淺談如何做好社保檔案工作

劉冬梅

社保檔案，關(guān)乎民生，價值寶貴，作用廣泛。如何做好社保檔案工作，使之更好地服務(wù)社會、服務(wù)人民，是個值得認(rèn)真思考的問題。作為一名社保工作戰(zhàn)線的工作人員，結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，就檔案管理問題談?wù)勛约捍譁\的看法。

1 充分認(rèn)識做好社會保障檔案工作的重要性

社保檔案是社會保障工作活動中形成的真實(shí)記錄，是開展社會保障工作的客觀依據(jù)。做好社會保障檔案管理，對于完善社會保障體系，具有十分重要的意義。社會保障工作的對象是廣大人民群眾，直接關(guān)系到每個人的切身利益。規(guī)范的檔案工作，能保證社會保障工作中形成的檔案材料的齊全完整，從而為維護(hù)參保人員的合法權(quán)益提供最基本的保障條件。做好社保檔案工作是社會保障工作依法監(jiān)管的必然要求。社會保障工作具有很強(qiáng)的政策性，要保證社會保障工作依法開展，必須不斷加大依法監(jiān)管的力度，而依法監(jiān)管的前提就是要建立健全包括檔案工作在內(nèi)的社保保障工作各項(xiàng)制度，完整規(guī)范的社保檔案為各級社會保障部門實(shí)行依法監(jiān)管提供了可靠的依據(jù)。做好社保檔案工作是社會保障工作可持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在需求。新時期社會保障工作的目標(biāo)是構(gòu)建社會就業(yè)、社會保障、社會救助為一體的大社保體系，并逐步形成社會保障工作的長效機(jī)制，通過對社保檔案的科學(xué)管理，能夠建立起質(zhì)量高、內(nèi)容全、能反映社會保障工作活動全貌的檔案信息數(shù)據(jù)庫，從而為長期、穩(wěn)定、有序地開展社會保障工作提供信息

保障。

2 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任，夯實(shí)檔案管理工作基礎(chǔ)

自改革開放以來，社會保障事業(yè)蓬勃發(fā)展，逐步形成了大量養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療、工傷、生育、農(nóng)村合作醫(yī)療、社會救濟(jì)等內(nèi)容的社會保障檔案，社保檔案的作用不斷顯現(xiàn)。但是，社保檔案工作發(fā)展不平衡，檔案管理水平落后于社保工作的發(fā)展，某些部門領(lǐng)導(dǎo)層面對檔案工作不夠重視，檔案集中統(tǒng)一管理原則沒有得到有效落實(shí)，嚴(yán)重制約了社保檔案工作的開展。因此，我認(rèn)為各社保單位要提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，完善組織領(lǐng)導(dǎo)體制，建立健全各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)共同參與的社會保險(xiǎn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，形成齊抓共管的局面，共同推進(jìn)社會保障檔案工作的開展。

一是要明確責(zé)任。社會保障經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要把有關(guān)社保文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求列入工作標(biāo)準(zhǔn)、工作程序及有關(guān)部門、相關(guān)人員的崗位職責(zé)，把社會保障檔案管理與業(yè)務(wù)工作同部署、同實(shí)施、同檢查，與崗位目標(biāo)考核掛鉤；設(shè)立綜合檔案室，對本單位形成的各種門類和載體的檔案要實(shí)行集中統(tǒng)一管理，并配備好檔案管理人員。在貫徹落實(shí)《檔案法》的基礎(chǔ)上，根據(jù)社保檔案的特點(diǎn)，修訂完善檔案人員職責(zé)和崗位責(zé)任制度、文件歸檔制度、檔案保管制度、查閱利用制度、鑒定銷毀制度等，并嚴(yán)格落實(shí)，把檔案工作納入制度化管理軌道。

二是要加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)。重點(diǎn)加強(qiáng)檔案的收集，在提高檔案管理的規(guī)范化上下功夫。正確界定各類社會保障文件材料的歸檔范圍，做到建檔對象一個不漏，全面收集社會保障工作中形成的各種門類和不同載體的文件材料，確保歸檔文件材料完整齊全、真實(shí)準(zhǔn)確。做好社保檔案的規(guī)范化整理與編目，使社保檔案管理科學(xué)，方便利用。同時要確定社保檔案管理和建設(shè)的三條原則，即在檔案基礎(chǔ)建設(shè)和正常管理中，要高起點(diǎn)，嚴(yán)要求，堅(jiān)持規(guī)范、科學(xué)、高效的原則。規(guī)范，就是要嚴(yán)格按照國家和省、市檔案局規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和要求來規(guī)范各項(xiàng)基礎(chǔ)工作；科學(xué)，就是在規(guī)范的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際，探索計(jì)算機(jī)管理檔案的方法，使檔案工作走向科學(xué)化、現(xiàn)代化；高效，就是充分發(fā)揮檔案的本職作用，利用現(xiàn)代化手段，完善檔案查詢、統(tǒng)計(jì)、預(yù)測辦法，更有效快捷地為社保各項(xiàng)工作服務(wù)。

3 突出重點(diǎn)，加強(qiáng)監(jiān)管，推進(jìn)社保檔案管理規(guī)范化

社會保障工作涉及面廣，涉及單位多，管理相對分散獨(dú)立，給檔案管理帶來了某些不利因素。根據(jù)我市社會保障工作實(shí)踐，我認(rèn)為在全面管理的基礎(chǔ)上，應(yīng)突出重點(diǎn)，盡力做好養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)等社保檔案工作。

規(guī)范社保檔案管理，要從四個方面細(xì)化管理。一是在檔案分類方面。為便于檔案的查閱和長期保存，采取分類管理的方式，將所有檔案資料分為文書類、會計(jì)類、業(yè)務(wù)類、數(shù)據(jù)類、資料類等類別，按照不同保管期限和保存方式分別排列、區(qū)別管理，并由檔案管理員定期編制專題文件匯編和檢索工具，以方便查閱。二是在檔案交接方面。要實(shí)行責(zé)任交接。對于發(fā)文，由文件編印人員在印發(fā)后及時歸檔，對于業(yè)務(wù)類檔案由經(jīng)辦業(yè)務(wù)人員按規(guī)定時限進(jìn)行歸檔，實(shí)現(xiàn)對口交接、責(zé)任到人，避免檔案資料的遺失。三是在檔案保存方面，各社保機(jī)構(gòu)要為檔案室購置必要的檔案櫥柜和保護(hù)設(shè)備，從硬件上保證了檔案安全。建立檔案存放質(zhì)量檢查制度，定期對檔案的存入情況進(jìn)行檢查，確保不發(fā)生檔案丟失、霉變、蟲蛀等情況；對于參保人員基本信息等重要檔案文件，要將所有數(shù)據(jù)信息拷貝到活動硬盤上，實(shí)行異地存放。四是在檔案借閱方面。要規(guī)定在借閱檔案必須填寫《檔案借閱單》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱，外借檔案必須在期限內(nèi)交還，若延長借閱時間需重新辦事借閱手續(xù)。如有特殊情況，必須經(jīng)主任批準(zhǔn)后才可借閱。

4 推進(jìn)信息化建，實(shí)現(xiàn)信息采集準(zhǔn)確、程序規(guī)范、信息共享、利用安全

在如今信息化高速發(fā)展的時代，社保檔案管理必須緊跟時代的步伐向信息化的方向快速發(fā)展，確保為職工和單位提供更優(yōu)質(zhì)快捷的

服務(wù)。

1）信息采集準(zhǔn)確化。社保信息是社會保障機(jī)構(gòu)開展支付救助補(bǔ)償?shù)闹匾獞{據(jù)信息，故對平臺信息的科學(xué)采集、項(xiàng)目設(shè)置有極高的要求，比如數(shù)字化信息的采集認(rèn)證和修改權(quán)限設(shè)置、相關(guān)紙質(zhì)及圖片資料的信息化儲存設(shè)置、補(bǔ)充項(xiàng)目設(shè)置等等，都要保證準(zhǔn)確無誤。

2）信息程序規(guī)范化。各經(jīng)辦單位的業(yè)務(wù)側(cè)重點(diǎn)不同，這就要求各個階段業(yè)務(wù)平臺設(shè)置既專項(xiàng)明確又密切相關(guān)。根據(jù)相關(guān)政策法規(guī)，實(shí)現(xiàn)信息整合，既方便工作人員核查，又使職工及時了解其權(quán)益。

3）信息內(nèi)容共享化。社保業(yè)務(wù)工作分散在多個部門和工作窗口，通過引入信息技術(shù)、通訊技術(shù)和人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息共享。比如通過人工智能技術(shù)和通訊技術(shù)實(shí)現(xiàn)手機(jī)短息自動通知功能及反饋信息收集功能，實(shí)現(xiàn)職工通過個人信息認(rèn)證可用手機(jī)或網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)自助

查詢。

4）信息利用安全化。檔案信息安全管理主要從以下幾個方面著手：（1）建立封閉的運(yùn)行環(huán)境，使數(shù)據(jù)化的檔案信息能在局域網(wǎng)的環(huán)境下安全運(yùn)行，減少外網(wǎng)對運(yùn)行環(huán)境的干擾；（2）建立嚴(yán)格的管理制度，嚴(yán)格管理人員安全化操作培訓(xùn)上崗；（3）配備必要的安全防護(hù)介質(zhì)，避免出現(xiàn)高科技干擾或泄密；（4）設(shè)置安全預(yù)警防護(hù)措施，以確保信息平臺安全，保障個人信息安全。

5 依法管理，強(qiáng)化指導(dǎo)，推動社會保障檔案管理工作上水平

為確保社保檔案工作質(zhì)量，各級社保部門要會同檔案管理部門加大對社會保障檔案工作的監(jiān)管、指導(dǎo)力度。一是依法管理與業(yè)務(wù)指導(dǎo)相結(jié)合，檔案部門要經(jīng)常到社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢查，指導(dǎo)檔案工作的開展。要重視《山東省社會保險(xiǎn)檔案管理暫行辦法》貫徹落實(shí)，積極開展調(diào)查研究，結(jié)合社保檔案工作的實(shí)際情況，制定出實(shí)施辦法，把檔案工作法規(guī)落到實(shí)處。二是宏觀管理與微觀指導(dǎo)相結(jié)合。通過舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，現(xiàn)場指導(dǎo)等形式，為社會保障檔案工作提供技能服務(wù)；通過樹立檔案管理工作典型，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以點(diǎn)帶面，推動社會保障檔案工作開展。三是加強(qiáng)社會保障檔案干部隊(duì)伍建設(shè)。社會保障經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要選擇政治素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、檔案業(yè)務(wù)精的干部從事檔案工作，并保持檔案人員的相對穩(wěn)定。

總之，服務(wù)民生，促進(jìn)社會和諧，是新時期社保檔案工作的根本任務(wù)，是全面建成小康社會的必然要求，是檔案信息服務(wù)新的歷史選擇。社保檔案工作者應(yīng)增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，自覺履行職責(zé)，努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，扎實(shí)開展工作，不斷促進(jìn)社保檔案工作的發(fā)展與進(jìn)步。