企業(yè)檔案管理社會(huì)化問題初探

劉海燕

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）7-236-01

摘要 現(xiàn)階段，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平不斷提升過程當(dāng)中，隨著企業(yè)發(fā)展速度不斷提高，在企業(yè)檔案管理過程中仍暴露出大量問題，為了在競爭日益激烈的市場環(huán)境中，面臨著更多機(jī)遇和挑戰(zhàn)，這就需要相關(guān)管理人員在實(shí)際開展工作過程當(dāng)中不斷提高對檔案管理工作的重視程度，本文通過對現(xiàn)階段企業(yè)內(nèi)部檔案管理的認(rèn)真分析，對實(shí)際工作中暴露的問題進(jìn)行了詳細(xì)分析。探索社會(huì)管理的可行性，為后續(xù)工作提供參考性建議。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案管理工作 社會(huì)化問題 探究分析

開展社會(huì)管理的最終目的是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益最大化，合理控制生產(chǎn)經(jīng)營成本，而將檔案信息外包能有效縮短管理時(shí)間，還能保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營效率達(dá)到較高水平，但是現(xiàn)階段對于社會(huì)化管理沒有明確界定。不同類型的企業(yè)之間的檔案管理工作存在一定差異，這就要求相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)在綜合考慮自身因素的基礎(chǔ)上開展工作，從而保證工作質(zhì)量。

一、社會(huì)化管理企業(yè)檔案概述

隨著科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)水平的快速增長，企業(yè)之間的競爭力度日益激烈，這就使得市場經(jīng)濟(jì)開展的壓力不斷提高，在實(shí)際發(fā)展過程中應(yīng)當(dāng)在創(chuàng)新精神的指導(dǎo)下合理控制企業(yè)生產(chǎn)成本，另外還要與信息技術(shù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，不斷提高企業(yè)檔案管理水平，為確保檔案管理質(zhì)量，有必要注意公司的檔案管理能夠有效記錄公司發(fā)展過程中的歷史檔案和相關(guān)文件。同時(shí)，這也為企業(yè)管理層制定后續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略提供參考，而在經(jīng)濟(jì)市場發(fā)展過程中，在企業(yè)檔案管理過程中實(shí)現(xiàn)社會(huì)化是發(fā)展的必然，社會(huì)管理能夠有效降低企業(yè)管理成本，但與此同時(shí)，在實(shí)際的發(fā)展過程中，必須保證檔案管理市場環(huán)境的規(guī)范性和合理性。推動(dòng)后續(xù)工作的順利開展。

二、社會(huì)化管理企業(yè)檔案分析

（一）社會(huì)管理企業(yè)檔案分析

隨著經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，企業(yè)員工數(shù)量也呈現(xiàn)上漲趨勢，現(xiàn)階段有相當(dāng)一部分企業(yè)選擇將人事檔案信息交給專門機(jī)構(gòu)設(shè)置電子檔案進(jìn)行管理，但是，在外包過程中仍有相當(dāng)一部分企業(yè)并沒有將全部電子檔案交予外部機(jī)構(gòu)管理而是選擇企業(yè)內(nèi)部自行進(jìn)行管理，這就要求相關(guān)人員具備高水平的綜合素質(zhì)和實(shí)踐能力。如果管理人員不具備較為熟練的電子操作技能就會(huì)使得電子檔案在實(shí)際管理過程當(dāng)中出現(xiàn)缺陷，使得管理效果實(shí)際呈現(xiàn)效果未能達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，而這主要是由于企業(yè)相關(guān)人員不能充分重視檔案管理工作，尚未完全意識(shí)到社會(huì)管理組織的優(yōu)勢所在，從而無法真正從根本上提高企業(yè)檔案管理水平。另外，在工作開展過程中，常常由于檔案檢索功能不夠強(qiáng)大而對整體管理水平造成直接影響，在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展取得質(zhì)的飛躍的今天，檔案檢索效率仍然與硬件設(shè)施的性能直接掛鉤，盡管計(jì)算機(jī)具有較為理想的檢索效率，但是現(xiàn)階段仍有相當(dāng)一部分企業(yè)為保證收益而選擇人工檢索，還設(shè)置大量不實(shí)用的檢索工具，不僅無法提高檢索效率還會(huì)對管理質(zhì)量造成一定影響。

（二）水平提高辦法

為保證實(shí)際檔案管理的效果，就要求相關(guān)企業(yè)切實(shí)提高宣傳力度，更新優(yōu)化相關(guān)管理人員的檔案管理意識(shí)，從根本上提高管理人員對管理工作的重視，如果真的想提高企業(yè)檔案管理的實(shí)際質(zhì)量，就要綜合考慮各方面因素，切實(shí)提高宣傳力度，可以選擇在公司內(nèi)部設(shè)置相關(guān)標(biāo)語，為員工創(chuàng)設(shè)相應(yīng)環(huán)境，在耳濡目染之中對社會(huì)化管理有一個(gè)較為充分的認(rèn)識(shí)和認(rèn)知。另外，我們必須不斷創(chuàng)新管理方法，將計(jì)算機(jī)技術(shù)與管理有機(jī)結(jié)合起來，利用信息技術(shù)構(gòu)建企業(yè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。為保證先進(jìn)，科學(xué)，規(guī)范的檔案管理工作，還要確保管理人員具有一定的專業(yè)性和實(shí)踐能力。從而有效提高檔案管理的工作效率。

（三）社會(huì)管理企業(yè)檔案情況分析

1.科技創(chuàng)造條件。隨著科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)在各個(gè)社會(huì)階層和領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，尤其是企業(yè)檔案管理，如果想要有效提高企業(yè)檔案管理水平，就要依靠高效率的信息技術(shù)，而承接檔案管理的相關(guān)組織結(jié)構(gòu)本身具有一定技術(shù)能力和專業(yè)手段，能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案管理工作，另外，企業(yè)內(nèi)部工作人員還可以與外部組織機(jī)構(gòu)保持相應(yīng)交流溝通，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和信息化管理手段保證雙方對互相工作都能基本了如指掌，掌握一手信息。

2.健全市場提供保障。國家基本建立了比較完善的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，有效規(guī)范檔案調(diào)解和外部管理工作。而企業(yè)檔案外包企業(yè)也會(huì)在實(shí)際工作開展過程中時(shí)刻遵循相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和法律條文，這就使得服務(wù)市場的規(guī)范性和科學(xué)性得到了有力保障，這在一定程度上消除了企業(yè)發(fā)展過程中的障礙，有效提高了檔案管理的水平和效率。而從長遠(yuǎn)來看，中介服務(wù)市場在發(fā)展過程中，其服務(wù)水平將會(huì)呈現(xiàn)持續(xù)上升趨勢，而這就能有效推動(dòng)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

三、企業(yè)檔案管理社會(huì)化意義

通過社會(huì)化管理企業(yè)檔案能有效降低管理成本，將成本控制在合理范圍之內(nèi)，從而為實(shí)現(xiàn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展提供推動(dòng)力。盡可能少的進(jìn)行人力、物力等資源的投入，而這也會(huì)在一定程度上省去一部分經(jīng)營成本，在現(xiàn)階段企業(yè)現(xiàn)代化管理過程中，為有效提高企業(yè)生產(chǎn)質(zhì)量，企業(yè)檔案是社會(huì)化管理的。使得企業(yè)內(nèi)部員工的分工更為精細(xì)的明確。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著現(xiàn)階段經(jīng)濟(jì)水平的快速增長，為了占領(lǐng)市場，企業(yè)間的競爭日趨激烈。這就在一定程度上推動(dòng)了檔案管理社會(huì)化趨勢，同時(shí)也使得服務(wù)對象呈現(xiàn)集中化趨勢，也能在一定程度上降低了公司的管理成本，使社會(huì)分工合作更加合理，使公司的創(chuàng)新能力得到顯著提高。