中等職業(yè)學校人事檔案信息化管理研究

吳淑娟

【摘要】上個世紀末以來，我國為滿足專業(yè)型人才的需求，建立了一大批中等職業(yè)學校，隨著辦學學校的發(fā)展和辦學規(guī)模的不斷擴大，中等職業(yè)學校對人事檔案管理提出了新的要求。現(xiàn)階段中等職業(yè)學校人事管理面臨的首要難題就是如何加強檔案的信息化管理建設，提高工作效率，使檔案管理更科學化。本文分析了中等職業(yè)學校檔案管理的現(xiàn)狀，簡述當前所面臨的困境，并針對所存在的問題提出一些解決對策。

【關(guān)鍵詞】中等職業(yè)學校 人事檔案 信息化 管理

【中圖分類號】G71 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）31-0251-01

一、中等職業(yè)學校人事檔案管理面臨的問題

（一）人事檔案觀念落后、管理體制陳舊

目前，中等職業(yè)學校的人事檔案工作人員缺乏系統(tǒng)、科學的管理知識，仍以手工操作為主，檔案的有效利用性極低。人事檔案工作人員在意識上沒有跟上時代發(fā)展的步伐，危機意識淡薄，缺乏創(chuàng)新和科學管理思維。中等職業(yè)學校的人事檔案管理體制也比較落后，檔案管理分散，存在歸檔材料不規(guī)范、不完整的情況。人事檔案信息化的實施需要管理人員加強檔案管理意識，提高專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。

（二）人事檔案信息量不足、且保存困難

人事檔案信息量不足，缺乏個性內(nèi)容也是制約中等職業(yè)學校人事檔案信息化的一個明顯問題。當前的材料收集沒有一定的標準，許多人認為有些材料交不交都可以，甚至有多次催交也無法收齊的情況，人們對檔案提交的重視度不夠[1]。傳統(tǒng)的人事檔案資料以紙質(zhì)形式為主，需要專門的放置空間，還容易受火災、水災等自然災害的影響，產(chǎn)生不可修復的損傷，無法保證其安全性。

（三）人事檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)展緩慢

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，中等職業(yè)學校的人事檔案管理系統(tǒng)也在不斷改善，然而受諸多因素的影響，人事檔案信息管理系統(tǒng)的發(fā)展非常緩慢，利用率不高。很多學校積壓了大量的人事檔案原始資料沒有及時進行電子化，還有的學校為應對上級部門的要求才建立信息管理系統(tǒng)，并沒有實際的運用，更沒有技術(shù)的更新和改革[2]。

（四）對檔案信息化管理重視程度不夠、硬件設施不完善

人事檔案信息化管理的最基本條件是硬件設備，經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)只有少數(shù)中等職業(yè)學校人事檔案部門的設備跟的上現(xiàn)代信息化技術(shù)，而大部分學校沒有專門的人事檔案管理服務器，相關(guān)設備嚴重老化，究其原因是學校對檔案信息化管理的重視度不夠，對此投入的經(jīng)費嚴重不足。

二、改進中等職業(yè)學校人事檔案信息化管理的建議

（一）加強學習，增強檔案管理人員素質(zhì)

中等職業(yè)學校人事檔案服務水平的高低在一定程度上取決于檔案管理人員的素質(zhì)，要想加強人事檔案信息化管理就必須提高檔案管理人員的素質(zhì)，定期對其進行培訓，建立良好的學習機制[3]。人事檔案管理人員要有較高的計算機的應用能力和扎實的檔案管理知識，并能適應信息技術(shù)的發(fā)展不斷更新知識結(jié)構(gòu)，人事檔案管理人員還應具備良好的職業(yè)道德，對人事檔案工作充滿敬畏之心。

（二）豐富檔案內(nèi)容，提高檔案利用價值

傳統(tǒng)的人事檔案主要體現(xiàn)員工的學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭關(guān)系等基本信息，這些基本信息固然重要，但在檔案信息化管理的今日，這些信息是遠遠不夠的，現(xiàn)行人事檔案中應注重學校員工的性格和職業(yè)偏好等個性信息，比如增加員工興趣愛好、科研水平等方面的材料，并嚴格把控材料的真實性，定期進行更新，提高人事檔案的實際利用價值。

（三）推進人事檔案信息化建設，實現(xiàn)資源共享

人事檔案信息化管理的終極目標是實現(xiàn)資源共享，檔案管理人員要嚴格把控信息的開放程度和開發(fā)范圍，確保信息的安全。人事檔案資源的全社會開放有助于相關(guān)院校和單位間的交流和合作，實時向需要利用人事檔案信息的部門提供最準確、最具權(quán)威的人力資源信息和數(shù)據(jù)[4]。在享受人事檔案資源網(wǎng)絡化便利性的同時不能忽視其存在的安全隱患，檔案管理人員要提前做好風險預測和管控，確保人事檔案資源的安全。

（四）加大資金投入，完善軟硬件基礎設施

人事檔案信息化建設是一個前期資金投入較高，顯效較慢的過程，中等職業(yè)學校本身可用于基礎建設的資金并不多，更應提前做出詳細的資金預算，以免資金不到位導致軟硬件基礎設施建設停滯不前。人事檔案信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，學校應放遠目標，加速推進整體人事檔案信息化的步伐。

總結(jié)：

21世紀是信息化迅速發(fā)展的時代，各行各業(yè)都在探究如何通過計算機網(wǎng)絡技術(shù)降低管理成本、提高管理效率以增強企業(yè)的競爭力。然而我國大多數(shù)中等職業(yè)學校仍然沿用傳統(tǒng)的管理方法，信息化水平處在落后狀態(tài)，因此加強人事檔案信息化管理成為當前中等職業(yè)學校現(xiàn)代化管理的重要任務。本文筆者認為加強人事檔案信息化管理需要“軟件”、“硬件”兩手抓，既要強化管理人員的信息化意識以及增強檔案管理人員的素質(zhì)，又需要學校和上級部門在資金上的大力支持，以完善人事檔案信息化的硬件設施。

參考文獻：

[1]梁文婷.論技工院校的人事檔案管理[J].中文信息，2016.

[2]孫秀峰.人事檔案管理研究述評及趨勢展望[J].當代教育實踐與教學研究（電子刊），2016.

[3]任志花.人事檔案管理在學校人力資源管理中的作用[J].辦公室業(yè)務，2015.

[4]袁秋玉.初級中學檔案信息化建設現(xiàn)狀及對策[J].中文信息，2016.