推進(jìn)稅務(wù)數(shù)字檔案室建設(shè)的思考

孫群　張祥彬　馬春葆

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2018）4-234-01

摘要 進(jìn)入新時代，互聯(lián)技術(shù)發(fā)展迅速，電子政務(wù)、無紙化辦公運(yùn)用充分，依托大數(shù)據(jù)、人工智能平臺，推進(jìn)稅務(wù)檔案工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化轉(zhuǎn)型升級刻不容緩。基于此，必須采取有效舉措，推進(jìn)稅務(wù)數(shù)字檔案室建設(shè)，為稅收現(xiàn)代化奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。

一、數(shù)字檔案室的定義和建設(shè)數(shù)字檔案室的意義

（一）數(shù)字檔案室的定義

數(shù)字檔案室，是指為適應(yīng)信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息、技術(shù)對數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。

（二）建設(shè)數(shù)字檔案室的意義

建設(shè)數(shù)字檔案室，有利于促進(jìn)國家信息資源總量增加、質(zhì)量提高和結(jié)構(gòu)優(yōu)化，有利于提高各級政府公共服務(wù)能力，有利于促進(jìn)社會主義文化的發(fā)展繁榮，有利于滿足廣大人民群眾對現(xiàn)代信息服務(wù)的現(xiàn)實(shí)需求。建設(shè)數(shù)字檔案室，也是檔案工作效率和現(xiàn)代化水平有效提升，保障數(shù)字檔案永久存儲與安全保管的最佳路徑，促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享的必由之路。

二、稅務(wù)檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）稅務(wù)檔案的定義

稅務(wù)檔案是稅務(wù)工作過程中形成的以紙質(zhì)、信息化存儲為載體的文字、圖形資料。涵蓋兩方面的重點(diǎn)內(nèi)容：一方面是形成的征管檔案，包括征納雙方依法辦稅、稅務(wù)稽查產(chǎn)生的各類法律文書，也包括征收稅費(fèi)開具的稅務(wù)票證、社保費(fèi)票證。另一方面是行政執(zhí)法機(jī)關(guān)共有的人事、財務(wù)、文書等檔案資料。稅務(wù)檔案作為可以追溯的憑證，既記載著最原始的稅收征管信息，也記錄著稅務(wù)機(jī)關(guān)行政運(yùn)行的全部軌跡。

（二）稅務(wù)檔案管理現(xiàn)狀及難點(diǎn)

稅收檔案的保管、存放、流轉(zhuǎn)及應(yīng)用一直是稅收征管工作中的一個難點(diǎn)。當(dāng)前，各地對稅收檔案的管理大多數(shù)處于手工狀態(tài)，即使部分運(yùn)用電子化或數(shù)字化手段，大多還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式保存檔案庫房，仍需要耗費(fèi)大量人力物力支撐。具體體現(xiàn)在“三個不到位”：

一是思想認(rèn)識不到位。對于稅收檔案管理的認(rèn)識，長期停留陳舊的思想認(rèn)識層面，認(rèn)為依托稅務(wù)總局“金稅三期稅收管理信息系統(tǒng)”，即可對稅源進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控和精細(xì)化管理，紙質(zhì)稅收征管資料以及稅收檔案數(shù)字化在稅源控管過程中的作用不大。

二是檔案軟硬件設(shè)施不到位。很多稅務(wù)機(jī)關(guān)在稅收征管、稅源監(jiān)控、納稅服務(wù)、稅務(wù)檢查系統(tǒng)及軟件投入較大精力，但對稅務(wù)檔案信息化建設(shè)的投入相對不足。專項(xiàng)研發(fā)契合稅務(wù)數(shù)字化檔案系統(tǒng)的積極性不高、主動性不足，甚至未擺上重要議事日程。

三是檔案專業(yè)化管理不到位。由于基層稅務(wù)機(jī)關(guān)人力資源有限，從事檔案管理的專職人員很少，大多檔案管理工作由兼職同志擔(dān)任，未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，檔案管理工作處于邊緣化。缺乏對電子檔案的分析應(yīng)用。

三、推進(jìn)稅務(wù)數(shù)字化檔案室建設(shè)的思考

稅務(wù)數(shù)字化檔案室是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要經(jīng)過調(diào)研、立項(xiàng)、論證、軟件開發(fā)、平臺構(gòu)建、資源準(zhǔn)備、系統(tǒng)試運(yùn)行、項(xiàng)目驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)等諸多環(huán)節(jié)，需要各業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門以及其他相關(guān)單位的共同參與，是一項(xiàng)長期的工作任務(wù)。

（一）制訂稅務(wù)數(shù)字化檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

稅收征管檔案數(shù)字化管理是構(gòu)建信息化稅收征管體系的牢固基礎(chǔ)。參照國家檔案局《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，結(jié)合稅務(wù)工作實(shí)際，從省級層面制訂統(tǒng)一的稅務(wù)數(shù)字化檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，并研發(fā)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，將稅收業(yè)務(wù)檔案和行政管理檔案的范圍、分類、收集、立卷、歸檔、使用等要求，以軟件的形式納入檔案管理系統(tǒng)中，不按規(guī)定流程整理便無法歸檔。市縣兩級稅務(wù)局，將全部檔案納入范圍進(jìn)行統(tǒng)一管理，所有紙質(zhì)資料全部數(shù)字化錄入，促使稅收檔案數(shù)字化管理更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

（二）規(guī)范稅務(wù)數(shù)字化檔案室運(yùn)行

檔案數(shù)字化管理可以有效規(guī)避執(zhí)法風(fēng)險，提升行政效能。稅收征管檔案是掌握稅源動態(tài)、制訂稅收計劃的基本依據(jù)。依托數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)檔案管理員隨時可以利用任意一臺聯(lián)入局域網(wǎng)的計算機(jī)登錄，即可查閱本單位涉及征管資料的電子文件。在網(wǎng)絡(luò)安全注重防范，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的保存和備份，確保數(shù)據(jù)不丟失；加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密處理，在查詢中設(shè)置加密權(quán)限，根據(jù)納稅人涉稅信息保密制度為納稅人保密，安裝防火墻防止數(shù)據(jù)庫損壞。

（三）統(tǒng)一稅務(wù)數(shù)字化檔案查詢

數(shù)字化檔案是將紙質(zhì)檔案資料實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)庫存儲的檔案管理方式。工作人員通過聯(lián)網(wǎng)，可以便捷查閱權(quán)限范圍的各類資料。歸檔的檔案資料采用高清掃描，內(nèi)部考評、上級業(yè)務(wù)部門檢查均可通過全省聯(lián)網(wǎng)的檔案管理系統(tǒng)直接調(diào)閱，將考核檢查工作納入日常工作中，無須再到基層稅務(wù)機(jī)關(guān)翻閱實(shí)物檔案資料。

（四）加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，有計劃的招錄專業(yè)檔案人才；采取走出去、請進(jìn)來的辦法開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案人員按年度參加國家檔案專業(yè)培訓(xùn)；認(rèn)真組織《檔案法》、《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》等法律法規(guī)和各類檔案管理規(guī)定的學(xué)習(xí)，提升檔案人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。