試析企業(yè)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

李珍妮

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）7-234-01

摘要 在檔案管理工作中，應(yīng)用信息技術(shù)，能促進工作的積極發(fā)展。實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，能滿足社會的發(fā)展需求。但是，在整體上是一個復(fù)雜的過程，需要在各個環(huán)節(jié)工作中嚴格執(zhí)行，以促使工作意義的發(fā)揮和實現(xiàn)。文章中，對其做出詳細探討。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 檔案管理 數(shù)字化建設(shè)

在現(xiàn)代社會不斷發(fā)展下，信息化進程加快進步，信息資源被廣泛應(yīng)用。在信息技術(shù)推廣下，促進檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，不僅能給檔案應(yīng)用提供方便，也能帶來新的研究成果。

一、檔案管理工作中數(shù)字化建設(shè)的意義

促進檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，能保證其意義的實現(xiàn)和發(fā)揮。第一，檔案管理工作的數(shù)字化，能滿足現(xiàn)代社會的實際發(fā)展需要，因為在當前發(fā)展中，檔案管理工作受到多個因素的限制，在整體上較為封閉，所以，促進檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展，將促進檔案的優(yōu)化保存和利用，實現(xiàn)信息化采集，促使多個職能的充分發(fā)揮。在該執(zhí)行條件下，不僅達到檔案資源的科學(xué)配置，也為現(xiàn)代社會發(fā)展提供強大保障。檔案管理工作的數(shù)字化，實現(xiàn)了辦公自動化發(fā)展。在提升單位辦公效率基礎(chǔ)上，能將文件材料歸檔，促進自動化查詢，符合現(xiàn)代化的辦公要求。不僅如此，檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的執(zhí)行，也能對現(xiàn)代載體優(yōu)化更新。傳統(tǒng)模式下，是基于紙質(zhì)、照片等方式作為載體，容易丟失。為了改變這種現(xiàn)象，需要達到電子檔案管理，促進收集、保管以及利用工作效率的提升，針對其存在的問題，也能優(yōu)化處理。因此，檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)十分必要，是現(xiàn)代化社會發(fā)展的主要趨勢。尤其是人們的思想觀念逐漸更新，領(lǐng)導(dǎo)做出的決策更準確，為各個部門提出合理意見，在該執(zhí)行下，通過現(xiàn)代手段的應(yīng)用，將達到多功能的發(fā)揮和實現(xiàn)，在各個方面執(zhí)行條件下，為使用人員也提供方便。

二、檔案管理工作中數(shù)字化建設(shè)途徑

（一）增強認識，科學(xué)規(guī)劃

在企業(yè)的檔案管理工作中，要促進信息資源的充分應(yīng)用，需要在思想上積極優(yōu)化，并將其作為發(fā)展中的主要部分。在現(xiàn)代社會發(fā)展中，信息公開程度逐漸加深，企業(yè)的文化和社會性質(zhì)也在增強，保證信息資源的充分應(yīng)用。為了在企業(yè)中將檔案管理工作作用發(fā)揮出來，需要增強人員思想認識，促進信息的先進化發(fā)展。不僅如此，在實際工作中，還需要對其科學(xué)規(guī)劃，在檔案管理數(shù)字化發(fā)展中，確定出文書檔案、科技檔案、會計檔案等數(shù)量，掌握具體的應(yīng)用情況，在這種處理下，將為企業(yè)積極發(fā)展提供更高效益。在長期發(fā)展下，還需要結(jié)合實際，加強硬件設(shè)置的滲透，并在管理工作中突出重點，按照一定原則積極發(fā)展，促進檔案管理工作的數(shù)字化，確保在多方面滿足人員的使用需求。

（二）基礎(chǔ)工作的完善，準備工作的執(zhí)行

在檔案管理數(shù)字化發(fā)展中，需要針對存在的檔案資源優(yōu)化選擇，工作中，結(jié)合企業(yè)的實際發(fā)展情況，對生產(chǎn)經(jīng)營充分研究，加強對檔案的數(shù)字化發(fā)展，促進檔案資源的充分應(yīng)用。在工作中，還需要對掃描儀器科學(xué)選擇，為了獲得良好的工作質(zhì)量，嚴格控制掃描分辨率，將獲得不同的還原效果。比如：對分辨率進行選擇，結(jié)合實際情況綜合分析，能保證整體工作的質(zhì)量。在企業(yè)檔案管理中，促進整個過程的數(shù)字化發(fā)展。工作中，執(zhí)行全面檢查，嚴格數(shù)據(jù)質(zhì)量。在這種情況下，不僅能促進數(shù)字信息完整，掃描其存在的問題，也能達到檔案的統(tǒng)一應(yīng)用。

（三）加強對現(xiàn)代人才的培養(yǎng)

在檔案管理工作中實現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展，需要應(yīng)用到計算機軟件、硬件、相關(guān)技術(shù)等，掌握設(shè)備的基礎(chǔ)知識，這樣在工作中才能有效應(yīng)對。所以。在工作中，需要給予技術(shù)人員該方面的培訓(xùn)工作。實際上，企業(yè)中的檔案人員多為兼職，在企業(yè)中，利用適合的學(xué)習方式，對專職人員執(zhí)行教育培訓(xùn)工作，打造專題培訓(xùn)能，能保證他們學(xué)習到很多的先進知識，也能促進檔案信息化人才的實現(xiàn)，以保證檔案管理工作作用的發(fā)揮。同時，還需要為檔案人員執(zhí)行上崗培訓(xùn)工作，通過崗位培訓(xùn)，他們能提高自身技能，充分掌握和了解現(xiàn)代管理工作中的相關(guān)知識，對其嚴格操作，實現(xiàn)檔案管理軟件的充分應(yīng)用。在企業(yè)內(nèi)部，增加激勵機制，保證每個人員都能參與到科研工作中，在這種執(zhí)行條件下，不僅能達到新發(fā)展目標的實現(xiàn)，也能實現(xiàn)檔案管理工作的信息化發(fā)展。

三、結(jié)語

通過以上的分析和研究，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作，能保證信息資源的質(zhì)量，將其作為關(guān)鍵，也能保證整體信息化水平的穩(wěn)定提升。所以，在檔案管理工作中，相關(guān)人員需要加強對工作的重視。并認真對其研究，解決其存在的問題，實現(xiàn)多方面的完善，以達到整體的進步和發(fā)展。