無錫地鐵合同管理系統(tǒng)應(yīng)用研究

吳海岑 任東濤 張朝霞 李海濤

（1.無錫地鐵集團(tuán)有限公司，江蘇無錫214100；2.上海博科資訊股份有限公司，上海200062）

0 引言

隨著無錫地鐵1、2號(hào)線的相繼開通以及3、4號(hào)線的規(guī)劃，受互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息化影響，無錫地鐵集團(tuán)亟需完善和落實(shí)現(xiàn)代化的信息管理戰(zhàn)略，希望將圍繞地鐵建設(shè)的人、財(cái)、物整合起來，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流、工作流、信息流與資金流的統(tǒng)一，加強(qiáng)內(nèi)外部溝通，提升工作效率，控制工程進(jìn)度，減少資源浪費(fèi)，確保每一個(gè)工程項(xiàng)目的順利完成。以網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)作為重要支撐手段實(shí)現(xiàn)合同日常管理，不僅能夠避免傳統(tǒng)人工作業(yè)所帶來的一系列弊端，而且能夠充分利用計(jì)算機(jī)的靈活便捷、智能計(jì)算、實(shí)時(shí)響應(yīng)等優(yōu)勢(shì)進(jìn)一步優(yōu)化、完善業(yè)務(wù)流程，大幅度地提高工作效率，讓原本枯燥繁瑣的合同管理工作變得簡(jiǎn)單、易用、高效。

1 手工管理弊端

傳統(tǒng)手工方式日常合同管理所存在的弊端主要有：手工填報(bào)、錄入數(shù)據(jù)的差錯(cuò)率較高；業(yè)務(wù)流程處理時(shí)效性低、效率不高；無法對(duì)合同狀態(tài)實(shí)時(shí)追蹤；數(shù)據(jù)匯總、篩選、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析困難；合同歸檔繁瑣復(fù)雜。

基于上述弊端，無錫地鐵合同管理系統(tǒng)于2014年8月份啟動(dòng)建設(shè)，并于當(dāng)年年底試運(yùn)行，旨在簡(jiǎn)化我司現(xiàn)實(shí)運(yùn)作中的合同管理，將其電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，使用戶可以便捷地通過客戶端實(shí)現(xiàn)異地操作，確保操作界面友好、操作靈活、系統(tǒng)實(shí)用、數(shù)據(jù)安全。

2 系統(tǒng)功能

合同管理貫穿地鐵的建設(shè)過程和運(yùn)營過程，是地鐵信息化建設(shè)的核心業(yè)務(wù)，系統(tǒng)提供圍繞合同全生命周期的管理，包括合同評(píng)審、合同簽訂、概算維護(hù)、合同變更、工程變更、計(jì)量支付、合同索賠、合同中止、法律糾紛、債券清理以及結(jié)算情況等，可直接反映出一份合同的執(zhí)行情況，實(shí)現(xiàn)概算、合同、計(jì)量與結(jié)算的四算對(duì)比。系統(tǒng)也包括了企業(yè)和供應(yīng)商的協(xié)同作業(yè)，合同管理中通過業(yè)務(wù)類型來區(qū)分歸屬線路、歸屬站點(diǎn)及歸屬類別。

2.1 概算管理

概算管理具備概算信息跟蹤管理功能，在合同的簽訂、變更、調(diào)差、支付、結(jié)算節(jié)點(diǎn)都綁定對(duì)應(yīng)使用的概算項(xiàng)，通過回歸統(tǒng)計(jì)綜合反映各線路概算信息的使用情況，為領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)決策提供依據(jù)。

2.2 招標(biāo)管理

招標(biāo)管理具備招標(biāo)信息跟蹤管理功能，綜合反映招投標(biāo)工作進(jìn)展動(dòng)態(tài)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)招標(biāo)、投標(biāo)、資審、中標(biāo)綜合項(xiàng)目信息臺(tái)賬的管理，設(shè)立企業(yè)招投標(biāo)資源信息資料庫，輔助企業(yè)招投標(biāo)書編制和招投標(biāo)策略的制定。

2.3 合同管理

合同管理主要是對(duì)各與建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的合同進(jìn)行分類登記。依據(jù)合同文件規(guī)定的程序，運(yùn)用各種有效的方法和手段，對(duì)下屬公司及集團(tuán)職能部門的合同進(jìn)行有效監(jiān)督和管理，實(shí)現(xiàn)合同的評(píng)審、簽訂、履約評(píng)價(jià)、變更等合同周期的管理。具備合同信息臺(tái)賬錄入和管理、合同文件檢索、合同網(wǎng)絡(luò)審批、合同變更管理等管理功能。

2.4 計(jì)量支付管理

支持施工方提交計(jì)量支付申請(qǐng)，由監(jiān)理方和相關(guān)部門進(jìn)行審核，審核通過后進(jìn)行支付，對(duì)支付的全過程進(jìn)行管理，并可生成報(bào)表與財(cái)務(wù)實(shí)際支付情況進(jìn)行對(duì)賬。

2.5 結(jié)算管理

建立企業(yè)的成本管理標(biāo)準(zhǔn)責(zé)任體系，規(guī)范項(xiàng)目經(jīng)營管理數(shù)據(jù)的收集整理，具備多級(jí)概算管理功能，可以對(duì)項(xiàng)目成本運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)督管理。

2.6 資產(chǎn)轉(zhuǎn)資管理

合同管理系統(tǒng)打通了合同運(yùn)營和資產(chǎn)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)，在合同形成時(shí)已預(yù)先分配資產(chǎn)編碼，在驗(yàn)交轉(zhuǎn)資過程中能夠做到有據(jù)可查、有據(jù)可依。

2.7 接口管理

合同管理不是一個(gè)孤立的系統(tǒng)，支持與現(xiàn)有OA、建設(shè)一體化平臺(tái)、資產(chǎn)一體化平臺(tái)、數(shù)據(jù)集成平臺(tái)等系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行集成。

3 系統(tǒng)架構(gòu)

合同管理系統(tǒng)的軟件技術(shù)平臺(tái)運(yùn)行在J2EE應(yīng)用服務(wù)器的基礎(chǔ)上，遵循J2EE、HTTP、XML、Web Service等開放標(biāo)準(zhǔn)，面向企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)的實(shí)際需求，為信息系統(tǒng)提供了一個(gè)開放、可擴(kuò)展的系統(tǒng)架構(gòu)，從而簡(jiǎn)化系統(tǒng)的開發(fā)和定制實(shí)施過程，保證信息系統(tǒng)的深度靈活（圖1）。

4 管理特點(diǎn)

4.1 項(xiàng)目式管理

建立在統(tǒng)一集成的平臺(tái)之上，涵蓋工程招標(biāo)、合同管理、工程執(zhí)行、計(jì)量支付與結(jié)算的全過程，特別關(guān)注整體項(xiàng)目的執(zhí)行，具有項(xiàng)目預(yù)算與動(dòng)態(tài)成本分析、溝通、風(fēng)險(xiǎn)控制、人員績(jī)效、供應(yīng)商管控等多要素的管理功能，不僅可以供管理部門、項(xiàng)目經(jīng)理使用，也是項(xiàng)目成員、供應(yīng)商、監(jiān)理單位、財(cái)務(wù)、質(zhì)量管理等各相關(guān)部門及其他所有項(xiàng)目相關(guān)人員共同工作的平臺(tái)。

圖1 基于J2EE的軟件平臺(tái)總體框架

4.2 多維度、多業(yè)務(wù)形態(tài)管理

此系統(tǒng)是一個(gè)多維度的項(xiàng)目管理矩陣，依據(jù)用戶具體業(yè)務(wù)靈活配置業(yè)務(wù)流程，同時(shí)按管理維度設(shè)定個(gè)性化業(yè)務(wù)流程。項(xiàng)目管理層級(jí)可根據(jù)集團(tuán)和各分、子公司的管理層級(jí)進(jìn)行流程建設(shè)，項(xiàng)目管理職能可根據(jù)合同—進(jìn)度—支付設(shè)定內(nèi)控，項(xiàng)目全生命周期可根據(jù)項(xiàng)目啟動(dòng)—項(xiàng)目招標(biāo)—供應(yīng)商名錄—項(xiàng)目建設(shè)—項(xiàng)目控制—項(xiàng)目結(jié)束六個(gè)維度來進(jìn)行管理。

4.3 可視化分析

從招投標(biāo)、供應(yīng)商管理、合同管理、合同變更、計(jì)量、支付到結(jié)算等過程實(shí)現(xiàn)圖形化展示效果，可使管理具體化、形象化。

4.4 個(gè)性化需求

在系統(tǒng)設(shè)計(jì)上，系統(tǒng)不僅能滿足無錫地鐵行業(yè)的個(gè)性化需求，也能滿足各業(yè)務(wù)部門使用人員的個(gè)性化需求，遵循操作簡(jiǎn)易的原則，用戶界面設(shè)計(jì)美觀。

4.5 集中應(yīng)用

合同管理不是一個(gè)孤立的系統(tǒng)，已與現(xiàn)有內(nèi)部門戶、建設(shè)一體化平臺(tái)、商開管理平臺(tái)、數(shù)據(jù)集成平臺(tái)等系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行集成，保證系統(tǒng)維護(hù)人員能夠根據(jù)業(yè)務(wù)需要，方便快捷地完成工作流程、應(yīng)用界面的調(diào)整。

地鐵合同管理系統(tǒng)所涉及體系復(fù)雜，人員、項(xiàng)目眾多，供應(yīng)商管理平臺(tái)提供一個(gè)地鐵與供應(yīng)商交互的門戶，供應(yīng)商管理平臺(tái)采用B/S架構(gòu)，供應(yīng)商可以通過遠(yuǎn)程登陸，在線與地鐵業(yè)務(wù)部門進(jìn)行互動(dòng)。

5 系統(tǒng)流程

各業(yè)務(wù)部門在系統(tǒng)內(nèi)維護(hù)準(zhǔn)確、完整的基礎(chǔ)信息，如合同類型、經(jīng)辦部門等；合同簽訂完成后，業(yè)務(wù)部門及時(shí)把已簽定的合同結(jié)果錄入系統(tǒng)，表示合同創(chuàng)建的完成；合同的執(zhí)行由業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商共同完成，各供應(yīng)商根據(jù)工程進(jìn)展，在供應(yīng)商門戶系統(tǒng)內(nèi)維護(hù)相應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)，如合同變更、合同計(jì)量、合同支付、合同結(jié)算等。

控制方面，合同概算與合同簽訂、合同支付、合同結(jié)算均有管控功能，通過系統(tǒng)控制完全避免了合同超概、超付等隱患。

分析方面，有分析報(bào)表及合同狀態(tài)跟蹤表，方便業(yè)務(wù)部門對(duì)合同進(jìn)度的跟進(jìn)和查詢。

6 創(chuàng)新點(diǎn)

實(shí)現(xiàn)從線路的概算管理、招投標(biāo)、合同擬定、合同清單、合同變更、計(jì)量支付和結(jié)算管理的結(jié)果的記錄，最后到資產(chǎn)轉(zhuǎn)資的合同全過程管理。實(shí)現(xiàn)集團(tuán)層面的統(tǒng)一管控，覆蓋集團(tuán)和各分、子公司所有種類的合同，目前按工程類、采購類、服務(wù)類、前期類和資源經(jīng)營五大類，并針對(duì)各個(gè)分、子公司和五大類合同的個(gè)性化需求統(tǒng)一整合。明確合同分類規(guī)則，建立各類合同標(biāo)準(zhǔn)的合同模板庫和合同標(biāo)準(zhǔn)條款。與轉(zhuǎn)資資產(chǎn)、物資管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。匯總合同全生命周期中涉及的所有文件，包括中標(biāo)信息、合同、變更、清單、支付等信息，便于歷史查看。供應(yīng)商門戶系統(tǒng)內(nèi)維護(hù)相應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)，如合同變更、合同計(jì)量、合同支付、合同結(jié)算等，大大提高了供應(yīng)商與無錫地鐵的溝通效率。

7 管理優(yōu)勢(shì)

無錫地鐵合同管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理集團(tuán)及各分、子公司的各類合同。合同框架分合同基礎(chǔ)管理和合同全生命周期管理。目前合同管理系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)了合同的全生命周期管理，覆蓋了合同管理的所有過程，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了合同執(zhí)行過程的可控、可跟蹤。合同管理系統(tǒng)所涉及的七塊業(yè)務(wù)以子平臺(tái)的方式單獨(dú)展示，在保證信息完整性的同時(shí)，從供應(yīng)商管理、概算管理、招標(biāo)管理、合同管理、計(jì)量支付管理、結(jié)算管理、資產(chǎn)管理七個(gè)管理維度分別集中管理，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一數(shù)據(jù)源，七個(gè)管理視角滿足不同管理重點(diǎn)，能夠有效地幫助集團(tuán)構(gòu)建綜合全面一體化的信息管理系統(tǒng)，將分散的組織和資源更為有效地組織在一起，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部縱向一體化的協(xié)同運(yùn)作和外部橫向一體化的商務(wù)協(xié)同。

8 應(yīng)用情況

8.1 運(yùn)行順暢、效率提升

合同管理系統(tǒng)于2015年6月正式上線，至今已順利運(yùn)行逾3年，期間根據(jù)運(yùn)行情況不斷對(duì)系統(tǒng)功能、業(yè)務(wù)和操作進(jìn)行了優(yōu)化。系統(tǒng)的使用提高了各業(yè)務(wù)部門合同臺(tái)賬數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，簡(jiǎn)化了合同歸檔管理的過程；完善了整體業(yè)務(wù)流程，提高了業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的效率；能對(duì)合同狀態(tài)做到實(shí)時(shí)跟蹤；為管理者提供了豐富直觀的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)；與其他系統(tǒng)的集成，方便了跨公司、部門業(yè)務(wù)的開展。

8.2 存在不足

8.2.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)、功能優(yōu)化

合同動(dòng)態(tài)管理功能尚在建立中；概算管理模塊中，概算與合同的樹形對(duì)應(yīng)尚不理想；系統(tǒng)業(yè)務(wù)的字段信息還不夠全面，針對(duì)某個(gè)維度的數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)功能尚不完善，還需業(yè)務(wù)人員通過現(xiàn)有報(bào)表進(jìn)行加工整理；各管理模塊的操作界面友好度有待進(jìn)一步提高，篩選等功能亦需進(jìn)一步優(yōu)化。

8.2.2 操作管理

在操作管理方面，合同管理部分業(yè)務(wù)人員在數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤的情況下，未能按照返審修改的正常程序操作，要求后臺(tái)干預(yù)；未能嚴(yán)格按照線上線下同步流轉(zhuǎn)的要求執(zhí)行，尚存在線下先走、線上后補(bǔ)的情況。

9 改進(jìn)方向、空間

9.1 加強(qiáng)合同全過程管理

軌道交通項(xiàng)目建設(shè)中合同管理應(yīng)是貫穿項(xiàng)目始終的全過程管理，大致可分為項(xiàng)目立項(xiàng)、招標(biāo)策劃與申批、招評(píng)標(biāo)實(shí)施、合同簽訂、合同執(zhí)行、結(jié)算歸檔、合同總結(jié)與后評(píng)估、合同管理培訓(xùn)等八個(gè)階段，各階段相輔相成，互為銜接與補(bǔ)充，其重要性不相上下。

截至目前，江浙地區(qū)已有南京、蘇州、溫州、寧波等城市地鐵建設(shè)了合同管理系統(tǒng)，各有自己的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，特別值得我們學(xué)習(xí)的是，溫州地鐵、蘇州地鐵的合同管理系統(tǒng)除了對(duì)合同結(jié)果和合同執(zhí)行進(jìn)行管理外，對(duì)合同全過程也進(jìn)行了管控。我司合同管理系統(tǒng)目前的管控重點(diǎn)尚在合同簽訂、合同執(zhí)行兩個(gè)大的階段，對(duì)于合同的全生命周期管理尚未進(jìn)入實(shí)質(zhì)階段，這應(yīng)是我們后續(xù)管理優(yōu)化、提升的重點(diǎn)方向。

9.2 優(yōu)化與完善

統(tǒng)一管控的合同覆蓋集團(tuán)和各分、子公司所有合同種類，并針對(duì)各個(gè)分、子公司和不同種類合同的個(gè)性化需求統(tǒng)一整合、歸納后進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，使得全生命周期管理的合同管理系統(tǒng)更加動(dòng)態(tài)化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化。

招標(biāo)過程、合同擬定等業(yè)務(wù)操作上增加過程管理；合同簽訂、合同審批等業(yè)務(wù)增加業(yè)務(wù)流程的動(dòng)態(tài)管理；建立完善的合同當(dāng)事人基礎(chǔ)信息庫及評(píng)價(jià)體系，對(duì)合同當(dāng)事人的資質(zhì)、服務(wù)等各方面進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)；完善合同的歸檔功能，匯總合同全生命周期中涉及的所有文件，包括中標(biāo)信息、合同、變更、清單、支付等信息；合同管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)、集采供應(yīng)鏈、資產(chǎn)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享；建立合同后評(píng)估機(jī)制，結(jié)合數(shù)據(jù)分析平臺(tái)，提供數(shù)據(jù)分析和查詢報(bào)表。

在全生命周期的合同管理系統(tǒng)中對(duì)流程和業(yè)務(wù)進(jìn)行約束，以實(shí)現(xiàn)全方位的合同管理功能，包括招標(biāo)申請(qǐng)、合同起草、合同審批、文本管理、合同簽署、履約監(jiān)督、結(jié)算安排、智能提醒合同收付款、合同結(jié)款和歸檔等，并實(shí)現(xiàn)對(duì)合同模板、合同條款模板及合同臺(tái)賬的統(tǒng)一管理。

10 結(jié)語

放眼未來，智慧地鐵、智慧城市方興未艾，正在成為中國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新亮點(diǎn)。無錫地鐵目前不僅在合同管理等職能管理工作中以“智慧地鐵”為方向進(jìn)行項(xiàng)目規(guī)劃、方案設(shè)計(jì)、操作使用等，在地鐵建設(shè)、運(yùn)營維護(hù)等方面也充分運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段，加強(qiáng)信息化管理，打造現(xiàn)代化企業(yè)。

無錫地鐵合同管理系統(tǒng)的應(yīng)用工作剛剛起步，后續(xù)將繼續(xù)積極吸納兄弟城市地鐵的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)以及集團(tuán)各職能部門、分/子公司的特性需求，完善相關(guān)的業(yè)務(wù)流程，使其更加順暢，更符合集團(tuán)發(fā)展的需要，為集團(tuán)信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)，也努力向行業(yè)標(biāo)桿看齊。