(guò)反復(fù)多次的郵件溝通，才能真正弄清楚學(xué)生的具體要求；而費(fèi)用計(jì)算，則由老師經(jīng)過(guò)人工核算后提供給學(xué)生總金額，學(xué)生并不清楚具體的收費(fèi)明細(xì)；學(xué)生從開始聯(lián)系到最后收到材料，更是一個(gè)漫長(zhǎng)的等待過(guò)程；同時(shí)每年兩千多封郵件的處理，也耗費(fèi)工作人員大量的時(shí)間和精力。

三、出國(guó)成績(jī)證明新模式

隨著計(jì)算計(jì)和互聯(lián)網(wǎng)的普及，人類正在由工業(yè)化時(shí)代進(jìn)入信息化時(shí)代。經(jīng)濟(jì)學(xué)家們普遍認(rèn)為，進(jìn)入21世紀(jì)后，信息將成為第一生產(chǎn)要素，同時(shí)將構(gòu)成信息化社會(huì)的重要技術(shù)物質(zhì)基礎(chǔ)。如何在信息化時(shí)代背景下，提高科學(xué)化管理水平，不斷提升工作效率，為校友提供更高效、更便捷的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，是高校檔案工作者努力追求的目標(biāo)。具體到出國(guó)成績(jī)證明上，我們經(jīng)過(guò)幾年的不斷改進(jìn)和完善，目前正式進(jìn)入一個(gè)規(guī)范高效的服務(wù)模式中。

（一）共享教務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，開發(fā)自動(dòng)翻譯軟件

新開發(fā)的自動(dòng)翻譯軟件，改變了傳統(tǒng)翻譯中依靠人工錄入的模式。充分發(fā)揮信息資源共享的優(yōu)勢(shì)，自動(dòng)生成中英文對(duì)照的成績(jī)、證書報(bào)表：

（1）檔案館提供完整的中英文對(duì)照版課程翻譯數(shù)據(jù)庫(kù)，并提供各學(xué)歷層次出國(guó)成績(jī)和學(xué)歷學(xué)位證書標(biāo)準(zhǔn)模板。

（2）注冊(cè)中心授權(quán)檔案館，共享實(shí)時(shí)更新的學(xué)生成績(jī)表單的完整信息；經(jīng)與館藏紙質(zhì)教學(xué)檔案進(jìn)行核對(duì)屬實(shí)后，作為翻譯成績(jī)、證書的依據(jù)。

（3）電腦公司開發(fā)翻譯軟件：新的翻譯軟件進(jìn)入注冊(cè)中心數(shù)據(jù)庫(kù)中，將學(xué)生成績(jī)表單中的中文課程名稱自動(dòng)匹配英文翻譯，并按照規(guī)定的模板格式，把分?jǐn)?shù)、學(xué)分等其他基本信息自動(dòng)轉(zhuǎn)換到新的中英文對(duì)照版成績(jī)報(bào)表上來(lái)。證書翻譯則通過(guò)翻譯軟件自動(dòng)讀取學(xué)生成績(jī)表單中的院系、專業(yè)、畢業(yè)、學(xué)位等信息，按照預(yù)先設(shè)定的模板，自動(dòng)匹配對(duì)應(yīng)的英文，完成證書的自動(dòng)翻譯。新的軟件解決了人工翻譯周期長(zhǎng)，過(guò)程繁瑣，容易出錯(cuò)的低效率現(xiàn)狀。同時(shí)依托注冊(cè)中心的原始數(shù)據(jù)，最大限度地保證成績(jī)證明的真實(shí)性。

（二）開發(fā)網(wǎng)上代辦自助系統(tǒng)

把出國(guó)成績(jī)證明涉及的內(nèi)容按學(xué)歷層次設(shè)計(jì)成菜單式。用戶進(jìn)入系統(tǒng)后，根據(jù)自己的實(shí)際需要，自行選擇辦理內(nèi)容和數(shù)量，并根據(jù)系統(tǒng)自動(dòng)生成的費(fèi)用清單完成自助付款。制作完成的成績(jī)證明材料按照學(xué)生提供的郵寄地址寄出。網(wǎng)上代辦自助服務(wù)平臺(tái)，省卻了傳統(tǒng)代辦過(guò)程中反復(fù)的郵件溝通，順應(yīng)了信息化時(shí)代，人們期望通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)快速傳遞訴求，獲得更加公開透明、高效便捷服務(wù)的需求。

（三）開發(fā)綜合檔案業(yè)務(wù)利用系統(tǒng)

積極抓住學(xué)校打造校園網(wǎng)絡(luò)服務(wù)大平臺(tái)機(jī)遇，入駐學(xué)校網(wǎng)上辦事大廳，利用新開發(fā)的綜合檔案業(yè)務(wù)利用系統(tǒng)，為廣大在校師生員工提供網(wǎng)上服務(wù)。學(xué)生通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提交申請(qǐng)后，工作人員按要求準(zhǔn)備好出國(guó)成績(jī)材料，通知學(xué)生按約定時(shí)間前來(lái)取件。這樣就免去以往從檔案館取成績(jī)——回去翻譯——檔案館審核——反復(fù)修改的過(guò)程，高峰期學(xué)生排長(zhǎng)隊(duì)等候?qū)徍说默F(xiàn)象將成為過(guò)去，檔案館管理和服務(wù)水平得到一次大的提升。

四、應(yīng)用自動(dòng)翻譯軟件存在的問(wèn)題及解決辦法

在教務(wù)處信息化平臺(tái)下，通過(guò)讀取注冊(cè)中心學(xué)生信息，即刻自動(dòng)生成中英文對(duì)照版成績(jī)報(bào)表的高效率前提下，檔案館有條件取消學(xué)生自行翻譯業(yè)務(wù)，所有出國(guó)成績(jī)證明均由服務(wù)窗口即時(shí)提供。這樣不僅解放了老師繁重的審核工作，同時(shí)也避免了學(xué)生課程翻譯的隨意性，最大限度地保證了成績(jī)、證書翻譯的真實(shí)性和規(guī)范性。但是在實(shí)際操作中，自動(dòng)翻譯還存在一些實(shí)際問(wèn)題，有待解決：

隨著教學(xué)改革不斷深入，課程頻繁調(diào)整，新的課程名稱不斷增加。自動(dòng)翻譯過(guò)程中，若系統(tǒng)無(wú)法找到匹配的英文課程名稱，在自動(dòng)生成的英文成績(jī)報(bào)表上，就會(huì)留下少量中文課程名稱，需要人工進(jìn)行翻譯。這樣，設(shè)想中的通過(guò)輸入學(xué)生姓名，即時(shí)打印中英文成績(jī)報(bào)表的效果就會(huì)打折扣。因此，完整的英文課程數(shù)據(jù)庫(kù)在整個(gè)翻譯環(huán)節(jié)中顯得尤為重要。目前，教務(wù)處和研究生院分別擁有自己的英文課程數(shù)據(jù)庫(kù)，各自開發(fā)自己的翻譯軟件。而檔案館，則需要投入大量的精力，重復(fù)下載收錄這兩個(gè)部門形成的英文課程數(shù)據(jù)庫(kù)。三個(gè)部門各自為政，重復(fù)投入，導(dǎo)致資金、資源和人力的不必要浪費(fèi)。

一流的大學(xué)，必然要求一流的管理水平。學(xué)校主管部門應(yīng)站在全局的高度，積極協(xié)調(diào)整合各部門間的教學(xué)資源共享，形成完整的中英文課程數(shù)據(jù)庫(kù)；并投入資金開發(fā)功能強(qiáng)大的翻譯軟件，分發(fā)給相關(guān)單位共同使用。這樣既可以減少人力、財(cái)力、物力的重復(fù)投入，更可以使全校各部門出具的成績(jī)證明保持規(guī)范和統(tǒng)一。

隨著學(xué)校爭(zhēng)創(chuàng)雙一流大學(xué)工作的不斷推進(jìn)，隨著高等教育國(guó)際化程度的日益加深，教務(wù)部門應(yīng)該面向世界，放眼未來(lái)，充分利用手中完整的培養(yǎng)計(jì)劃資源，積極完成HUB系統(tǒng)的升級(jí)工作，達(dá)到直接向?qū)W生提供中英文對(duì)照版成績(jī)單的標(biāo)準(zhǔn)，這樣既能保證課程翻譯的唯一性和規(guī)范性，同時(shí)也可免去后期不必要的中文成績(jī)、證書的翻譯轉(zhuǎn)換問(wèn)題，這才是解決問(wèn)題的根本辦法。

學(xué)生出國(guó)成績(jī)證明的辦理，是高校檔案館檔案服務(wù)利用的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是高校學(xué)籍檔案社會(huì)價(jià)值得到充分發(fā)揮的重要體現(xiàn)。如何在信息化時(shí)代背景下，積極探索出國(guó)成績(jī)證明的科學(xué)有效方法，促進(jìn)學(xué)籍檔案利用工作，提升檔案服務(wù)水平，不僅是檔案工作者不可推卸的責(zé)任和義務(wù)，同時(shí)也值得學(xué)校有關(guān)管理部門重視和深思。

參考文獻(xiàn)：

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責(zé)任編輯 朱守鋰