關(guān)于提升電廠檔案管理工作質(zhì)量的思考

高淑萍

摘 要：電廠檔案管理隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展在逐步轉(zhuǎn)變，它作為電廠重要的信息載體，記錄著電廠生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展過程中大量的數(shù)據(jù)，具有十分重要的社會功能性，對電廠的工作開展、市場定位和營銷管理意義重大。應(yīng)做好電廠檔案管理工作，充分發(fā)揮其應(yīng)有價值?；诖?，本文對提升電廠檔案管理工作質(zhì)量措施進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：電廠；檔案管理；質(zhì)量

1 提升電廠檔案管理工作質(zhì)量的重要性

1.1 從電廠檔案管理工作的實質(zhì)出發(fā)，為電廠發(fā)展保留依據(jù)

電廠檔案管理工作其實就是對檔案上的信息進(jìn)行管理，而檔案中包括了許多信息，這些信息有不同的載體，如文字材料、圖片材料、語音信息視頻材料等等，這些材料是電廠生產(chǎn)經(jīng)營和管理工作開展所存在的依據(jù)，是可以追溯的信息數(shù)據(jù)，同樣也是電廠發(fā)展至今的依據(jù)。從電廠檔案管理工作的實質(zhì)出發(fā)，開展電廠檔案管理工作則就是為電廠保留這些依據(jù)，以支撐當(dāng)前的工作形態(tài)，回顧電廠的發(fā)展歷程。因此，無論是對電廠的生存還是發(fā)展來說，提升電廠檔案管理工作質(zhì)量是具有關(guān)鍵性價值的。

1.2 從電廠檔案管理工作的內(nèi)容出發(fā)，為電廠信息收集提供基礎(chǔ)

檔案從另外一個角度來看就是電廠信息數(shù)據(jù)的匯聚地，開展檔案管理其實就是對信息進(jìn)行管理。那么，如果從電廠檔案管理工作的內(nèi)容出發(fā)，開展電廠檔案管理就能為電廠信息收集提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。簡單來說，電廠能從檔案中獲取各種內(nèi)容的信息，無論是生產(chǎn)方面還是管理方面的，而這些信息不僅能支撐電廠進(jìn)行科學(xué)決策，同時能在分析信息的基礎(chǔ)之上調(diào)整電廠的發(fā)展戰(zhàn)略以及歸納行業(yè)發(fā)展趨勢，最終服務(wù)于電廠自身的發(fā)展。

1.3 從電廠檔案管理工作的發(fā)展出發(fā)，是電廠文化形成的整個過程

電廠文化是電廠開展各項工作的精神支撐，電廠文化是長期形成的，而電廠文化整個形成的物質(zhì)體現(xiàn)則就是電廠檔案。在這些檔案中，我們能看到電廠愿景、電廠精神、電廠戰(zhàn)略、電廠規(guī)劃以及以人為本的理念體現(xiàn)，同時電廠內(nèi)部也形成了一種凝聚力，這種凝聚力從某種角度來看就是電廠文化，而整個電廠文化的形成過程只能從檔案中表現(xiàn)出來。電廠檔案管理工作是發(fā)展的，而在不斷發(fā)展中形成了電廠文化，開展電廠檔案管理工作實際上也就是電廠文化形成的整個

過程。

2 電廠檔案管理存在的問題

2.1 電廠對檔案管理工作重視程度不足

隨著市場經(jīng)濟(jì)日益激烈的競爭，電廠管理階層的注意力主要集中在生產(chǎn)經(jīng)營方面，以電廠的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益為第一要素，檔案管理部門處于電廠管理考慮的邊緣部門，檔案管理工作也流于形式，不論資金投入還是人員配置都亟待完善，造成檔案管理工作過程中漏洞百出，電廠檔案丟失、泄密的現(xiàn)象時有發(fā)生。我國市場經(jīng)濟(jì)體制在不斷發(fā)展和成熟，電廠高層管理者對檔案管理部門及其工作也逐步重視，努力推動電廠檔案管理向信息化發(fā)展，使檔案管理部門發(fā)揮應(yīng)有的

作用。

2.2 檔案管理方法落后

據(jù)筆者了解，受傳統(tǒng)檔案管理方式的影響，我國很多電廠的檔案管理工作方法仍停留在手工操作階段，這已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了新時期電廠發(fā)展的需要。比如在有些檔案主題中，還存在多種資料、多個部門混亂不堪的現(xiàn)象，在移交整體檔案資料時會有很多重復(fù)文件，如何在龐大的文件庫中快速篩選出有效的資料信息，并對這些信息加以處理和利用，實現(xiàn)電廠檔案管理的信息化，是傳統(tǒng)手工檔案管理非常棘手的問題。

3 提升電廠檔案管理工作質(zhì)量的思考

3.1 加強(qiáng)檔案管理工作重視度

電廠領(lǐng)導(dǎo)要及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，強(qiáng)化新時期對檔案管理工作的認(rèn)識。在基礎(chǔ)設(shè)施上，加大資金投入，實現(xiàn)符合現(xiàn)代電廠檔案管理的電子設(shè)備配置，進(jìn)行深化改革和人員調(diào)整，提高檔案管理部門的工作地位。以檔案管理信息化建設(shè)為目標(biāo)，加強(qiáng)電廠管理和發(fā)展方向協(xié)調(diào)一致，促進(jìn)電廠可持續(xù)發(fā)展。在新的發(fā)展階段，電廠人事制度不斷變革，工作人員減少的同時工作量不斷增加，這對電廠檔案管理人員既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇，檔案管理部門工作人員要對自身工作有清醒的認(rèn)識，轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的檔案管理思維方式和操作方法，對自己工作內(nèi)容作出相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，改變“守攤看點”的陋習(xí)，在勤奮努力的同時學(xué)習(xí)新的電子設(shè)備操作，為檔案管理工作注入源源不斷的活力，使檔案管理工作和電廠的生存發(fā)展有機(jī)結(jié)合，為電廠的經(jīng)營和發(fā)展提供必要的有利條件。

3.2 積極引進(jìn)電廠的檔案管理理念，完善相應(yīng)的制度基礎(chǔ)

擺脫計劃經(jīng)濟(jì)時期，而匆忙進(jìn)入資本主義經(jīng)濟(jì)時期的我國電廠存在著大量老舊的管理理念，而這些管理理念已不適用于當(dāng)今電廠發(fā)展形勢，對于電廠的整體發(fā)展來說具有大量的不利影響。而從檔案管理方面來看，電廠要設(shè)法擺脫傳統(tǒng)的老舊的檔案管理理念的影響，并積極的引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念。一方面可以從同行業(yè)或者不同行業(yè)的電廠管理中進(jìn)行學(xué)習(xí)，經(jīng)常參加相應(yīng)的檔案管理培訓(xùn)，進(jìn)一步明確檔案管理的重要性和深刻意義；另一方面電廠要創(chuàng)造機(jī)會走出去，借鑒西方先進(jìn)國家的檔案管理理念，去粗取精，去偽存真，在實踐和嘗試的基礎(chǔ)上不斷完善，在結(jié)合實際的基礎(chǔ)上不斷完善電廠的檔案管理工作。同時應(yīng)該提高對電廠檔案管理工作的重視度，了解電廠文化和檔案管理工作的緊密聯(lián)系，提高對電廠檔案管理的認(rèn)識，學(xué)習(xí)檔案管理對內(nèi)部管理的重要性，學(xué)習(xí)新時代電廠管理模式和體制設(shè)立檔案管理部門，購買其需要的硬件設(shè)施使其正常運(yùn)行為電廠發(fā)展服務(wù)。

3.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定著檔案管理水平的高低，所以，電廠必須要加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)。首先，要選拔高素質(zhì)、高水平的檔案管理人員，這些人員需要具有一定的管理知識；其次，對于選拔進(jìn)來的人員要進(jìn)行培訓(xùn)，使他們更好的掌握檔案管理的知識。在培訓(xùn)過程中，要為這些人員提供良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，增加學(xué)習(xí)機(jī)會，不斷提高他們的綜合素質(zhì)。并且，在培訓(xùn)過程中，可以組織一些活動，如知識競賽等，這樣可以培養(yǎng)大家的合作精神，激發(fā)他們的學(xué)習(xí)熱情，使他們的綜合素質(zhì)不斷提高，從而更加順利的開展檔案管理工作。

3.4 提升檔案管理的信息化水平

電廠在開展檔案管理工作時，有效的使用信息技術(shù)十分重要。在檔案管理工作規(guī)程中，有效的融入信息技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的管理模式，在一定程度上避免發(fā)生人為的錯誤，進(jìn)而提高工作效率。所以，電廠要充分利用信息技術(shù)，檔案管理工作要跟隨時代發(fā)展的潮流，逐步取代紙質(zhì)檔案。具體來說就是電廠要加強(qiáng)檔案管理中“軟件”和“硬件”的信息化水平。從軟件層面上來說，電廠要不斷加強(qiáng)管理人員的信息化水平，使其掌握一定的計算機(jī)知識，能夠熟練的應(yīng)用計算機(jī)；從硬件層面上來說，電廠要購置一些電子設(shè)施，如，高速掃描儀、電腦刻錄機(jī)、大容量計算機(jī)硬盤等，這樣可以有效的減少紙質(zhì)的使用量，使檔案資料存入電腦之中，便于更好的查詢、整理、記錄資料等。

4 結(jié)語

綜上所述，電廠在發(fā)展的過程中對信息的需求量在不斷增加，在檔案管理過程中面對的問題也越來越多，電廠檔案管理工作仍需不斷創(chuàng)新和完善，相關(guān)工作人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)也需逐步提高，同時電廠要及時為檔案管理部門更新電子設(shè)備，注入新的活力，才能穩(wěn)步提升檔案管理的工作效率，實現(xiàn)電廠檔案管理的高效率和信息化。

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