辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用方法研究

徐英杰 湖南省長(zhǎng)沙市南雅中學(xué)

1 辦公自動(dòng)化簡(jiǎn)介

OA系統(tǒng)，即我們?nèi)粘Ｋ岬降霓k公自動(dòng)化,即Office Automation System的縮寫，這種辦公室常用的系統(tǒng)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托，把辦公流程、業(yè)務(wù)辦理科學(xué)有效整合的辦公模式。顧名思義我們不難得出，其核心是依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。當(dāng)下的物理環(huán)境和生態(tài)環(huán)境都讓辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用成為了不可逆的趨勢(shì)和不可阻擋的歷史前進(jìn)的車輪。辦公自動(dòng)化區(qū)別于傳統(tǒng)辦公手段的最大優(yōu)勢(shì)在于信息處理的量和范圍有著質(zhì)變的突破。利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)突破以往只能針對(duì)文字進(jìn)行簡(jiǎn)單處理的局限,在此基礎(chǔ)上增加了對(duì)視頻、圖片、音頻媒體等其他形式對(duì)象的處理,同時(shí)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的形式也變得多種多樣，全面而且集中。

通過(guò)操作辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了員工和上下級(jí)之間的信息共享和溝通。計(jì)算機(jī)通信技術(shù)使得身在異地辦業(yè)務(wù)能在各個(gè)方面方便、快捷、便利地進(jìn)行有效處理和改善,這些形式都揚(yáng)長(zhǎng)避短的填補(bǔ)了先天不足的傳統(tǒng)辦公模式的漏洞。每一種新形勢(shì)的出現(xiàn)都會(huì)伴隨著舊制度的消亡，我們要主動(dòng)樹(shù)立學(xué)習(xí)新產(chǎn)物的思想，積極主動(dòng)的讓新生事物為工作帶來(lái)便利，為人民造福。淘汰傳統(tǒng)落后的辦公模式已經(jīng)是不可更改的事實(shí)，我們要跟著科技進(jìn)步的步伐，讓科技更好的發(fā)揮它自身的優(yōu)勢(shì)，摒棄其短板和不足，圍繞著造福人民的思想，更好的服務(wù)于人民。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化應(yīng)用方法研究

2.1 辦公數(shù)據(jù)信息處理

在辦公自動(dòng)化過(guò)程應(yīng)用中，通常涉及到幾個(gè)方面的內(nèi)容，辦公數(shù)據(jù)處理和文字?jǐn)?shù)據(jù)信息處理最為常見(jiàn)。辦公數(shù)據(jù)處理是最為普遍的一個(gè)方面。數(shù)據(jù)處理過(guò)程包括總分公司和上下級(jí)的文件的起草、美化和傳達(dá)。文字?jǐn)?shù)據(jù)包括日常辦公文字?jǐn)?shù)據(jù)信息的處理和表格數(shù)據(jù)處理,數(shù)據(jù)直觀，可以直接得出出現(xiàn)的問(wèn)題和處理方向。信息表格的處理已經(jīng)成為日常工作中越來(lái)越普遍和方便的處理模式，它將來(lái)可以在辦公自動(dòng)化中占據(jù)屬于它自己的一席之地。

2.2 辦公信息發(fā)布

信息發(fā)布平臺(tái)兼具局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)的雙重優(yōu)點(diǎn),人們可以足不出戶，利用網(wǎng)絡(luò)的便利和實(shí)時(shí)交互系統(tǒng)，互相幫助和轉(zhuǎn)達(dá)各路部門的信息并進(jìn)行溝通。利用辦公自動(dòng)化軟件,還可以在公共網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行部署。發(fā)布辦公信息同樣是計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化應(yīng)用方面的重要體現(xiàn)。工作人員只需定期登錄自動(dòng)化平臺(tái)便可以查詢辦公信息，管理員也不用再按圖索驥，親力親為的到各個(gè)部門和平臺(tái)去發(fā)布消息，節(jié)省了人力，提高了工作效率，靈活自由，效率高，可達(dá)性和傳達(dá)的準(zhǔn)確性也都很高。除了發(fā)布的內(nèi)容量不受限以外,辦公信息發(fā)布的形式也靈活多樣,包括多對(duì)多、一對(duì)一以及一對(duì)多的多種數(shù)據(jù)發(fā)布形式，這種信息發(fā)布方式，兼具了靈活、可定制的優(yōu)點(diǎn)，數(shù)據(jù)傳播的準(zhǔn)確性高度也得到了保障,為工作人員之間的信息交流提供了更為直接和高效另一面。

2.3 多媒體數(shù)據(jù)處理

視頻音頻圖片以及各種辦公軟件都是日常辦公中常見(jiàn)的數(shù)據(jù)類型。在辦公過(guò)程中經(jīng)常涉及到視頻音頻影像的數(shù)據(jù)處理。這些數(shù)據(jù)給管理和保存都帶來(lái)了一定難度。不單單是出現(xiàn)在管理調(diào)用和播放方面，保存難度也是頗為增加。傳統(tǒng)的多媒體數(shù)據(jù)單一保守處理，對(duì)于多媒體數(shù)據(jù)的集中式處理顯得力不從心。例如對(duì)于照片的處理和保存都是以紙質(zhì)為主,其自身的查閱性與保存性,都無(wú)法得到長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存。相對(duì)不足的儲(chǔ)存能力讓圖片的保存在時(shí)間上顯得格外緊迫。再比如視頻數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，還是以傳統(tǒng)的VCD/DVD等格式來(lái)管理，無(wú)論是從儲(chǔ)存和播放來(lái)看,都很大程度上限制了其自由發(fā)揮的余地。但如果利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)就可以對(duì)其有很大的改變，如辦公自動(dòng)化中針對(duì)各種多媒體的數(shù)據(jù)處理都配備有專用的APP，其自由簡(jiǎn)單的方式，讓管理員操作更容易上手。并且多格式多路徑的存儲(chǔ)和播放展示形式都讓其管理方式得到了優(yōu)質(zhì)的提升，提高數(shù)據(jù)可靠性、安全性和保密性。在辦公自動(dòng)化過(guò)程中計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于多媒體數(shù)據(jù)的處理，短時(shí)間內(nèi)無(wú)法被輕易取代。

2.4 計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用方法在辦公自動(dòng)化其他方面的應(yīng)用

辦公自動(dòng)化的另一個(gè)好處是在計(jì)算機(jī)應(yīng)用的優(yōu)點(diǎn)和先進(jìn)性方法可以精準(zhǔn)跟蹤動(dòng)態(tài)業(yè)務(wù)處理和流程，使得整個(gè)辦公效率得到大幅度的提升,形成最終的閉環(huán)。另外,計(jì)算機(jī)技術(shù)還在業(yè)務(wù)流程的規(guī)范度方面有明顯提升。對(duì)于一些規(guī)模較大，日常繁瑣事務(wù)處理較多的機(jī)構(gòu)團(tuán)體和組織來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)辦公技術(shù)的良好運(yùn)用,可以有效增加各個(gè)部門的工作效率，規(guī)范崗位之間的工作行為和流程。這些都顛覆了傳統(tǒng)的辦公方式，規(guī)避了很多原有辦公方式的弊端。網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議、協(xié)調(diào)跨國(guó)跨區(qū)域業(yè)務(wù)都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用方法得以實(shí)現(xiàn)。實(shí)時(shí)面對(duì)面的交流和交互，都是原有辦公模式無(wú)法企及的高度。總之,隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化和信息技術(shù)的發(fā)展,除了上述的計(jì)算機(jī)應(yīng)用方法以外,還會(huì)有更多的領(lǐng)域有待我們?nèi)グl(fā)掘和開(kāi)拓。辦公自動(dòng)化在計(jì)算機(jī)應(yīng)用中的體現(xiàn)必然會(huì)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化和深入化。

3 結(jié)語(yǔ)

綜合以上的解釋和總結(jié)分析后,我們不難看出辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)明顯優(yōu)于傳統(tǒng)辦公模式。但我們不可否定的是計(jì)算機(jī)技術(shù)在目前的發(fā)展情況下還有他自身的不足，比如說(shuō)病毒、黑客等惡意攻擊和非法入侵。然而我們更不能否定的是，辦公自動(dòng)化在未來(lái)的舞臺(tái)上必將要發(fā)揮它更加重要的作用并一定會(huì)展現(xiàn)它不可或缺的地位。在遠(yuǎn)程控制和信息的多維度傳達(dá)的準(zhǔn)確度上也會(huì)有著更為突破性的飛躍。相信在國(guó)家政府的正確指引和我們的多方努力下，辦公自動(dòng)化可以在它擅長(zhǎng)的領(lǐng)域和方面發(fā)揮它最大的價(jià)值和優(yōu)勢(shì)，可以在網(wǎng)絡(luò)科技和互聯(lián)網(wǎng)的舞臺(tái)上大展拳腳，更好的造福人民。