淺談新時(shí)期如何加強(qiáng)國(guó)企人事檔案信息化管理

彭燕宏

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674—1145（2018）3—284—01

摘要 新時(shí)期，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使得國(guó)有企業(yè)體制改革逐步深化，國(guó)企人員變動(dòng)越發(fā)頻繁，要求做好人事檔案管理工作，結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，保證人事檔案的完整性和可靠性。本文對(duì)當(dāng)前國(guó)企人事檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并就新時(shí)期如何加強(qiáng)國(guó)企人事檔案信息化管理提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞 國(guó)企 人事檔案 信息化管理

人事檔案屬于人事管理的一部分，是對(duì)人才信息的一種完整記錄，包括了個(gè)人履歷、業(yè)績(jī)獎(jiǎng)懲等內(nèi)容，可靠的人事檔案管理在人才選拔、干部任用、退休審核等方面發(fā)揮著積極作用。新時(shí)期，國(guó)企面臨著新的發(fā)展環(huán)境，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作也暴露出不少問(wèn)題，需要相關(guān)部門(mén)加快人事檔案信息化管理步伐，提升人事檔案管理的整體效果。

一、國(guó)企人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理模式落后

當(dāng)前，部分國(guó)企對(duì)于人事檔案信息化建設(shè)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，在管理中依然沿用傳統(tǒng)的手工管理模式或者半手工管理模式，導(dǎo)致人事檔案管理工作的效率偏低，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，如果錯(cuò)誤檔案信息不能被及時(shí)矯正，則可能會(huì)對(duì)正常的人事調(diào)動(dòng)造成影響。雖然通過(guò)人工修改的方式能夠在一定程度上解決上述問(wèn)題，但是其需要耗費(fèi)大量的人力物力和時(shí)間成本，影響正常的人事檔案管理工作。不僅如此，手工整理的方式工作量巨大，內(nèi)容瑣碎，容易增加工作失誤的幾率，對(duì)國(guó)企的人員調(diào)動(dòng)和退休審核等工作造成負(fù)面影響。

（二）信息化水平不高

一是硬件設(shè)施不齊全，影響了人事檔案信息化管理工作的順利展開(kāi)，也限制了人事檔案工作規(guī)劃的效果，影響了企業(yè)崗位變化及人事升遷；二是人員能力問(wèn)題，一直以來(lái)，國(guó)企人事檔案人員在人事檔案管理工作中采用的都是手工管理模式，對(duì)于信息化管理的相關(guān)知識(shí)缺乏足夠的了解和認(rèn)知，無(wú)法滿足人事檔案信息化管理的專(zhuān)業(yè)需求。分析原因，主要是因?yàn)槿狈ο到y(tǒng)性的培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員自身能力有所欠缺，不足以適應(yīng)人事檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)要求，也在一定程度上阻礙了人事檔案管理信息化水平的提高。

二、國(guó)企人事檔案信息化管理策略

人事檔案管理能夠?yàn)閲?guó)企相關(guān)工作的開(kāi)展提供必要的數(shù)據(jù)信息支持，在引入信息化技術(shù)的情況下，其能夠提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高管理效率，降低管理成本，同時(shí)也能夠使得人事檔案得到更加高效的利用。

（一）及時(shí)更新認(rèn)識(shí)

國(guó)企應(yīng)該立足新時(shí)期自身的發(fā)展環(huán)境，高度重視人事檔案信息化建設(shè)，針對(duì)信息化管理中存在的各種問(wèn)題進(jìn)行有效解決。例如，對(duì)當(dāng)前國(guó)企普遍存在的信息系統(tǒng)硬件基礎(chǔ)不足的問(wèn)題，應(yīng)該撥專(zhuān)款購(gòu)置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，為人事檔案信息化管理提供良好保障。

（二）推動(dòng)資源共享

現(xiàn)階段，應(yīng)該推動(dòng)人事檔案管理向著電子化、信息化的方向轉(zhuǎn)變，以計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，完成人事檔案管理工作，配合網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對(duì)于人事檔案信息的動(dòng)態(tài)管理。技術(shù)人員應(yīng)該加快構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，統(tǒng)一檔案信息軟件和信息格式，在減少信息輸入難度的同時(shí)，縮短切換時(shí)間，推動(dòng)人事檔案信息的高度共享，為國(guó)企人才任用以及退休審核等工作提供必要的信息數(shù)據(jù)支撐。

（三）加快人員培訓(xùn)

國(guó)有企業(yè)需要重視對(duì)于人事檔案管理人員的教育和培訓(xùn)工作，確保其能夠認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，積極掌握先進(jìn)的信息化技術(shù)，恪守職業(yè)道德，確保檔案信息的完整性和安全性。為了防止意外因素導(dǎo)致的檔案信息丟失等問(wèn)題，人事檔案管理人員還應(yīng)該樹(shù)立起責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)，做好數(shù)據(jù)信息安全防護(hù)，定期對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，確保在出現(xiàn)意外事故時(shí)，人事檔案資料不會(huì)丟失。

（四）完善規(guī)章制度

完善的規(guī)章制度對(duì)于國(guó)企人事檔案信息化管理同樣重要，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該將人事檔案管理的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)企的實(shí)際情況結(jié)合在一起，形成適合企業(yè)發(fā)展的人事檔案管理制度。在對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行制定和完善的過(guò)程中，應(yīng)該堅(jiān)持幾個(gè)基本原則，一是規(guī)范性，確保各項(xiàng)規(guī)章制度規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，盡可能減少其中的漏洞；二是效益性，應(yīng)該從人事檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)需求出發(fā)，確保規(guī)章制度合理，能夠逐步推動(dòng)信息化管理；三是安全性，可以通過(guò)權(quán)限控制、訪問(wèn)控制以及信息加密等措施，保證人事檔案信息的安全可靠。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，新時(shí)期，國(guó)企人事檔案管理工作面臨著許多新的需求，需要切實(shí)加快檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息化管理，提升人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，確保其作用能夠得到最大限度的發(fā)揮，為國(guó)企的長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展提供良好支撐。