醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制的探討

劉欣

摘要：合同管理貫穿醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的始終，涉及醫(yī)院收支管理、采購管理、建設(shè)項(xiàng)目管理、資產(chǎn)管理等多項(xiàng)業(yè)務(wù)，需要醫(yī)院各部門共同參與和管理。文章通過梳理合同管理的主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，分析其內(nèi)部控制的目標(biāo)，結(jié)合醫(yī)院合同管理的實(shí)際情況，制定合同管理內(nèi)部控制的措施，防范和控制醫(yī)院法律和業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，從而提高醫(yī)院的內(nèi)部管理水平。

關(guān)鍵詞：合同管理；內(nèi)部控制

合同管理是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要組成部分，根據(jù)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》（試行）規(guī)定，醫(yī)院應(yīng)從合同訂立、履行、登記及糾紛管理等方面，建立相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制。通過執(zhí)行合同管理內(nèi)部控制，使單位在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中降低交易成本，加速資金周轉(zhuǎn)，提高醫(yī)院資金使用效率。同時(shí)，醫(yī)院可以有效協(xié)調(diào)醫(yī)院內(nèi)部各部門關(guān)系，有利于提升醫(yī)院公共服務(wù)的效率和效果。

一、醫(yī)院合同管理的定義

醫(yī)院合同管理是指醫(yī)院對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中，訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容，審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。醫(yī)院合同管理必須是全過程的，系統(tǒng)性的，動(dòng)態(tài)性的。

二、醫(yī)院合同管理的主要風(fēng)險(xiǎn)

1. 醫(yī)院合同管理制度和流程不健全，合同管理工作職責(zé)分工不明確，合同管理組織領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)機(jī)制不完善，造成多部門共同管理的邊際盲區(qū)，影響合同管理的效率和效果。

2. 違規(guī)簽訂擔(dān)保、借貸和投資合同；合同調(diào)查中忽視被調(diào)查對(duì)象的主體資格審查；與不具備代理權(quán)或超越代理的主體簽訂合同；合同談判中忽略合同重大問題或在重大問題上做出不當(dāng)讓步；合同內(nèi)容和條款不完整、表述不嚴(yán)謹(jǐn)或存在重大疏漏和欺詐等導(dǎo)致醫(yī)院合法利益受損。

3. 未按照合同條款規(guī)定履行合同；未明確事項(xiàng)未及時(shí)簽訂補(bǔ)充協(xié)議；合同糾紛處理不當(dāng)；未按合同規(guī)定期限、金額或方式付款，或者在未簽訂合同的情況下盲目付款，導(dǎo)致醫(yī)院資金損失。

三、醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制目標(biāo)

根據(jù)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》（試行）和《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制基礎(chǔ)性評(píng)價(jià)指標(biāo)》要求，醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制目標(biāo)主要分為四個(gè)部分：1.建立完善的合同管理組織及運(yùn)行機(jī)制；2.在合同訂立過程中，確保合同對(duì)方主體具有履約資格和能力，減少違約風(fēng)險(xiǎn)。規(guī)范合同內(nèi)容、簽訂程序，合同相關(guān)法定要素齊全，合同登記備案手續(xù)完善；3.對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)控，確保合同變更程序和款項(xiàng)支付合法合規(guī)，有效保證業(yè)務(wù)的開展；4.按照類別開展合同的登記、統(tǒng)計(jì)和分析工作，確保合同保管安全可靠，合同信息不被披露。具體見圖1。

四、合同管理關(guān)鍵控制措施

（一）合同管理組織及運(yùn)行機(jī)制關(guān)鍵控制措施

1. 建立合同管理制度和業(yè)務(wù)流程控制。針對(duì)合同管理各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程、各風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域查找關(guān)鍵控制點(diǎn)，對(duì)合同的起草、談判、審批、生效、訂立、履行、糾紛處理等工作流程進(jìn)行嚴(yán)格控制。明確業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、合同歸口部門的管理權(quán)限，確保醫(yī)院各部門在權(quán)限范圍內(nèi)審批合同。規(guī)范經(jīng)濟(jì)行為，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理，保證合同管理業(yè)務(wù)全過程得到有效的控制。

2. 健全合同管理溝通協(xié)調(diào)機(jī)制。以某三甲醫(yī)院為例，采購辦、項(xiàng)目辦、后勤科等作為業(yè)務(wù)部門，具體負(fù)責(zé)合同的擬定、執(zhí)行環(huán)節(jié)；財(cái)務(wù)部門履行對(duì)合同的財(cái)務(wù)監(jiān)督職責(zé)，按照合同規(guī)定及時(shí)結(jié)算，監(jiān)控資金的收入或支出；審計(jì)部門作為審核部門，審查合同價(jià)格條款、結(jié)算期限和方式的合理性，定期檢查和評(píng)價(jià)合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)；辦公室作為合同的歸口管理部門，對(duì)合同實(shí)施統(tǒng)一歸口管理，參與合同管理過程，管理合同印章，管理與合同有關(guān)的法人授權(quán)委托書。各部門之間進(jìn)行有效的溝通，采取相應(yīng)的控制措施，促進(jìn)合同有效地履行。

（二）合同訂立關(guān)鍵控制措施

1. 嚴(yán)格審查合同簽約對(duì)方的主體資格、履約能力和資信情況。包括對(duì)方資質(zhì)證明、法人代表或委托代理人的身份證件、授權(quán)委托書等證明原件。了解清楚對(duì)方市場(chǎng)準(zhǔn)入情況、代理資格、信用等級(jí)、履約能力，是否有不良記錄等，切實(shí)從源頭上防范合同管理風(fēng)險(xiǎn)。

2. 建立合同談判控制機(jī)制?？梢杂舍t(yī)院業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、合同歸口管理部門共同組成合同談判小組，代表醫(yī)院對(duì)合同內(nèi)容和條款與對(duì)方進(jìn)行磋商。談判小組應(yīng)熟悉國家相關(guān)法律法規(guī)、產(chǎn)業(yè)政策、行業(yè)監(jiān)管、同類產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格等與談判內(nèi)容相關(guān)的信息，合理制定本單位談判策略。重點(diǎn)關(guān)注合同核心內(nèi)容、條款和關(guān)鍵細(xì)節(jié)，避免合同約定不明確，產(chǎn)生歧義。例如合同只約定“貨到付款”，支付方式是現(xiàn)金、支票還是銀行轉(zhuǎn)賬？貨到后是部分支付還是全額支付？合同條款不明確，就會(huì)造成雙方不必要的糾紛。對(duì)于影響重大的經(jīng)濟(jì)合同，如大額基建項(xiàng)目合同等，則需要請(qǐng)專業(yè)律師參與合同談判過程，包括合同支付方式、合同標(biāo)的質(zhì)量技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、履約起止時(shí)間、違約責(zé)任和爭(zhēng)議的解決方式、合同變更或解除條件等，并記錄好談判內(nèi)容，作為避免合同舞弊的重要手段和責(zé)任追究依據(jù)。

3. 建立合同擬定控制機(jī)制。醫(yī)院要明確合同簽訂的業(yè)務(wù)范圍，各部門要嚴(yán)格審核合同擬定目標(biāo)是否與醫(yī)院職責(zé)和戰(zhàn)略目標(biāo)一致。加強(qiáng)計(jì)劃管理，防止因簽訂合同導(dǎo)致超計(jì)劃投資、超成本支出的情況出現(xiàn)。醫(yī)院可以根據(jù)日常業(yè)務(wù)情況，對(duì)于藥品采購、內(nèi)部設(shè)備管理、后勤管理等簽訂合同較多的職能管理部門，可以制定一些合同模板，這樣可以提高合同擬定效率，防范部分合同管理風(fēng)險(xiǎn)，提高醫(yī)院合同管理水平。常用的合同模板有醫(yī)院藥品購銷合同、醫(yī)療設(shè)備購銷合同、電梯日常維護(hù)保養(yǎng)合同、醫(yī)院維修工程合同、醫(yī)療廢物處置合同等。

4. 對(duì)合同文本進(jìn)行嚴(yán)格審核。重點(diǎn)審核合同文本的合法性、經(jīng)濟(jì)性、可行性和嚴(yán)密性。對(duì)合同的主體、內(nèi)容和形式是否合規(guī)，是否符合單位的經(jīng)濟(jì)利益進(jìn)行審核。合同簽署需填寫合同審批表，經(jīng)財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、業(yè)務(wù)主管部門審核，院領(lǐng)導(dǎo)審批，手續(xù)辦理完畢方可加蓋醫(yī)院印章或合同專用印章。嚴(yán)禁超越權(quán)限簽署合同，授權(quán)簽署合同的，要簽署授權(quán)委托書。

合同訂立過程關(guān)鍵控制措施，詳見圖2。

（三）合同履行控制措施

1. 建立合同履行監(jiān)督和變更控制機(jī)制。醫(yī)院業(yè)務(wù)部門對(duì)合同履行過程實(shí)施有效的跟蹤監(jiān)控，審計(jì)部門會(huì)同業(yè)務(wù)部門共同參與合同的驗(yàn)收，確保按合同規(guī)定履行雙方義務(wù)，積極執(zhí)行合同條款，保證合同有效履行。一旦發(fā)現(xiàn)合同約定不明確或沒有約定、顯示公平、條款有誤或存在欺詐行為，則需要及時(shí)補(bǔ)充、轉(zhuǎn)讓，甚至解除合同。

2. 建立合同糾紛控制機(jī)制。合同履行過程中發(fā)生糾紛，醫(yī)院業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向單位有關(guān)負(fù)責(zé)任人報(bào)告，并與對(duì)方協(xié)商，協(xié)商一致的簽訂書面協(xié)議；無法解決的，業(yè)務(wù)部門向院分管領(lǐng)導(dǎo)和院長(zhǎng)報(bào)告，咨詢醫(yī)院外聘的律師意見，根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。

3. 建立合同結(jié)算控制機(jī)制。財(cái)務(wù)部門接到業(yè)務(wù)部門付款申請(qǐng)，審核合同條款、發(fā)票等原始憑證交院領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理結(jié)算和賬務(wù)處理業(yè)務(wù)。嚴(yán)格按照合同約定付款，及時(shí)催收到期應(yīng)收款。對(duì)于未按合同條款約定的付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕付款，并及時(shí)反饋業(yè)務(wù)部門同時(shí)向院分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

（四）合同歸檔評(píng)估控制措施

1. 建立合同保管和歸檔控制機(jī)制。合同歸口管理部門對(duì)合同應(yīng)連續(xù)編號(hào)，專人管理，建立合同臺(tái)賬。合同管理員將合同分類登記，按時(shí)間順序編號(hào)裝訂，妥善保管。各類合同及臺(tái)賬每年年底歸檔一次，保存期按檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)合同信息安全保密工作，合同歸口管理部門履行合同保管職責(zé)，規(guī)范合同查詢、流轉(zhuǎn)和借閱程序。

2. 建立合同管理檢查、評(píng)估的控制機(jī)制。醫(yī)院紀(jì)檢部門、審計(jì)部門、合同歸口部門應(yīng)組成評(píng)估小組，每年年末對(duì)重大合同履行的具體情況進(jìn)行分析評(píng)估。包括合同是否全面履行；合同履行中是否存在不足；合同是否存在違法、違規(guī)行為；合同管理內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)和執(zhí)行是否有效等。發(fā)現(xiàn)合同管理中的不足，要及時(shí)改進(jìn)，不斷提高合同管理的效率和效果。

隨著政府對(duì)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制工作的日益重視，醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制得到了一定的發(fā)展。加強(qiáng)醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制建設(shè)，需要醫(yī)院內(nèi)部各相關(guān)部門協(xié)調(diào)配合，一方面建立健全的制度，規(guī)范流程管理，另一方面加強(qiáng)監(jiān)督檢查，對(duì)合同內(nèi)部控制執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，切實(shí)提升醫(yī)院合同管理水平，對(duì)提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益具有一定的推動(dòng)作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳龔.醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)內(nèi)部審計(jì)精細(xì)化管理[M].企業(yè)管理出版社，2016.

[2]劉暢，馬江雪，孟亞豐.構(gòu)建公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)部控制體系初探[J].醫(yī)院管理論壇，2015（05）.

[3]崔靜.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督在醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理中的實(shí)踐應(yīng)用[J].中國衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)，2017（08）.

（作者單位：梧州市婦幼保健院）