檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中的作用分析

楊青

摘 要：檔案管理是指檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供各種信息一系列管理過(guò)程，它是醫(yī)院各項(xiàng)管理工作的完整記錄，是醫(yī)院人力資源管理過(guò)程中取之不盡的寶貴資源。隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，轉(zhuǎn)變醫(yī)院檔案管理模式，規(guī)范檔案管理工作，使之為臨床醫(yī)療和醫(yī)院人力資源管理提供更好的服務(wù)和保障，是新時(shí)代下醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革對(duì)檔案工作的新任務(wù)和新要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理；人力資源管理；醫(yī)院

檔案管理是醫(yī)院人力資源管理工作中的重要組成部分，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的不斷深入以及醫(yī)院人事管理的不斷提高，檔案管理發(fā)揮的作用則會(huì)更加顯著和突出?？梢哉f(shuō)醫(yī)院檔案管理事業(yè)是一項(xiàng)一勞永逸的可持續(xù)性發(fā)展的事業(yè)。多年來(lái)，醫(yī)院的檔案管理工作取得了長(zhǎng)足發(fā)展，為促進(jìn)醫(yī)院的事業(yè)發(fā)展做出了重要貢獻(xiàn)。但是，就目前的檔案管理工作，其發(fā)展已經(jīng)跟不上新形勢(shì)的發(fā)展需要，必須與時(shí)俱進(jìn)，在此筆者作一分析。

一、檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題分析

檔案管理雖然在人力資源管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，但就目前發(fā)展現(xiàn)狀依然存在很多問(wèn)題，顯得不盡人意。主要表現(xiàn)為：人事檔案管理意識(shí)逐漸淡薄、收集效率不高、管理技術(shù)落后等問(wèn)題突出。同時(shí)，醫(yī)院在選才、用才、育才、激才、留才等方面只注重醫(yī)護(hù)業(yè)務(wù)人員和管理人員，很少引進(jìn)和激發(fā)檔案專(zhuān)業(yè)人才，致使檔案管理工作無(wú)法為醫(yī)院更好地服務(wù)。

1.用工形式的多樣化，造成人檔分離現(xiàn)象普遍存在。隨著醫(yī)院用工形式多樣化發(fā)展，致使醫(yī)務(wù)人員的檔案變?yōu)椤皸墮n”、“死檔”，不能及時(shí)更新，更不能如實(shí)記錄醫(yī)務(wù)人員的實(shí)際狀況。同時(shí)，由于人事檔案的內(nèi)容更新不全面，不及時(shí)，給醫(yī)院選人、用人不能提供完整的參考和依據(jù)。

2.人事檔案整理收集工作存在難度。近年來(lái)，檔案管理工作由于受多方面條件的限制，給個(gè)別人員提供了可乘之機(jī)，出現(xiàn)了假年齡、假工齡、假學(xué)歷，特別是有的檔案材料在內(nèi)容和形式上如出一轍，千篇一律，不能反映某個(gè)人的真實(shí)情況。面對(duì)真假難辨的信息，檔案管理人員往往力不從心，沒(méi)有有效的辦法來(lái)鑒定，只能被動(dòng)接受。虛假信息往往導(dǎo)致人事部門(mén)無(wú)法正確評(píng)估員工的實(shí)際情況。

3.對(duì)人事檔案管理的重視程度不夠。我國(guó)的人事檔案大約是在五年之內(nèi)才整理一次，已經(jīng)放入人事檔案的材料不會(huì)再審核鑒定，新放進(jìn)去的材料也無(wú)非是些考核登記表、工資表等程式化的東西，而真正反映當(dāng)事人近期動(dòng)態(tài)情況的材料卻少之又少，人力資源管理部門(mén)無(wú)法從這些人事檔案中獲取到有價(jià)值的信息。

4.人事檔案管理技術(shù)落后。傳統(tǒng)的人事檔案大都以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著人員流動(dòng)性的加強(qiáng)，會(huì)出現(xiàn)當(dāng)事人去了另一個(gè)單位或城市，但他的檔案卻還在原單位或原城市，人力資源管理部門(mén)要想查閱這個(gè)人的檔案就要去別的單位或另一個(gè)城市去查閱，給人力資源管理部門(mén)帶來(lái)很大不便，浪費(fèi)了大量的人力、財(cái)力和物力。

5.對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案工作是一項(xiàng)單純并且不易及時(shí)取得成績(jī)的工作，但是有些醫(yī)院則認(rèn)為，只要看好檔案，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了，未能從單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和本質(zhì)上認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要性，長(zhǎng)此以往，造成人事檔案的整體管理工作逐步弱化甚至惡化。另外，從事檔案管理的人員既不能獲得社會(huì)所推崇的高薪、高位，也不能得到應(yīng)有的價(jià)值肯定，嚴(yán)重挫傷了管理人員的積極性和工作熱情，甚至有的管理人員辭退工作。

二、提升檔案管理在醫(yī)院人力資源管理水平的策略分析

1.提供真實(shí)可靠的信息。作為檔案管理人員，要想真正做到人盡其才，挖掘每個(gè)員工的潛力，發(fā)揮他們?cè)趰徫簧系母魉酒渎?，首先要掌握每個(gè)員工真實(shí)的、全面的個(gè)人信息，如員工的工作經(jīng)歷、職業(yè)道德、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人技能、個(gè)人素質(zhì)等。通過(guò)檔案的查閱，每個(gè)員工的全部歷史和工作經(jīng)歷便會(huì)一目了然，從而為人力資源部門(mén)的選人、用人提供有價(jià)值的的參考和依據(jù)。

2.最大限度地發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力。在醫(yī)院，人力資源并不是靜止的，它隨著時(shí)間的推移和內(nèi)外環(huán)境的變化，會(huì)出現(xiàn)工作人員流動(dòng)、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，這時(shí)檔案就可以實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，可以科學(xué)預(yù)測(cè)人力資源的需求，促進(jìn)人才在醫(yī)院之間的合理流動(dòng)，使人力資源得到有效的配置和使用。

3.增強(qiáng)檔案的真實(shí)性。作為檔案，其最基本、最重要的特性就是真實(shí)性。所以工作人員要在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行清查、核對(duì)信息，剔除無(wú)效、虛假信息，進(jìn)一步完善醫(yī)院的人才數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)檢測(cè)數(shù)據(jù)庫(kù)的動(dòng)態(tài)，及時(shí)更新員工的資料信息。

4.加強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性。在新時(shí)代下，人事檔案應(yīng)根據(jù)社會(huì)發(fā)展變化及現(xiàn)實(shí)需要，不斷把新產(chǎn)生的有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷的材料有選擇地、及時(shí)地補(bǔ)充到人事檔案中去，增強(qiáng)人事檔案信息的時(shí)效性。同時(shí)，要加強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)性管理，定期對(duì)原有的人事檔案進(jìn)行審核鑒定。除了沒(méi)有價(jià)值的內(nèi)容外，要及時(shí)地補(bǔ)充新的內(nèi)容，使人事檔案的信息得到及時(shí)更新，方便人力資源管理部門(mén)了解和認(rèn)識(shí)員工的實(shí)際情況，為人才流動(dòng)做好鋪墊。

5.加強(qiáng)人事檔案的電子化管理。隨著網(wǎng)絡(luò)的高速發(fā)展和全面普及，以后電子文檔管理將是醫(yī)院人事檔案管理中的新內(nèi)容和新要求。人事檔案工作，必須要與時(shí)俱進(jìn)，大力引入現(xiàn)代的科技手段，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，便于查詢(xún)，使數(shù)據(jù)化的檔案資料為醫(yī)院發(fā)展提供好更好的服務(wù)，提高工作效率。

6.提高檔案工作人員專(zhuān)業(yè)技能和綜合素質(zhì)。檔案人員是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶，檔案人員的素質(zhì)會(huì)直接影響到檔案的利用。在新時(shí)代下，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先，檔案人員要熟悉工作環(huán)節(jié)，在檔案接收、整理、歸檔、入庫(kù)、上架的過(guò)程中嚴(yán)格把控，及時(shí)輸入計(jì)算機(jī)，并做好備份工作，這樣通過(guò)辦公系統(tǒng)方便查詢(xún)。其次，檔案管理人員也要不斷充電，提高自己，做到終身學(xué)習(xí)，努力使工作再上新臺(tái)階。第三，作為醫(yī)院管理者，也要做好人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，注重招聘一些有檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)的人才充實(shí)檔案人才隊(duì)伍。

總之，人事檔案管理是醫(yī)院發(fā)展的無(wú)形動(dòng)力。作為工作人員，要對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次數(shù)據(jù)挖掘，為醫(yī)務(wù)人員和管理者提供多方面、多途徑、多層次信息服務(wù)，真正讓檔案信息資源在提高醫(yī)院診療水平，提升醫(yī)療質(zhì)量和深化醫(yī)院改革中發(fā)揮好服務(wù)保障作用。