企業(yè)科技檔案服務新探討

紀平

摘 要：文章對企業(yè)科技檔案定義進行了闡述，解釋了科技檔案工作的來源以及重要性；探討了企業(yè)科技檔案的現(xiàn)狀；從科技檔案服務理論概述入手，對科技檔案工作的原則、科技檔案工作的服務模式以及科技檔案工作的創(chuàng)新進行了論述。

關鍵詞：企業(yè)；科技檔案管理；創(chuàng)新內(nèi)容和方法；服務模式

科技檔案是檔案中的一大門類，是企事業(yè)單位和國家機構(gòu)、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的，對國家和社會具有保存價值的，應當歸檔保存的科技文件材料?？萍紮n案不僅具有保存一個企事業(yè)單位科技活動傳承發(fā)展不可或缺的知識和記憶功能，還具有其他競爭情報源無法替代的、獨具特色的競爭情報功能[1]。科技檔案資源對太鋼這樣的科技創(chuàng)新型企業(yè)而言，其競爭情報功能尤為突出。對科技檔案資源的有效開發(fā)利用，還有助于太鋼了解企業(yè)外部環(huán)境變化和經(jīng)濟社會發(fā)展形勢，也有助于企業(yè)了解環(huán)境大勢，確立企業(yè)發(fā)展新方向，確定產(chǎn)品或服務創(chuàng)新的新思路。

但是目前科技檔案還達不到為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益的程度，我們究其原因進行探討。

1 科技檔案工作服務模式

科技檔案工作的服務性是檔案工作的基本屬性之一，是檔案工作賴以生存和發(fā)展的基本原因。科技檔案工作者要確保服務獲得效益，并做到既搞好服務，又維護檔案的完整與安全，為構(gòu)建和諧企業(yè)服務?？萍紮n案工作的服務模式包括以下四個方面：

1.1 前端服務

科技檔案基礎工作的源頭就是收集。檔案的形成過程即各種形態(tài)的具體檔案，從被制作出來到被作為檔案正式保存并發(fā)揮檔案作用的過程。所以要使檔案收集的齊全完整，為利用工作創(chuàng)造好條件，就必須在檔案的形成過程中做好前端服務工作。

1.2 過程服務

科技檔案工作的過程服務是一項重要的工作，過程服務重在過程管理，是科技檔案工作者融入企業(yè)的各個生產(chǎn)經(jīng)營管理的全過程進行檔案管理，是一種主動服務。企業(yè)科技檔案工作的基本原則是：集中統(tǒng)一管理企業(yè)科技檔案、維護科技檔案的完整與安全、便于各方面對科技檔案的利用。滿足對科技檔案的需要，是科技檔案工作的根本目的。這就要求我們科技檔案工作者必須從齊全完整、安全、滿足利用上下功夫，過程服務正是圍繞基本原則開展工作的有效途徑。過程服務是維護科技檔案的完整與安全的手段，沒有科技檔案的完整與安全就不可能有科技檔案的方便利用。

1.3 實體服務

科技檔案的實體服務，就是根據(jù)需求和庫藏科技檔案的實際情況提供科技檔案實體借閱利用，這是每一個科技檔案工作者必須掌握的基本技能，也是一項基礎工作。

1.4 開發(fā)利用服務

科技檔案只有通過利用才能體現(xiàn)價值，科技檔案的開發(fā)利用始終的科技檔案工作的重點，但是，科技檔案的開發(fā)利用工作在目前來看是一個薄弱環(huán)節(jié)。

2 目前企業(yè)科技檔案服務中不和諧因素及存在原因

2.1 科技企業(yè)檔案工作中現(xiàn)有的標準制度與實際情況不適應

現(xiàn)在我們科技檔案管理仍然還在沿用過去制定的一些法規(guī)、規(guī)章、標準，部分已不適合現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求。例如有一些企業(yè)對文件材料的收集，基本還是按照過去制定的范圍，現(xiàn)在企業(yè)的活動范圍不斷擴大，形成的文件種類不斷增加，但是，檔案部門沒有跟上企業(yè)改革發(fā)展的步伐，且缺乏有力的措施和方法，使一些非常重要的檔案沒有歸檔。

2.2 企業(yè)科技檔案工作與企業(yè)的發(fā)展不同步

企業(yè)科技檔案必須適應信息化要求，把電子文件妥善保管起來。目前的大型企業(yè)，信息化建設程度很高，但是企業(yè)科技檔案工作的信息化建設遠遠落后于企業(yè)的信息化水平，沒有將信息分別錄入OA系統(tǒng)、TMIS系統(tǒng)、局域網(wǎng)系統(tǒng)、門戶網(wǎng)站上等，沒有一個完整的電子檔案管理系統(tǒng)，非常不利于科技檔案的管理和開發(fā)利用。

2.3 科技檔案人員配備與實際工作的需要的不相稱

科技檔案人員的配備不同程度地受企業(yè)定員的制約而沒有配備適當?shù)膶I(yè)人員，很多只是由其他工作人員兼職，科技檔案管理人員事務多、頭緒雜，對科技檔案業(yè)務知識的系統(tǒng)學習、掌握不夠，因此，科技檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)較低，不利于檔案工作的發(fā)展。

3 科技檔案工作創(chuàng)新

通過對信息時代背景下的企業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀、原則與服務模式的全面分析，可以更好地發(fā)現(xiàn)科技檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)，由此我們提出了以下創(chuàng)新理念：

3.1 理念創(chuàng)新

創(chuàng)新科技檔案工作，要求我們解放思想、轉(zhuǎn)變觀念、統(tǒng)一思想，樹立正確的、全新的檔案服務意識，樹立檔案工作為企業(yè)服務的觀點。用新的服務方式去取代過去的傳統(tǒng)的服務方式，變要我服務為我要服務，變被動服務為主動服務。

3.2 服務創(chuàng)新

科技檔案工作服務與創(chuàng)新，關鍵在于服務人才的優(yōu)化。隨著科技檔案工作的內(nèi)容、主題、手段和方法的變化，科技檔案工作領域的拓展，科技檔案工作人員角色和職能也將從傳統(tǒng)的科技檔案實體的保管者轉(zhuǎn)為科技檔案信息的管理者、科技檔案信息產(chǎn)品的生產(chǎn)者、科技檔案信息利用的咨詢者、科技檔案信息的提供者和傳播者、科技檔案信息知識的教育者。

3.3 模式創(chuàng)新

建立企業(yè)級科技檔案信息中心，將檔案、圖書、情報、標準、技術圖紙過程管理一體化管理，即在原有圖書、檔案、情報、標準化、生產(chǎn)技術管理等機構(gòu)的基礎上設立的統(tǒng)一的信息管理實體機構(gòu)[2]。這種組織形式便于建立計算機管理系統(tǒng)，實行現(xiàn)代化管理，同時也有利于實現(xiàn)對信息資源的聯(lián)合開發(fā)利用，促進企業(yè)的發(fā)展。利用現(xiàn)代計算機、網(wǎng)絡技術提供遠程服務。

3.4 制度創(chuàng)新

企業(yè)科技檔案管理職能主要有：要保管科技檔案，作為企業(yè)科技檔案信息的利用中心，向各方面提供服務；負責本企業(yè)科技檔案的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計工作；編研科技檔案信息，開發(fā)科技檔案信息資源；宣傳教育等職能。制度創(chuàng)新要就是要對科技檔案工作的各個環(huán)節(jié)制定工作流程，實施節(jié)點考核制度，保證檔案管理職能的

發(fā)揮。

3.5 管理創(chuàng)新

科技檔案管理創(chuàng)新，包含管理業(yè)務工作創(chuàng)新和服務機制的創(chuàng)新，要簡化繁瑣的科技檔案事務管理，解放勞動力，主體工作以科技檔案開發(fā)利用服務為宗旨。變過去的單一的科技檔案借查閱服務為時間、空間全方位的立體服務。采取科技檔案信息網(wǎng)上查詢、現(xiàn)行文件的網(wǎng)上自由傳輸?shù)确辗绞?，真正實現(xiàn)科技檔案服務方式由實體型向信息型轉(zhuǎn)變。

3.6 技術創(chuàng)新

隨著企業(yè)現(xiàn)代化水平的不斷提高，辦公自動化、局域網(wǎng)的建立、TMIS系統(tǒng)的普遍使用，電子文件大量產(chǎn)生，科技檔案信息資源越來越豐富，給科技檔案工作帶來了前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。數(shù)字科技檔案館的建設呼之欲出，它是利用電子網(wǎng)絡遠程獲取科技檔案文件信息的一種方式，它不是一種物理存在的實體，只是利用網(wǎng)絡技術，將分布于不同科技檔案機構(gòu)的數(shù)字化科技檔案信息資源，以網(wǎng)絡化方式加以互相連接，提供及時利用，實現(xiàn)科技檔案信息資源共享，實質(zhì)是形成一個有序的信息空間和資源共享的信息環(huán)境[3]。從而使科技檔案資源的收集到提供利用都在全新的高技術環(huán)境下高效地完成，真正使科技檔案工作與企業(yè)的各項工作融合在一起，發(fā)揮它應有的作用。

總之，科技檔案工作的服務與創(chuàng)新是一個永恒的主題，我們要通過服務與創(chuàng)新，提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，提高擋案工作的管理水平和服務質(zhì)量，企業(yè)的進一步發(fā)展提供服務，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益、增強企業(yè)的競爭力，為建設和諧企業(yè)、和諧社會做出貢獻。

參考文獻

[1]陳峰.科技檔案資源對科技創(chuàng)新型企業(yè)的競爭情報功能 [J].蘭臺世界：中旬，2011，（12）：1l-12.

[2]李菊芳.論科技檔案在企業(yè)科技創(chuàng)新中的作用[J].機電兵船檔案，2009，（2）：12-13.

[3]毛羽豐.超媒體技術在檔案管理中的實現(xiàn)[J].機電兵船檔案，2011，（5）：55-57.