檔案管理機(jī)構(gòu)如何應(yīng)對災(zāi)害和其他危險(xiǎn)狀況

( 德國) 彼特·布魯姆

一、科隆城市檔案館坍塌事件概況

德國曾經(jīng)有一座城市檔案館——科隆城市檔案館。檔案館保管著超過65000份文獻(xiàn)，104000份地圖及地形圖，約50000張布告，檔案架長達(dá)30公里，其中館藏最早的檔案是公元922年的。館藏檔案中還有這座城市杰出人士的818份個(gè)人檔案，包括政治家、商人、詩人、思想家、音樂家等。該檔案館被認(rèn)為是阿爾卑斯山以北最大的地方性檔案館。此外，1971年落成的檔案館大樓也尤其引人注目，因?yàn)樵摍n案館安裝了可自動調(diào)節(jié)的新風(fēng)控制系統(tǒng)，并且不需要額外安裝空調(diào)，它被稱為“科隆模型”。這一概念逐漸被檔案管理界之外的人們熟知，甚至在整個(gè)德國都獲得了積極的評價(jià)。

然而，2009年3月3日13時(shí)58分，由于該檔案館所在地區(qū)正在新建一條地鐵線，施工現(xiàn)場的滲水引發(fā)了隧道管道內(nèi)的滑坡，導(dǎo)致科隆城市檔案館的轟然坍塌。得益于建筑施工方的持續(xù)警告，館內(nèi)的工作人員及參觀者得以逃生，但在緊鄰檔案館的其他建筑里還是發(fā)現(xiàn)了兩名死者。

這一駭人聽聞的悲劇事件震驚了世界。各國驚詫于科隆城市檔案館的倒塌，德國檔案館的聲譽(yù)也受到了很大影響。毫無疑問，這一事故的原委固然是施工過程中存在著疏忽、腐敗等問題，但主要原因還是對技術(shù)的盲目信任以及驕傲自滿，同時(shí)也是由于社會上缺乏對檔案館的理解與重視，否則在2008年檔案館大樓首次出現(xiàn)地面下陷時(shí)就應(yīng)當(dāng)引起重視。經(jīng)過緊急搶救，以及來自德國、甚至整個(gè)歐洲大陸其他國家檔案工作者的幫助，有超過95%的檔案被搶救出來，可供再次使用，但清理所有損失仍需數(shù)十年，約有8公里長度的檔案存放在臨時(shí)庫房。

二、科隆城市檔案館坍塌事件的思考

科隆事件警示我們，作為守護(hù)這些文化遺產(chǎn)的檔案管理者，應(yīng)該采取多種方式，比以往更加積極地為突發(fā)事件做好準(zhǔn)備。世界上并沒有能預(yù)防緊急情況發(fā)生的“萬能藥”，每個(gè)檔案館都有其自身的獨(dú)特性，這些不同體現(xiàn)在其館藏的藏品、檔案館庫、技術(shù)裝備及為其提供財(cái)政支持的資源。從科隆事件中我們可以歸納出三個(gè)基本的內(nèi)容：

（一）檔案館建筑規(guī)范

在德國，有針對檔案館建筑基本框架的專門規(guī)范。如DIN ISO 11799標(biāo)準(zhǔn)詳細(xì)規(guī)定了檔案館及圖書館館藏物品的保管要求。這些規(guī)定得到了學(xué)術(shù)界的認(rèn)可，然而現(xiàn)實(shí)中它卻并沒有為科隆城市檔案館提供多少幫助，即便是在德國這個(gè)以制定詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施規(guī)范著稱的“理想國”。改善的建議是在修建檔案館大樓時(shí)，應(yīng)該讓業(yè)主及其他獨(dú)立的建筑監(jiān)察機(jī)構(gòu)監(jiān)督專業(yè)建筑規(guī)范是否得以遵守，不過這樣額外的建筑規(guī)范要求是否能落到實(shí)處也難以保證。

（二）特定場所及特定建筑的風(fēng)險(xiǎn)分析

未來，單靠規(guī)章制度難以協(xié)調(diào)所有細(xì)節(jié)，適用的規(guī)范更需要針對具體情況進(jìn)行具體分析，因此，要依靠檔案管理者對場所和建筑物進(jìn)行相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)分析，畢竟，風(fēng)險(xiǎn)分析和定期檢查是建立檔案館應(yīng)急預(yù)案的前提，在此基礎(chǔ)上制定的應(yīng)急預(yù)案才是立足于實(shí)際并且具有現(xiàn)實(shí)意義的。

1.分析并監(jiān)測檔案館外部及內(nèi)部可能引發(fā)的危險(xiǎn)。一是分析檔案館周圍與自然相關(guān)（地下水水位、洪水危險(xiǎn)等）的危險(xiǎn)及與建筑相關(guān)（附近大樓、隧道挖掘等）的危險(xiǎn)；二是監(jiān)測與檔案館大樓直接相關(guān)的危險(xiǎn)，例如由于火災(zāi)、公共衛(wèi)生設(shè)備、供暖設(shè)施、電梯等可能引發(fā)的危險(xiǎn)，以及由于建筑工程維修、保養(yǎng)、人為破壞等可能帶來的危險(xiǎn)，另外也應(yīng)警惕由操作程序、公眾行為等可能引發(fā)的危險(xiǎn)。此外，搶救索引（參考索引、卡片索引、數(shù)據(jù)庫）目錄也十分重要，這有助于事故發(fā)生后，恢復(fù)或重建檔案館被搶救的某個(gè)或全部全宗的秩序。

2.建立相互審查機(jī)制。由于檔案館在經(jīng)濟(jì)、人力及技術(shù)裝備等方面存在局限性，迫使其在安全保管方面做出妥協(xié)。而檔案管理人員也開始忽視存在的潛在危險(xiǎn)，因?yàn)闄n案館在這種情況下也安全運(yùn)行了很長時(shí)間。因此，建議各檔案館之間建立相互審查機(jī)制，讓其他檔案館的同行檢查自己的檔案館，并對風(fēng)險(xiǎn)分析提出批評性建議。雖然目前我們還沒有這項(xiàng)工作的預(yù)算。

3.有意識地利用“協(xié)同效應(yīng)”。近期，瑞士蘇黎世聯(lián)邦理工學(xué)院當(dāng)代歷史檔案館，將風(fēng)險(xiǎn)分析工作作為碩士論文課題分派給了該校的一名女學(xué)生，檔案館還與其簽訂了一份為期一年的工作合同，以便讓她在論文寫作范圍內(nèi)為檔案館的維修提供建議。這種方式充分利用了“協(xié)同效應(yīng)”，形成了檔案館、學(xué)校和學(xué)生之間的三贏局面。

（三）館藏品的電子化策略

科隆事件的教訓(xùn)告訴我們，為了使受損或者被破壞的檔案館藏品迅速恢復(fù)可用，將館藏檔案進(jìn)行縮微拍攝以及對其進(jìn)行數(shù)字化處理具有重大意義。遺憾的是，很多檔案館以及小型機(jī)構(gòu)實(shí)際并沒有相關(guān)預(yù)算進(jìn)行大量縮微拍攝并對其進(jìn)行數(shù)字化處理。科隆事件發(fā)生幾天之后，波恩大學(xué)的科學(xué)家開始建立“科隆電子化歷史檔案館”，用戶可以進(jìn)行線上操作，重現(xiàn)科隆城市檔案館館藏。在“電子閱讀廳”中，用戶可以調(diào)出按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行分類整理的檔案館館藏的電子版本。由于用戶不斷提交新條目、電子索引及數(shù)字影像，該網(wǎng)站內(nèi)容不斷豐富。未來，該網(wǎng)站的功能將得到不斷改進(jìn)，而用戶也將更多地增加線上貢獻(xiàn)。這是一個(gè)非常有效的方法，它拉近了檔案歷史和網(wǎng)絡(luò)的距離。

三、科隆城市檔案館坍塌事件給檔案應(yīng)急管理工作帶來的啟示

（一）應(yīng)急預(yù)案與應(yīng)急準(zhǔn)備

1.持續(xù)的媒體宣傳——往“大”處想

德國早在2009年以前就有很多預(yù)防緊急情況的指南、實(shí)踐報(bào)告、建議意見等，但即便如此，也幾乎不可能處理像科隆城市檔案館倒塌這樣的災(zāi)難性事故的所有方面，最重要的原因是各個(gè)檔案館的財(cái)力、物力及其在檔案界和社會上的影響力有限。我們期待科隆事件作為“警報(bào)信號”，能夠提高各方意識——今后檔案管理者要往“大”處想，把那些看似“不可能的事件”納入考慮和行動選擇之中，并堅(jiān)定不移改進(jìn)應(yīng)急預(yù)案。

2.將災(zāi)難轉(zhuǎn)化為機(jī)會——檔案館必須開展獨(dú)立應(yīng)急準(zhǔn)備

通過對科隆事件的分析，可以明確的是災(zāi)難性事故可能隨時(shí)會影響到我們，即使它們出現(xiàn)的可能性很小。接受這一點(diǎn)意味著，我們要合理地設(shè)立防范措施和應(yīng)急預(yù)案來應(yīng)對可能發(fā)生的事故。為了不在緊急情況中陷入癱瘓，檔案館要做好行動準(zhǔn)備，制定專門的、適用于特定情況下的應(yīng)急預(yù)案，并進(jìn)行經(jīng)常性的緊急情況演練。

3.在檔案界構(gòu)建起持續(xù)的館際聯(lián)系

在實(shí)際操作過程中，特別是那些中小型檔案館管理者要主動加入到本地區(qū)以及國家性和國際性的“檔案館合作伙伴”框架中。每座檔案館都要在檔案界構(gòu)建起強(qiáng)大且長久持續(xù)的館際聯(lián)系。大型檔案館有義務(wù)提攜幫助小型檔案館，而小型檔案館也要努力做好自己職責(zé)和能力范圍內(nèi)的工作，利用好館際之間的這種合作力量。

（二）受損檔案的包裝整理和相關(guān)工作流程

對于災(zāi)害導(dǎo)致的檔案混亂分散這一主要問題，科隆事件的教訓(xùn)告訴我們，必須更加重視檔案的包裝和整理及在緊急情況下與其相關(guān)的行動流程：

1.檔案材料應(yīng)妥善包裝，并整齊地置于檔案架和檔案柜上。只有這樣，檔案架與架子上的檔案才能形成一個(gè)集中的整體，避免在事故中損壞并導(dǎo)致全宗分散，甚至是單份文件的分散。

2.使用的包裝材料必須無酸且耐老化，同時(shí)其形態(tài)和顏色也應(yīng)該耐防水。因?yàn)榘b材料上的編碼一旦掉色，可能導(dǎo)致案卷分散，產(chǎn)生整理方面的問題。

3.編碼不應(yīng)僅僅標(biāo)注在檔案封面上，還要做到“多重識別”。即在事故（救助和清理）過后，全宗內(nèi)檔案及排列順序都應(yīng)該一目了然且可被修復(fù)，因此，完整的索引及存儲一覽表是十分必要的。

4.在整理受潮的檔案時(shí)，可借助冷凍干燥設(shè)備，并將其盡可能按照其原來的保管單元，用聚乙烯扣鎖包（袋）進(jìn)行包裝，每個(gè)包裝單元寬度最好不超過10厘米（考慮到潮濕檔案的增重）。

5.在搶救和清理全宗混亂的檔案過程中，為了避免各全宗檔案進(jìn)一步的混亂，檔案館將已完成裝盒的檔案配上文字說明并編制目錄是十分必要的。防水筆、表格等應(yīng)作為應(yīng)急工具包的一部分，可現(xiàn)場填寫，并放入每個(gè)包裝盒，每個(gè)集裝箱，這將有助于追蹤被清理過的檔案。

（三）應(yīng)急搶救的組織和領(lǐng)導(dǎo)

證書、規(guī)劃、地圖、書卷著作、手工藝品……檔案形態(tài)的特殊性決定了需要特殊的儲存條件?？坡∈录嬖V我們：未雨綢繆是必需的。我們要提前考慮如何運(yùn)輸，以避免檔案分散情況的加劇和后期大量的分類工作，還要考慮那些“特殊尺寸的檔案”暫存在何處。

1.根據(jù)應(yīng)急預(yù)案做出合理的、具體的工作流程?？坡〗⒌摹氨馄交ぷ髦噶睢?，讓救援力量能夠更容易開展工作，最大化地減少可能出現(xiàn)的“特殊情況”。

2.工作流程及團(tuán)隊(duì)中明確的領(lǐng)導(dǎo)人員必不可少。這些領(lǐng)導(dǎo)人員要易于辨認(rèn)（例如用彩色T恤加以區(qū)分：“檔案管理員”穿紅色T恤，“修復(fù)人員”穿綠色T恤）。

（四）應(yīng)急搶救中的檔案存放和運(yùn)輸措施

1.特大災(zāi)害情況下的特殊優(yōu)先物流。在不太遠(yuǎn)的地方修建一個(gè)規(guī)模適當(dāng)?shù)呐R時(shí)倉庫（也可以稱為后勤中心），在那里可以檢查搶救出來的檔案，決定下一步搶救工作的安排，將受損檔案進(jìn)行干燥、包裝和運(yùn)輸。在對搶救檔案采取下一步措施前，需征詢和動員其他檔案館的修復(fù)人員參與其中。根據(jù)情況，將未受損的檔案放置在臨時(shí)倉庫中，這些臨時(shí)存放地可以是租借的貯存?zhèn)}庫也可以是伙伴方檔案館的檔案庫房。對未受損檔案的臨時(shí)貯藏地和冰庫、修復(fù)車間等問題要早作考慮，最好能提前進(jìn)行接洽、達(dá)成協(xié)議，甚至是簽訂框架條約。

當(dāng)然，不同的檔案需要不同的工作流程和后勤站（如照片、文件、地圖……），同時(shí)，不是所有的受損檔案都處于濕透的狀態(tài)或是適用于冷凍干燥。因此，為避免產(chǎn)生霉菌，必須迅速建造一個(gè)干燥檔案區(qū)域——帶有大功率通風(fēng)機(jī)和工業(yè)除濕器的大廳或帳篷。在大多數(shù)情況下，所謂的急救箱應(yīng)包含急救所需的一切，并且是根據(jù)應(yīng)急預(yù)案購買的。在科隆，急救材料在災(zāi)難發(fā)生后幾小時(shí)就用完了，這并不是說必須為這種絕對的災(zāi)難事件更新急救箱，而是應(yīng)提前明確對口聯(lián)系人及急救用品貨源，并隨時(shí)更新。

2.根據(jù)檔案的不同受損程度采取最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施。大約10年前，6家檔案館組成了海德堡緊急情況專門工作組，作為聯(lián)合應(yīng)急預(yù)案和互助的基礎(chǔ)，以達(dá)到最佳合作效果。在每家檔案館制定各自的風(fēng)險(xiǎn)分析之后，出現(xiàn)了三種不同程度的受損情況：

微小損壞：僅限于微小數(shù)量（幾份檔案或是幾個(gè)檔案架）的檔案受到如進(jìn)水等的損壞，檔案館只需采取自救或委托專業(yè)服務(wù)商提供外部救助的方式。

中等損壞：受損范圍小于100米檔案架。檔案館可以獨(dú)自、高效、經(jīng)濟(jì)地完成自救，也可以通過委托臨近的“損壞修復(fù)服務(wù)商”高效且經(jīng)濟(jì)地處理這種情況。

重大損壞：受損范圍超過100米檔案架。通常情況下，面對這樣大型的受損情況，檔案管理員者無法立刻委托專業(yè)的“損害修復(fù)服務(wù)商”進(jìn)行處理，因?yàn)槲械膬?nèi)容從搶救檔案到受損檔案翻新，其成本金額將超過50000歐元甚至更多，此時(shí)相對低成本的選擇是要盡可能迅速地將救援物資（急救箱）送至事故地點(diǎn)，并請消防隊(duì)將受損檔案搶救、轉(zhuǎn)移到臨近冷藏庫存放。因?yàn)閷τ诤５卤な姓秶臋C(jī)構(gòu)，如城市檔案館，消防隊(duì)免費(fèi)提供幫助。

（五）應(yīng)急預(yù)案的經(jīng)濟(jì)考慮

應(yīng)急預(yù)案的實(shí)施非常倚重于資源。在檔案館遭受大型事故災(zāi)害時(shí)，檔案館的行動力會減弱，因?yàn)闄n案館的領(lǐng)導(dǎo)必須要考慮相應(yīng)的預(yù)算或財(cái)政支出方案。檔案管理者進(jìn)行緊急情況管理同樣意味著成本控制。對檔案館出現(xiàn)“危急情況”后的財(cái)政支出要進(jìn)行預(yù)判，避免在尋找必要的財(cái)政資金時(shí)，因行政手續(xù)而導(dǎo)致救助力量的投入被拖延，而由此引發(fā)成本上升。例如，海德堡城市檔案館曾通過一份簡短的成本估算，向當(dāng)時(shí)的市長申請并獲得了高達(dá)25000歐元的財(cái)政支配權(quán)。海德堡的應(yīng)急預(yù)案一方面考慮到重大災(zāi)害出現(xiàn)的低概率，另一方面又建立在符合實(shí)際的財(cái)政應(yīng)對框架上，因此，它能夠避免大型災(zāi)害事件。

此外，也可以與保險(xiǎn)公司建立聯(lián)系。海德堡城市檔案館簽訂了一份總金額為100萬歐元的檔案保險(xiǎn)合同，合同里寫入了檔案館的需求，即在應(yīng)對出現(xiàn)的緊急情況時(shí)，檔案館可以不用與保險(xiǎn)公司進(jìn)行協(xié)商，拿到全額保險(xiǎn)金100萬歐元，迅速地獨(dú)立執(zhí)行所有的必要措施，開展涉事文物的搶救、保護(hù)、再造以及減少損失范圍。

（六）可以采取的重要途徑

在海德堡，建立在協(xié)同合作基礎(chǔ)上的應(yīng)急預(yù)案包含了很多重要的因素：

1.預(yù)先準(zhǔn)備互助名單：危急情況聯(lián)盟擁有一份不斷更新的救助志愿者名單，這些救助力量全都來自合作伙伴檔案館，名單上還包括官方以及私人的聯(lián)系方式。

2.共同采取經(jīng)濟(jì)行動：在各檔案館獨(dú)立的風(fēng)險(xiǎn)分析基礎(chǔ)上，各檔案館根據(jù)各自風(fēng)險(xiǎn)分析聯(lián)合購買的裝備急救箱在受災(zāi)檔案館危急情況時(shí)可以立即使用。

3.緊急情況就近接收：危急情況時(shí)，伙伴檔案館可以接收未受損的檔案。

4.與救助機(jī)構(gòu)建立聯(lián)系：海德堡市消防隊(duì)從一開始就是危急情況專門工作組的一員，為我們提供咨詢和支持。在檔案受損時(shí)，他們負(fù)責(zé)把急救箱運(yùn)輸?shù)匠鍪碌攸c(diǎn)并把需要搶救的檔案運(yùn)送到臨時(shí)存放點(diǎn)或是冷庫里。檔案館向消防隊(duì)提供各自的詳細(xì)資料（聯(lián)系資料、出入口、位置圖等）。

5.與專業(yè)的檔案館服務(wù)商建立聯(lián)系：包括與冷庫提供商（用于檔案的冷凍）及專業(yè)服務(wù)商就搶救檔案材料進(jìn)行緊急合作的框架協(xié)議。

6.模擬事件。這是一個(gè)讓所有人都參與進(jìn)來的模擬過程。通過制訂應(yīng)急預(yù)案，可以讓同事之間、不同伙伴之間互相了解、信任；消防員學(xué)會了在面對檔案館里“年代久遠(yuǎn)的紙張”時(shí)將其當(dāng)做獨(dú)一無二的文物，在撲滅火災(zāi)時(shí)能盡可能減少由消防用水帶來的損害；檔案管理者也學(xué)著去接受在搶救檔案時(shí)人員安全是第一位的這一觀念，消防員一直都是檔案管理者的得力幫手。

總之，應(yīng)盡快到當(dāng)?shù)鼗蛲粎^(qū)域內(nèi)擁有相同利益和目標(biāo)的檔案館內(nèi)尋找到合作伙伴，同時(shí)與救助機(jī)構(gòu)如消防隊(duì)等建立聯(lián)系；應(yīng)急預(yù)案的制訂重點(diǎn)要放在那些建立在危機(jī)分析基礎(chǔ)上的最可能發(fā)生的緊急情況的處理上，這樣，有的風(fēng)險(xiǎn)可能會降低或消失；針對可能發(fā)生的較小事故，制定獨(dú)自解決或與合作伙伴共同處理的計(jì)劃；不斷完善應(yīng)急預(yù)案，以便更好地應(yīng)對更大的災(zāi)害和事故。

科隆城市檔案館類似的事故也許還會發(fā)生，風(fēng)險(xiǎn)是無法完全消除的，重要的是我們要做好準(zhǔn)備，提前健全應(yīng)急管理并建立專門的應(yīng)急預(yù)案，以應(yīng)對特殊的危急情況。風(fēng)險(xiǎn)一旦來臨，不僅是對個(gè)人能力上的挑戰(zhàn)，也是對心理和精神上的挑戰(zhàn)。面對危險(xiǎn)狀況，只有遵照制定的應(yīng)急預(yù)案，采取正確的流程與行動，同時(shí)與其他合作伙伴和救助力量開展合作，才能更好地應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)。這不是檔案管理員的日常工作，而是一場競賽，甚至是一場專為團(tuán)隊(duì)設(shè)計(jì)的競賽！