PDCA循環(huán)在醫(yī)院檔案管理中的作用研究

摘 要：醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院綜合管理的組成部分之一。PDCA循環(huán)一般用于工廠生產(chǎn)或被組織應(yīng)用于質(zhì)量管理和控制，幫助質(zhì)量管理的持續(xù)改進(jìn)。兩者的結(jié)合能夠提升檔案管理的效率和水平。本文對(duì)PDCA循環(huán)的理論內(nèi)容進(jìn)行了概述，詳述了如何將該理論應(yīng)用于醫(yī)院的檔案管理中，并提出了該應(yīng)用對(duì)檔案管理的重要意義

關(guān)鍵詞：PDCA循環(huán)；醫(yī)院；檔案管理；應(yīng)用

近年來，檔案管理逐漸成為各單位關(guān)注的重點(diǎn)。醫(yī)院檔案是所有單位的檔案中形式最多的，醫(yī)院檔案包括病例檔案、人事檔案、醫(yī)療設(shè)備檔案、文書檔案、會(huì)計(jì)檔案等等。因此，檔案的形式也是多種多樣，有文字的、圖像的、聲像的等等。不僅有醫(yī)生的檔案，更多的是病人的檔案，涉及到病人的隱私管理，醫(yī)院都會(huì)格外小心。此外，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新科技也會(huì)逐漸應(yīng)用于檔案管理中，這樣，檔案管理工作就不僅僅再是和紙打交道，管理手段和渠道的拓寬也會(huì)影響到檔案管理工作的效率和水平。

1 PDCA循環(huán)概述

PDCA循環(huán)是美國(guó)質(zhì)量管理專家休哈特博士首先提出的，由戴明采納、宣傳，獲得普及，所以又稱戴明環(huán)。它是質(zhì)量管理中的重要理論，很多企業(yè)在實(shí)際的管理操作中都有采用PDCA循環(huán)，以此來達(dá)到全面質(zhì)量管理的目的，不斷提升產(chǎn)品質(zhì)量和企業(yè)管理水平。

PDCA的四個(gè)字母分別代表計(jì)劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、行動(dòng)（Action）。這四個(gè)步驟循環(huán)往復(fù)，每一次循環(huán)都是一個(gè)管理過程，每個(gè)過程中都可能會(huì)展現(xiàn)出一定的問題，管理者可以依靠這樣的循環(huán)檢查企業(yè)或組織在管理過程中的不足，從而加以改進(jìn)、完善和提升。通過這種永不停止、周而復(fù)始的運(yùn)動(dòng)過程，使得管理過程中發(fā)生的情況或出現(xiàn)的問題逐步消失、解決。該循環(huán)是綜合性循環(huán)，四個(gè)環(huán)節(jié)是相對(duì)的，是不可分割的。它可以使我們的思想方法和工作步驟更加的條理化、系統(tǒng)化、圖像化和科學(xué)化。

2 PDCA循環(huán)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院綜合管理的重要組成部分。檔案在醫(yī)院的重要性不言而喻，運(yùn)用PDCA循環(huán)進(jìn)行檔案管理，能夠有效提升檔案管理質(zhì)量。

PDCA總共有四個(gè)環(huán)節(jié)，八個(gè)步驟。其中計(jì)劃環(huán)節(jié)包括四個(gè)步驟，分別是：（1）分析現(xiàn)狀，找出問題；（2）制定目標(biāo)，做成計(jì)劃；（3）分析產(chǎn)生問題的原因；（4）找出影響問題的主要因素，決定對(duì)策方法。在執(zhí)行環(huán)節(jié)，主要包括的是步驟（5）執(zhí)行計(jì)劃。在調(diào)查環(huán)節(jié)，主要包括的是步驟（6）檢查認(rèn)證、評(píng)估結(jié)果。在最后一個(gè)處理環(huán)節(jié)包含的則是步驟（7）標(biāo)準(zhǔn)化和步驟（8）處理遺留問題。

2.1 計(jì)劃（Plan）

步驟（1）：分析現(xiàn)狀，找出問題

在醫(yī)院的檔案管理過程中，普遍存在的主要問題包括以下幾個(gè)：一是管理人員的檔案意識(shí)淡薄，對(duì)檔案管理的重視程度不夠，認(rèn)為檔案管理是非常簡(jiǎn)單的工作，不需要醫(yī)院為此花費(fèi)大量資源。二是檔案管理制度不健全，歸檔的內(nèi)容、方式和要求各不相同，沒有統(tǒng)一的制度要求，檔案管理混亂。三是醫(yī)院檔案部門的投入不足，這其中包括資金設(shè)施方面的投入和人員投入。由于對(duì)檔案工作的不重視，因此資金、設(shè)施均不到位，檔案管理的信息化水平較差，傳統(tǒng)的管理方式依然在被沿用。而人員投入方面，一些醫(yī)院的檔案管理人員并不是專職的管理員，也非檔案管理專業(yè)畢業(yè)的專業(yè)人員，這就對(duì)檔案管理質(zhì)量和水平的提升帶來了不小的困難。

步驟（2）：制定目標(biāo)，做成計(jì)劃

在對(duì)現(xiàn)狀作出分析，并找到問題之后，要進(jìn)行目標(biāo)的制定，并開始計(jì)劃如何進(jìn)行改善。在醫(yī)院不斷發(fā)展的過程中，醫(yī)院的檔案管理工作也要進(jìn)行相應(yīng)的發(fā)展，要跟上醫(yī)院的腳步，不能滯后發(fā)展。要想盡一切辦法確保檔案管理工作盡快上水平。

步驟（3）：分析產(chǎn)生問題的原因

分析造成問題的原因，可以歸納以下幾個(gè)方面：一是在思想根源上，檔案管理就被歸為了不重要的部門，所以該部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和人員配備自然不會(huì)被列為重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)目。二是醫(yī)院本身財(cái)政緊張，在這個(gè)前提下，肯定要保障的是醫(yī)院重點(diǎn)部門的運(yùn)營(yíng)和引進(jìn)高水平人才所需資金。

步驟（4）：找出影響問題的主要因素，決定對(duì)策方法

在確定了問題，分析了原因后，可以進(jìn)行對(duì)策研究，開始制定解決方法。一是首先要提升醫(yī)院的管理層對(duì)檔案管理的重視程度，要將檔案管理列為醫(yī)院的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目。二是要制定檔案相關(guān)的體制機(jī)制，加強(qiáng)制度要求，讓工作人員在日常管理中有章可循。修訂已有的檔案管理制度，依據(jù)國(guó)家頒布實(shí)施的《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)保密法》等法律法規(guī)制定相應(yīng)的、符合醫(yī)院實(shí)際情況的檔案管理?xiàng)l例和執(zhí)行辦法，從制度上保證檔案部門的管理工作。三是要加大對(duì)檔案管理的資金投入、設(shè)備投入和人員投入。從醫(yī)院的預(yù)算中拿出一部分專項(xiàng)資金，添置檔案管理所需要的信息化設(shè)備，下大力氣做好檔案管理的信息化建設(shè)，努力適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理模式。同時(shí)，要引進(jìn)具有專業(yè)知識(shí)的檔案管理人員，可以在各部門設(shè)立兼職檔案員，幫助檔案部門做好歸檔工作。此外，還要不斷進(jìn)行繼續(xù)教育培訓(xùn)，促進(jìn)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力提升。

2.2 實(shí)施（Do）

步驟（5）：執(zhí)行計(jì)劃

制定了對(duì)策措施后，要開始按照計(jì)劃執(zhí)行，制定制度，加強(qiáng)管理。在執(zhí)行的過程中，要明確責(zé)任部門和責(zé)任人，切實(shí)做好檔案管理質(zhì)量的改進(jìn)提升工作。

2.3 檢查（Check）

步驟（6）檢查認(rèn)證、評(píng)估結(jié)果

要成立檢查小組，在計(jì)劃執(zhí)行一段時(shí)間后，對(duì)進(jìn)行的情況進(jìn)行評(píng)估，檢查是否在按照計(jì)劃執(zhí)行，是否取得了一定的成效，是否完成了既定目標(biāo)。

2.4 處理（Action）

步驟（7）：標(biāo)準(zhǔn)化

根據(jù)檢查的結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，將成功和失敗的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)都納入有關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程和制度之中，鞏固已經(jīng)取得的成績(jī)

步驟（8）：處理遺留問題

根據(jù)檢查的結(jié)果提出這一循環(huán)尚未解決的問題，并分析計(jì)劃進(jìn)行過程中造成的新問題，把它們轉(zhuǎn)到下一次PDCA循環(huán)的第一步去。然后再形成新的循環(huán)。

3 PDCA循環(huán)在醫(yī)院檔案管理中的重要意義

3.1 有助于問題的解決，操作性強(qiáng)

通過實(shí)際操作，我們可以了解到，PDCA循環(huán)在醫(yī)院檔案管理中是可行的，是有助于問題的解決的，是操作簡(jiǎn)單、效果較好的一種科學(xué)的管理手段。利用PDCA循環(huán)，我們可以快速找到檔案管理中的缺陷和不足，逐步規(guī)范和改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作，提升服務(wù)水平和滿意度，不斷提高檔案管理的內(nèi)在質(zhì)量，進(jìn)一步滿足醫(yī)護(hù)人員、病患、行政人員等對(duì)檔案的需求和要求，真正做到為人民服務(wù)好、服好務(wù)。

3.2 提升了醫(yī)院檔案管理的效率和水平

檔案管理雖然是醫(yī)院管理必不可少的一部分，但檔案管理往往被忽略，PDCA循環(huán)讓醫(yī)院在檔案管理過程中的問題暴露出來，每一次循環(huán)都能達(dá)到持續(xù)改進(jìn)的效果，從而使得醫(yī)院的檔案管理水平呈現(xiàn)階梯式上升的狀態(tài)。好的經(jīng)驗(yàn)繼續(xù)留存，總結(jié)出成果，繼續(xù)運(yùn)用到下一個(gè)循環(huán)中，周而復(fù)始，循環(huán)往復(fù)，不斷總結(jié)新的經(jīng)驗(yàn)和好的做法，再應(yīng)用到下一個(gè)循環(huán)中；不好的做法及時(shí)剔除，引以為戒，最終促使檔案管理更為科學(xué)、合理和規(guī)范。檔案管理水平的提升，歸根結(jié)底是為醫(yī)院整體綜合管理水平的提升打基礎(chǔ)，任何一個(gè)組織都需要各個(gè)部門均衡發(fā)展才能最終達(dá)到整體前進(jìn)的目標(biāo)。因此，運(yùn)用科學(xué)手段提升醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量是具有現(xiàn)實(shí)意義的。

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作者簡(jiǎn)介

成艷（1975-），女，漢，山東淄博，大學(xué)，館員，研究方向：

檔案。