如何創(chuàng)新和完善企業(yè)檔案管理工作

晏湘

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）7-251-01

摘要 檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理的主要內(nèi)容之一。然而現(xiàn)階段大部分企業(yè)的檔案管理并不完善，存在著諸多問題。本文將主要闡述現(xiàn)階段創(chuàng)新和完善企業(yè)檔案管理工作的具體方法和措施。

關(guān)鍵詞 檔案管理 企業(yè) 創(chuàng)新 完善

隨著時代的進步，檔案工作越來越受到重視。檔案管理作為新時期企業(yè)管理的重要內(nèi)容，如何提升企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)成為企業(yè)長久發(fā)展的重要因素。

一、企業(yè)檔案管理工作存在問題

（一）忽視檔案管理工作

在國內(nèi)，很多企業(yè)的領(lǐng)導高層都存在輕視檔案管理工作的情況，完全意識不到檔案管理工作的重要性。甚至個別企業(yè)沒有設(shè)立檔案管理部門。將檔案管理工作交付于其他部門兼管。進而阻礙了企業(yè)檔案管理工作的有效開展，同時嚴重影響了企業(yè)的發(fā)展。此外，上級領(lǐng)導的不重視也影響了下屬員工的工作態(tài)度。很大程度上降低了檔案管理人員的工作積極性，對待工作的態(tài)度逐漸消極，經(jīng)常性敷衍工作，缺乏認真的工作態(tài)度和良好的責任心。

（二）管理方法老舊

部分企業(yè)的檔案管理工作仍選用傳統(tǒng)的管理方法。沿用人工登記、人工分類和紙質(zhì)檔案保存的管理方式。這種管理方法與現(xiàn)階段的企業(yè)發(fā)展趨勢嚴重不符。在實際應(yīng)用時，使用檔案、查詢檔案的效率極低，且浪費了大量的物資和人力。容易出現(xiàn)檔案丟失，檔案破損的情況。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備不足

受企業(yè)高層輕視檔案管理工作的影響，企業(yè)對于檔案管理工作的資金投入嚴重不足。檔案管理工作的維系需要一定的資金支持，日常就存在一定的經(jīng)費開銷。隨著檔案管理朝向信息化方向發(fā)展，檔案管理應(yīng)具備現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，獨立安靜的工作環(huán)境。而資金投入不足導致檔案管理部門無法增添相關(guān)的設(shè)施設(shè)備，降低了檔案管理的工作效率。

（四）管理制度存在缺陷

檔案管理工作與企業(yè)的各各部門都有著不可分割的緊密聯(lián)系，工作對接的機會較多。但我國企業(yè)內(nèi)關(guān)于檔案管理的管理制度存在一定程度的缺陷，各部門的管理條例大不相同，導致檔案工作人員在開展工作時無所適從。

（五）從業(yè)人員素質(zhì)不高

部分企業(yè)的檔案管理部門缺乏專業(yè)的人員，且不具備專業(yè)的理論知識。對于檔案管理工作的具體方法、工作流程等均不熟悉，無法滿足崗位的工作需求，經(jīng)常性出現(xiàn)一些常見問題，影響檔案管理的工作效率。

二、創(chuàng)新檔案管理工作的措施

（一）創(chuàng)新檔案管理制度

創(chuàng)新并健全檔案管理制度能夠有效解決檔案管理工作中存在的問題，將公司各部門的管理條例與檔案管理的管理制度進行調(diào)整，掃清開展工作的阻礙。建立責任機制，將責任落實至部門和個人。提高工作人員的工作積極性，強化責任意識。從而提高企業(yè)的檔案管理工作效率。

（二）創(chuàng)新檔案管理方式企業(yè)應(yīng)積極創(chuàng)新檔案管理工作的管理方式，充分發(fā)揮信息技術(shù)的功能特點，建立企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一便捷的信息化檔案管理平臺。從而改善企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀，保證檔案信息的有效性、完整性。從而大幅度提高工作效率，促進企業(yè)發(fā)展。

（三）創(chuàng)新人員培訓模式

人員綜合素質(zhì)的提升是實現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)，企業(yè)應(yīng)建立一支高水平的檔案管理人員隊伍。企業(yè)可定期為員工組織培訓課程，培養(yǎng)員工的工作技能，強化服務(wù)意識和責任心。培訓講師可由外部聘請專業(yè)的檔案管理講師進行講解，負責檔案管理的高層負責人也應(yīng)參與培訓。從而全面提升企業(yè)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升檔案管理水平工作和質(zhì)量。

三、完善檔案管理工作的建議

（一）提高重視程度

完善企業(yè)檔案管理工作首先應(yīng)提高企業(yè)高層對檔案管理的重視程度，進一步提升企業(yè)高層對檔案管理工作具有的認知成都，充分了解檔案管理工作的重要性。同時把檔案管理工作納入企業(yè)長遠規(guī)劃，并制定一名分管領(lǐng)導負責檔案管理。

（二）加大資金投入

促進檔案管理科學、健康發(fā)展，必然要加大資金投入。為檔案管理部門配備專用的辦公設(shè)備，為檔案管理部門設(shè)置獨立的辦公場所，從而創(chuàng)造良好的辦公條件和工作環(huán)境。同時根據(jù)需要購入專用的檔案管理軟件，建立企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫，最大限度的提升工作效率。

（三）重視檔案安全

安全問題是檔案管理的重中之重。在檔案管理的發(fā)展過程中，檔案資料的安全問題必須高度重視。要做好相關(guān)防護工作，防止檔案丟失、破損，確保檔案安全。

四、結(jié)語

總而言之，檔案管理工作的整體水平是新時代背景下影響企業(yè)長久發(fā)展和綜合實力的重要因素。解決現(xiàn)階段企業(yè)內(nèi)存在的相關(guān)問題，應(yīng)積極變革管理方式，提高企業(yè)高層的重視程度。加大資金投入，完善基礎(chǔ)辦公設(shè)備的建設(shè)。健全管理制度，解決工作中存在的相關(guān)問題，落實責任機制。重視檔案管理人員的培訓。著力解決檔案管理的安全問題。從而實現(xiàn)檔案管理工作的有效創(chuàng)新和完善，使其朝向信息化發(fā)展。