淺談如何做好國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作

許開明

中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）7-249-01

摘要 隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷完善，對(duì)各類企業(yè)帶來(lái)諸多商機(jī)和發(fā)展，國(guó)有企業(yè)在經(jīng)濟(jì)效益增長(zhǎng)的同時(shí)也面臨很多挑戰(zhàn)。企業(yè)如果想在激烈的市場(chǎng)環(huán)境中生存和發(fā)展，就必須不斷的創(chuàng)新經(jīng)營(yíng)策略，優(yōu)化自身的管理水平。辦公室行政管理工作是企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)行的基礎(chǔ)保障，辦公室工作內(nèi)容復(fù)雜多樣，在多元化的經(jīng)營(yíng)發(fā)展模式下大大增加了辦公室管理工作的難度。如何才能更好的開展國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作，提高辦公室工作效率，本文主要對(duì)國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作進(jìn)行分析，淺談如何做好國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作，希望為相關(guān)人員提供理論參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞 國(guó)有企業(yè) 辦公室 行政管理

一、國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理存在的問(wèn)題

（一）辦公室行政工作效率低

目前，國(guó)有企業(yè)受到傳統(tǒng)管理模式的影響，辦公室行政管理效率不高已呈常態(tài)化趨勢(shì)，這在很大程度上影響國(guó)有企業(yè)在決定、決策上的判斷，成為企業(yè)發(fā)展的桎梏，造成辦公室行政管理工作效率不高的主要原因在于缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度，員工崗位職責(zé)不明確，對(duì)于規(guī)章流程缺乏執(zhí)行力，造成管理工作被動(dòng)。由于企業(yè)沒(méi)有可以依托的規(guī)章制度，工作中具體流程得不到完善，國(guó)企經(jīng)營(yíng)中官僚主義盛行，一些領(lǐng)導(dǎo)過(guò)于追求形式主義，忽略了企業(yè)本身的需求和發(fā)展，造成公司員工工作態(tài)度和積極性下降，從而影響行政管理工作效率。

（二）紙質(zhì)文檔保存不規(guī)范

辦公室文檔管理是行政管理工作中非常重要的一部分內(nèi)容，由于企業(yè)經(jīng)營(yíng)文獻(xiàn)資料整理任務(wù)大、信息量多，文檔資料數(shù)量龐大，如果不及時(shí)分類、清理很容易造成混亂現(xiàn)象。國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)中多數(shù)都設(shè)立了專門的檔案管理部門，該部門將很多工作內(nèi)容都會(huì)形成紙質(zhì)文檔進(jìn)行保存。然而，在實(shí)際的辦公室文檔保存中，存在很大紕漏，文檔保管不科學(xué)，檔案室的建立過(guò)多的是為了應(yīng)付檢查，而沒(méi)有真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用。國(guó)有企業(yè)紙質(zhì)檔案的管理應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)部門和文檔內(nèi)容進(jìn)行分類保管，并做好記錄方便日后查閱。

（三）缺乏專業(yè)的行政管理人員

當(dāng)前很多固有企業(yè)沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到辦公室行政管理工作的重要性，配備的工作人員缺乏專業(yè)知識(shí)，在制定一些行政規(guī)章制度的時(shí)候，不能滿足企業(yè)發(fā)展的要求。很多管理人員對(duì)自己所在企業(yè)的主要業(yè)務(wù)不了解、不熟悉，管理時(shí)常脫離各業(yè)務(wù)部門實(shí)際，發(fā)布的規(guī)定不宜推行或根本無(wú)法推行，引起其它部門的反感和排斥。

二、如何做好國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作

（一）創(chuàng)新國(guó)有企業(yè)行政管理的體制機(jī)制

行政管理制度作為國(guó)有企業(yè)行政管理的重要基礎(chǔ)，對(duì)國(guó)有企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著不可替代的作用。因此，在企業(yè)正常運(yùn)行過(guò)程中，所有的企業(yè)行政管理工作都是基于行政管理制度展開的，而制度恰恰也是實(shí)踐中矛盾最為尖銳的集中點(diǎn)，因此，如何在國(guó)有企業(yè)改革的大環(huán)境中，制定適合企業(yè)當(dāng)前運(yùn)營(yíng)狀態(tài)、提高人員工作效率的行政管理制度成為完善企業(yè)行政管理體制改革的基礎(chǔ)。在國(guó)有企業(yè)改革的過(guò)程中，必然會(huì)伴隨著新的行政制度的制定，在制定制度的時(shí)候，不但要確保制度的正確性，更重要的是要考慮它能否有很強(qiáng)的執(zhí)行性，是否可以容易地為員工所習(xí)慣，這是企業(yè)行政管理制度革新的關(guān)鍵。

（二）加強(qiáng)信息化技術(shù)在辦公室行政管理中的應(yīng)用

在國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作中，信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用成為新時(shí)期國(guó)有企業(yè)辦公室行政改革的重要趨勢(shì)?？茖W(xué)的內(nèi)部管理信息系統(tǒng)有助于提高行政組織結(jié)構(gòu)的靈活性與有效性，企業(yè)管理人員能夠隨時(shí)從多方面的角度掌握企業(yè)信息，結(jié)合市場(chǎng)需求做出科學(xué)的決策。對(duì)于公司旗下的子公司、分公司的經(jīng)營(yíng)情況通過(guò)內(nèi)部的信息管理系統(tǒng)直接實(shí)現(xiàn)信息共享，切實(shí)提高行政效率，優(yōu)化辦公流程。另外，信息化技術(shù)的應(yīng)用還能夠提高文檔管理的質(zhì)量和效率，通過(guò)建立電子數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)文檔資料進(jìn)行分類收集、記錄，方便查找，文檔管理的有效性得到保障，還進(jìn)一步降低檔案管理人員的工作壓力，從而促進(jìn)企業(yè)辦公室行政管理工作的順利進(jìn)行。

（三）提升行政管理人員素質(zhì)能力

國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理人員在企業(yè)中起著上傳下達(dá)、承上啟下的作用，這就需要具備良好的政治素質(zhì)、心理素質(zhì)、能力素質(zhì)以及專業(yè)知識(shí)。國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理人員要以“兩學(xué)一做”學(xué)習(xí)教育為契機(jī)，加強(qiáng)對(duì)黨的路線、方針、政策的學(xué)習(xí)，不斷增強(qiáng)“四個(gè)意識(shí)”，提高自己的理論素養(yǎng)和政治水平。要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，合理利用碎片時(shí)間了解國(guó)家有關(guān)行政管理的政策法規(guī)，掌握工業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)、行政管理學(xué)、心理學(xué)、秘書學(xué)等專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。要深入各部門調(diào)查研究，及時(shí)準(zhǔn)確收集情報(bào)資料，確保上情下達(dá)，充當(dāng)好“參謀員”“督查員”“情報(bào)員”。要開闊思維，放寬眼界，用新思維、新方法去謀劃工作、破解難題，多從領(lǐng)導(dǎo)角度看待問(wèn)題，多為領(lǐng)導(dǎo)決策提供建設(shè)性意見(jiàn)，“身在兵位、胸有帥謀”，發(fā)揮好輔政作用。

三、結(jié)語(yǔ)

科學(xué)的行政管理工作有助于提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，辦公室行政管理工作的精細(xì)化管理要長(zhǎng)期堅(jiān)持下去，融入到企業(yè)日常管理當(dāng)中，不斷創(chuàng)新工作模式和管理理念，切實(shí)發(fā)揮辦公室行政管理工作所具有的實(shí)際效益，提高企業(yè)管理水平，實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，從而促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的進(jìn)一步落實(shí)。