基于企業(yè)流程化信息化的制度體系建設

石展

摘 要：以筆者所在的單位為例，通過探討“流程化信息化”制度體系建設的背景，分析“流程化信息化”制度體系建設的內(nèi)涵意義，最后總結出“流程化信息化”制度體系建設的具體做法，以及取得的主要成效。

關鍵詞：制度；流程化；信息化

一、制度流程化信息化建設的背景

1.企業(yè)科學化管理必須加強制度體系建設

制度體系建設是企業(yè)圍繞管理工作的科學化、規(guī)范化、程序化、標準化和系統(tǒng)化等進行的一系列活動的總稱，是現(xiàn)代企業(yè)科學化管理的重要內(nèi)容。制度建設既能固化企業(yè)已有的成功經(jīng)驗模式和優(yōu)秀管理方法，為實現(xiàn)真正意義上的規(guī)范管理創(chuàng)造條件，又能凝練企業(yè)優(yōu)秀文化，保持企業(yè)高度協(xié)調(diào)的發(fā)展動力和應變能力，對企業(yè)經(jīng)營管理具有重要的意義。

2.提高企業(yè)執(zhí)行力必須加強制度流程化建設

通過系統(tǒng)化與集成化流程規(guī)劃，能實現(xiàn)組織整體效能的最大化，保證企業(yè)戰(zhàn)略落地；可以解決各業(yè)務體系之間、部門之間存在的系統(tǒng)性接口問題，顯著提高組織整體效能；可以保證流程對管理制度的無縫銜接和落實，切實提高企業(yè)執(zhí)行力。

3.企業(yè)管理創(chuàng)新必須加強流程信息化建設

在高度信息化的今天，隨著業(yè)務管控要求程度越來越精細，必須通過信息資源規(guī)劃，理清業(yè)務管控與信息化的關系，加強信息系統(tǒng)的建設，通過信息化將業(yè)務管控細化到崗位、細化到節(jié)點、細化到人員，從而加強管控，細化管理。

二、制度流程化信息化建設的內(nèi)涵

我單位開展的制度流程化信息化體系建設，是承接集團公司一級業(yè)務框架，以戰(zhàn)略管理為基礎，將各類管理制度和業(yè)務工作方法進行整理完善，建立起一套完備的符合實際的制度管理體系，并將管理制度和業(yè)務方法表單化、流程化，形成科學規(guī)范的管理機制。

制度流程化信息化體系建設包含三個層面的含義。一是標準化制度體系建設。以規(guī)范的管理機制為基礎，按照科學的制度分類別和分層級標準，形成涵蓋經(jīng)營管理各個領域的制度集合，符合國家的法律、法規(guī)及集團公司管理制度要求，且具有長期普遍約束力的規(guī)范性文件。二是制度流程化建設。通過流程組織的方式將制度標準化，實現(xiàn)管理制度化、制度流程化、流程表單化。三是流程信息化建設。通過信息化手段將制度流程表象、明晰，提高流程的應用價值，形成管理與信息的一體化、數(shù)字化、智能化，實現(xiàn)制度管人、流程辦事，促進管理效率和執(zhí)行力提升。

三、具體實施措施

1.構建標準化制度體系，促進企業(yè)依法合規(guī)經(jīng)營

以規(guī)范的管理機制為基礎，按照科學的制度分類別和分層級標準，形成涵蓋管理、科研、生產(chǎn)等各個領域的制度集合，符合國家及集團公司管理制度要求，建立起“統(tǒng)一、規(guī)范、實效”的制度管理體系。截至目前，我單位共有各類制度193項，全面涵蓋管理、業(yè)務、后勤保障等共9個單位（部門）。

2.開展制度流程化建設，提高制度執(zhí)行力

制度流程化即通過流程組織的方式將制度標準化。隨著制度建設的逐步完善，推進并完善制度流程化，實現(xiàn)管理制度化、制度流程化、流程表單化。通過流程化，對各個工作過程進行優(yōu)化設計，使常規(guī)性的工作能夠有條不紊，突發(fā)性的工作能夠未雨綢繆。通過簡明好用、程序配套的表單化設計，將日常工作做的更加清晰規(guī)范，并能夠為信息化和數(shù)字化管理打下非常良好的基礎。流程化實現(xiàn)后，對于管理、業(yè)務流程中的各個管理節(jié)點，設定了工作標準，使每一名員工知道該干什么，該怎么干，要達到什么樣的質(zhì)量標準，要提交什么成果。組織了戰(zhàn)略管理、決策與綜合協(xié)調(diào)管理等共15個管理類流程的編制，共建設管理流程248項，完成87項業(yè)務流程的編制。

3.推動信息化集成應用，提高企業(yè)管理水平

通過信息化手段，一方面將制度流程表象、明晰，提高流程的應用價值，形成管理與信息的一體化、數(shù)字化、智能化，實現(xiàn)制度管人、流程辦事，促進管理效率大幅提升；另一方面，通過信息系統(tǒng)管理方和制度執(zhí)行方建立聯(lián)動，確保各項規(guī)章制度的落地執(zhí)行，達成整合資源、協(xié)同共享，強化管理、保障安全，提升了執(zhí)行力。

基于“制度、流程、崗位、內(nèi)控、標準”一體化數(shù)據(jù)庫，開發(fā)了“我的工作、我的流程、我的活動”等功能模塊，明確每個崗位需遵守的制度，遵循的辦事流程、內(nèi)控權限、標準依據(jù)，實現(xiàn)按制度管人、按流程辦事。員工可隨時查看與本人的崗位以及業(yè)務相關的制度、流程、內(nèi)控權限、管理標準等，并以此開展工作。管理層能夠及時掌控各項業(yè)務的進展和工作質(zhì)量，讓管控更精細，決策更及時。

四、實施效果

經(jīng)過多年的建設，我單位的管理制度化、制度流程化、流程信息化建設已初具規(guī)模，形成了標準化制度體系，打造出具有特色的流程體系，實現(xiàn)“制度管人、流程辦事”。

1.有效提高管理水平和工作效率

制度流程化、流程信息化建設，使制度具備顯性化、可視化屬性，澄清了制度的模糊地帶，使得業(yè)務路徑清晰可見，達到工作標準化、明晰化、快速化。目前，部分管理流程已固化入OA辦公系統(tǒng)中，如物資采購流程：從業(yè)務單位需求計劃提報、需求計劃審批、采購計劃生成、采購計劃審批、采購訂單生成、采購訂單審批、合同生成并審批等一系列流程涉及OA辦公系統(tǒng)、ERP、EC采購平臺、合同管理系統(tǒng)等多個系統(tǒng)，經(jīng)過設計，均已實現(xiàn)固化為工作流程，通過信息化，大大提高了工作效率，有效提高管理水平。

2.持續(xù)改善制度的知會程度和執(zhí)行力

通過不斷實踐摸索，對管理制度和管理流程運用專題會議、案例宣講、組織培訓、員工培訓系統(tǒng)自學等多種方式開展宣貫，從廣度和深度兩個維度廣泛傳播統(tǒng)一的規(guī)則信息，廣大員工對規(guī)章制度的知會程度持續(xù)提高。以此為基礎，結合制度的流程化信息化，實現(xiàn)制度與具體操作相匹配，快速提高位員工對制度的理解力，推動了各項工作的執(zhí)行。

3.提高競爭力和業(yè)務支撐能力

通過制度流程化信息化建設，打造出我院產(chǎn)品研發(fā)和生產(chǎn)支撐等業(yè)務流程，一方面加快了新進員工和相關人員快速熟悉本單位特色技術的過程，減輕了掌握技術的難度，讓業(yè)務易于上手；另一方面，通過對流程的三級把關，便于項目組掌握工作質(zhì)量和進度，提高了項目質(zhì)量，擴大市場影響力，形成了良好的技術服務口碑，有效支撐生產(chǎn)業(yè)務的開展。

基于流程化信息化的制度體系建設，是我單位管理理念的重要體現(xiàn)和管理工作的自發(fā)詮釋，是管理要求的沉淀和管理方式的完善提升。“制度管人、流程辦事”的制度體系，有效提升了工作效率和執(zhí)行力，為“形成一流的管理，實現(xiàn)一流的研究院”的目標創(chuàng)造了有利條件。