論事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用

摘 要：檔案是事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的各種形式的文件材料，合理的利用檔案，能夠有效的實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)的知識(shí)共享，提高整體的工作效率。本文主要分析了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的不足，并提出了利用現(xiàn)代化方式進(jìn)行檔案管理工作的途徑，希望能夠給事業(yè)單位開展檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化

檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展和進(jìn)步有著十分重要的意義，目前，許多事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，雖然利用了現(xiàn)代化技術(shù)，但檔案管理的效果卻不佳。如何合理的利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，提高管理效率是事業(yè)單位檔案管理工作中最重要的問(wèn)題。

1 利用現(xiàn)代化方式進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理的重要性

利用現(xiàn)代化方式進(jìn)行事業(yè)單位檔案的管理，能夠通過(guò)社會(huì)化生產(chǎn)中的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作中的組織、計(jì)劃、調(diào)節(jié)、指揮和監(jiān)督。事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化程度，也從另一個(gè)角度反映了檔案管理效率和業(yè)績(jī)，以及事業(yè)單位的整體管理水平。事業(yè)單位的檔案有著確保單位正常工作運(yùn)轉(zhuǎn)的重要作用，其中記錄了單位發(fā)展等重要信息，是研究事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展目標(biāo)和工作方法的第一手資料，是事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的有力保證。通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行答案的分析和管理，能夠在最短的時(shí)間內(nèi)找出過(guò)往工作中的缺點(diǎn)，不僅揚(yáng)長(zhǎng)避短，還能有效的進(jìn)行提煉升華，促進(jìn)工作水平的不斷提高。利用現(xiàn)代化技術(shù)還能夠促進(jìn)整體工作從科學(xué)的角度進(jìn)行，保證各個(gè)工作環(huán)節(jié)的有效完成。在檔案管理工作中結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)，能夠保證檔案的條理清晰，方便單位領(lǐng)導(dǎo)的查閱，及時(shí)了解工作的具體情況，及時(shí)完善工作中的不足，制定出未來(lái)工作計(jì)劃和目標(biāo)。在與其他單位進(jìn)行合作時(shí)，優(yōu)秀的檔案管理能夠?yàn)楹献鞯拈_展提供保證，使事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益最大程度的發(fā)揮出來(lái)[1]。

2 當(dāng)前事業(yè)單位現(xiàn)代化檔案管理中存在的問(wèn)題

目前，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作雖然使用了較多的現(xiàn)代化技術(shù)，但許多工作人員是第一次接觸，很可能因?yàn)椴涣私舛斐刹僮鞑划?dāng)，影響實(shí)際檔案管理的效果。我國(guó)幅員遼闊，人口眾多，事業(yè)單位的數(shù)量也極多，這就造成了事業(yè)單位的檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的制度標(biāo)準(zhǔn)。每個(gè)事業(yè)單位在開展工作的過(guò)程中都會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，由于沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不同單位的檔案分類和歸類都有著極大的不同，這也使檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行較差，難以真正的規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理。很多事業(yè)單位的檔案管理員都是從過(guò)去紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)型到現(xiàn)代化信息管理的，在這個(gè)轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，很多管理人員沒(méi)有進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，僅僅是經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的培訓(xùn)，就進(jìn)入了工作崗位，這就出現(xiàn)了管理人員素質(zhì)不足，影響檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的問(wèn)題。通過(guò)現(xiàn)代化方式進(jìn)行事業(yè)檔案管理工作，需要投入大量的資金進(jìn)行現(xiàn)代化設(shè)施的建設(shè)，但一些事業(yè)單位在這個(gè)過(guò)程中存在著短視的問(wèn)題，為了節(jié)約資金，使檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施得不到保證，隨著對(duì)檔案管理工作的要求越來(lái)越高，使檔案管理的水平不增反減[2]。

3 利用現(xiàn)代化方式管理檔案的途徑

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理理念

在進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理的過(guò)程中，最重要的就是轉(zhuǎn)變過(guò)去的傳統(tǒng)管理觀念。首先要讓單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化管理方式的先進(jìn)性和科學(xué)性，從心理認(rèn)可這種檔案管理模式，在事業(yè)單位內(nèi)營(yíng)造良好的現(xiàn)代化檔案管理氛圍，讓進(jìn)行檔案管理工作的人員認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)提升檔案管理工作水平的重要性。檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到科學(xué)技術(shù)是與時(shí)俱進(jìn)的，如果一直采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，就會(huì)使事業(yè)單位的發(fā)展和正常工作的開展逐漸陷入困境。可以通過(guò)傳統(tǒng)管理檔案方法與現(xiàn)代化檔案管理方法之間的對(duì)比，讓管理人員感受到后者的先進(jìn)性性和科學(xué)性，提升他們對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的認(rèn)可，從心底原意進(jìn)行主動(dòng)的變革。在這個(gè)轉(zhuǎn)變過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)許多的問(wèn)題，這就需要管理人員勇于嘗試，不斷的通過(guò)實(shí)際的管理進(jìn)行現(xiàn)代化技術(shù)的驗(yàn)證和改進(jìn)，逐漸提高對(duì)現(xiàn)代化管理方式的認(rèn)識(shí)。

3.2 完善事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

我國(guó)的事業(yè)單位眾多，在事業(yè)單位的發(fā)展和日常工作中產(chǎn)生的檔案文件數(shù)量極為龐大，如果沒(méi)有完善合理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)造成檔案管理工作的混亂。所以要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的事業(yè)單位檔案管理工作，需要制定完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。在制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，首先要對(duì)管理人員的行為進(jìn)行規(guī)范，人是檔案管理工作的實(shí)施主體，只有做好人員的管理，才能有效的保證現(xiàn)代化檔案管理工作的正常進(jìn)行。其次，就是要對(duì)檔案管理資料的分類和格式等方面進(jìn)行規(guī)范，以此來(lái)保證檔案查閱、存取和管理的便捷性。一些事業(yè)單位的管理人員缺乏現(xiàn)代化檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，或是在工作中存在不按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)象，為了應(yīng)對(duì)這一問(wèn)題，需要建立起對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)違反管理標(biāo)準(zhǔn)的人員進(jìn)行處罰，以達(dá)到完全杜絕檔案管理工作不規(guī)范的問(wèn)題，促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

3.3 提升檔案管理人員素質(zhì)

目前，許多事業(yè)單位的檔案管理人員的素質(zhì)水平較低，對(duì)現(xiàn)代化方式的檔案管理工作專業(yè)知識(shí)知之甚少，嚴(yán)重的影響了檔案管理工作的質(zhì)量和水平。對(duì)此，需要事業(yè)單位對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，由于檔案管理中涉及到知識(shí)量較大，所以對(duì)管理人員的培訓(xùn)要從多個(gè)方面進(jìn)行，或是聘請(qǐng)相關(guān)專家來(lái)單位進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的講座，對(duì)經(jīng)濟(jì)、文化和管理等各個(gè)方面都要有所包含，特別是信息化技術(shù)，事業(yè)單位要特別的重視。為了達(dá)到最佳的培訓(xùn)效果，在培訓(xùn)結(jié)束后要通過(guò)考試的方式進(jìn)行考核，了解檔案管理人員的知識(shí)掌握狀況。為了提高管理人員的積極性，要建立考核的獎(jiǎng)罰制度，對(duì)知識(shí)掌握較好的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，有效的提高檔案管理人員的學(xué)習(xí)積極性，是管理人員的整體素質(zhì)得到較高的提升。此外，事業(yè)單位還可以聘請(qǐng)高素質(zhì)的檔案專業(yè)管理人員，保證檔案管理工作的有效性，并提高檔案管理人員的整體

水平。

3.4 科學(xué)創(chuàng)建事業(yè)單位內(nèi)部管理體系

不同的事業(yè)單位，內(nèi)部環(huán)境可能有著極大的不同，為了使現(xiàn)代化檔案管理達(dá)到最佳的效果，事業(yè)單位應(yīng)從自身角度出發(fā)，在不違背國(guó)家制定的檔案管理規(guī)范的前提下，制定出符合自身情況的管理系統(tǒng)，著個(gè)過(guò)程中，將單位內(nèi)的各個(gè)部門與檔案管理部門建立直接聯(lián)系，保證資料傳送的更加便捷，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)信息的及時(shí)共享。由于檔案文件能夠及時(shí)共享，極大的加快了針對(duì)問(wèn)題的決策速度。通過(guò)不斷的發(fā)展，能夠使事業(yè)單位的檔案管理更加科學(xué)高效。在完善內(nèi)部管理體系的同時(shí)，事業(yè)單位要加大對(duì)檔案管理設(shè)施的資金投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理設(shè)施的先進(jìn)化，為事業(yè)單位的現(xiàn)代化檔案管理工作提供有力的保證。根據(jù)實(shí)際需要建立事業(yè)單位的局域網(wǎng)，為資源的共享和檔案信息的傳遞提供便捷的通道，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

4 總結(jié)

檔案是事業(yè)單位不斷發(fā)展的重要資料，要加強(qiáng)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的重視，轉(zhuǎn)變落后的管理理念，不斷完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案管理人員素質(zhì)，并科學(xué)創(chuàng)建事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理體系，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供有力的支持。

參考文獻(xiàn)

[1]任偉華.事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用研討[J].企業(yè)改革與管理，2015（12X）.

[2]任守海.事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用方法研究[J].人力資源管理，2017（4）：273-274.

作者簡(jiǎn)介

周靜（1988-），女，吉林梨樹縣人，研究方向：檔案管理。