淺談如何提高設計人員技術檔案保管意識

王光正

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）4-215-01

摘要 隨著我國市場經(jīng)濟體制的快速發(fā)展，相關的檔案管理建筑規(guī)劃設計人員也在現(xiàn)代技術的更新和創(chuàng)新中不斷地提升著對應的檔案保管意識。可以說，信息電子化在一定程度上已經(jīng)成為當前社會發(fā)展的信息保管的主流；因此，進行項目工程的設計人員就要在大環(huán)境的認知中，認識到相應技術檔案的保管對整個工程的重要作用和影響。

關鍵詞 建筑規(guī)劃 設計人員 技術檔案 保管意識

在工程項目實際開展的前期，對工程的現(xiàn)場考察、數(shù)據(jù)收集、信息整理及保管，都是工程建設的重要環(huán)節(jié)，其信息檔案的妥善保管也對后期進行的相似工程或工程養(yǎng)護問題的分析和方案提出中，有現(xiàn)實意義的參考信息作指導。為此，本文就如何提高設計人員技術檔案保管意識進行對應的分析和探討，為后期的檔案保管工作提供相應的措施借鑒和參考。

一、技術檔案保管形式

進行技術檔案的保管，從實際的目的進行分析，其是為最大限度的延長檔案在介質上的使用壽命，即記錄在載體上的相關技術材料在現(xiàn)實生活和社會發(fā)展需要的過程中，能在有效的時間里提供數(shù)據(jù)資源。目前，我國建筑行業(yè)的設計檔案管理已基本實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質檔案向電子信息系統(tǒng)檔案的轉換。隨著技術的發(fā)展，其設計檔案的管理也分為紙質檔案、膠片檔案、磁記錄檔案、光盤檔案的技術檔案保管形式；由于傳統(tǒng)資料載體在一定程度上需要相關聯(lián)的物質媒介作為相應的儲存，其檔案的原件具有唯一性、原始性、憑證性的特征，使得對原始檔案的管理、保護在保管形式轉變的過程中，檔案管理人員開始將信息數(shù)據(jù)進行數(shù)字化信息保存、調用，也在側面保證了紙質類檔案原件的保存和年限的提高。而這之中離不開其自身技術檔案保管意識的提升。

二、提高設計人員技術檔案保管意識的措施

在現(xiàn)實建筑工程規(guī)劃設計的過程中，會產(chǎn)生大量與工程項目有直接聯(lián)系的數(shù)據(jù)信息，而實際開展的檔案管理中，相關的管理人員需充分意識到信息技術帶來的積極因素和不利影響，并在現(xiàn)階段存在的管理問題做到以下幾點：

（一）加強對檔案管理人員的能力意識培養(yǎng)

通過召開能力培訓的方式，定期邀請專業(yè)人士進行實際檔案保管的留存知識和模式的指導，將相關的專業(yè)知識編輯成冊，使其人員在業(yè)余時間能通過自我學習、自我分析的過程中拓寬其在檔案管理領域的意識見解和知識理論框架，同時加強專業(yè)素質能力的提高；且積極引進相關高素質人才，吸引更優(yōu)質資源的過程里也是對整體發(fā)展朔評和管理技能的產(chǎn)業(yè)結構的調整和升級。

（二）完善相關的管理規(guī)范和標準

在進行數(shù)字檔案的資料整理、分類、存儲、調取的工作進程開展中，要依據(jù)其實際的特點進行規(guī)范統(tǒng)一，在保證檔案信息在實踐、地點都不會受到一定因素影響或限制的作用中，確保其工程信息實際信息資源的共享。因此，建立適用于自身企業(yè)發(fā)展的字符內部編碼標準，即英文數(shù)據(jù)、中文文字編碼、集外字符編碼等標準；數(shù)據(jù)格式的規(guī)范，即文本數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)、音頻數(shù)據(jù)、視頻數(shù)據(jù)等；信息輸出方式的規(guī)范及數(shù)據(jù)傳輸和網(wǎng)絡通信的規(guī)范。都是確保信息在收集、整理、歸類、調取過程中的安全性和憑證性的有效措施。

（三）健全、完善管理制度

在實際檔案資料的管理過程中，要建立相對完善的檔案管理制度規(guī)范，使其資料在實際的管理進程中對資料后期的調取有可靠、穩(wěn)妥的使用管理方式并有法可依。因此，在實際的檔案管理中就需要細化各個資料的性質范圍和歸檔類別，在進行客觀的電子數(shù)據(jù)價值評價中，選擇性的進行資料歸檔；并需對電子文檔的歸檔時間進行相應標注，防治數(shù)據(jù)流失；規(guī)范、健全移交的手續(xù)，確保資料傳遞的安全性和走向；完善電子文檔管理環(huán)境，使資料在有效的管理過程中對應的機械運行、儲存狀態(tài)安全可靠；規(guī)范文檔使用管理、審批、閱辦的流程程序，防止信息資料的外泄。

三、結語

隨著社會的發(fā)展，科學技術也在不斷地提高和創(chuàng)新，而相應的信息保管、儲存、調用也在科學技術的發(fā)展中有了更為便捷、高效的檔案管理體系，在信息化融入我們生活的方方面面的過程中，信息的電子化已經(jīng)成為了當代的傳播途徑和保管方式，在其技術信息具有的唯一性、原始性、憑證性特征上，實行資料信息的檔案保管人員在一定程度上對其原件的真實性、原始性起著至關重要的作用。也正因檔案管理的重要性，在實際管理機制的運行中，不斷提高自身檔案管理意識和知識能力，也是保證檔案安全性的主要環(huán)節(jié)。