淺談企業(yè)文秘人員應當具備的職業(yè)素養(yǎng)

石崢嶸

中圖分類號：F243 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）7-279-02

摘要 企業(yè)能夠在激烈的市場競爭中立足，就必須不斷提升自身的綜合實力，在這過程中，文秘人員的綜合素質水平直接體現著企業(yè)的各方面實力水平，或許可以說文秘人員在推動企業(yè)發(fā)展與進步中扮演著一個看似無用，實為關鍵的角色，他們在企業(yè)各方面業(yè)務運行中起著舉足輕重的作用，因其工作所接觸的對象是方方面面的人和事，業(yè)務涉及面廣，聯動著企業(yè)的核心環(huán)節(jié)，也可以說文秘人員是企業(yè)名副其實的窗口形象，其言談行為舉止、素養(yǎng)高低對企業(yè)的整體形象具有很大的影響。所以，文秘人員必須不斷地加強自身建設，自覺主動地學習業(yè)務，提升自我工作能力，養(yǎng)成良好的職業(yè)素養(yǎng)。

關鍵詞 企業(yè) 文秘 職業(yè)素養(yǎng)

文秘人員是從事辦公室程序性工作、協(xié)助領導處理行政事務及日常事務，并為領導決策及其實施提供服務的人員的統(tǒng)稱，在企業(yè)日常運營中起著參謀助手、上傳下達、服務管理的作用。具有較強的文字與語言表達能力、綜合協(xié)調與合作能力、邏輯思維與分析能力，這是對文秘人員最基本的業(yè)務能力要求。雖然文秘工作不同于其他的一線工作，但是文秘工作是企業(yè)管理中不可缺少的一部分，一名優(yōu)秀的文秘工作者不僅要有快速處理好相關事務的能力，還要有極強的洞察力和業(yè)務敏銳性，因為企業(yè)管理人員難免會存在因思考問題不周全而導致決策不符合實際的情況，就需要文秘的智慧，快速的分辨出漏洞和不足之處，及時為上司糾正錯誤，防止因決策失誤給企業(yè)造成巨大的損失，因此文秘工作人員在企業(yè)的發(fā)展中所起到的作用是不可忽視的。

一、企業(yè)文秘人員存在的問題

（一）文秘人員的崗位認知不足

從工作性質和崗位特點上來說，企業(yè)的文秘崗位承擔著非常重要的責任，要求文秘人員必須具備非常高的業(yè)務能力和職業(yè)素質，辦事謹慎細致，細心輔助上司工作，必要時參政議政等等。在日常工作中，雖然賦予崗位的責任重大，但是很多文秘人員對自己的崗位認知不夠全面通徹，未能認識到自身所處崗位的業(yè)務工作對企業(yè)運營的作用和意義，大部分的文秘人員（特別是剛走上工作崗位的年輕人員）都認為所謂的文秘工作就是為領導跑跑腿、拿拿東西、端茶倒水、按要求完成上司交辦的事項即可，也就將自己的崗位工作定位在了“打雜”這個層面，無形之中就將崗位工作的質量標準降低，形成了片面化的職業(yè)價值觀，缺乏工作的主動性、積極性和創(chuàng)造性，未能充分發(fā)揮出自己的業(yè)務實力，未能在企業(yè)發(fā)展中起到應有的作用，反而對企業(yè)各項工作運行形成了一定影響。

（二）文秘人員的業(yè)務水平不高

當前，部分企業(yè)在招聘工作環(huán)節(jié)，對文秘崗位應聘人員缺乏工作能力和學歷專業(yè)方面的要求，而是逐漸的趨向于外貌的評判，這就造成了一些企業(yè)盲目用人，所用人員文不成、武不就，無實際工作能力和良好的職業(yè)素養(yǎng)，讓文秘崗位留給人們只是一個“花瓶”擺設而沒有真材實用的印象。而且，因為所用人員學歷文化層次與崗位要求不符，或者專業(yè)不對口，業(yè)務專業(yè)知識匱乏，特別是對辦公軟件應用的能力不足，致使文秘人員綜合素質低，崗位業(yè)務工作能力差、效率低，成為了企業(yè)的負擔累贅或者精簡淘汰對象。

（三）文秘人員的積極性比較低

當前，部分文秘人員在工作中表現為慵懶、態(tài)度消極、缺乏責任心、缺乏工作激情和積極性，這些現象應該是由多方面原因造成的。首先，這與企業(yè)管理體制密切相關，缺乏嚴格的考核制度，造成管理松散，未能隨時掌控文秘人員的思想和工作動態(tài)，未能及時予以約束，久而久之就形成了不良風氣。其次，與企業(yè)追求利潤價值的本質密切相關，在企業(yè)所有者眼中，能夠創(chuàng)造多少利潤價值是衡量員工價值和業(yè)務能力的標尺，文秘工作者為非創(chuàng)效性業(yè)務崗位人員，未能受到公正評價，而且在參與企業(yè)各類活動中不具有強有力的競爭優(yōu)勢，受到精神方面的打擊在所難免。

二、如何加強企業(yè)文秘崗位的職業(yè)素養(yǎng)建設

（一）重視崗前培訓和后續(xù)教育

文秘工作是一個以實踐為基礎的工作體系，是企業(yè)正常運營工作中不可缺少的組成部分。如何才能做一名高效稱職的文秘人員呢？首先，文秘人員在做出職業(yè)崗位選擇時，就要對職業(yè)生涯進行合理規(guī)劃，必須提前做好充足的思想準備，通過自學或者參加以一些相關業(yè)務培訓活動，超前學習必要專業(yè)業(yè)務知識，掌握基本的業(yè)務技能，充分為勝任崗位工作奠定基礎。其次，在履行崗位工作過程中，企業(yè)能否為文秘人員開展業(yè)務學習和提升自我提供必要的條件，對于文秘人員來說非常重要。需要企業(yè)管理者逐步轉變對文秘人員的偏見和態(tài)度，在提高文秘人員實踐能力方面給予創(chuàng)造必要的環(huán)境，在文秘工作者走上工作崗位時，必要的崗位體驗和業(yè)務培訓工作先期開展，向他們傳授基礎的文秘知識和業(yè)務技能，幫助他們快速的適應和進入崗位工作狀態(tài)，并積極引導他們樹立正確的職業(yè)價值觀，不斷完善自身的職業(yè)素養(yǎng)，為企業(yè)發(fā)展做出應有的貢獻。

（二）建立并完善員工激勵機制

企業(yè)在提升文秘人員工作積極性的過程中，必須改善和轉變工作認知態(tài)度，通過采取一系列制度措施，形成良好的激勵機制，大力營造樂觀積極、奮發(fā)有為、和諧公正的運營環(huán)境。具體可以通過實行以下激勵機制措施來實現：

1.企業(yè)需要形成一個公平、公開、公正的激勵格局，將各崗位工作者放在一個平臺，根據工作性質的不同，合理量化激勵標準，把文秘工作者與其他崗位人員同等對待，在精神和物質上給予鼓勵。

2.健全和完善文秘崗位考核制度，明確目標，細化考核項目及評價標準，規(guī)范文秘人員履行崗位職責行為，將考核結果與薪資收入掛鉤，獎優(yōu)罰劣，進而形成良好的競爭約束機制。

（三）文秘人員要培養(yǎng)良好的敬業(yè)精神

文秘是一項特別嚴謹的工作，需要文秘人員具有極高的業(yè)務素質和政治意識，不僅要具有崗位奉獻精神，而且還要有放眼大局的情懷。對崗位工作始終保持虔誠的態(tài)度，做到精益求精，切實轉變工作思維方法，積極探索新的工作模式，勇于創(chuàng)新工作機制，全身投入地做好本職工作，不斷提升工作質量和效率。要轉變和杜絕“事不關己高高掛起”的態(tài)度，積極主動做工作，以良好的精神風貌在實際工作中展示自我。文秘人員作為服務于上司的特殊群體，要胸懷大志、著眼長遠、服務大局，在工作中克服畏懼心理，不能完全按照“領導無錯論”來執(zhí)行，對于領導考慮不周全的方面要通過合理的方式、方法，予以善意提醒，以免造成決策失誤，對企業(yè)發(fā)展形成不利。在執(zhí)行上司指派任務時，要站在全局的角度，能夠換位思考，細致揣摩上司的意圖，力爭圓滿完成，同時也可獲得上司的認可與信任，有效地提升自己的職業(yè)技能與工作水平。

文秘在企業(yè)各業(yè)務崗位中扮演著一個看似無用，實為關鍵的角色，對企業(yè)運營發(fā)展起著舉足輕重的作用，作為企業(yè)名副其實的形象窗口，文秘人員的行為舉止，代表著企業(yè)整體形象。所以，文秘人員必須要提高業(yè)務能力，嚴格模范遵守職業(yè)道德，不斷規(guī)范自我履職行為，保持良好的儀表和舉止形象，做好本職工作，當好企業(yè)的形象代言人。同時，企業(yè)也要把培養(yǎng)文秘工作人員的責任意識、大局意識作為一項必要的基礎工作，不斷增強文秘工作者的職業(yè)素養(yǎng)，幫助文秘人員提升業(yè)務能力，與文秘人員共同努力，打造崗位人員良好的外在形象和內在修養(yǎng)，不斷為文秘工作者有效開展工作打好基礎和創(chuàng)造條件。