試論航天檔案信息化建設(shè)的必要性和實(shí)施

董野

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674—1145（2018）3—185—01

摘要 航天領(lǐng)域信息化進(jìn)程的加快，對(duì)航天檔案的管理及利用提出了新的要求，因此，不斷完善航天檔案信息化建設(shè)，規(guī)范相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與制度，以滿(mǎn)足科研生產(chǎn)需要，是當(dāng)前形勢(shì)下一個(gè)重要的課題。本文對(duì)航天檔案信息化建設(shè)的必要性和如何實(shí)施進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞 信息化 航天檔案 管理模式

一、航天檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）航天檔案信息化是航天事業(yè)不斷發(fā)展的必然選擇

隨著信息化步伐的不斷加快，不斷對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)、實(shí)物資料等為主的航天檔案管理模式提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案管理模式不斷顯現(xiàn)出工作效率低下、信息共享困難、差錯(cuò)率高、安全性、完整性不能得到保障等問(wèn)題，已不能滿(mǎn)足科研生產(chǎn)的需要。隨著綜合檔案管理系統(tǒng)等不斷上線運(yùn)行，越來(lái)越多的型號(hào)任務(wù)開(kāi)始采用電子圖紙進(jìn)行生產(chǎn)及研制，因此，加快檔案信息化步伐已刻不容緩。

（二）航天檔案信息化建設(shè)是提高檔案利用率的需要

傳統(tǒng)的紙質(zhì)和實(shí)物檔案管理模式，主要通過(guò)手工進(jìn)行查閱及提供利用，效率較低且存在人為操作而產(chǎn)生差錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)。目前計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛普及，計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案轉(zhuǎn)化為機(jī)讀的電子檔案，既方便保存，更方便查閱，可隨時(shí)隨地的利用，不受時(shí)間和空間限制。并且同一份電子文件，可提供給多個(gè)具備瀏覽權(quán)的人使用。

（三）航天檔案信息化建設(shè)是檔案長(zhǎng)久性及安全性的需要

航天檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案保存下來(lái)，一方面減少了實(shí)物檔案的損壞、丟失幾率，另一方面也為現(xiàn)存檔案的有效利用開(kāi)辟了新的途徑。并且信息化管理模式方便日常查閱的同時(shí)，又可有效的對(duì)其進(jìn)行權(quán)限控制，解決傳統(tǒng)管理模式人工辨別借閱權(quán)限的不準(zhǔn)確性，大大提高航天檔案的安全性及保密性。

二、航天檔案信息化建設(shè)的實(shí)施

（一）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)、制度規(guī)范化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)依法治檔

標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度的規(guī)范化是航天檔案信息化建設(shè)快速、有序、健康發(fā)展的保障。推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，并保證其正常運(yùn)轉(zhuǎn)，必須制定出一整套具有可操作性的條例及規(guī)章制度，確保具體工作的規(guī)范有序。管理規(guī)范包括數(shù)字化航天檔案的移交、整理、價(jià)值鑒定、存儲(chǔ)、著錄、安全保密、原始性、檢索途徑、利用方式等。業(yè)務(wù)規(guī)范包括數(shù)字檔案的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、數(shù)字檔案的文本格式。技術(shù)規(guī)范包括軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等。只要能存進(jìn)檔案信息化的工作，都要形成相應(yīng)的規(guī)范及制度，以形成約束機(jī)制。

（二）配置和建立統(tǒng)一的航天檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

航天檔案管理是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展的，信息時(shí)代的航天檔案管理也要繼承傳統(tǒng)檔案管理模式下的工作內(nèi)容，即對(duì)現(xiàn)行文件的著錄、分發(fā)、借閱控制、更改的管理和航天檔案的收集、整理、歸檔的及時(shí)性、準(zhǔn)確性的管理等。因此要配置和建立統(tǒng)一的航天檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，加強(qiáng)文本一體化管理。航天檔案信息化的前提是實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)的辦公自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)連接。近年來(lái)，計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用到檔案管理工作中后，一改傳統(tǒng)手工作業(yè)的落后狀況，使檔案管理更加快捷、高效。只有統(tǒng)一建立起具有高效管理和開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源能力的檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能夠?qū)崿F(xiàn)航天檔案信息從接收、整理、歸檔、著錄、存儲(chǔ)到開(kāi)發(fā)利用的現(xiàn)代化管理。而且建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，不僅能保證文件格式的統(tǒng)一兼容，而且也能保障在文件傳送過(guò)程中，航天檔案的安全保密及資料完整。

（三）加強(qiáng)現(xiàn)有庫(kù)藏航天檔案信息的數(shù)字化建設(shè)

要進(jìn)一步加強(qiáng)航天產(chǎn)品檔案及現(xiàn)行文件的數(shù)字化建設(shè)，以滿(mǎn)足航天科研生產(chǎn)的需要。如把庫(kù)存紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)化為電子文件形式，進(jìn)行保存及提供利用。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行加工，將館藏檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，建成專(zhuān)業(yè)性、綜合性航天檔案信息庫(kù)，不但方便了信息的檢索和查詢(xún)，同時(shí)也保護(hù)了珍貴的航天檔案資源。只有加強(qiáng)航天檔案數(shù)字化的研究和建設(shè)，才能實(shí)現(xiàn)航天信息資源互補(bǔ)和共享，提高航天檔案利用率，同時(shí)也可緩解人員、資金、存儲(chǔ)空間緊張等問(wèn)題。航天檔案數(shù)字化后，需要?dú)w檔大量的電子文件，要注意及時(shí)將數(shù)字化的檔案信息轉(zhuǎn)換到載體上，定期進(jìn)行刻錄光盤(pán)、復(fù)制磁盤(pán)等備份處理。

（四）加強(qiáng)硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

盡管完善的專(zhuān)業(yè)性軟件設(shè)施是檔案信息化的關(guān)鍵，但先進(jìn)的硬件設(shè)施卻是檔案信息化的基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化建設(shè)、建立統(tǒng)一的航天檔案管理系統(tǒng)、完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等都要依附計(jì)算機(jī)、大型的打印機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、大型復(fù)印機(jī)以及光盤(pán)、磁盤(pán)等硬件設(shè)備才能得以實(shí)現(xiàn)。因此，加大對(duì)硬件基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，改善更新硬件設(shè)施也是十分必要的。

三、結(jié)語(yǔ)

航天檔案信息化建設(shè)是一個(gè)全新的課題，是航天科研事業(yè)不斷發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出的必然要求，也是航天檔案工作由手工操作方式向現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變、由實(shí)體化管理向信息化管理發(fā)展的必然選擇。航天檔案信息化建設(shè)并不是一蹴而就的，可以說(shuō)任重而道遠(yuǎn)，因此，要提高對(duì)檔案信息化工作的認(rèn)識(shí)，并深入實(shí)踐，不斷推進(jìn)檔案信息化的完善和發(fā)展，更好為科研生產(chǎn)服務(wù)。