企業(yè)數(shù)字化檔案管理

高峰 唐山市燃?xì)饧瘓F(tuán)有限公司

如今我國的“大數(shù)據(jù)”時(shí)代來臨，中國經(jīng)歷了二十多年的計(jì)算機(jī)迅速發(fā)展，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)都不是問題了，所以對(duì)于一個(gè)規(guī)模的企業(yè)來說，檔案管理數(shù)字化已成必然趨勢。

1 什么是檔案的數(shù)字化

1.1 檔案數(shù)字化的概念

首先讓我們看看什么是檔案數(shù)字化？百度的最佳答案是：“檔案數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，以實(shí)現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲(chǔ)空間小、維護(hù)方便、安全等功效。”本人認(rèn)為，檔案數(shù)字化就是電子版檔案借助檔案管理系統(tǒng)軟件通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)借閱、查找、復(fù)制等利用，方便快捷。

1.2 一般企業(yè)檔案的數(shù)字化現(xiàn)狀

說到檔案數(shù)字化，必須得有數(shù)字化的檔案，即電子版檔案，我們現(xiàn)在的規(guī)模企業(yè)，基本實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，收集它的電子版很容易。只是現(xiàn)在各部門之間存在信息孤島，一個(gè)部門不知道另一個(gè)部門在干什么，各信息流通不暢，不能及時(shí)獲得有效信息，如果實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，輸入一個(gè)關(guān)鍵詞就可檢索出相關(guān)的信息，各種檔案就會(huì)顯現(xiàn)，再不會(huì)遁形，各部門在干什么都一目了然，需要的資料會(huì)“順手”拿來，大大提高辦公效率。

1.3 認(rèn)清檔案數(shù)字化的必要性

那么，企業(yè)為什么要上數(shù)字化檔案呢？數(shù)字化檔案的投入會(huì)帶來企業(yè)的利益嗎？在大數(shù)據(jù)的時(shí)代，數(shù)據(jù)已成為核心，沒有數(shù)據(jù)，談不上什么大數(shù)據(jù)。過去檔案以紙質(zhì)的為主，檔案管理圍繞紙質(zhì)而進(jìn)行，從收集到立卷，是一種封閉的管理模式，檔案人員挺辛苦，但別人看不到，看到的只是你“閑”，所以單位從領(lǐng)導(dǎo)而言就認(rèn)為檔案管理簡單、輕松，但是等到要找東西時(shí)，檔案人員又及其重要，像神似的，要什么立刻就得找著，之所以快，緣于檔案管理。

科學(xué)的管理更能加大檔案的利用，數(shù)字化檔案的管理會(huì)更科學(xué)更有效更便捷。

2 檔案數(shù)字化的方法

2.1 檔案數(shù)字化的基本原則

神華集團(tuán)的原則是非常好的，1、堅(jiān)持統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范實(shí)施、確保安全的原則。2、堅(jiān)持根據(jù)檔案館藏實(shí)際，選擇利用率高的檔案實(shí)施數(shù)字化的原則。3、堅(jiān)持對(duì)保存時(shí)間較久、載體面臨損壞危險(xiǎn)的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。是的，數(shù)字化檔案需要投入很大的財(cái)力、物力、人力，不能一哄而上。

2.2 具體實(shí)施辦法

企業(yè)要檔案數(shù)字化管理，首先要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化，本人認(rèn)為企業(yè)檔案數(shù)字化途徑有三（當(dāng)然是在單位網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)硬件、檔案管理軟件、人員配備各方面條件滿足的情況下），第一，“拿來”，將辦公文件直接轉(zhuǎn)到檔案管理系統(tǒng)中，作為原始的電子版資料存于檔案管理數(shù)據(jù)庫中，走網(wǎng)絡(luò)借閱流程，需要者在自己的電腦前即可“借”到想要的資料；第二，“轉(zhuǎn)存”，將已有的非紙質(zhì)檔案如錄像帶等借助設(shè)備轉(zhuǎn)換為電子版的文件，成為可計(jì)算機(jī)讀的；第三，“掃描”，將那些利用率高的紙質(zhì)文件逐頁掃描成為電子版文件，作為數(shù)據(jù)以備檔案管理系統(tǒng)之用。有了以上的三種“米”，巧婦（檔案管理系統(tǒng)）就可以根據(jù)利用者需要為“炊”了。

3 檔案數(shù)字化檔案的關(guān)鍵

3.1 檔案非數(shù)字化與數(shù)字化的缺與優(yōu)

我們企業(yè)的各部門間在沒有檔案管理系統(tǒng)起來之前有重復(fù)和遺漏，各部門間信息不通暢，流轉(zhuǎn)不及時(shí)，造成信息孤島，如果把檔案系統(tǒng)融于企業(yè)管理中，各部門間的信息遲緩、遺漏、不對(duì)接等情況就去除，也減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)。檔案數(shù)字化將企業(yè)各部門間的信息整合，好像企業(yè)有位記憶先生，凡做過的，什么時(shí)候用都可調(diào)用出來，檔案管理系統(tǒng)相當(dāng)于企業(yè)信息資源中心，大家在這個(gè)平臺(tái)上，可以共享資源，交流信息，知己知彼，提高企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)能力，節(jié)約成本，增加效率。

3.2 檔案數(shù)字化的前景

企業(yè)檔案的數(shù)字化管理說起來“前景”相當(dāng)美好，我們要檔案信息化，首先就得檔案數(shù)字化，好在在現(xiàn)在大數(shù)據(jù)的時(shí)代，檔案數(shù)字化已是能實(shí)現(xiàn)的事，感謝這個(gè)偉大的時(shí)代，使我們檔案管理人員不再守著金山空嘆息，檔案也不再是塵封的，枯燥的，檔案錄入、查詢、借閱、利用、編撰等一站式服務(wù)，有用檔案信手“拿”來，用于查考，輔以決策，做以查證、資治、存史。

3.3 檔案數(shù)字化的關(guān)鍵

網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化運(yùn)行的關(guān)鍵，檔案系統(tǒng)的頂層設(shè)計(jì)更是關(guān)鍵，確保檔案“收得齊、管得好、用得上”。檔案管理系統(tǒng)不是簡單的照搬手工管理模式，乃是提取手工管理精華，計(jì)算機(jī)開發(fā)人員充分理解手工管理模式的基礎(chǔ)上，利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、制度化、信息化，把檔案海量的數(shù)據(jù)迅速以各種條件統(tǒng)計(jì)，這是過去手工無法實(shí)現(xiàn)的。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)還可以把眾多的管理對(duì)象、復(fù)雜的分類、冗長的業(yè)務(wù)鏈等高質(zhì)量的融合在一起，使企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)的管理成為完整的、可追溯的、符合國家各項(xiàng)檔案法律法規(guī)要求的檔案高水平管理。

4 數(shù)字化檔案管理模式的分析

4.1 內(nèi)容豐富，數(shù)據(jù)量大

與電子化相比，數(shù)字化給人的第一感覺應(yīng)該是海量數(shù)據(jù)，海量存儲(chǔ)。它所管理的信息種類更多，內(nèi)容更豐富多彩，應(yīng)能包括一個(gè)單位的主要信息種類，存儲(chǔ)單位至少以“T”計(jì)。由于是對(duì)整個(gè)過程進(jìn)行管理，所以各種中間數(shù)據(jù)量比較大。

4.2 從管理實(shí)體到關(guān)系管理

關(guān)系管理是數(shù)字化最突出的特點(diǎn)，要實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)全面的管控，就需要對(duì)每一份電子文件的各種關(guān)系進(jìn)行全面的管理，搞懂它的來龍去脈，弄清他的前世今生，實(shí)現(xiàn)“拔出蘿卜帶出泥“的效果。這樣，利用者不但能夠研究蘿卜，還能夠?qū)Π纬鎏}卜后帶出的泥土進(jìn)行研究，從而全面掌握關(guān)于蘿卜的各種信息。

4.3 為知識(shí)管理提供基礎(chǔ)

知識(shí)管理是未來信息系統(tǒng)提供利用的主要模式。數(shù)字化最終的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)應(yīng)該是從簡單的查詢、瀏覽、統(tǒng)計(jì)階段過渡到知識(shí)管理階段。目前知識(shí)管理尚無統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)模式，它的概念正在形成，內(nèi)涵正在不斷豐富。但是有一點(diǎn)可以肯定的是利用者不再是拿著圖號(hào)到檔案室去找圖，而是改變?yōu)槔谜咄ㄟ^一個(gè)入口進(jìn)去后，通過各種關(guān)系映射關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)檔案庫的了解，并能夠迅速定位到自己所需要的信息，從而減少在查找信息資料上的時(shí)間消耗。

4.4 全面電子化的產(chǎn)物

數(shù)字化是一個(gè)單位多個(gè)方面全面電子化后的產(chǎn)物，從信息的輸入、到生產(chǎn)、管理、提供利用等各個(gè)方面實(shí)現(xiàn)電子化后，數(shù)字化才有了實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。如果一個(gè)環(huán)節(jié)掉了鏈子，那么整個(gè)流程就運(yùn)轉(zhuǎn)不起來，數(shù)字化的利用效果就要大打折扣。比如我們?cè)诳吹綌?shù)字地圖后，會(huì)驚訝于它的精準(zhǔn)和全面，那是因?yàn)閺妮斎腴_始它的電子化就已經(jīng)達(dá)到了很高的水平，這樣才會(huì)在以后的加工利用上提供出高質(zhì)量的產(chǎn)品。

5 檔案數(shù)字化是一項(xiàng)浩大的工程

檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)浩大的工程。要完成這項(xiàng)浩大的工程，

一是要從領(lǐng)導(dǎo)層加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，從全局的觀點(diǎn)指導(dǎo)檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)牽頭，各部門積極配合，人人有檔案意識(shí)，不漏掉有效信息的收集；

二是檔案管理部門也要提升自身的履職能力，開展檔案收集調(diào)查，把檔案自身的工作做得扎實(shí)、細(xì)致，既要有歷史的眼光又要有未來的眼光，

三是加大開發(fā)網(wǎng)絡(luò)檔案管理項(xiàng)目需要有人、物、力的支持和經(jīng)費(fèi)投入，如檔案資料的征集、年久泛黃紙脆、錄像帶的電子化等檔案的搶救保護(hù)、檔案的安全保密，做好檔案的“八防”，防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光，要用防盜門、隔火墻、防磁柜等，將大量的紙質(zhì)檔案掃描數(shù)字化，還要考慮檔案現(xiàn)代化、利用、編纂、陳列等等；

四是加強(qiáng)宣傳檔案，利用檔案編研出有些檔案史志、圖書、紀(jì)錄片、講座、展覽等傳統(tǒng)媒體的檔案編研文化精品，正如中央電視臺(tái)的《國寶檔案》欄，不斷創(chuàng)新地運(yùn)用電視媒體、網(wǎng)絡(luò)媒體（微博微信）等新媒體宣傳檔案的文化精品價(jià)值，使人直觀地看到檔案的魅力，檔案的價(jià)值，讓人們重視檔案，以檔案為依據(jù)，尊重檔案，會(huì)用檔案，保護(hù)檔案；

五是加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，“打鐵還需自身硬”，檔案管理大學(xué)問，它既包括各種類型檔案的管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、物理化學(xué)知識(shí)、法律知識(shí)，同手還需具備全局意識(shí)、大局意識(shí)、超前意識(shí)、歷史意識(shí)、長久意識(shí)、保護(hù)意識(shí)、搶救意識(shí)、主動(dòng)意識(shí)，以及耐心、細(xì)心、良心、責(zé)任心、平常心等職業(yè)素養(yǎng)，和統(tǒng)籌規(guī)劃的能力、分辨存否的能力、與相關(guān)部門協(xié)調(diào)的能力、溝通的能力…。既要默默無聞地按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化、信息化做好歸檔立卷工作，又要把握檔案管理大方向，將公司有效信息納入檔案收集工作中。檔案管理人員還要不斷的學(xué)習(xí)，掌握國家新的檔案管理制度、企業(yè)的檔案管理制度，要“走出去，引進(jìn)來”，借鑒好的方法，“淡化整理，細(xì)化檢索”的原則下管好自己的檔案。

6 結(jié)語

檔案數(shù)字化管理以體系的觀念來管理檔案，而以體系的觀念來管理檔案，系統(tǒng)如果能做到“著眼未來”與“服務(wù)現(xiàn)實(shí)”相結(jié)合，“大張旗鼓”與“潤物無聲”相結(jié)合，“系統(tǒng)提供”與“見縫插針”相結(jié)合，“嚴(yán)肅認(rèn)真”與“活潑生動(dòng)”相結(jié)合的原則，將大大提高檔案工作的服務(wù)水平，把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“智慧庫”。