醫(yī)院文書(shū)檔案管理的有效創(chuàng)新途徑分析

金鵬姝 黑龍江省牡丹江林業(yè)中心醫(yī)院

伴隨著醫(yī)院醫(yī)療改革項(xiàng)目的不斷發(fā)展和進(jìn)步，醫(yī)院要借助文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展相應(yīng)的行政活動(dòng)，對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)予以監(jiān)督，從而提高數(shù)據(jù)和信息的保存價(jià)值，滿足基礎(chǔ)性和服務(wù)性文書(shū)檔案管理需求。

1.醫(yī)院文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀

文書(shū)檔案是醫(yī)院實(shí)施檔案管理的基礎(chǔ)，也是檔案資源的產(chǎn)生根源，它的管理水平直接關(guān)系整個(gè)醫(yī)院管理工作的開(kāi)展，是醫(yī)院檔案管理的重要組成部分。因此，我們有必要對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行深入研究。但就目前我國(guó)的文書(shū)檔案管理而言，受到傳統(tǒng)理念的影響，使得文書(shū)檔案管理不被重視，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.1 文書(shū)檔案工作和檔案管理工作的銜接上存在著問(wèn)題

在實(shí)際工作中，文書(shū)檔案和檔案管理工作既是相互聯(lián)系又存在著一定的區(qū)別，兩者是統(tǒng)一又分工明確的內(nèi)容。因此，要想做好文書(shū)檔案管理，就必須提前處理好文書(shū)檔案與檔案管理工作之間的關(guān)系，進(jìn)而為檔案管理工作的開(kāi)展提供扎實(shí)的理論基礎(chǔ)?；谶@種要求，在目前的文書(shū)檔案管理工作中必須要將文書(shū)同檔案管理結(jié)合起來(lái)，促使文書(shū)工作與檔案工作的相互配合進(jìn)行，建立一個(gè)健全、完善的管理體制。文書(shū)管理和檔案管理采用分塊式管理進(jìn)行分項(xiàng)管理，進(jìn)而正確處理他們之間的銜接問(wèn)題，這種管理策略才是一種行之有效、能適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的管理模式。但是，在這一體制管理上還存在著一定的距離，難以在工作中實(shí)現(xiàn)有效的銜接，管理人員也很少在工作中考慮到文書(shū)工作的重要性，這難免造成銜接不合理，在文書(shū)和檔案管理的銜接上產(chǎn)生脫節(jié)，也出現(xiàn)了檔案格式不規(guī)范、管理不科學(xué)問(wèn)題，進(jìn)而降低檔案管理質(zhì)量，給整個(gè)檔案管理工作的開(kāi)展造成影響。

1.2 管理人員重視度不足

受到傳統(tǒng)醫(yī)院管理工作的影響，文書(shū)檔案管理項(xiàng)目往往得不到有效重視，部分工作人員認(rèn)為工作本身較為簡(jiǎn)單，且工作過(guò)程不涉及技術(shù)含量，而且工作的價(jià)值不高，就會(huì)存在消極怠工的工作問(wèn)題。文書(shū)檔案管理起步晚、重視程度不高是我國(guó)最突出的文書(shū)檔案管理特征。目前，多數(shù)單位檔案管理工作者缺乏專業(yè)知識(shí)，也沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)專業(yè)的技能培訓(xùn)，這難免會(huì)影響到文書(shū)檔案管理的科學(xué)性。在這種情況下，文書(shū)檔案管理的分類、立卷技術(shù)掌握不熟練，難以實(shí)現(xiàn)有效的文書(shū)檔案管理。有些單位由于缺乏專職文書(shū)檔案員，從而導(dǎo)致文書(shū)檔案收集范圍不明確、立卷不符合規(guī)范、材料真?zhèn)尾环置鳌⑹占ぷ鞑患皶r(shí)、文書(shū)檔案收集缺失以及檔案保管期限的劃分混亂等問(wèn)題。

另外，盡管醫(yī)院為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展開(kāi)始將計(jì)算機(jī)項(xiàng)目和文書(shū)檔案管理結(jié)合在一起，但是，網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督監(jiān)管力度不足，就使得整體系統(tǒng)的管理效果和實(shí)效性不能得到滿足，文書(shū)檔案權(quán)益的法律法規(guī)也較為被動(dòng)，文書(shū)檔案權(quán)益受到威脅。

由于醫(yī)院會(huì)將較多的精力放在醫(yī)療技術(shù)人員培訓(xùn)方面，對(duì)于行政類工作較為忽視。工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)和文書(shū)檔案信息分類以及管理工作無(wú)序，就會(huì)嚴(yán)重影響相關(guān)文書(shū)檔案發(fā)揮實(shí)效性作用。并且，文書(shū)檔案管理人員常規(guī)化工作存在問(wèn)題，就會(huì)出現(xiàn)管理工作效率失衡的問(wèn)題。

2.文書(shū)檔案管理制度有待完善

在醫(yī)院監(jiān)督管理機(jī)制建立的過(guò)程中，部分醫(yī)院沒(méi)有結(jié)合實(shí)際情況建立相應(yīng)的管理制度，就使得工作結(jié)構(gòu)和工作內(nèi)容缺乏有效劃分，無(wú)論是規(guī)章制度還是管理策略，長(zhǎng)此以往，就會(huì)導(dǎo)致文書(shū)檔案管理項(xiàng)目和信息管理工作出現(xiàn)嚴(yán)重脫節(jié)。另外，由于醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作沒(méi)有制定有效的管理制度，就會(huì)導(dǎo)致監(jiān)督機(jī)制無(wú)法發(fā)揮時(shí)效性。

3.醫(yī)院文書(shū)檔案管理的有效優(yōu)化措施

3.1 要強(qiáng)化學(xué)習(xí)效果

在醫(yī)院文書(shū)管理工作體系中，要對(duì)文書(shū)管理工作常規(guī)化運(yùn)行結(jié)構(gòu)和控制措施予以監(jiān)督和處理，定期組織相關(guān)人員開(kāi)展有效的文書(shū)檔案管理工作，常態(tài)化學(xué)習(xí)的工作原則，真正強(qiáng)化文書(shū)檔案管理水平，也為工作人員提升業(yè)務(wù)水平奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，要建立健全定期的專業(yè)化培訓(xùn)項(xiàng)目，保證文書(shū)檔案管理人員能提高自身的綜合水平以及素質(zhì)，秉持新的理念和方法對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行分析。在信息化技術(shù)發(fā)展背景下，要想從根本上提高信息系統(tǒng)的安全效果，就要整合文書(shū)檔案管理信息監(jiān)督體系，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息資源的優(yōu)勢(shì)，在培訓(xùn)項(xiàng)目中，不僅僅要提高文書(shū)管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合計(jì)算機(jī)水平，也要提高其責(zé)任意識(shí)，從根本上踐行職業(yè)化培訓(xùn)項(xiàng)目。

3.2 提升管理資源安全性

在醫(yī)院文書(shū)檔案信息化管理工作體系建立后，對(duì)于信息管理項(xiàng)目中的電子檔案、信息化數(shù)據(jù)庫(kù)以及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器等予以監(jiān)督，保證信息資源的安全性和完整性。相關(guān)部門(mén)也要建立防偽驗(yàn)證碼，對(duì)相關(guān)工作結(jié)構(gòu)進(jìn)行處理，強(qiáng)化分析機(jī)制和計(jì)算機(jī)安全管理水平，為管理資源的全面升級(jí)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。也就是說(shuō)，在計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，只有營(yíng)造安全的文書(shū)管理空間和結(jié)構(gòu)體系，才能為后續(xù)工作的全面開(kāi)展提供保障，助力行業(yè)文書(shū)監(jiān)督效果的實(shí)效性。

4.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，要建構(gòu)長(zhǎng)效性培訓(xùn)工作，有效提升管理水平，維護(hù)文書(shū)檔案管理工作的基本原則，秉持有效的規(guī)章制度，為后續(xù)解決醫(yī)院文書(shū)檔案項(xiàng)目中存在的問(wèn)題奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。將醫(yī)院建設(shè)發(fā)展以及中心任務(wù)作為核心內(nèi)容，加強(qiáng)醫(yī)院檔案資料管理規(guī)范化的力度，貫徹并落實(shí)各種類型檔案資料管理工作，進(jìn)而構(gòu)建健全且系統(tǒng)化的檔案資料體系，為醫(yī)院醫(yī)療與科研工作提供必要的服務(wù)。只有這樣，才能夠使醫(yī)院檔案管理工作支持功能得以提高，進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院的全面可持續(xù)發(fā)展。