淺談《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》實(shí)施經(jīng)驗(yàn)

摘 要：2012年12月，國家檔案局印發(fā)了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號，以下簡稱10號令）。2013年4月又下發(fā)了《關(guān)于貫徹實(shí)施<企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定>的通知》，要求各企業(yè)完成本企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表（以下簡稱“保管期限表”）的編制并報(bào)國家檔案局審批。10號令是一部新形勢下夯實(shí)企業(yè)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的重要規(guī)章，是企業(yè)科學(xué)界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃定保管期限的重要指南。10號令的貫徹實(shí)施，對企業(yè)科學(xué)編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，推動(dòng)企業(yè)和國家檔案資源建設(shè)具有重要意義，是當(dāng)前我國企業(yè)檔案工作的重要抓手。本文就企業(yè)開展保管期限表編制工作的實(shí)施過程和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)進(jìn)行梳理，以供參考。

關(guān)鍵詞：10號令；保管期限表；企業(yè)檔案

在本企業(yè)全面開展保管期限表編審工作中，主要采取了以下做法：

1 做好編制的組織工作

保管期限表的編制工作不僅僅是檔案部門一家的事，也是業(yè)務(wù)部門的事，需要充分發(fā)揮業(yè)務(wù)部門作用。本企業(yè)成立了編制工作領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組由分管檔案工作的企業(yè)負(fù)責(zé)人任組長，檔案職能部門負(fù)責(zé)人任副組長，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人任成員。主要負(fù)責(zé)批準(zhǔn)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作計(jì)劃，審定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，協(xié)調(diào)編制工作中的重大事項(xiàng)等。

編制小組由檔案專（兼）職人員組成，主要職責(zé)是制定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作計(jì)劃；具體組織文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作；起草文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表；負(fù)責(zé)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的宣貫等。

2 做好10號令的宣貫培訓(xùn)工作

通過召開有職能部門、各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及專（兼）職檔案員參加的檔案工作專題會議，對10號令進(jìn)行宣貫和解讀，討論通過保管期限表編制工作計(jì)劃，分解編制任務(wù)等。

3 做好部門職責(zé)分析

為避免企業(yè)在編制保管期限表時(shí)照搬10號令中提供的樣表或其他企業(yè)的樣本，導(dǎo)致保管期限表可實(shí)施性差、檔案的收集和鑒定工作過于粗放，國家檔案局在10號令的實(shí)施中提出，企業(yè)在編制保管期限表時(shí)要分析企業(yè)機(jī)構(gòu)職責(zé)，做到應(yīng)歸盡歸。具體方法是設(shè)計(jì)一張保管期限框架表，按各部門所履行職能工作的規(guī)章、制度；中長期規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)；召開的大型會議或工作會議；處理的具體事務(wù)和其他統(tǒng)計(jì)材料等內(nèi)容，形成統(tǒng)一的體例和結(jié)構(gòu)。

4 針對各部門業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理

依據(jù)部門職責(zé)和業(yè)務(wù)流程，由業(yè)務(wù)部門兼職檔案員組織各崗位人員填寫保管期限框架表，填寫內(nèi)容包括文件材料名稱、發(fā)放范圍、存儲格式、載體形式、內(nèi)容提要等，初步形成部門保管期限表。

5 檔案部門有效匯總

檔案部門應(yīng)將10號令附表中的內(nèi)容與各部門職責(zé)對號入座，通過照搬10號令附表、在10號令附表基礎(chǔ)上經(jīng)過適當(dāng)增、刪、修改和在10號令附表基礎(chǔ)上進(jìn)行細(xì)化等方式對各業(yè)務(wù)部門提交的保管期限表進(jìn)行匯總和完善，形成本企業(yè)保管期限表初稿。

6 嚴(yán)格組織審核

建立如“三上三下”、“初審—主審—終審”等多輪審查機(jī)制，將企業(yè)保管期限表初稿下發(fā)各部門征求意見，各部門可通過互相借鑒觸發(fā)修改需求，補(bǔ)充有關(guān)內(nèi)容，形成定稿。在企業(yè)保管期限表不斷完善過程中，檔案部門一方面不要大包大攬，不吸收業(yè)務(wù)部門參與，同時(shí)不要完全聽由業(yè)務(wù)部門決定，檔案部門不主動(dòng)作為。要充分發(fā)揮檔案部門的檔案專業(yè)作用，對業(yè)務(wù)部門提出的意見和建議作好把關(guān)，最終從檔案專業(yè)角度確定采納與否。對于業(yè)務(wù)部門提出的縮小歸檔范圍和縮短保管期限的建議應(yīng)謹(jǐn)慎處理。

7 組織文件報(bào)審

經(jīng)過各部門討論與征求意見的保管期限表提交企業(yè)負(fù)責(zé)人審批通過后形成預(yù)審上報(bào)稿，可通過機(jī)要、信函、面呈、傳真、電子郵件等方式向國家檔案局上報(bào)。上報(bào)檔案行政管理部門審查時(shí)，應(yīng)附上企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置、主營業(yè)務(wù)范圍等說明材料。企業(yè)在收到返回的修改意見后應(yīng)及時(shí)修改并按時(shí)反饋。

8 加強(qiáng)貫徹與動(dòng)態(tài)管理

經(jīng)檔案行政管理部門審查同意的企業(yè)保管期限表，企業(yè)應(yīng)以紅頭文件的形式下發(fā)到各部門及所屬企業(yè)實(shí)施。要做好動(dòng)態(tài)管理，建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。對于審核通過的保管期限表不是一審了之，而要根據(jù)主營業(yè)務(wù)范圍、機(jī)構(gòu)變動(dòng)等情況持續(xù)完善；要及時(shí)進(jìn)行知識梳理和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，對所屬企業(yè)做好實(shí)施監(jiān)督和指導(dǎo)工作。

加強(qiáng)檔案管理工作，是建立檔案室工作新格局的迫切需要，也是企業(yè)進(jìn)一步優(yōu)化完善檔案資源體系建設(shè)的應(yīng)有之義。10號令正是適應(yīng)新時(shí)期企業(yè)檔案工作實(shí)際，推動(dòng)企業(yè)檔案工作規(guī)范化、制度化的一個(gè)重要依據(jù)和有力抓手，每一位檔案人應(yīng)不斷探索做好相關(guān)工作的新理念新途徑，為進(jìn)一步推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展，助力國家經(jīng)濟(jì)社會可持續(xù)發(fā)展，發(fā)揮檔案部門更大的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》實(shí)施指南 電子工業(yè)出版社 李和平.

[2]淺談企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限編制方法（10號令解讀之一）國家檔案局網(wǎng)站.

[3]加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)自律 中國檔案》2013年第3期 國家檔案局經(jīng)科司.

作者簡介

李碩（1988-），女，漢，北京，中國煤炭科工集團(tuán)有限公司。