淺談維護(hù)電子檔案真實(shí)性的技術(shù)認(rèn)證措施

摘 要：隨著近些年來信息技術(shù)的飛速發(fā)展，保障電子檔案真實(shí)性的技術(shù)措施也越來越成熟，本文通過討論在電子檔案形成時(shí)的不同環(huán)節(jié)，增加不同的電子技術(shù)認(rèn)證手段來保障電子檔案真實(shí)性。

關(guān)鍵詞：電子檔案；真實(shí)性；手寫簽名；時(shí)間戳

電子檔案的真實(shí)性是確保電子檔案具有行政有效性和法律證據(jù)性的重要基礎(chǔ)，是電子檔案反映社會各項(xiàng)活動的歷史原貌，產(chǎn)生社會價(jià)值，得以作為社會記憶長久保存的基本前提。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的真實(shí)性認(rèn)定是以“原件”為基礎(chǔ)的，而電子檔案因其本身的易修改性、內(nèi)容與載體的可分離性、軟硬件依賴性等特點(diǎn)而增加了文件原始性的辨識難度，對傳統(tǒng)觀念上的“文件原件”觀念造成了極大的沖擊，影響了電子檔案真實(shí)性的認(rèn)定。

電子檔案是具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件，而一份電子文件的形成要經(jīng)歷擬稿、審核、蓋章、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，涉及到形成人、形成部門、形成時(shí)間等關(guān)鍵要素，電子文件的形成階段可以視為電子檔案形成階段。筆者就結(jié)合電子文件的形成過程，通過討論目前比較成熟、應(yīng)用比較廣泛的電子認(rèn)證的一些技術(shù)認(rèn)證手段，探討在電子檔案形成階段如何保障電子檔案真實(shí)性的措施。

1 引入電子手寫簽名技術(shù)

傳統(tǒng)紙質(zhì)文件在形成時(shí)需要經(jīng)歷擬稿、審核、校核等階段，幾乎在每個(gè)階段都需要比如擬稿人、審核人、校核人等相關(guān)人員的手寫簽名，這是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件確保文件內(nèi)容真實(shí)性的重要手段。因?yàn)椋謱懞灻蛎總€(gè)人的字跡不同可以表現(xiàn)不同人的個(gè)性化行為信息，可以作為表達(dá)主觀認(rèn)同的一種方式。而電子手寫簽名技術(shù)可以傳承這種主觀認(rèn)同的簽署模式。目前電子手寫簽名技術(shù)有兩種常用的實(shí)行方法，一種是事先采集手寫簽名的樣本，形成個(gè)人電子圖章，即：在用戶注冊時(shí)，采集每位用戶手寫簽名的樣本，與用戶信息進(jìn)行身份認(rèn)證，通過加密，形成個(gè)人電子圖章，用戶在使用時(shí)需輸入密碼進(jìn)行認(rèn)證后才能使用個(gè)人電子圖章。另一種是不事先采集，通過電子化手寫板或者觸摸屏，實(shí)時(shí)在線進(jìn)行手寫簽名。無論采用哪一種方法，引入電子手寫簽名技術(shù)，都應(yīng)該使用權(quán)威的電子簽名認(rèn)證平臺，要具有安全、保密、真實(shí)性、防篡改和防抵賴功能。

筆者認(rèn)為，實(shí)時(shí)在線手寫簽名更能體現(xiàn)實(shí)時(shí)體現(xiàn)不同人的主觀認(rèn)同意愿，而且隨著觸摸屏技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用，觸摸手寫板安裝使用簡單，大部分可以即插即用，價(jià)格也不貴，金融、保險(xiǎn)等行業(yè)目前已在大規(guī)模使用這個(gè)技術(shù)。因此，在電子檔案形成階段，引入手寫簽名技術(shù)從技術(shù)操作角度上講是可行的，在電子文件形成時(shí)的幾個(gè)重要的環(huán)節(jié)，通過擬稿人、審核人等相關(guān)人員的手寫簽名進(jìn)行認(rèn)證，在電子檔案的形成時(shí)就在文件內(nèi)容上保障電子檔案內(nèi)容的真實(shí)性。

2 引入合法有效電子印章技術(shù)

傳統(tǒng)紙質(zhì)文件形成過程中一道極為重要的程序就是加蓋印章，因?yàn)橛≌峦徽J(rèn)為是判斷文件真實(shí)性的一個(gè)有效手段。因此，電子檔案自然也是需要加蓋電子印章。這就首先需要一枚合法有效的電子印章。一枚合法有效的電子印章不是簡單將實(shí)體印章進(jìn)行電子化就可以了。根據(jù)《電子簽章條例》和相關(guān)規(guī)定，實(shí)體印章的持有者需在國家的電子簽章系統(tǒng)進(jìn)行在線申請，并持法人證、法人代表身份證等相關(guān)文件離線到公安機(jī)關(guān)辦理電子印章資質(zhì)審批手續(xù)，經(jīng)身份認(rèn)定后，由公安機(jī)關(guān)指定的電子印章集成刻制單位進(jìn)行電子印章的制作并綁定一個(gè)唯一性的數(shù)字證書，然后將發(fā)放給印章持有者。這個(gè)經(jīng)過身份認(rèn)定并綁定了數(shù)字證書的電子印章才是一枚合法有效的電子印章。電子印章的每次使用都會自動在電子簽章系統(tǒng)生成簽章日志，印章持有者通過電子簽章系統(tǒng)可以隨時(shí)查看電子印章的使用情況。

在電子檔案形成階段，電子文件在審核定稿后如同紙質(zhì)文件一樣加蓋一個(gè)合法有效的電子印章，并在歸檔時(shí)帶著合法有效的電子印章一起自動轉(zhuǎn)化并歸檔到電子檔案管理系統(tǒng)中，這樣就可以在電子文件形成時(shí)形成單位的合法性上進(jìn)一步確保了電子檔案的真實(shí)性和有

效性。

3 引入可信時(shí)間戳技術(shù)

每份檔案都有自己的形成時(shí)間。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的形成時(shí)間因?yàn)椤霸钡挠^念可以說是一目了然。對于電子檔案，又要如何確認(rèn)其最終形成時(shí)間沒有被更改過。這就可以引入可信時(shí)間戳技術(shù)來進(jìn)行認(rèn)證?？尚艜r(shí)間戳是由權(quán)威可信時(shí)間戳服務(wù)機(jī)構(gòu)簽發(fā)的，能證明電子檔案在某一個(gè)時(shí)間點(diǎn)是已經(jīng)存在的、完整的、可驗(yàn)證的、具備法律效力的電子憑證。技術(shù)原理是將一份電子檔案的Hash值封裝成可信時(shí)間戳請求發(fā)送到時(shí)間戳服務(wù)機(jī)構(gòu)的時(shí)間戳認(rèn)證平臺，而這個(gè)平臺由國家法定授時(shí)機(jī)構(gòu)也就是國家授時(shí)中心來統(tǒng)一授時(shí)，于是電子檔案的Hash值通過這個(gè)平臺綁定了國家保障的權(quán)威的、不可更改的時(shí)間信息，再通過時(shí)間戳服務(wù)機(jī)構(gòu)簽發(fā)，形成一份不可偽造的時(shí)間戳文件。當(dāng)時(shí)間戳文件與電子檔案的Hash值一致時(shí)，表示電子檔案在申請時(shí)間戳的時(shí)刻起存在且未被篡改或偽造；反之，時(shí)間戳文件與電子檔案的Hash值不一致時(shí)，則表示電子檔案未申請時(shí)間戳文或被篡改、偽造。

電子文件的形成單位可以在電子文件蓋上電子印章后立即申請可信時(shí)間戳，以確定這份電子文件的最終形成時(shí)間。通過可信時(shí)間戳固化電子檔案最終形成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并且隨時(shí)可在可信時(shí)間戳服務(wù)器上進(jìn)行驗(yàn)證，從而確定了電子檔案形成的準(zhǔn)確時(shí)間，防止電子檔案形成時(shí)間被篡改、偽造或事后抵賴，保證了電子檔案可追溯性，進(jìn)而辨識文件的原始性，從時(shí)間節(jié)點(diǎn)上有效保障電子檔案的真實(shí)性。

4 三者技術(shù)結(jié)合

電子文件形成后還需進(jìn)行歸檔，這樣才能最終成為一份電子檔案。在歸檔過程中，可以將以上三者技術(shù)相結(jié)合使用，電子手寫簽名技術(shù)可以用在檔案移交接收環(huán)節(jié)中，電子印章技術(shù)可以用在加蓋檔號章中，可信時(shí)間戳可以用來確定歸檔時(shí)間。檔案部門在經(jīng)過電子手寫簽名確認(rèn)接收到電子文件后，對電子文件目錄和全文進(jìn)行審核并立卷，電子文件的基本信息無誤后利用檔案管理系統(tǒng)自動生成檔號，使用電子印章技術(shù)加蓋檔號章，最好再申請可信時(shí)間戳，以確定電子文件的最終歸檔入庫時(shí)間。至此，電子文件最終轉(zhuǎn)化為電子檔案。

綜上所述，筆者認(rèn)為，隨著近些年來信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案部門應(yīng)聯(lián)合政務(wù)部門根據(jù)電子文件的形成過程，在擬稿、審核、蓋章、歸檔等關(guān)鍵環(huán)節(jié)中，在形成人、形成部門、形成時(shí)間、歸檔時(shí)間等關(guān)鍵要素中，通過增加電子手寫簽名、合法有效的電子印章、可信時(shí)間戳等相應(yīng)的電子技術(shù)認(rèn)證手段在電子檔案形成階段時(shí)一步步來保障電子檔案的真實(shí)性。電子檔案只有在其形成、歸檔過程中始終保持其真實(shí)性，才具有憑證作用和法律效力，發(fā)揮其“歷史記錄”和“社會記憶”功能。

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作者簡介

魏娟（1981-），女，福建省地震局，工程師，碩士，主要從事檔案管理與研究。