事業(yè)單位檔案管理相關(guān)問題探析

高國(guó)瑞

摘 要：檔案管理在事業(yè)單位中是非常重要的一部分，是各項(xiàng)工作有效開展的依據(jù)和基礎(chǔ)。隨著現(xiàn)代信息化不斷發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理也必須進(jìn)行自我管理的完善。本文結(jié)合對(duì)事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)分析，就目前的管理現(xiàn)狀作了介紹。并在最后給出了優(yōu)化檔案管理的幾點(diǎn)建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；收集；現(xiàn)狀；措施

事業(yè)單位作為公共服務(wù)機(jī)構(gòu)，日常工作中涉及到的信息都與國(guó)家的重要規(guī)劃，政策及機(jī)密有關(guān)系，所以必須重視自身的工作制度建設(shè)。這就要求事業(yè)單位必須將自身的工作形成檔案加以嚴(yán)格的管理。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位也在進(jìn)行著自身的工作創(chuàng)新。事業(yè)單位的檔案管理工作也要通過強(qiáng)化收集和保管，確保各個(gè)社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)的信息資源能夠得到有效的保存，為后續(xù)工作的順利開展打下基礎(chǔ)。

1 事業(yè)單位檔案管理的特征

事業(yè)單位是國(guó)家的重要組織機(jī)構(gòu)。事業(yè)單位承擔(dān)著社會(huì)政治以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展中重要社會(huì)服務(wù)的職責(zé)。在事業(yè)單位自身的工作中存在大量的檔案信息，很多都是涉及到國(guó)家機(jī)密或者是政策法規(guī)里的重要文件。事業(yè)單位必須加強(qiáng)對(duì)這類信息的嚴(yán)格保管，以防泄密。同時(shí)社會(huì)發(fā)展的各個(gè)行業(yè)中，大量的信息都匯集到事業(yè)單位。事業(yè)單位各服務(wù)機(jī)構(gòu)必須為各行業(yè)的發(fā)展提供有效的信息保存，讓信息能夠有效的促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益的轉(zhuǎn)換，為國(guó)家和社會(huì)提供相應(yīng)的信息查詢和借閱工作，提升我國(guó)的信息化管理水平。

2 事業(yè)單位當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案的收集工作效率較低

由于檔案室的工作不能為單位直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益，使得檔案室的工作得不到重視。工作人員在檔案收集上比較消極。同時(shí)檔案管理人員因?yàn)楣ぷ鞯男枰霈F(xiàn)頻繁的流失和調(diào)崗，使得事業(yè)單位的材料管理不夠規(guī)范和嚴(yán)謹(jǐn)。事業(yè)單位正常工作開展中所發(fā)生的各類材料檔案，不能得到定期的收集和整理。很多材料出現(xiàn)了丟失現(xiàn)象而沒有具體人員進(jìn)行補(bǔ)充監(jiān)督。檔案材料得不到有效的收集，也就使得檔案管理失去了實(shí)際的意義。

2.2 檔案管理工作得不到重視

雖然國(guó)家也制定了相關(guān)的檔案管理辦法，但是在事業(yè)單位的檔案管理中相應(yīng)的工作還是得不到足夠的重視。針對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理辦法，一直沒有得到改進(jìn)，管理意識(shí)薄弱。特別是在當(dāng)前市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境比較激烈的形態(tài)下，各單位機(jī)構(gòu)都把主要的人力和物力集中到經(jīng)濟(jì)建設(shè)中，而沒有將檔案管理工作作為一項(xiàng)重要的事物來對(duì)待。很多單位的檔案管理只是停留在簡(jiǎn)單的抄抄寫寫上，檔案管理工作得不到創(chuàng)新，這就阻礙了事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量和水平提升。

2.3 檔案管理專業(yè)人才匱乏

檔案管理工作應(yīng)該需要專業(yè)的人員進(jìn)行實(shí)施，因?yàn)榇鸢腹芾聿皇窍胂蟮哪敲春?jiǎn)單，需要管理人員具備系統(tǒng)的答案管理知識(shí)。但是在實(shí)際的工作開展中，檔案人員都是兼職人員。他們一方面也不具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，沒法對(duì)整個(gè)檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)科學(xué)的規(guī)劃。另外檔案管理人員因?yàn)榱鲃?dòng)性比較大，使得檔案管理的熟練程度一直得不到提升。這類管理專業(yè)人才的缺乏使得檔案管理工作無法真正的落地，同時(shí)由于專業(yè)檔案管理人才的缺乏，也無法確保檔案管理工作有效的開展。

2.4 檔案管理手段缺乏先進(jìn)性

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的普及，檔案的信息管理工作逐漸的走向現(xiàn)代化和智能化。很多電子文檔已經(jīng)完全取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。但是從很多事業(yè)單位的檔案管理來看，一方面他們的管理系統(tǒng)功能比較落后，無法根據(jù)實(shí)際的要求進(jìn)行系統(tǒng)的升級(jí)。在檔案的信息檢索、加密以及借閱等方面都不能很好的進(jìn)行信息的管理。這不僅不利于檔案管理效率的提升，還會(huì)增加工作人員的實(shí)際檔案管理勞動(dòng)量。所以說，針對(duì)檔案管理系統(tǒng)比較落后的問題，是非常不利于整個(gè)檔案管理長(zhǎng)期的收集和有效保管利用。

3 提升事業(yè)單位檔案管理水平的幾點(diǎn)建議

3.1 重視對(duì)檔案的收集工作開展

檔案收集工作是檔案管理的第一步。檔案收集是否全面直接關(guān)系到整個(gè)檔案管理的后期管理效果。為此，事業(yè)單位必須根據(jù)各個(gè)模塊的檔案情況設(shè)定專人進(jìn)行檔案的收集。對(duì)檔案進(jìn)行定期的收集，讓分散的資料集中化。在檔案收集中對(duì)所有的檔案的完整性進(jìn)行檢查，確保檔案資料的清晰性和實(shí)用價(jià)值。只有確保所有的檔案能夠得到定期的完整收理，才能有效地保障檔案管理后期工作的高效開展。

3.2 事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

首先要從管理層進(jìn)行檔案管理的認(rèn)識(shí)，以領(lǐng)導(dǎo)為核心，建立符合自身機(jī)構(gòu)要求的檔案管理制度。從制度、資源以及政策上對(duì)檔案管理工作進(jìn)行支持，滿足檔案管理各方面的實(shí)際要求。提升檔案管理的科學(xué)性和健全性。為檔案管理提供良好的物質(zhì)條件和政策條件，同時(shí)要加強(qiáng)檔案管理工作的重要性宣傳。讓事業(yè)單位各級(jí)人員對(duì)檔案管理重要性形成一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)。通過群策群力的形式來共同關(guān)注事業(yè)單位的檔案管理。

3.3 注重對(duì)檔案管理人員的專業(yè)水平提升

管理工作最終要靠管理人員去實(shí)施。所以事業(yè)單位必須注重對(duì)從事檔案管理人員的素質(zhì)提升。讓他們明確自身的檔案管理職責(zé)。并為檔案管理人員提供各類檔案管理培訓(xùn)，制定可行的培訓(xùn)計(jì)劃。使檔案管理人員從理論和實(shí)踐上都得到專業(yè)的提升。從而確保事業(yè)單位的檔案管理工作得到實(shí)際的開展。另外，檔案管理人員的培訓(xùn)還要注重其計(jì)算機(jī)操作水平上的培訓(xùn)，讓他們適應(yīng)當(dāng)前的自動(dòng)化辦公條件，靈活地進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的操作。同時(shí)，事業(yè)單位還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的績(jī)效考核規(guī)劃，通過合理的薪酬制定來提升檔案管理人員的工作積極性。

3.4 不斷進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化

在當(dāng)前的信息化時(shí)代發(fā)展下，傳統(tǒng)管理模式中完全通過進(jìn)行紙質(zhì)檔案保存的形式已經(jīng)落后。必須將檔案管理進(jìn)現(xiàn)代化管理形式引入，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行全面的管理。充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的檢索分類以及歸檔的電子操作手段。在檔案管理中進(jìn)行信息化手段的應(yīng)用，不僅能夠提升檔案管理的工作效率，還會(huì)充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性。從而能夠真正的推動(dòng)事業(yè)單位的檔案管理走向一個(gè)新的臺(tái)階。

3.5 加強(qiáng)對(duì)檔案管理資金的投入

在當(dāng)前的科技時(shí)代中，各行業(yè)的發(fā)展已經(jīng)越來越離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)。將檔案管理與現(xiàn)在的信息化手段相結(jié)合，就必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件的資金投入。使檔案管理軟件能夠隨著檔案管理需求的提升，不斷的進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化。并加強(qiáng)相關(guān)的硬件設(shè)備的配備，通過政府給予資金支持的形式，確保檔案管理硬件設(shè)備和軟件設(shè)備的改善。

3.6 重視對(duì)檔案的保密工作開展

事業(yè)單位的檔案很多都是涉及到國(guó)家政治以經(jīng)濟(jì)發(fā)展的政策性機(jī)密信息。這就要求對(duì)事業(yè)單位的檔案管理，必須注重保密性。首先檔案室的建立必須嚴(yán)格按照國(guó)家的相關(guān)安全規(guī)定進(jìn)行選址。同時(shí)對(duì)于檔案的借閱和歸，還要有明確的制度支撐。并通過安排專職人員進(jìn)行管理的方法，確保檔案借閱保存的工作開展嚴(yán)謹(jǐn)性。強(qiáng)化對(duì)從事檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)提升，讓我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理能夠得到認(rèn)真、持之以恒的實(shí)施。

4 結(jié)語

總而言之，檔案管理在事業(yè)單位的日常工作中非常重要。相關(guān)單位必須對(duì)檔案管理引起足夠的重視。加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理現(xiàn)狀的分析，不斷地探索新的檔案管理辦法和管理系統(tǒng)。完善事業(yè)單位的檔案管理相關(guān)信息庫(kù)建設(shè)。強(qiáng)化檔案管理的各項(xiàng)制度和技術(shù)手段。并注重檔案管理人員的知識(shí)提升和專業(yè)素養(yǎng)提升。在實(shí)際的檔案管理工作中，不斷的進(jìn)行新方法的探索。能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的工作開展提供有效的檔案管理服務(wù)。

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