芻議事業(yè)單位如何做好人力資源檔案管理工作

摘 要：檔案管理是人力資源的核心部分，傳統(tǒng)的人力資源檔案管理制度比較落后，而且存在較多的問題，只有解決這些問題才能突破瓶頸，提高人力資源檔案管理的水平。本文筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐對事業(yè)單位的人力資源檔案管理做了簡要探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人力資源；檔案管理

1 引言

檔案管理是人力資源的核心部分，人力資源檔案管理主要是歸納、總結(jié)、調(diào)用資源信息，對事業(yè)單位完善人才結(jié)構(gòu)、充分發(fā)揮人力資源有著重要的作用。隨著改革開放政策的不斷深入和我國“科技強(qiáng)國”戰(zhàn)略的不斷落實(shí)，事業(yè)單位檔案管理的經(jīng)營模式也已與時(shí)代接軌，面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。事業(yè)單位檔案管理工作主要對事業(yè)單位工作內(nèi)容、人事資料、重大舉措、單位發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行記錄和整理。由于事業(yè)單位性質(zhì)特殊，其工作開展、進(jìn)展、重大舉措等工作內(nèi)容記錄，對整個(gè)事業(yè)單位和社會(huì)公眾服務(wù)事業(yè)來說意義重大。檔案管理工作作為保障事業(yè)單位內(nèi)部協(xié)調(diào)、高效開展工作的重要保證，其對原始檔案信息整理、歸類、統(tǒng)計(jì)、保存等工作都至關(guān)重要。因此事業(yè)單位的檔案管理必須從自身做起，抓住問題的關(guān)鍵，優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理機(jī)制，使之與時(shí)代接軌，提高自身的適應(yīng)能力，促進(jìn)事業(yè)單位的快速發(fā)展。隨著我國科技信息技術(shù)不斷發(fā)展，事業(yè)單位機(jī)構(gòu)、體制、制度以及人事管理等方面的不斷深入改革，事業(yè)單位檔案管理工作的重要性日益突出，面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，深刻認(rèn)識到事業(yè)單位檔案管理存在的問題并解決這些問題，才能突破瓶頸提高人力資源檔案管理的工作水平。

2 當(dāng)前事業(yè)單位人力資源檔案管理工作中存在的問題

2.1 單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視程度不夠

針對事業(yè)單位的檔案管理制度，國家制定了一系列的規(guī)章制度，事業(yè)單位的檔案管理必須要嚴(yán)格遵守國家的相關(guān)法律法規(guī)，但是我國的一些事業(yè)單位學(xué)習(xí)國家法律的力度不夠，認(rèn)識不足，對檔案管理工作的重視程度不夠，并沒有意識到事業(yè)單位的檔案資源是一筆十分寶貴的財(cái)富。領(lǐng)導(dǎo)班子對檔案管理工作的不重視，就會(huì)使得整個(gè)事業(yè)單位的檔案管理工作十分混亂，管理落實(shí)不到位。

2.2 檔案室現(xiàn)代化管理設(shè)施比較落后

事業(yè)單位的人力資源檔案資料是一筆十分寶貴的財(cái)富，但是因?yàn)殚L期對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致很多單位檔案管理的資金不足，很多檔案室的管理設(shè)施十分落后。有些事業(yè)單位的檔案室十分簡陋，工作人員的辦公環(huán)境比較差，檔案室、辦公室、接待室沒有分開，一些檔案室內(nèi)甚至還堆放著易燃易爆物品，威脅著檔案資源的安全。

2.3 人力資源檔案管理的效率不高

檔案管理的工作效率是指檔案管理工作中所動(dòng)用的人力物力和檔案管理實(shí)際效用的比率。一些事業(yè)單位在人力資源檔案管理的工作中，經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤，甚至出現(xiàn)檔案缺失的現(xiàn)象。例如，對事業(yè)單位的流動(dòng)人員的工齡和職業(yè)發(fā)展進(jìn)行建檔，既要對其基礎(chǔ)資料進(jìn)行收集，同時(shí)還需要對其職位轉(zhuǎn)移、薪資等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，這些工作需要浪費(fèi)大量的人力物力，但其使用率卻很低。

2.4 人力資源檔案管理技術(shù)手段落后

檔案管理的技術(shù)落后主要體現(xiàn)在沒有緊跟時(shí)代的步伐，主要還是使用傳統(tǒng)的方法將人員的信息保留在紙質(zhì)的檔案中。但當(dāng)前時(shí)代背景下，人員流動(dòng)的速度快且流量增加，員工調(diào)職后，其檔案還留在之前的單位中，查閱起來很不方便，不利于工作的開展，影響工作效率。

3 提高事業(yè)單位人力資源檔案管理工作水平的途徑

3.1 明確人力資源檔案管理的內(nèi)容，健全其管理制度

事業(yè)單位在聘用員工時(shí)一般采用筆試與面試相結(jié)合的形式，經(jīng)過層層篩選，聘用綜合成績最高的員工，對聘用員工的入職申請、鑒定材料等都要進(jìn)行審查以及歸檔，在進(jìn)行此項(xiàng)工作的過程中應(yīng)該與相關(guān)的鑒定部門合作，以保證檔案的真實(shí)性。

工作規(guī)則對于任何一項(xiàng)工作都是必不可少的，對于人力資源檔案管理工作制度規(guī)范化亦是十分必要的。對不符合時(shí)代潮流的規(guī)章制度要及時(shí)擯棄或者更新，建立健全人力資源檔案管理制度。首先，應(yīng)該重視人力資源檔案管理資料的收集與管理，保證檔案的完整性；其次對檔案真實(shí)性的鑒別要嚴(yán)謹(jǐn)，同相關(guān)部門通力合作，對員工學(xué)歷、證書以及個(gè)人履歷等方面都要鑒別。建立檔案管理工作規(guī)范一方面可以提高工作人員工作的積極性以及責(zé)任感；另一方面對檔案管理的工作也有積極的促進(jìn)作用。

3.2 完善檔案管理信息化建設(shè)，提高人事檔案利用效率

人力資源檔案管理方式落后是工作效率低的主要原因。隨著時(shí)代的發(fā)展，采用信息化的方式管理檔案是必不可少的。通過信息化的檔案管理方式，建立檔案數(shù)據(jù)庫，以較快的速度以及較小的空間完成對檔案的整理工作。當(dāng)然，想要實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理信息化建設(shè)，首先需要增加對檔案管理的資金投入，購置相應(yīng)的硬件設(shè)施，其次要制定人力資源檔案管理信息化建設(shè)的策略，并且加以實(shí)施。

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案服務(wù)于事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要，也是適應(yīng)社會(huì)對檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先，各級事業(yè)單位檔案管理部門要提高信息管理的時(shí)效性，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸信息；其次，要對檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存；其三，要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

3.3 提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

想要提高人力資源檔案管理水平，提升檔案管理工作人員自身的職業(yè)素養(yǎng)是必要條件。如果檔案管理工作人員的水平不夠高，對檔案管理工作認(rèn)知程度不夠，在工作中也沒有很高的興致去完成這項(xiàng)工作，則人力資源檔案管理將面臨著很大的問題。為了提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，首先要注重對工作人員道德素養(yǎng)的培養(yǎng)，增強(qiáng)管理與保密意識，維護(hù)檔案的安全穩(wěn)定；其次要培養(yǎng)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力，尤其是年齡偏大的檔案管理工作人員對計(jì)算機(jī)類設(shè)備的熟練程度，以提高工作效率；最后，檔案管理人員本身也要在工作的過程中不斷的完善、充實(shí)自己，提升內(nèi)在素質(zhì)以及自身的業(yè)務(wù)水平。

3.4 完善事業(yè)單位檔案管理制度

健全檔案管理制度是優(yōu)化檔案管理工作的重要措施之一，要從以下方面做起。第一，建立科學(xué)合理的事業(yè)單位檔案管理工作用人制度。首先從專業(yè)水平方面來說，要制定一套檔案管理人員選拔制度。選拔制度應(yīng)重點(diǎn)體現(xiàn)專業(yè)性，只有把專業(yè)水平放在第一位，才能夠使檔案管理工作更好地進(jìn)行。第二，從獎(jiǎng)勵(lì)懲罰制度來說，要制定一套賞罰分明的檔案管理制度，這種賞罰制度不僅針對員工，同樣也針對領(lǐng)導(dǎo)。這樣就可以形成制度約束的雙向性，使員工和領(lǐng)導(dǎo)之間相互監(jiān)督和相互引導(dǎo)。與此同時(shí)，建立物質(zhì)激勵(lì)和精神激勵(lì)相結(jié)合的激勵(lì)制度，以精神激勵(lì)鼓舞檔案管理工作者的工作熱情，以物質(zhì)激勵(lì)推動(dòng)檔案管理工作者的工作效率，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化。第三，建立簡明實(shí)用的檔案管理制度。檔案管理制度針對的是檔案管理這項(xiàng)工作，不是搞學(xué)術(shù)、寫文章，不需要制定復(fù)雜的、難以實(shí)現(xiàn)的制度讓工作人員去執(zhí)行。只有簡單實(shí)用的制度，才能夠更好發(fā)揮檔案管理制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第四，堅(jiān)持制度的嚴(yán)肅性。檔案部門是檔案管理制度的制定部門，同時(shí)又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門，這就要求在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，不管是領(lǐng)導(dǎo)還是員工都應(yīng)該以制度為行事標(biāo)準(zhǔn)，做到賞罰分明，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性和嚴(yán)明性。

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作者簡介

宋春雨（1979-），女，漢族，就職于山西省長治市沁縣人事考試中心，檔案館員。