提高辦公室檔案管理工作效率的思考

陳瑛

摘 要：隨著社會的發(fā)展和科技的進步，我國辦公室檔案管理面臨著艱難的抉擇和轉型的危機。檔案管理工作普片呈現效率低下的局面，無法達到實際工作的需求，這就直接影響了辦公室檔案管理的工作效率。對于任何一家單位來說，辦公室在自身運營過程中都發(fā)揮著至關重要的作用，可以說辦公室的檔案管理水平直接影響著整個單位的管理水平。本為旨在分析辦公室檔案管理工作存在的問題以及效率低下的原因，和提升辦公室檔案管理的效率的必要性，并對這些問題提出解決的辦法和措施，希望對辦公室檔案管理工作有一定的幫助。

關鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率

1 辦公室檔案管理中存在的問題

辦公室檔案管理是一個紛繁復雜有考驗耐心的工作，同時也需要一定的技巧。通過長時間的觀察和調研，筆者發(fā)現辦公室檔案管理中存在著諸多問題，并將這些存在的問題加以分類和分析，以此作為提出整改措施的基石。

1.1 意識薄弱

現今許多從事辦公室檔案管理工作的人員并不是出自檔案管理專業(yè)或者相近專業(yè)，甚至有些是通過走關系等渠道獲得這份工作，這些人員不僅專業(yè)知識欠缺，而且檔案管理的意識不強，這就成為了影響辦公室檔案管理效率的一個重要原因。檔案管理人員缺少專業(yè)的檔案管理培訓，因此也就難以正確認識到辦公室檔案管理的重 要意義，在實際的檔案管理工作中由于管理意識不足而出現各種缺陷，例如資料收集不齊全、整理不規(guī)范等等，這就嚴重減低了辦公室的工作效率，所以辦公室管理人員的檔案管理意識需要逐步增強。單位領導對于辦公室檔案管理的重視可以帶動檔案管理人員的積極性，也起到了增強管理意識的作用。工作人員的工作意識是其工作效率提升的

關鍵。

1.2 方法陳舊

再有，管理方法色陳舊也是影響效率的一個重要原因。辦公室檔案管理的方法不夠科學化和規(guī)范化。新媒體時代科學技術飛速發(fā)展，我國信息化程度越來越高，數字化以及信息化技術逐步在辦公室中得到應用和推廣，最大程度地提高了辦公室檔案管理的規(guī)范性與合理性。但是許多單位卻默守陳規(guī)使用傳統的紙質檔案管理方法，這不僅使得辦公室檔案管理的效率低下，而且也出現了諸多問題，例如檔案遺失、查找速度慢、易被篡改等等。這些問題影響了辦公效率，同時也給辦公室?guī)砹瞬槐匾穆闊n案管理的工作與科技接軌才能得以轉型。

1.3 專業(yè)知識不足

檔案管理人員專業(yè)知識的缺失不僅會影響其管理意識，同時也會影響檔案管理的質量一些單位辦公室檔案管理人員都是非專業(yè)人員，專業(yè)知識儲備不夠，管理方法不科學，導致辦公室的許多檔案資料長期處于堆放狀態(tài)，由于相關管理人員沒有進行科學的整理與規(guī)劃，許多檔案資料的價值難以在實際工作中得到實現。工作人員的素質決定了其工作的態(tài)度，檔案管理需要有耐心又有責任心的人從事。辦公室檔案涉及到方方面面的內容，這就要求管理人員具有很高的素質，如果技術不夠專業(yè)既影響辦公室工作效率也會造成工作上的錯誤出現。

2 加強辦公室管理的必要性

按管理辦公室檔案管理內容繁多性質不同，這直接影響了檔案管理的程度。管理人員必須做好管理和保密工作，機密問題需要管理人員小心妥善保管，避免遺失和泄露造成不可挽回的損失。對一些機密級別低的辦公室人事檔案文件也需要管理人員妥善管理，做好相應的保密工作，從而避免由于檔案資料的丟失或泄露，避免因檔案的丟失造成工作上的被動，影響工作的正常開展。為了方便查找提升工作效率，有必要利用現代科技，采用模糊檢索或者關鍵字檢索，既方便快捷又保密安全。使用網絡管理檔案可以利用設置權限的方式，可以進行分級分類管理，這樣不僅能夠記錄調用和查閱檔案資料的情況，還能實現對重要的辦公室檔案資料進行有效保護。

3 提升辦公室檔案管理效率的措施

3.1 建立完善的辦公室檔案管理機制

辦公室檔案管理工作想要做到科學化、規(guī)范化，就需要單位或企業(yè)的管理人員要幫助檔案管理工作人員建立完善的辦公室檔案管理機制。這能直接提升檔案管理的工作效率。首先，建立獨立的檔案管理辦公室，不僅能不受其他辦公室人員的干擾，還能起到保密的作用。其次，做好檔案管理工作記錄，方便查找和修改。最后，人員安排在兩個或兩個以上，分工合作能提升效率還能起到監(jiān)督作用。員工之間的互相監(jiān)督互相進步才是良性循環(huán)，這更加有利于單位的發(fā)展。

3.2 加強檔案管理工作意識

檔案管理人員會從在一些功利主義的想法和縣級的工作態(tài)度，加強管理人員對其工作性質和內容的認識，能夠提升他們的工作意識轉變工作態(tài)度。檔案管理人員需要明確自己的工作目標，也要明白單位的發(fā)展方向，在完成自己的工作的同時應做好匯報，也要注意與其他部門的交流，搭建交流平臺，對于工作反饋中提到的問題積極改正努力完善。不能盲目和隨意的對檔案進行管理，要保證這些資料對單位或企業(yè)的進一步發(fā)展切實有效。提升檔案管理的工作效率。

3.3 建立辦公室檔案管理數據庫

信息與科技在社會中的作用越來越明顯，技能也比較成熟。單位中的檔案的內容和種類也不斷增多。傳統的檔案管理方法是手動藤纏和紙質存留，這與當今信息化發(fā)展的時代不相符合。因此建立單位檔案數據庫十分必要，這也是對辦公室檔案管理工作的一個創(chuàng)新。信息化檔案管理技術能夠解決檔案管理中的難題，提升辦公室工作效率。使用檔案數據庫能夠方便檔案的存放與查詢，把傳統的管理工作和高新科技緊密結合，產生網絡化、開發(fā)性的數據庫，從根本上讓辦公室檔案管理的工作效率得到提高。大數據時代科技與數據庫是檔案管理工作轉型的一個契機。

3.4 提高辦公室檔案管理人員的專業(yè)水平

很多單位從事辦公室檔案管理工作的人專業(yè)水平和綜合素質都不高。提升工作效率首先要提升人員的素質和水平。更換人員是一種方法，但是筆者并不提倡這樣做，頻繁的人員調動對工作的進展和單位的規(guī)劃十分不利，也容易形成人心惶惶的局面，不利于單位發(fā)展。培養(yǎng)人員的素質和水平需要一個過程，并不是立竿見影的。檔案管理技術的專業(yè)培訓必不可少，專業(yè)的訓練不僅能修煉技術還能點燃熱情，并且使用不同的方式來促進他們學習新的專業(yè)知識，提升其知識的儲備量。并且對于培訓結果定期進行檢查，工作人員因此就有了緊迫感，還可以設立獎勵機制，使得人員在良性競爭下不蹲學習不斷

進步。

4 結語

辦公室檔案管理是企業(yè)內部管理的主要環(huán)節(jié)，其在單位或企業(yè)管理中的重要性越來越明顯。因此，應建立完善的檔案管理機制，提高管理意識，有效利用新技術，加強檔案人員的培訓，切實提高辦公檔案管理工作效率。

參考文獻

[1]趙慧玉.淺析網絡信息化進入高校檔案管理[J].山東紡織經濟，2010（8）.

[2]李慧敏.淺談檔案管理的網絡信息化[J].現代農業(yè)，2011（10）.

[3]單艷梨.淺談檔案管理的網絡化及其保護[J].企業(yè)技術開發(fā)（學術版），2011，30（1）.

[4]張琦.企業(yè)檔案管理發(fā)展的信息化之路[J].現代商業(yè)，2010（12）.

[5]楊紅梅.企業(yè)檔案管理的網絡信息化開發(fā)利用[J].科技創(chuàng)新導報，2011（22）.