淺談檔案數(shù)字化技術應用和發(fā)展趨勢

肖玲

摘 要：隨著社會發(fā)展檔案管理工作也將面臨諸多的難題與考驗，若想高效、優(yōu)質地完成具體的檔案工作，就必須結合本單位的工作、發(fā)展、目標、任務、特點從思想、意識上開始轉變，與社會發(fā)展同步，逐步改進、優(yōu)化檔案管理并加以創(chuàng)新，從而更好地服務于本單位和所屬機構，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；信息化

隨著社會的發(fā)展進步信息化步伐的加快，檔案管理工作也在不斷地完善和發(fā)展。雖然檔案管理工作能有序推進但還存在這樣或者那樣的問題，但是整體來講檔案管理工作還是取得了長足的發(fā)展，還在不斷地進步和完善當中。本文主要介紹了檔案管理工作的發(fā)展趨勢，希望引起廣大檔案管理工作者的關注和共鳴。

1 檔案管理工作文件材料存貯的數(shù)字化

隨著信息時代的到來，計算機的普及程度越來越高，網(wǎng)絡的大面積覆蓋和計算機的普及給我們的生活和工作帶來了方便。隨著計算機辦公自動化和輔助設計的普及，從形成過程看，文本、表格、圖形、圖像等都以電子文檔的形式保存下來，電子文件成為日益重要的信息資源。從以往的檔案管理方式來看，不但繁瑣、復雜，不便于保管，還占用了大量的空間，查閱起來耗費大量的人力、物力，調閱、查詢起來也非常不方便。而檔案文件材料存貯數(shù)字化的應用使得查閱、存儲起來更方便。我們再來談一談數(shù)字化存儲檔案的介質，一般來講是U盤、硬盤和光盤等一系列具有大容量同時又修改方便、便于攜帶的存儲設備，節(jié)省了大量的人力、物力和存放空間。所以說電子化檔案將最終徹底改變檔案資料、庫房設施的傳統(tǒng)觀念，建立起全新的電子檔案管理體系。

2 檔案管理工作查詢利用檢索的網(wǎng)絡化

查詢和利用是歸檔資料的檔案管理重要性之一。以中陜核工業(yè)集團二一一大隊有限公司檔案館還說，檔案管理工作就是為了在以后在文書檔案、財務檔案、科技檔案等工作過程中作為重要的歷史依據(jù)便于借鑒。如果按照傳統(tǒng)的管理方式，只能按照歸檔的分類方式進行固定模式、固定條件的簡單查詢，檢索條件簡單，查詢結果也比較單一。如果我們實行了檔案管理工作的數(shù)字化存檔和管理，就可以便捷地進行任意條件的查詢，可以將多種條件組合在一起進行復合條件的查詢，可以根據(jù)查詢目標進行大范圍的模糊查詢，還可以根據(jù)主題詞、關鍵字進行全文檢索，將極大地提高檔案信息查詢的完整性、準確性。所以檔案管理工作查詢利用檢索的網(wǎng)絡化、數(shù)字化，大大方便了檔案的檢索工作，不但節(jié)省時間還特別精準。

3 檔案管理過程的現(xiàn)代化

傳統(tǒng)的檔案管理模式是手工登記、著錄、編目、造冊、歸檔、目錄、檢索，只能按類別、年份進行比較粗的分類，標準性差。建立計算機管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)歸檔、編目、查詢檢索和借閱管理的自動化，要做到檔案館庫管理科學合理就要做到：一是加強館庫建設，增加軟硬件投入。二是豐富檔案資源，優(yōu)化館藏結構，提高檔案管理的規(guī)范化和工作效率。所以檔案管理工作要不斷向著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，以適應信息時代的發(fā)展的需求。

4 檔案管理工作人員需求的變化

數(shù)字化信息化時代的到來，對于檔案管理工作人員的要求也將變得更加嚴格。新的歷史時期檔案管理工作對于計算機人才的需求是一個必然。本單位要致力于培養(yǎng)和吸納計算機人才，對檔案管理工作人員要定期組織業(yè)務培訓，普及計算機知識，培訓計算機技術、網(wǎng)絡應用技術等，也可以適當吸納計算機人才，為檔案管理工作注入新鮮血液。同時新的時期對于人才的需求是多樣性的，是綜合性比較強的，不僅僅要掌握一定的檔案管理業(yè)務知識，還要掌握計算機技術，同進還要具備吃苦耐勞、兢兢業(yè)業(yè)的工作精神。因此檔案管理工作人員的需求變化也要引起本單位領導的重視，及時培養(yǎng)新型復合型人才，適應社會發(fā)展。

5 檔案管理信息平臺深化應用的前景

在現(xiàn)行檔案管理信息平臺的應用基礎上，可進一步規(guī)范檔案數(shù)字化信息標準接口，開發(fā)檔案掛接輔助工具包，精細權限分層分級控制，完善檔案日志跟蹤，強化檔案元數(shù)據(jù)管理和統(tǒng)計報表管理，提供主動性推送服務。待檔案管理信息平臺逐步完善并深化應用后，將建立以高速信息網(wǎng)絡為基礎、檔案數(shù)據(jù)管理為核心、內容建設為重點的統(tǒng)一有序的綜合資源檔案管理系統(tǒng)。新的檔案信息管理系統(tǒng)將實現(xiàn)歷史、現(xiàn)在、將來的檔案管理，涵蓋本單位檔案管理的接收、整理、利用和保管等環(huán)節(jié)，將檔案管理的全部流程納入系統(tǒng)的一體化管理，并與各相關業(yè)務系統(tǒng)關聯(lián)對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共建共享，從而將檔案管理信息平臺進一步演化成為資源更加豐富的、功能更加強大的、自動化程度更高的數(shù)字化檔案館。

6 結束語

信息化是科技檔案管理的必經(jīng)之路。要使檔案工作有新的進展

和突破，就要抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創(chuàng)新，沖破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應有的貢獻。

參考文獻

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