醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及對策研究

鄭娜

摘 要：人事檔案是作為醫(yī)院工作人員工作經(jīng)歷、業(yè)績、作風、表現(xiàn)等各項內(nèi)容的重要載體，對醫(yī)院選人、用人、人才考察等方面起到了關鍵和積極的促進作用。但是我們從最近幾年醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀來看，卻存在著一些管理制度等方面的漏洞，進而暴露出了各種管理上的弊端。本研究首先分析了醫(yī)院加強人事檔案管理的必要性，然后給出了當前醫(yī)院在人事檔案管理方面所存在的種種問題，最后給出了有效的解決措施。

關鍵詞：人事檔案；管理問題；對策

在醫(yī)院人員管理當中人事檔案處于基礎性的地位，但是其在人才選拔、部門考察過程中卻是必要的環(huán)節(jié)，在當前醫(yī)院管理制度下，人事檔案管理的實施已經(jīng)具有了自己的特色，成為了醫(yī)護人員工作實施的依據(jù)，但是因為醫(yī)院在人事檔案管理當中存在嚴重的思想滯后現(xiàn)象，故此項工作并未給予高度的重視，無法將人事檔案的效應充分的發(fā)揮出來。

1 醫(yī)院加強人事檔案管理的必要性分析

醫(yī)院人事檔案管理內(nèi)容包括檔案的整理、檔案材料收集、檔案材料鑒別、檔案保管、提取利用、傳遞、信息化幾個方面。醫(yī)院人事檔案的管理對于醫(yī)院的日常工作來說是非常重要的，不僅能夠通過人事檔案管理去進行識人、用人、辨人，同時其也是員工待遇的兌現(xiàn)、人才的擇優(yōu)的重要依據(jù)，而且還能夠促進醫(yī)院人事制度的有效改革、保障醫(yī)務人員的能力和品德等，根據(jù)以上的分析，我們可以看出醫(yī)院應該不斷的加強人事檔案管理工作，從而使得人事檔案管理能夠?qū)︶t(yī)院的發(fā)展起到更為積極的促進作用。

2 當前醫(yī)院在人事檔案管理方面存在的問題

2.1 人事檔案管理基礎設施不健全、硬件管理匱乏

對于醫(yī)院人事檔案管理來說硬件設施是基礎，例如人事檔案庫房面積、檔案柜材料等都是有要求的。但是從當前來看，大多數(shù)的醫(yī)院人事檔案管理基礎設施并不完善，和普通的辦公室沒有區(qū)別，與人事檔案管理相關條例當中要求的防強光、防蟲蛀、防火患等功能存在很大的差距，這會使得醫(yī)院的人事檔案管理工作面臨較大的安全性隱患。

2.2 人員檔案、人事關系檔案保存不夠規(guī)范

當前醫(yī)院編制也遇到了很大的壓力，所以往往會選聘一些勞務派遣人員、合同人員，那么就會出現(xiàn)流動醫(yī)務人員的人事檔案管理問題，流動人員本身就屬于新生的事物，醫(yī)院在其人事檔案管理方面并未給予足夠的重視，常常會導致這部分人員檔案違規(guī)的現(xiàn)象，例如流動人員人事檔案存在無法評定職稱、無工齡記載等現(xiàn)象，這對于醫(yī)務人員自身來說是不利的，而對醫(yī)院來說則容易導致出現(xiàn)勞動糾紛。

2.3 醫(yī)務人員人事檔案在調(diào)轉(zhuǎn)程序上不符合規(guī)定

醫(yī)務人員調(diào)轉(zhuǎn)是較為常規(guī)的人事環(huán)節(jié)，職務變動、人員調(diào)動的時候都會存在人事檔案轉(zhuǎn)遞的現(xiàn)象，很多醫(yī)院為了節(jié)省資源，往往會讓調(diào)轉(zhuǎn)的人員自帶人事檔案，單位對該項工作也不夠重視，有時候還會導致人事檔案去向不明，嚴重的還會導致人事檔案丟失的現(xiàn)象。

2.4 醫(yī)院在人事檔案利用方面存在著嚴重的不足

醫(yī)院對人事檔案的利用以及查閱應該嚴格的按照相關的審批手續(xù)進行，但是從當前來看這項工作并未落實，只是簡單地進行登記，導致其檔案利用中出現(xiàn)了丟失等問題。

2.5 醫(yī)院人事檔案管理模式比較落后

當前醫(yī)院人事檔案管理還是實物檔案保管的階段，以紙質(zhì)檔案、手動裝訂、實物材料鑒別等作為根本，故需要大量的人力、財力和物力，并且需要專業(yè)性的人才，而隨著醫(yī)院人事檔案數(shù)量的不斷增加，也使得醫(yī)院人事檔案管理陷入了管理的瓶頸，也就是說此種人事檔案管理模式和當前醫(yī)院人事檔案管理發(fā)展和需求是不相適應的。

3 加強醫(yī)院人事檔案管理的有效措施

3.1 不斷完善醫(yī)院人事檔案管理的硬件設施

對于醫(yī)院人事檔案管理工作來說硬件設施是其工作有效實施的基礎，實際上除了成本問題而導致的人事檔案管理實施落后之外，醫(yī)院管理者在檔案管理方面的意識不強也是導致人事檔案管理落后的一大因素，所以筆者認為應該從醫(yī)院管理層層面去加強，使管理者認識到人事檔案管理屬于醫(yī)院管理工作中非常重要的環(huán)節(jié)，進而加大人事檔案管理投入、管理力度等。

3.2 加強醫(yī)院人事檔案的細節(jié)化管理

從當前醫(yī)院人事檔案管理不規(guī)范的情況來看，多數(shù)均是人事檔案利用程序上存在問題，所以醫(yī)院檔案管理工作者則應該從過去出現(xiàn)的問題進行總結，進行針對性的整改，這就需要做好人事檔案的細化管理，對管理的程序進行嚴格的審查，找到相應的缺口，在檔案利用、檔案保管、檔案審查、檔案調(diào)轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)去進行程序的完善，對相應的審批制度要嚴格的執(zhí)行，使得人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)都能夠得以保障。

3.3 加強醫(yī)院人事檔案的信息化建設

對于醫(yī)院人事檔案管理來說，信息化發(fā)展是其必然的趨勢，其能夠使得社會消耗大大的減低，同時人事檔案信息化發(fā)展也會促進檔案管理業(yè)務提升、工作效率提升，故醫(yī)院人事檔案管理信息化發(fā)展則是必然，能夠使得人事檔案管理實時化、自動化的有效實施。那么醫(yī)院則可以開發(fā)人事檔案管理系統(tǒng)，將醫(yī)護人員的檔案錄入到相應的系統(tǒng)當中，人事檔案錄入之后則能夠?qū)⑦@部分檔案進行反復性的利用，使得檔案管理更便捷，并可以實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)人事檔案的共享，檔案管理人員不需要通過翻閱紙質(zhì)檔案就可以查閱相應的信息。再有檔案信息化建設還能夠使得管理效用得到大大的提升，使得檔案查詢更為準確，使得原本體力的檔案管理工作轉(zhuǎn)變成為腦力工作。

3.4 提高醫(yī)院人事檔案的有效利用率

為了大大的提升醫(yī)院人事檔案的有效利用率，作為醫(yī)院來說則應該在人事檔案靈活性方面加大力度，但是從當前來看醫(yī)院針對醫(yī)務人員的人事檔案管理多強調(diào)政治性，若要想進行人事檔案的利用則需要層層審批，尤其是當醫(yī)務人員自己想要利用檔案信息的時候，往往是很難拿到檔案的。但是我們可以借鑒西方國家此方面的做法，將檔案相對人的知情權、隱私權做到有效的平衡，將部分人事檔案進行開放。根據(jù)我國相應法律的規(guī)定，對檔案采用適度開放，實現(xiàn)檔案利用率和開放程度的增強，從而使得醫(yī)院人事檔案在醫(yī)院社會服務功能方面能夠起到更大的作用。

3.5 創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理模式

醫(yī)院檔案管理部門則應將現(xiàn)代化檔案管理技術充分的運用起來，做好檔案智能化、網(wǎng)絡化和數(shù)字化的建設，使得人事檔案管理工作能夠和醫(yī)院發(fā)展需求相適應，比如醫(yī)院可以將計算機技術、錄音技術、掃描技術、攝像技術等運用到到人事檔案整理工作中，在實現(xiàn)管理模式創(chuàng)新的基礎上，使得檔案管理的成效得以提高。

4 總結

對于醫(yī)院來說，人事檔案管理在選人、用人等方面起到的作用是不容忽視的，但是從當前來看，卻存在著人事檔案管理基礎設施不健全、硬件管理匱乏、人員檔案、人事關系檔案保存不夠規(guī)范、醫(yī)務人員人事檔案在調(diào)轉(zhuǎn)程序上不符合規(guī)定、醫(yī)院在人事檔案利用方面存在著嚴重的不足、醫(yī)院人事檔案管理模式比較落后幾大問題，而要解決這些問題應不斷完善醫(yī)院人事檔案管理的硬件設施、加強醫(yī)院人事檔案的細節(jié)化管理、加強醫(yī)院人事檔案的信息化建設、提高醫(yī)院人事檔案的有效利用率、創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理模式。

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