如何優(yōu)化人事檔案管理工作

王耀平

摘 要：隨著人才流動性的日益提高，人事檔案管理工作中暴露出諸多問題，為使人事檔案工作能夠與新時代社會發(fā)展要求相適應(yīng)，需要不斷提高人事檔案的管理水平。現(xiàn)有的人事檔案工作能否適應(yīng)社會的變化和需求，如何優(yōu)化人事檔案管理流程，提高檔案利用價值是我們?nèi)耸聶n案管理者需要面對和認真思考的問題。

關(guān)鍵詞：優(yōu)化；人事檔案；管理

人事檔案是機關(guān)、事業(yè)單位干部職工信息的重要載體，歷史全面地記載著干部職工的基本情況和經(jīng)歷，反映著每個干部職工的綜合表現(xiàn)。無論對單位和個人都有不可替代的作用?，F(xiàn)今，“棄檔族”的出現(xiàn)和擴大，從一個側(cè)面折射出現(xiàn)有檔案管理的缺陷，如何優(yōu)化人事檔案管理流程、提高檔案利用價值是我們?nèi)耸聶n案管理者需要面對和認真思考的問題。

1 人事檔案管理的重要意義

現(xiàn)代管理理論強調(diào)管理的核心是人的管理，人必須具備一定的能力才可能完成管理過程。而人事檔案對于每個人來說都非常重要，它可以證明一個人從學(xué)校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄，具有重要的價值。它的作用不可被取代，如果沒有檔案，單位和個人的權(quán)益都無從得以保障。

對于用人單位來說，檔案的作用主要體現(xiàn)在為單位人事部門提供依據(jù)。檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案可以清楚地了解一個人過去的工作軌跡，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)。現(xiàn)代的機關(guān)、事業(yè)單位為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面、準確地了解一個人，通常會將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個人素質(zhì)、歷史情況等原始材料有機結(jié)合。而在用人過程中形成的定級、調(diào)資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會匯總、歸入本人檔案，作為考核依據(jù)，從而全面準確地了解個人的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要參考作用。

現(xiàn)階段，在檔案的憑證、參考等諸多作用中，普通公民還是主要利用檔案的憑證作用。由于檔案具有真實性、原始性，以及其他任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用，所以它有極強的法律效力。人事檔案不僅為單位用人、選人及人力資源科研、教學(xué)和管理等工作服務(wù)，同時也為個人切身利益服務(wù)，幫助解決沒有檔案就無法解決的問題。對于個人來說，無論是就業(yè)、考研、公招、公考、出國政審還是職稱評審、社會保險、入黨入團、退休手續(xù)辦理以及各項證明的出具等手續(xù)都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。

2 人事檔案管理中存在的問題

首先，真實性是檔案的基本屬性，失真使人事檔案失去了憑證價值。我們在工作中發(fā)現(xiàn)，有的檔案材料中參加工作的年齡越填越小、學(xué)歷越填越高、工齡越填越長、有的檔案材料甚至出現(xiàn)了有涂改痕跡的現(xiàn)象，嚴重削弱了檔案的權(quán)威性、嚴肅性，使得人力資源管理計劃中的配置、退休解聘、補充等計劃不能正確制定，必將給當(dāng)前配置及未來人力資源的開發(fā)和使用帶來極大的阻礙，從而有可能使單位錯過很好的發(fā)展機遇。其次，人事檔案是一個人社會實踐經(jīng)歷的真實寫照，它是對一個人面貌的全面、歷史、客觀地反映，它能使考察者在翻閱檔案時，如見其人。但是，如今的人事檔案材料單一、內(nèi)容抽象，鑒定、考察材料中套話、空話多，根本體現(xiàn)不出個性特色，在個人正常晉升和選拔中已經(jīng)失去了參考價值，進而影響了一個人工作的積極性，導(dǎo)致單位整體工作水平及工作效率的低下，削弱了人事檔案對人力資源開發(fā)的價值。另外，人事檔案歸檔過程應(yīng)當(dāng)是一個前后銜接、連續(xù)劃一的有機整體，但長期以來，由于宣傳力度不夠，個人重視不夠，導(dǎo)致了檔案材料分散、缺失。如：由于工作調(diào)動，致使一部分檔案材料滯留在原工作單位；學(xué)生參加工作，檔案留在學(xué)校；取得學(xué)歷文憑，學(xué)歷材料存放在自己手里等等。當(dāng)前，人才流動性大，各單位為提高工作效率，采取一系列措施引進高素質(zhì)人才，其中就包括為引進的人才重新建檔的情況。這些現(xiàn)象，嚴重破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一，降低了人力資源管理的效力。

當(dāng)然還有一些其他方面的因素，導(dǎo)致人事檔案管理存在諸多問題：第一，用人隨意性；第二，人員不穩(wěn)定。人事檔案工作是一個專門性工作，有自己一套完整的理論、法規(guī)和方法，具有獨立的范圍、任務(wù)和程序。熟悉人事檔案業(yè)務(wù)需要一個過程，而忽視人事檔案工作業(yè)務(wù)性強、專業(yè)化程度高的特點，把人事檔案管理工作視為見習(xí)崗位，工作人員經(jīng)常流動，勢必造成人事檔案管理混亂。給檔案利用帶來很多麻煩，一些人因檔案中缺少證明材料，漲不了工資，辦不了社保，享受不到社會福利待遇，人才流動受阻等，讓當(dāng)事人產(chǎn)生諸多不滿，成為影響社會和諧的因素。第三，管理滯后。有的單位及領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作缺乏足夠認識，認為該項工作僅僅屬于管檔科室的事，和自己關(guān)系不大，造成檔案填寫缺乏規(guī)范性，不僅紙張與要求不相符，檔案內(nèi)容前后也有出入，例如隨意填寫工齡與年齡，前后不一致，導(dǎo)致檔案的真實性與準確性不足。許多檔案存在破損現(xiàn)象，或者字跡不清晰、紙質(zhì)差，對于檔案的利用與保存不利，管理上主要是利用傳統(tǒng)的手工操作方式進行，很難與檔案信息化管理的要求相適應(yīng)。

3 優(yōu)化人事檔案管理工作的策略

時代在發(fā)展，社會在進步，檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要，科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個機關(guān)、事業(yè)單位的管理水平。

1）提高相關(guān)工作者的責(zé)任感。對收集的檔案必須進行嚴格的審核，努力將真實、完整的檔案歸進檔案庫中，嚴格控制好質(zhì)量。堅決杜絕粗心大意，鑒別檔案的時候，管檔工作者應(yīng)該認真負責(zé)，具有較高的責(zé)任感。

2）提高檔案管理意識。切實強化對人事檔案工作的管理。領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注是落實好檔案管理工作的前提條件，應(yīng)該把人事檔案管理工作歸進自己單位的議事日程之中，切實加大資金、人力、物力等投入，定期督導(dǎo)檢查人事檔案管理工作。另一方面，針對現(xiàn)階段檔案管理意識普遍較低的具體狀況，應(yīng)該進行積極宣傳，使廣大干部職工充分認識人事檔案工作關(guān)乎個人利益，在整個組織內(nèi)部對人事檔案形成統(tǒng)一認識，進而使整個社會體會到人事檔案管理工作的價值。

3）規(guī)范檔案材料鑒定。人事檔案的鑒別，是一項政策性很強的工作，它決定材料的取舍，是維護人事檔案真實性和完整性的一項重要工作。所以要做到隨時收集、隨時鑒別，包括鑒別是否屬于人事檔案材料，手續(xù)是否齊全，格式、填寫是否規(guī)范，材料是否真實，把好材料“入口關(guān)”，剔除沒有價值的材料、假材料。堅持實事求是，以有關(guān)文件及相關(guān)部門制定的政策規(guī)定為依據(jù)判定材料的價值，確定材料的取舍，明確鑒別工作的政策、界限、工作程序及歸檔范圍。 堅持具體問題具體分析。文件各項規(guī)定對鑒別工作具有宏觀指導(dǎo)意義，但每一份材料所反映的具體問題，是不可能從中央文件中都找到現(xiàn)成答案的，需要人事檔案工作者對具體問題作具體的分析。確定材料的取舍，切忌主觀臆斷和望題生意，一定根據(jù)材料的內(nèi)容和材料形成的客觀歷史條件來判定。

4）推動人事檔案管理工作實現(xiàn)信息化。運用信息化技術(shù)手段開展人事檔案管理工作是新時期的一個必然要求，能夠起到事半功倍的效果。通過掃描儀、照相機、錄像機、計算機等相關(guān)技術(shù)手段，將圖片、文字等紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)信息，實現(xiàn)人事檔案的信息化和無紙化辦公，構(gòu)建起系統(tǒng)全面的人事檔案管理信息系統(tǒng)，通過專業(yè)管理軟件開展人事檔案相關(guān)工作，例如編制目錄、檢索與檔案資料傳閱、檔案催繳以及查詢等，從而使人事檔案信息的正確性與實效性得以提高。

4 結(jié)束語

時代的發(fā)展給人事檔案的工作提出了新的要求，也帶來了新的機遇，我們應(yīng)該以對黨的事業(yè)高度負責(zé)的態(tài)度， 以對后代、對他人高度負責(zé)的精神， 解放思想、實事求是，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，做到檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，以增強檔案管理工作的活力和生命力，使人事檔案管理工作獲得更大的發(fā)展。

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