辦公室印章管理工作中的問題及對策探討

陳娜

中圖分類號：C931.4 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）4-174-01

摘要 印章有著一定的法律效力，任何合同、資料的有效生成必定需要在上面加蓋印章，它一旦被使用，就標志著相應的使用人、所用人等要行使一定的法律權利，承擔一定的法律義務。在辦公室管理活動中，印章管理是其中的重要組成部分，但由于它的特殊性，辦公室對印章的管理行為也一直被忽視，使得它的安全性和有效性存在很多不穩(wěn)定的因素。在此，文章闡述了辦公室印章管理的重要性，分析了當前存在的問題，并提出了有效措施，強化對印章的管理。

關鍵詞 印章管理 重要性 問題 措施

現(xiàn)代企業(yè)制度強化了辦公室的管理工作，而印章作為企業(yè)身份和權利的證明，是企業(yè)在經(jīng)營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，它的使用管理關系著企業(yè)正常經(jīng)營管理活動的開展和企業(yè)的生存與發(fā)展。它的安全性和有效性也是辦公室對印章管理的重要內容。但由于各種主客觀的原因，使得人們在思想和行為上都出現(xiàn)了偏差，無法全面理解印章管理的重要性。因此為了企業(yè)的安全和保密，印章管理勢在必行，通過不斷地完善管理制度和途徑，提高法律風險的防控意識，維護好自己的合法利益不受侵害。

一、辦公室印章管理的重要性

企業(yè)的印章是企業(yè)資質的體現(xiàn)，在企業(yè)的管理以及參與其他社會政治、經(jīng)濟活動中都起著舉足輕重的作用。隨著經(jīng)濟體制改革的不斷深入，許多企業(yè)都實現(xiàn)了跨越式、多元化的發(fā)展，紛紛將目標定位為建設成為國內外先進的現(xiàn)代企業(yè)。而這個目標的實現(xiàn)是長期而艱巨的，企業(yè)需要慎重考慮各個環(huán)節(jié)，重視所做出的每一個決策，而印章的管理則在這個轉變的過程中起到了保障作用，只有印章的加蓋，才表示行為的生效。而在企業(yè)很多工作也需要通過上傳下達、通過公文來部署和實施。印章作為依法、依規(guī)辦事的重要依據(jù)，其嚴肅性、權威性及其法律效力不容忽視。加強對印章管理工作，能避免責任的意識淡薄，杜絕違法、違規(guī)行為的發(fā)生，并可防范風險、維護企業(yè)的利益。

二、辦公室印章管理中存在的問題

1、管理人員不固定。印章管理并沒有專門的管理人員，每個部門的印章管理也由于部門的屬性而出現(xiàn)不同的管理人員。有些是高層領導直接管理，有些是由辦公室的文職人員管理，在整個的管理系統(tǒng)中并沒有統(tǒng)一性，容易造成管理的混亂。

2、思想認識有偏差。有些被委托傳達的內部資料，相關人員認為加蓋印章只是一種形式，操不操作無關緊要。有些由于企業(yè)內部的各部門都較為熟悉，只要領導層沒有異議，對一些需要上傳下發(fā)的文件也可以直接的進行口頭和書面的告知，甚至有些人認為“刷臉”要比印章更有意義。因此思想上的偏差導致印章管理的缺失和混亂，使得印章失去了本身存在的價值和意義。

3、印章管理不科學。隨著企業(yè)轉型，很多業(yè)務需要新的印章，而這些不用的印章卻沒能及時的銷毀，還隨意的擺放在辦公室內，甚至有些部門新舊交替使用，極易出現(xiàn)使用的混亂。

三、強化辦公室印章管理的主要措施

1、明確印章使用范圍。首先，印章的制定要以企業(yè)部門的實際職責和發(fā)展為基礎，通過印章的申請、登記、留存樣本和審核后，再進行公示。其次，專章專用，將企業(yè)各部門在用的印章以及黨組印章、黨委印章等全部納入到管理范圍，并重點對企業(yè)公文制發(fā)、材料上報和報表編報等行政行為的用印對象逐一進行界定，確保用印有據(jù)可依、司印有據(jù)可查。

2、規(guī)范印章使用流程。首先要落實嚴格授權制度。規(guī)定各類印章必須由相應負責人或授權人簽字后方可使用，且所有印章的用印人與批準人不得為同一人，確保權力互相牽制、互相監(jiān)督。其次，嚴格使用手續(xù)。使用印章時必須完備手續(xù)，必要時須填寫印章使用登記簿，詳細登記用印日期、用印理由和經(jīng)辦人員等基本要素，上報企業(yè)或部門領導或相關負責人簽字審批。再次，嚴格例外管理。明確印章攜帶外出使用的管理程序和審批手續(xù)；另外重點明確用印審批人出差或外出而又急需用印等特殊情況處理規(guī)定，確保單位內部管理運轉高效。

3、強化印章日常管理。首先，落實印章保管責任制。落實印章專人集中管理制度，明確印章保管人員的職責與權限，防止印章因保管不善造成的管理漏洞。其次，落實印章管理檢查制度。指定專人對企業(yè)印章管理情況進行定期檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題和異常情況及時匯報，要查明情況，分析原因，及時處理。再次，落實印章管理考核制度。將印章管理使用情況納入企業(yè)的綜合目標考核，實行量化管理。對違反規(guī)定管理使用印章造成嚴重后果的，追究相關責任人的行政或法律責任。

四、結語

印章是企業(yè)行為的代表者和效力的保障者，它的安全性和有效性是辦公室管理工作中的重要部分，因此，為了企業(yè)發(fā)展的安全和健康，維護自身合法權益不受侵害，應該重視起印章管理工作，從思想上予以轉變，加強內部的監(jiān)管，完善管理制度和流程，形成科學、合理、合法、有效的管理體系。