人力資源管理中人事檔案管理出現(xiàn)的問題思考

趙桂光

中圖分類號：C962 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674—1145（2018）3—288—01

摘要 人力資源管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，而人事檔案管理又是人力資源管理中不可分割的重要組成部分。但是，許多單位對人事檔案管理工作不夠重視，使得人事檔案的真實(shí)性得不到保障，檔案缺失的情況也經(jīng)常發(fā)生。本文對人力資源管理中人事檔案管理出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，并就提高其管理效率的策略進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞 人力資源管理 人事檔案管理 問題 策略

人事檔案管理是人力資源管理的基礎(chǔ)，也是人力資源資源管理工作的重要依據(jù)。所以，在人力資源管理工作中，必須加強(qiáng)對人事檔案的管理，保證人事檔案信息的真實(shí)性和完整性，以提高人力資源管理工作的效率，促進(jìn)企業(yè)整體管理效率的提升。

一、人力資源管理中人事檔案管理出現(xiàn)的問題

（一）人事檔案信息失真

與事業(yè)單位和政府機(jī)關(guān)的人事檔案相比，許多中小企業(yè)的人事檔案往往在真實(shí)性方面得不到保障。尤其是隨著信息技術(shù)的發(fā)展，求職人員對履歷造假的現(xiàn)象越來越普遍。比如，企業(yè)在招聘信息中會提出崗位的學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、年齡限制等要求。求職人員為獲得工作，會根據(jù)崗位要求造假，將大專學(xué)歷改寫為本科學(xué)歷；沒有類似的工作經(jīng)驗(yàn)卻說自己工作經(jīng)驗(yàn)豐富等。市場上甚至有專門的機(jī)構(gòu)可以偽造學(xué)歷證書、制作假簡歷等機(jī)構(gòu)。而很多中小企業(yè)在招聘的時(shí)候，并不會認(rèn)真的去核實(shí)每個(gè)應(yīng)聘人員的個(gè)人信息，這就會導(dǎo)致人事檔案信息失真。

（二）人事檔案不夠完整

許多企業(yè)在對人事檔案管理工作并不重視，在對人事檔案進(jìn)行保存的過程中，會因?yàn)楦鞣N因素的影響導(dǎo)致人事檔案不夠完整，檔案缺失現(xiàn)象十分嚴(yán)重。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們可以自由選擇自己的職業(yè)，且其求職途徑越來越多，所以企業(yè)人員流動性很大，這也是企業(yè)不重視人事檔案管理工作的重要原因。比如，一些生產(chǎn)性企業(yè)的工作環(huán)境很差，在工作過程中會用到一些消毒水、澆水等，可能會對身體造成傷害，加上工資待遇不太好，所以很多工人在入職比較短的時(shí)間內(nèi)就可能跳槽。因此，人力資源管理部門一般不會對試用期的員工建立檔案，使得人事檔案出現(xiàn)缺失情況。

二、提高人事檔案管理工作效率的策略

（一）提高人事檔案信息的真實(shí)性

人事檔案信息的真實(shí)性，是人力資源管理的基礎(chǔ)，其會影響企業(yè)的用人決策。所以，企業(yè)在對員工的檔案進(jìn)行管理時(shí)，要注意核實(shí)檔案信息的真實(shí)性，以便企業(yè)能夠真正的了解每位員工的工作經(jīng)歷、工作能力、工作潛力，從而為其提供最具有針對性的用人方案，使其能夠?yàn)槠髽I(yè)創(chuàng)造更多的價(jià)值。比如，人事檔案管理人員要以現(xiàn)有的信息為基礎(chǔ)，對其進(jìn)行進(jìn)一步的核對，也可以與應(yīng)聘人員上家公司核對，將其中的虛假信息和無效信息去除掉。同時(shí)，要將員工的個(gè)人信息儲存到企業(yè)人才數(shù)據(jù)庫中，并在其工作期間隨時(shí)將新的信息更新到數(shù)據(jù)庫，以此來提高員工個(gè)人信息的公開化，保證其信息的真實(shí)性。

（二）提高人事檔案管理的實(shí)效性

為促使企業(yè)更好更快的發(fā)展，就需要做好企業(yè)的人力資源管理工作，因?yàn)閱T工是企業(yè)發(fā)展的根本動力。而提高人事檔案管理的實(shí)效性，則能使企業(yè)的用人方案更具科學(xué)性。比如，將多媒體技術(shù)利用起來，對員工檔案實(shí)施動態(tài)的管理，并將員工在本單位的表現(xiàn)、工作取得的成效等及時(shí)的更新到檔案中。每隔半年要對人事檔案進(jìn)行重新整理，將不具有實(shí)際價(jià)值的內(nèi)容去除，并補(bǔ)充新的信息，以便其他部門能夠隨時(shí)了解員工的情況，還能保證人事檔案的完整性。企業(yè)只有對員工有全面的了解，才能更好的為其規(guī)劃職業(yè)生涯，使員工和企業(yè)共同成長。

（三）提高檔案管理的信息化水平

在傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理工作中，通常是企業(yè)直接將應(yīng)聘者的檔案從招聘網(wǎng)站上打印出來，或者由應(yīng)聘者自己提供個(gè)人履歷表、學(xué)歷證明、身份證明等的復(fù)印件。在企業(yè)聘用應(yīng)聘者以后，會將這些資料保存下來，成為員工的人事檔案。如果管理人員有所疏忽，就會使人事檔案丟失，或者信息不完整。因此，需要采用現(xiàn)代化的管理手段，提高檔案管理的有效性。比如，在人力資源管理系統(tǒng)中，專門建立人事檔案管理模塊，將員工的紙質(zhì)檔案掃描成電子檔，儲存在系統(tǒng)中。而在員工工作期間，則要及時(shí)的將新的信息更新到系統(tǒng)中。這樣既能方便各個(gè)部門查詢?nèi)耸聶n案，又能確保人事檔案管理的實(shí)效性和完整性，有利于提高企業(yè)的人力資源管理效率。

三、結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理工作的有效開展，是人力資源管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，因此，在其管理過程中，要注意提高人事檔案信息的真實(shí)性、提高人事檔案管理的實(shí)效性，才能使檔案管理的信息化水平得到進(jìn)一步提升。同時(shí)，結(jié)合實(shí)際情況采用合適的管理模式，才能使人事檔案管理工作的效率得到提升，從而使企業(yè)的用人方案更加科學(xué)合理，促使員工與企業(yè)的共同發(fā)展。